LE COMITÉ PERMANENT DE L’AUDIT ET DE LA SURVEILLANCE
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le mercredi 15 février 2023
Le Comité permanent de l’audit et de la surveillance se réunit aujourd’hui, à 13 h 32 (HE), à huis clos, avec vidéoconférence, pour superviser et faire rapport sur les audits internes et externes du Sénat et les questions connexes et en séance publique, pour superviser et faire rapport sur les audits internes et externes du et les questions connexes.
Le sénateur Marty Klyne (président) occupe le fauteuil.
[Traduction]
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
Le président : Je m’appelle Marty Klyne. Je suis sénateur de la Saskatchewan et président du Comité permanent de l’audit et de la surveillance. Les participants à la réunion d’aujourd’hui sont la sénatrice Renée Dupuis, vice-présidente du Québec; le sénateur David Wells, vice-président de Terre-Neuve-et-Labrador; le sénateur Percy Downe de l’Île-du-Prince-Édouard; Mme Hélène Fortin, membre externe du Québec; et M. Robert Plamondon, membre externe de l’Ontario.
Mesdames et messieurs les sénateurs et membres externes, nous sommes saisis d’une demande de budget afin de mener une mission d’études à Londres, au Royaume-Uni, pour l’exercice se terminant le 31 mars 2024. Êtes-vous d’accord pour que ce budget soit approuvé et présenté au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration? Sommes-nous tous d’accord? Merci. Le budget sera présenté au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration pour qu’il soit examiné par le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités.
Le prochain point à l’ordre du jour, et c’est aussi notre prochain sujet, est un exposé de vérificateurs externes indépendants sur le plan d’audit pour le Sénat pour l’exercice de 2023-2024. Nous souhaitons la bienvenue à Suzanne Gignac, associée, Service de certification, ainsi qu’à Niguel Givogue, chef d’équipe senior, Service de certification, de Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L. Merci à vous deux d’être parmi nous aujourd’hui. Nous accueillons également Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, et Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances, de la Direction des finances et de l’approvisionnement du Sénat.
Madame Gignac, vous avez la parole.
Suzanne Gignac, associée, Service de certification, Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L. : Merci beaucoup, sénateur. Nous allons faire très rapidement un survol de notre plan d’audit puis répondre aux questions que vous pourriez avoir à ce sujet.
Je vais surtout me concentrer sur la page 2 de notre document, qui est le résumé. Du côté gauche, nous avons le plan d’audit de 2023. Il est indiqué que nous nous chargeons de réaliser un audit, notamment pour exprimer une opinion sur les états financiers qui sera conforme aux Normes comptables pour le secteur public pour la fin d’exercice au 31 mars 2023. De cette façon, notre opinion donnera une image fidèle à tous les égards. L’importance relative devient un concept clé du point de vue de la vérification. C’est essentiellement le seuil à partir duquel on considère qu’une erreur ou une omission a une incidence sur la personne qui donne suite à une décision relative aux états financiers.
L’industrie a des normes très bien établies, habituellement entre 1 et 3 %. Comme pour l’année précédente, nous nous servons de 2,5 % des charges prévues pour le Sénat, ce qui représente une importance relative de 2,7 millions de dollars.
Plus bas à gauche, nous avons notre approche d’audit, soit une approche solide qui permettra de réaliser l’audit le plus efficient et efficace qui soit pour les états financiers. Nous ferons des analyses, nous confirmerons des données et nous réaliserons des tests sur des transactions et des détails pour appuyer l’information sur les états financiers.
Plus bas, il y a les aspects prioritaires. Les cinq premiers correspondent à ceux de l’année précédente. Ils nous serviront à passer en revue les processus et les contrôles afin de les comprendre, même si nous n’allons pas réaliser de tests détaillés sur les contrôles. Une fois de plus, nous confirmerons des données, nous suivrons des procédures analytiques et nous réaliserons d’autres tests sur les données.
