LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 12 décembre 2019
(1)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 h, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Batters, Boehm, Carignan, C.P., Dalphond, Dawson, Forest, Gold, MacDonald, Marshall, Marwah, Martin, Moncion, Munson, Plett, Saint-Germain, Seidman et Tkachuk (17).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs Loffreda, Tannas et Verner, C.P. (3).
Également présents : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Richard Denis, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des Services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
Sénat du Canada :
L’honorable sénatrice Lucie Moncion;
Vanessa Bastos, chef, Personnes, culture et inclusion, Direction des ressources humaines;
Catherine Beaudoin, légiste adjointe et conseillère parlementaire, Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
Nathalie Charpentier, contrôleur et dirigeante principale adjointe des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement;
Diane McCullagh, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines;
Caroline Morency, directrice générale, Direction des biens et des services;
David Vatcher, directeur, Direction des services de l’information.
Affaires internationales et interparlementaires :
Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directrice générale.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
CIBA/2019-12-12/001(P) — Adoption de procès-verbal
Le président fait une déclaration.
Le comité examine le procès-verbal de la partie publique de la réunion du jeudi 7 novembre 2019.
L’honorable sénateur Dalphond propose :
Que le procès-verbal de la réunion du jeudi 7 novembre 2019 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-12-12/002(P) — Allocation des budgets de caucus/groupe et des agents supérieurs pour 2019-2020
Le président fait une déclaration et répond à des questions sur l’allocation des budgets pour les caucus et les groupes parlementaires pour l’exercice 2019-2020.
Après débat, l’honorable sénateur Marwah propose :
Que la somme de 120 000 $ soit allouée au Groupe des sénateurs canadiens jusqu’à la fin de l’exercice 2019-2020.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-12-12/003(P) — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat : Budget principal des dépenses du Sénat 2020-2021
La présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, l’honorable sénatrice Moncion, présente le onzième rapport du sous-comité :
Le jeudi 12 décembre 2019
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
ONZIÈME RAPPORT
(Autorité intersessionelle)
Votre sous-comité a le mandat d’examiner le projet de budget des dépenses du Sénat en tenant compte du fait que le Sénat et son Administration doivent assurer la gestion responsable des fonds publics affectés à l’institution.
Votre sous-comité, formé des sénateurs Dawson, Marshall et Moncion a tenu une réunion le 20 novembre 2019 pour examiner les besoins financiers aux fins du budget des dépenses du Sénat pour 2020-2021. Les documents présentés au sous-comité décrivaient les besoins financiers pour les sénateurs, les comités, l’Administration du Sénat et les Affaires internationales et interparlementaires (AII). Chaque direction de l’Administration du Sénat présentait aussi un sommaire détaillant l’utilisation de leurs ressources financières. Toute augmentation de fonds par rapport à l’année précédente a dû être appuyée par une documentation détaillée et faire l’objet d’une présentation devant le sous-comité afin de justifier les nouvelles dépenses. Votre sous-comité a entendu le témoignage de 10 personnes, représentant les directions qui demandaient des fonds additionnels, y compris des membres des équipes de gestion du Sénat et des AII. Ils ont soumis leurs besoins opérationnels et financiers ainsi que les motifs justifiants des changements. Votre sous-comité remercie toutes ces personnes pour leurs présentations.
Tout au long de son étude, le sous-comité a tenu compte des changements que connaît le Sénat et des processus de modernisation mis en place. Le Budget principal des dépenses a été préparé suivant l’hypothèse que le niveau d’activité du Sénat pour l’année de planification serait similaire à celui observé en 2018-2019 et au début de 2019-2020. Le budget proposé repose également sur les principes suivants :
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Maintien d’un service de haute qualité pour les sénateurs;
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Bonne gérance des fonds publics;
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Investissements pour mettre à jour l’infrastructure des technologies de l’information;
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Combler les lacunes opérationnelles attribuables à une augmentation des niveaux d’activité.
