Délibérations du Comité permanent de la
Régie interne, des budgets et de l'administration
Procès-verbal du 2 mai 2019
OTTAWA, le jeudi 2 mai 2019
(75)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui à 8 heures dans la salle C-128 de l'édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l'honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Dawson, Dean, Doyle, Forest-Niesing, Housakos, Marwah, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Stewart Olsen, Tannas, Verner, C.P. et Wetston (15).
Également présents : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration; Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim, et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; de hauts fonctionnaires du Sénat et des employés de soutien.
Aussi présents : les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
Sénat du Canada :
Caroline Morency, directrice générale intérimaire, Biens et services;
Josée Labelle, conseillère exécutive VPLT, Planification des biens immobiliers et projets;
Catherine Piccinin, greffière principale, Bureau de la procédure et des travaux de la Chambre.
Services publics et Approvisionnement Canada :
Rob Wright, sous-ministre adjoint, Direction générale de la science et l'infrastructure parlementaire;
Jennifer Garrett, directrice générale, Programme de réhabilitation de l'Édifice du Centre.
CENTRUS :
Duncan Broyd, concepteur principal du programme de l'Édifice du Centre.
Bureau de la traduction :
Stéphan Déry, président-directeur général;
Nathalie Laliberté, vice-présidente, Secteur du service au Parlement et de l'interprétation.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le Comité poursuit son étude de questions financières et administratives concernant l'administration interne du Sénat.
Le président souhaite la bienvenue à Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire, qui assiste à sa première réunion du comité.
Philippe Hallée fait une déclaration.
CIBA/2019-05-02/574(P)|211| — Adoption de procès-verbaux
Le Comité examine le procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 11 avril 2019.
L'honorable sénateur Dean propose :
Que le procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 11 avril 2019 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-05-02/575(P)|370| — Mise à jour sur les services de traduction parlementaire
Catherine Piccinin fait une déclaration au sujet des services de traduction parlementaire et, avec Stéphan Déry, répond aux questions.
CIBA/2019-05-02/576(P)|231| — Programme de réhabilitation de l'édifice du Centre
Rob Wright, Jennifer Garrett et Duncan Broyd présentent chacun un exposé et répondent aux questions sur le Programme de réhabilitation de l'édifice du Centre.
CIBA/2019-05-02/577(P)|231| — Adoption du cadre de gouvernance
Caroline Morency fait une déclaration et répond aux questions sur la proposition du cadre de gouvernance.
Après discussion, l'honorable sénateur Dean propose :
Que le cadre de gouvernance soir approuvé.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-05-02/578(P)|231| — Mandat du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme
L'honorable sénateur Tannas fait une déclaration et répond aux questions sur le mandat du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme.
L'honorable sénateur Tannas propose :
Que, conformément à la décision du comité le 10 mars 2016 concernant la création du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme pour superviser le déménagement du Sénat de l'édifice du Centre à l'édifice du Sénat du Canada, le mandat du sous-comité soit élargi pour inclure ce qui suit :
Superviser, en coordination avec l'Administration du Sénat, toutes les étapes, tous les processus et toutes les décisions (à l'exception des questions relevant de l'autorité du Président) liés au programme de travail de la vision et du plan à long terme de la Cité parlementaire;
Examiner les meilleurs moyens d'assurer que la réhabilitation de l'édifice du Centre, de l'édifice de l'Est et de tous les autres édifices qui seront occupés par le Sénat respecte le patrimoine et l'intérêt supérieur du Sénat, sans compromettre l'intégrité de la sécurité.
Il est entendu que toutes les questions relevant de l'autorité du Président seront renvoyés au Président ou à son représentant désigné.
L'honorable sénatrice Batters propose :
Que la motion soit modifiée par suppression des mots « ou à son représentant désigné ».
La motion d'amendement, mise aux voix, est adoptée.
La motion d'amendement telle qu'amendée, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-05-02/579(P)|231| — Norme relative aux unités de bureaux parlementaires du Sénat
Caroline Morency fait une déclaration et, avec Josée Labelle, répond aux questions concernant la norme du Sénat relative aux unités de bureaux parlementaires (UBP).
L'honorable sénateur Tannas propose :
Que la superficie des UBP passe de 80 m2 à 90 m2 (+/- 10 %) dans la norme visant les bureaux parlementaires. Les locaux du Sénat devront respecter la norme dans la mesure du possible au terme du processus, compte tenu des contraintes inhérentes au caractère patrimonial des locaux dans l'édifice du Centre et de l'édifice de l'Est. Toutefois, toutes les nouvelles constructions seront conformes à la norme mise à jour;
Qu'une deuxième UBP soit ajoutée à la norme pour tous les leaders du Sénat. L'UBP du leadership serait située dans l'édifice du Centre; la deuxième UBP devrait être située dans l'un des autres édifices occupés par les sénateurs;
Que des mesures soient prises pour uniformiser les équipements dans toutes les UBP;
Que tout le personnel de soutien additionnel nécessaire pour un bureau de sénateurs, sauf les employés qui peuvent être accueillis dans l'UBP, soit installé dans des espaces auxiliaires (alvéoles) ou dans des espaces à bureaux souples (bureaux privés, fermés) près du bureau parlementaire du sénateur dans la mesure du possible;
Que tout le leadership du Sénat et les personnes qui exercent des fonctions législatives essentielles au travail exécuté dans la Chambre du Sénat soient installés dans l'édifice du Centre de façon prioritaire. Pour des raisons d'accessibilité, il est possible que des UBP situées dans l'édifice du Centre soient assignées à des sénateurs autres que des leaders;
Que les sénateurs, autres que les leaders, soient installés dans l'édifice de l'Est et dans un troisième édifice à louer au Sénat à l'état final.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Il est convenu de reporter à la prochaine réunion du Comité les autres sujets à l'ordre du jour.
À 9 h 57, la séance est levée jusqu'à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des Services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration,
Pascale Legault
Le secrétaire de séance,
Gérald Lafrenière