La dernière partie de la liste reprend la norme d’audit révisée sur l’évaluation des risques, c’est-à-dire la Norme canadienne d’audit 315, qui existe depuis de nombreuses années, mais qui a été revue pour l’adapter à l’environnement et au fait que les technologies de l’information, ou les TI, sont dorénavant un élément très important d’un audit et de l’évaluation des risques. Nous allons donc faire un travail supplémentaire pour les TI, en particulier, du point de vue de l’évaluation des risques afin de voir si les risques ont changé ou s’il y en a de nouveaux. À ce stade-ci, d’après le travail que nous avons fait, nous ne nous attendons pas à ce qu’il y ait de nouveaux risques compte tenu de la nouvelle norme, et nous n’en avons d’ailleurs pas cerné.
Encore plus bas, à gauche, nous avons les considérations liées à la fraude et le risque de contournement par la direction. Nous devons également en tenir compte dans le cadre de l’audit. Il y a toujours un risque présumé de contournement par la direction, et nous suivons des procédures précises pour examiner cela. Nous nous servons de notre analyseur de grands livres, nous extrayons toutes les écritures de journal, nous cherchons des postes inhabituels et nous examinons ensuite plus particulièrement les transactions concernées.
Au milieu, nous avons notre engagement numérique. Nous continuerons d’utiliser notre portail EY Canvas pour mettre des renseignements à la disposition des gestionnaires et du personnel du Sénat, et pour faire un suivi du déroulement de l’audit. Depuis quelques années, nous faisons tous nos audits virtuellement, ce qui n’a pas nui au travail, mais nous pourrons travailler sur place si le Sénat le souhaite. Nous allons vraiment collaborer avec les gestionnaires du Sénat. S’ils travaillent sur place, nous serons là également, mais si c’est nécessaire, la réalisation virtuelle de l’audit ne nous préoccupe pas.
Ensuite, du côté droit, il y a d’autres éléments à prendre en considération. Nous nous attendons à faire l’audit cette année en juin ou en juillet. Notre équipe comprend M. Givogue, qui en fait partie depuis plusieurs années, ainsi que moi-même, et nous recevrons le soutien du personnel pour donner suite à l’engagement.
Plus loin, dans les annexes, dont je ne vais pas parler en détail, il y a nos honoraires, qui correspondent à ce qui est indiqué dans notre contrat. Nous avons des renseignements à communiquer. À ce stade-ci, nous devons vous communiquer notre plan et notre approche, et vous dire que nous n’avons pas trouvé de problèmes d’indépendance, ce qui signifie que nous estimons que l’organisation EY est indépendante du Sénat.
Nous avons notre leadership éclairé. Nous avons donc ajouté quelques liens pour vous soutenir dans le rôle de surveillance qui pourrait vous intéresser. Nous avons ensuite notre lettre d’engagement, qui contient les modalités selon lesquelles nous nous sommes engagés à réaliser l’audit.
Dans l’ensemble, c’est ce que je voulais résumer, mais nous serons heureux de répondre aux questions que vous pourriez avoir.
Le président : Merci beaucoup de ces explications.
Le sénateur Downe : Merci pour le survol. Je vous suis particulièrement reconnaissant de ne pas avoir lu le document mot pour mot puisque nous l’avons déjà fait. C’était un bon survol.
J’ai quelques questions à propos de votre tableau sur le plan d’audit de 2023 pour essayer d’y voir plus clair. Dans le passage sur l’approche adoptée, il est écrit que vous envisagez d’adopter une approche d’audit approfondi pour réaliser des tests sur les comptes. De quelle façon procédez-vous? Quel est le pourcentage de comptes visés? Examinez-vous le domaine où les dépenses sont les plus élevées? Cherchez-vous des imperfections aléatoires dans les documents? Comment procédez-vous?
Mme Gignac : C’est un mélange. Lorsque nous faisons des tests de détail, nous le faisons sur des postes clés qui dépassent un certain seuil. Nous faisons également des tests aléatoires qui peuvent porter sur n’importe quelle transaction.