Dans le cadre de ses délibérations, votre sous-comité a soulevé certains éléments clés qu’il estime utile de souligner afin d’assurer une continuité dans l’élaboration et l’étude des besoins financiers à venir :
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Hypothèse et stratégie budgétaire : Le budget est basé sur l’hypothèse qu’en moyenne 103 sénateurs seront en poste au cours de la période 2020-2021. Votre sous-comité propose également une stratégie budgétaire visant à financer les dépenses permanentes du Sénat à même le budget proposé de 2020-2021 et à utiliser une approche de réallocation active du budget pour les besoins non-récurrents de financement. Si les sommes s’avéraient insuffisantes, une demande de fonds supplémentaires sera considérée lors des processus de budgets supplémentaires des dépenses.
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Ressources de l’administration : votre sous-comité reconnaît que pour être en mesure d’offrir les services nécessaires à l’exercice des fonctions parlementaires et constitutionnelles des sénateurs et du Sénat, et tenant compte de la croissance et de la complexité des opérations, les demandes en ressources de l’Administration du Sénat doivent être comblées sans délai pour limiter les risques opérationnels et conséquents à tout retard indu.
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Technologies de l’information : votre sous-comité soulève l’importance des technologies de l’information et des infrastructures qui supportent les technologies pour le bon fonctionnement des travaux quotidiens du Sénat, mais également pour la sécurité et l’intégrité des données. À cet effet, votre sous-comité signale une volonté de procéder à un exercice de vérification de la sécurité des systèmes mis en place par le Sénat ainsi qu’une revue de la gestion des technologies de l’information.
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Budget des caucus et groupes parlementaires : votre sous-comité recommande que le budget total de 2019-2020 alloué pour les caucus et groupes parlementaires reconnus soit reconduit pour l’année financière sous étude. Votre sous-comité laisse le soin aux différents leaders de s’entendre sur la distribution de ce budget et s’ils jugent que le budget total est insuffisant, leur demande de fonds additionnels devra être présentée à CIBA.
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Rémunération et horaires de travail : votre sous-comité encourage les autorités compétentes à procéder à l’évaluation des horaires de travail afin d’assurer un équilibre travail-personnel, ainsi qu’une revue de la rémunération de certaines catégories d’employés du Sénat dans le but d’assurer la rétention et le recrutement de personnel de haute qualité.
Dans son étude du budget principal des dépenses, votre sous-comité a examiné les ressources mises à la disposition des sénateurs pour qu’ils puissent s’acquitter de leurs responsabilités parlementaires et constitutionnelles.
Le budget total prévu pour le Sénat pour 2020-2021 passe à 115 563 738 $, soit une augmentation de 1 374 979 $ comparativement à l’exercice courant. Ce montant représente une augmentation de 1,2 %, ce qui est inférieur à l’inflation de 2,1 %. Le budget des sénateurs, des comités et des AII augmentent de 1 289 958 $ et celui de l’Administration de 225 406 $, alors que le budget relatif aux bénéfices des employés diminue de 140 385 $.
Le budget des sénateurs, des comités et des AII augmente globalement de 1 289 958 $, soit 2,1 %. Cette somme est composée des éléments suivants :
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une augmentation de 601 865 $ de budget des AII, incluant un financement temporaire de 544 278 $ pour des conférences ainsi qu’une somme de 57 587 $ qui représente la portion du Sénat pour l’ajout de deux ressources nécessaires afin de supporter la croissance des activités et de la divulgation proactive. (Notez que ce financement additionnel ne sera accordé que lorsque la Chambre des communes aura approuvé sa part de ces dépenses);
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le budget de bureau des sénateurs augmente de 512 710 $, incluant 14 705 $ pour le budget de bureau supplémentaire du Président du Sénat. Cette augmentation est entièrement reliée à l’inflation de 2,1 %;
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une augmentation de 202 383 $ des indemnités de base et supplémentaires et pensions, des frais de déplacement et frais de subsistance ainsi que des frais de télécommunications des sénateurs;
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une diminution de 27 000 $ de budget de subventions et contributions.
Le financement accordé à l’Administration du Sénat augmente globalement de 225 406 $, soit 0.5 %. Cette somme est composée de nouvelles dépenses de 1 490 031 $, moins la réduction du financement temporaire des années précédentes qui prend fin cette année qui totalise 1 264 625 $. Les nouveaux besoins de financement incluent les éléments clés suivants :
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une augmentation permanente de 537 924 $ pour le maintien à niveau des services de révision, de la coordination des textes, de la rémunération, classification et relations de travail avec les employés;
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montant de 450 682 $, approuvé par CIBA pour l’ajout de trois ressources pour les services légaux, de licences de logiciels informatiques, ainsi que de primes de rendement des cadres;
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une augmentation permanente de 260 967 $ pour les allocations d’indemnités de repas et de taxis des employés conformément à la convention collective, les reclassifications de postes, ainsi que le budget supplémentaire pour l’indemnité de disponibilité du personnel;
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une augmentation permanente de 240 458 $ pour le fonctionnement des services de cafétéria et le maintien des services d’entretien dans le nouvel édifice du Sénat du Canada.
Votre sous-comité a aussi examiné les demandes de l’Administration du Sénat visant des initiatives non-récurrentes totalisant 1 692 760 $ qu’elle compte financer à même les enveloppes budgétaires existantes. Ces initiatives, qui ne sont pas incluses dans les demandes budgétaires additionnelles du Sénat, sont les suivantes :
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investissement de 1 430 000 $ pour l’infrastructure des technologies de l’information;
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modernisation du système LEGISinfo pour un montant de 133 875 $;
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financement temporaire de 128 885 $ pour supporter la transition structurelle de la Direction des ressources humaines ainsi que l’embauche temporaire d’un spécialiste d’imprimerie électronique saisonnier.
Il est à noter que sur les 1 374 979 $ d’augmentation totale nette proposée pour 2020-2021, 994 960 $ ont été approuvés par CIBA plus tôt au cours de cette année, composé de :
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544 278 $ pour des conférences reliées aux AII;
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299 717 $ pour les services légaux;
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150 965 $ pour les services corporatifs.
En somme, le total net additionnel de 10,25 positions équivalent temps plein (ETP) (1.75 temporaires et 8.5 permanents) comprend 3 ETP déjà approuvés par CIBA.
Il est également à noter que sur les 1 374 979 $ d’augmentation totale nette proposé pour 2020-2021, 34 998 $ est relié aux crédits législatifs, et 1 339 981 $ est relié aux crédits votés du Sénat.
Par conséquent, votre sous-comité formule les recommandations suivantes :
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Que le budget du Sénat pour l’exercice 2020-2021 soit de 115 563 738 $, ce qui représente une augmentation de 1,2 % par rapport à l’exercice précédent;
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Que les rajustements budgétaires pour l’exercice 2020-2021, présentés en annexe, soient approuvés;
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Que la stratégie budgétaire proposée soit acceptée;
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Que les demandes budgétaires formulées par la Direction des affaires internationales et interparlementaires soient approuvées. Il note cependant que la Chambre des communes doit également approuver la demande afin qu’une recommandation finale puisse être faite.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L’honorable sénatrice Moncion fait une déclaration et, avec Pierre Lanctôt, David Vatcher, Caroline Morency, Diane McCullagh, Vanessa Bastos et Colette Labrecque-Riel, répond à des questions.
Après débat, l’honorable sénatrice Moncion propose :
Que le rapport soit adopté et présenté au Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée, avec dissidence.
CIBA/2019-12-12/004(P) — Rapport du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme
Le vice-président du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme, le sénateur Munson, présente le cinquième rapport du Sous-comité :
Le jeudi 12 décembre 2019
Le Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme (VPLT) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
CINQUIÈME RAPPORT
(Autorité intersessionnelle)
Le 2 mai 2019, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a confié le mandat révisé suivant au Sous-comité de la VPLT :
Que, conformément à la décision du comité le 10 mars 2016 concernant la création du Sous-comité sur la Vision et le plan à long terme pour superviser le déménagement du Sénat de l’édifice du Centre à l’édifice du Sénat du Canada, le mandat du Sous-comité soit élargi pour inclure ce qui suit :
superviser, en coordination avec l’Administration du Sénat, toutes les étapes, tous les processus et toutes les décisions (à l’exception des questions relevant de l’autorité du Président) liés au programme de travail de la vision et du plan à long terme de la Cité parlementaire;
examiner les meilleurs moyens d’assurer que la réhabilitation de l’édifice du Centre, de l’édifice de l’Est et de tous les autres édifices qui seront occupés par le Sénat respecte le patrimoine et l’intérêt supérieur du Sénat, sans compromettre l’intégrité de la sécurité.
Il est entendu que toutes les questions relevant de l’autorité du Président seront renvoyées au Président.
Le 4 septembre 2019, le sous-comité s’est réuni pour discuter de quelques éléments de la Vision et du Plan à long terme en fait maintenant rapport comme suit :
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Salles de musée de l’édifice de l’Est
L’édifice de l’Est compte actuellement cinq (5) salles où sont reconstituées les locaux d’illustres occupants du XIXe siècle, notamment le bureau de sir John A. Macdonald, le bureau de lord Dufferin, le bureau de sir George Étienne Cartier et la salle du Conseil privé et son antichambre. Services publics et Approvisionnement Canada a créé les salles de musée dans l’édifice de l’Est au début des années 1980. Depuis lors, les thèmes et la disposition des salles sont demeurés presque inchangés.
La fermeture temporaire de l’édifice du Centre et de l’Est et leur restauration entreprise dans le cadre de la Vision et du plan à long terme donnent l’occasion de réévaluer la raison d’être des salles de musée dans le contexte plus large de l’expérience du visiteur sur la Colline du Parlement. La Direction des biens et des services (DBS) a donc proposé au sous-comité qu’elle étudie l’utilisation future de ces pièces, y compris la possibilité de les utiliser à d’autres fins (comme par exemple les transformer en bureaux pour les sénateurs), ou d’examiner s’il y a d’autres thèmes ou d’autres lieux dans l’enceinte parlementaire pour ces pièces à la fois temporairement ou bien dans l’état final.
Après discussion, le sous-comité a exprimé une préférence marquée pour le maintien et la préservation des cinq (5) salles de musée dans l’édifice de l’Est, en raison de leur importance historique, du fait qu’elles sont situées dans les quelques zones des édifices du Parlement qui sont demeurées intactes et afin d’améliorer l’expérience globale des visiteurs sur la Colline parlementaire.
Recommandation 1
Le sous-comité recommande que la Direction des biens et des services soit chargée d’entreprendre une étude au cours de l’automne et de formuler des recommandations au sous-comité de la VPLT à l’hiver 2019-2020 sur les mesures à prendre pour améliorer l’expérience du visiteur et la préservation et l’histoire des cinq (5) salles du musée lorsque l’édifice de l’Est rouvrira après sa réhabilitation.
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Salles de comité selon l’aménagement définitif
Le 9 mai 2019, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a adopté la motion suivante :
Que dix (10) salles de comité offrant des capacités de télédiffusion soient requises à long terme;
Qu’un nombre maximum de salles de comité soient situées à proximité de la salle du Sénat. Celles qui ne peuvent être installées dans l’édifice du Centre seront situées au Centre d’accueil des visiteurs (côté est), à l’édifice de l’Est et potentiellement dans un troisième édifice occupé par des sénateurs;
Que l’aménagement définitif de toutes les salles de comité offre le service de télédiffusion et que les salles de comité actuelles de l’édifice du Centre qui ne peuvent être converties pour la télédiffusion puissent être utilisées comme salles de réunion;
Que le Sénat requière huit (8) salles de réunion de taille moyenne et deux (2) salles de réunion de grande taille selon l’aménagement définitif, et que l’une de ces salles de grande taille dispose d’un lieu protégé où les caucus et les groupes puissent tenir des discussions confidentielles;
Que le Sénat ait aussi une (1) nouvelle grande salle polyvalente sans capacité de télédiffusion au Centre d’accueil des visiteurs pour y accueillir des fonctions et des activités spéciales pour des groupes plus nombreux.
Lors de la réunion de la VPLT du 4 septembre, la DBS a présenté au sous-comité une mise à jour sur l’emplacement proposé des salles de comité du Sénat selon l’aménagement définitif. Plus précisément, deux options ont été présentées :
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Option A — Au nord et au sud du rue Wellington : possiblement trois (3) petites salles à l’édifice du Centre (une pièce n’aura pas la capacité d’avoir la télédiffusion), trois (3) grandes salles au Centre d’accueil des visiteurs, deux (2) salles de taille moyenne à l’édifice de l’Est et deux salles de taille moyenne à l’îlot 2 (au sud de Wellington).
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Option B — Au nord du rue Wellington seulement : possiblement trois (3) petites salles à l’édifice du Centre (une pièce n’aura pas la capacité d’avoir la télédiffusion), trois (3) grandes salles au Centre d’accueil des visiteurs, quatre (4) salles de taille moyenne à l’édifice de l’Est.
La possibilité d’une option hybride entre les options A et B a été notée (par exemple trois salles à l’îlot 2 et une salle dans l’édifice de l’Est, ou quatre salles à l’îlot 2 et aucune dans l’édifice de l’Est). Voir annexe A.
Après discussion, le sous-comité a estimé que l’option A était probablement la plus économique, puisque l’option B aurait pour effet d’accroître considérablement la portée et les coûts du projet de réhabilitation de l’édifice de l’Est (y compris de possibles travaux de développement dans la cour intérieure), et que la nouvelle construction de l’îlot 2 offrirait probablement une plus grande marge de manœuvre. Les options concernant l’emplacement des salles de comité et les coûts connexes devront être réévaluées par le sous-comité une fois qu’ils auront été fournis. Le sous-comité a également répété que toutes les salles de comité doivent inclure la télédiffusion.
Recommandation 2
Le sous-comité a recommandé que la DBS examine les options pour l’aménagement de salles de comité du Sénat au sud de la rue Wellington, y compris les options pour augmenter le nombre de salles de comité dans l’îlot 2;
Le sous-comité réitère que toutes les salles de comité selon l’aménagement définitif doivent inclure la télédiffusion.
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Salle de toilettes supplémentaire réservée aux sénateurs à l’édifice du Sénat du Canada
L’édifice du Sénat du Canada compte actuellement vingt-deux (22) cabinets de toilette et urinoirs au rez-de-chaussée et au premier étage, dont dix (10) sont situés à proximité de la Chambre du Sénat. La conception et la construction des salles de toilettes dans l’édifice ont été effectuées en conformité avec le Code du bâtiment de l’Ontario. Les dix cabinets de toilette sont répartis à l’intérieur de deux salles de toilette, dont une située près de l’entrée principale de la Chambre du Sénat et une autre près de l’entrée arrière, toutes deux destinées à l’usage des sénateurs pendant les sessions du Sénat.
Cependant, quelques sénateurs ont fait part de leurs préoccupations au sujet de l’emplacement de la salle de toilette située près de l’entrée de la Chambre du Sénat, car elle se trouve dans un endroit public où attendent les journalistes. En outre, les toilettes sont également accessibles au public. Les sénateurs préfèrent donc les toilettes à l’arrière de la Chambre du Sénat (près de la salle de lecture), car cet endroit est fermé au public et à la presse. Cependant, l’unique salle de toilette située à l’arrière est plus utilisée et est considérée comme insuffisante compte tenu du nombre de sénateurs. De plus, bon nombre de sénateurs préféreraient avoir des salles de toilette distinctes pour hommes et pour femmes à l’arrière de la Chambre du Sénat. Donc la DBS, en collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), a identifié les options suivantes pour ajouter une nouvelle salle de toilette en arrière de la Chambre du Sénat (voir annexe B) :
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Option 1 : Nouvelle salle de toilette donnant directement sur le couloir derrière la Chambre du Sénat. Si cette option est retenue, la nouvelle salle de toilette donnerait directement sur le couloir principal derrière la Chambre du Sénat, à côté de la salle de toilette déjà existante. Cette option nécessitera l’élimination d’un des bureaux situés dans l’espace de travail des sénateurs.
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Option 2 : Nouvelle salle de toilette à partir d’un vestibule situé directement dans le couloir derrière la Chambre du Sénat. Si cette option est retenue, un nouveau vestibule donnant sur le couloir principal serait aménagé afin de servir d’entrée à la nouvelle salle de toilette. La porte de la salle de toilette existante serait déplacée dans ce nouveau vestibule. L’inclusion du vestibule permet d’assurer l’intimité entre le couloir et les toilettes. Cette option nécessiterait l’élimination de deux bureaux situés dans l’espace de travail des sénateurs afin de créer l’espace nécessaire pour le vestibule et la salle de toilette.
Le sous-comité a été informé que SPAC estime que le coût du vestibule, de la salle de toilette et des travaux connexes comme la création d’une nouvelle porte d’entrée à l’espace de travail des sénateurs pour régler les problèmes d’accès à des fins de sécurité, s’élève à 287 000 $. Cela comprend les coûts estimatifs suivants : connectivité, conception, gestion du projet, commissionnaires et fonds de prévoyance.
Le sous-comité estime que ce sont des coûts importants qui ne peuvent être justifiés pour une seule salle de toilette supplémentaire uniquement réservée aux sénateurs.
Recommandation 3
Le sous-comité recommande de ne pas procéder avec la construction d’une deuxième salle de toilette derrière la Chambre du Sénat pour le moment.
Ces recommandations sont maintenant soumises à CIBA pour approbation.
Il est à noter qu’une nouvelle entrée à l’espace de travail des sénateurs sera installée. Ces travaux permettront d’atténuer les problèmes de circulation et d’accès à l’espace de travail des sénateurs tout en maintenant les exigences de sécurité dans les zones réglementées. Le sous-comité l’avait déjà approuvé au début de 2019, et le bureau du Président a été consulté étant donné que ce domaine relève de sa compétence.
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Mises à jour supplémentaires
Le sous-comité souhaite également fournir les mises à jour suivantes à CIBA :
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Il est à noter que l’installation d’une nouvelle entrée à l’espace de travail des sénateurs se poursuivra. Ces travaux faciliteront l’accès du personnel des sénateurs à l’espace de travail et assureront que les restrictions d’accès à l’arrière de la chambre du Sénat et de la salle de lecture demeurent en place sans l’utilisation du personnel. Le bureau du Président a été consulté, étant donné que ce domaine relève de sa compétence.
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Le sous-comité a examiné plusieurs hypothèses de planification à long terme pour tous les immeubles occupés par des sénateurs dans l’état final et a convenu de ce qui suit :
L’enceinte du Sénat à l’état final inclura :
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Quatre (4) bureaux auxiliaires pour les sénateurs (alvéoles), ainsi qu’un bureau privé souple par unité de bureau parlementaire (UPB), dans chaque immeuble occupé par des sénateurs;
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Chaque étage d’un immeuble occupé par des sénateurs comprendra une salle de conférence (pour 8 à 10 personnes) qui répondra aux exigences en matière de TI, de sécurité et de confidentialité;
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Une zone de discussion sécurisée;
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Des bureaux partagés à la disposition des sénateurs et du personnel qui seront de passage et qui ne travaillent pas dans l’édifice du Centre;
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Une (1) salle de réunion polyvalente pour les réunions et les événements du Sénat afin d’atténuer les pressions exercées sur les salles de comités du Sénat;
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Services d’approvisionnement alimentaire dans chaque immeuble occupé par des sénateurs, le type de service devant être déterminé à une date ultérieure;
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Zones de services communes, avec des distributeurs automatiques et les machines à glaçons, une cuisinette, un photocopieur (au moins un par étage) dans chaque immeuble du Sénat;
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Des normes d’accessibilité plus élevées, y compris 10 % des unités de bureau parlementaire qui seront conçues pour fournis des caractéristiques d’accessibilité accrues;
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Aires de stationnement et de rangement pour les bicyclettes (tous les édifices - au nord de la rue Wellington, dans le Centre d’accueil du Parlement, pour desservir l’édifice du Centre, l’édifice de l’Est et le Centre d’accueil), une salle de conditionnement physique (îlot 2, au sud du rue Wellington), des stations de recharge électrique pour véhicules seront considérées là où le stationnement sera disponible pour le Sénat (à déterminer).
Le sous-comité a également noté que les espaces à bureau souples offriront une certaine souplesse dans le cas où jusqu’à huit (8) sénateurs constitutionnels seraient nommés en sus des 105 sénateurs réguliers.
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Le sous-comité a également examiné la stratégie de gestion des incendies pour l’édifice du Centre pendant la réhabilitation, qui a été présentée par les Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et a demandé à l’administration du Sénat de lui faire rapport sur tout incident à tous les six mois.
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SPAC a fourni au sous-comité deux options de toiles imprimées pour recouvrir la tour Sud-Ouest de l’édifice de l’Est pendant les travaux en cours. Le sous-comité a demandé plus de détails sur les coûts estimatifs des options proposées et des échéanciers solides avant de proposer des recommandations. Depuis, SPAC a fourni d’autres renseignements qui n’ont pas encore été examinés par le sous-comité.
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Le sous-comité a examiné les options quant au moment opportun pour aborder les questions d’accessibilité universelle à l’entrée principale de l’édifice de l’Est (entrée du gouverneur général) et a déterminé qu’à moins d’un problème de santé et de sécurité, l’inclusion d’améliorations d’accessibilité universelle lors de la réhabilitation actuelle de l’entrée principale de l’édifice de l’Est n’est pas requise pour le moment, puisque l’entrée du Conseil privé (entrée Nord, plus proche de l’édifice du Centre) continue à constituer une entrée sans obstacle pour l’édifice tant qu’il soit vidé pour entreprendre sa rénovation complète (phase 2).
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On a présenté au sous-comité une mise à jour sur la construction et l’aménagement des deux autres salles de comité du 1, rue Wellington. Les deux salles devraient être pleinement opérationnelles d’ici la fin janvier 2020.
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Le sous-comité a également entendu un exposé sur l’expérience du Sénat dans le nouveau Centre d’accueil du Parlement, anciennement appelé le Complexe du Centre d’accueil des visiteurs.
Respectueusement soumis,
Le vice-président,
JIM MUNSON
À 9 h 49, l’honorable sénateur Plett remplace l’honorable sénatrice Batters à titre de membre du comité.
L’honorable sénateur Munson fait une déclaration et répond à des questions.
Après débat, l’honorable sénateur Munson propose :
Que le rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2019-12-12/005(P) — Dépenses admissibles liées aux voyages parrainés
Le président fait une déclaration et, avec Pierre Lanctôt, répond à des questions sur les dépenses admissibles liées aux voyages parrainés.
CIBA/2019-12-12/006(P) — Divulgation d’information du projet de loi C-58
Le président fait une déclaration sur les dispositions relatives à la divulgation proactive du projet de loi C-58 (Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence).
CIBA/2019-12-12/007(P) — Mise à jour du Sous-comité des ressources humaines
L’honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration et répond à des questions sur le travail du Sous-comité des ressources humaines.
Le président remercie l’honorable sénateur Tkachuk pour son travail et service à titre de membre du comité.
À 10 h 12, la séance est suspendue.
À 10 h 14, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement du Sénat, le comité reprend ses travaux à huis clos.
À 10 h 40, l’honorable sénatrice Martin remplace l’honorable sénateur Plett à titre de membre du comité.
À 11 h, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
Le secrétaire de séance,
Gérald Lafrenière