Nous appliquons aussi parfois des procédures analytiques, par exemple en comparant le nombre de personnes qu’il y avait l’année dernière au nombre de personnes de l’année en cours. Nous regardons les changements de salaire, et nous déterminons ensuite autour de quel montant la masse salariale devrait se situer. Nous faisons ce genre d’analyses pour nous assurer que c’est raisonnable.
Ensuite, lorsque nous réalisons des tests sur les écritures de journal, nous prenons toutes les données et nous cherchons d’autres postes inhabituels, comme quelque chose qui est inscrit par une personne qui ne fait habituellement pas de transactions, quelque chose inscrit un jour où on ne s’y attendrait pas, par exemple un jour férié, ou des phrases inhabituelles qui pourraient indiquer quelque chose que nous voudrons peut-être examiner. Il existe divers moyens, et une transaction peut être signalée ainsi pour différentes raisons.
Le sénateur Downe : Merci. À la fin de la même phrase, vous parlez de confirmations et de tests de détail. Je vous prie d’expliquer en quoi consiste les « tests de détail ».
Mme Gignac : Un test de détail, de manière générale, est ce que je viens tout juste d’expliquer. Nous choisissons une transaction et nous examinons sur quoi elle repose. Nous pourrions donc choisir une dépense et demander de voir la facture et les détails de paiement pour pouvoir déterminer si la dépense a effectivement eu lieu, à quel moment elle a eu lieu et si elle a été payée. Nous regardons également parfois si quelqu’un l’a approuvée.
Le sénateur Downe : Il est donc difficile de donner le pourcentage de tests de détail que vous effectuez, je suppose. Vous n’êtes concrètement attiré que par ce qui semble être différent.
Mme Gignac : Cela dépend de ce qui compose la dépense au cours de l’année. En exerçant notre jugement ou de façon aléatoire, nous allons choisir le nombre de tests aléatoires que nous effectuerons. Pour les postes clés, cela dépend du nombre de transactions importantes. Lorsqu’on dépense beaucoup d’argent en faisant de nombreuses grandes transactions au cours d’une année, il est possible qu’elles soient toutes considérées comme des postes clés, et il pourrait y avoir moins d’échantillons aléatoires lorsqu’il n’y a que quelques postes importants. Il faut donc exercer un peu son jugement.
Le sénateur Downe : C’est ma dernière question. Pour ce qui est des salaires et des avantages, sur quels aspects vous penchez-vous?
Mme Gignac : Nous nous servons habituellement de procédures analytiques. C’est ici que nous comparons la masse salariale de l’année précédente à celle de l’année en cours, pour voir ce qui a changé. Le changement est-il logique en fonction de ce que nous savons à propos de ce qui s’est fait dans l’organisation? Il est question du nombre de personnes et des modifications salariales observées. Nous faisons ensuite aussi des tests de détail, en les validant au moyen d’un livre de paye.
Le sénateur Downe : Excellent.
Le président : Avant de passer à la prochaine question, je rappelle aux membres du comité que la réunion est publique. Nous allons avoir un peu de temps à la fin pour siéger à huis clos et poser des questions plus délicates, au besoin.
[Français]
Mme H. Fortin : Madame Gignac, merci beaucoup pour la présentation de votre plan. Votre domaine, c’est aussi le mien. Nous faisons de l’audit tous les jours et c’est quelque chose qui m’interpelle beaucoup. De plus, je trouve que vos plans sont toujours bien préparés, bien faits et bien adaptés à la situation.
J’ai deux questions à poser.
Premièrement, vous établissez la base de votre seuil de signification, ce qu’on appelle en anglais « materiality », à 2,5 % des dépenses prévues. J’étais curieuse de savoir pourquoi c’était 2,5 %. Pourquoi pas 2 %? Pourquoi ne pas l’augmenter à 3 %, si vous avez acquis beaucoup de confiance au cours des dernières années?
Deuxièmement, dans vos procédures, étant donné que beaucoup de postes sont vacants dans l’organisation, allez-vous examiner de plus près les répercussions sur le système de contrôle interne en matière de rapports financiers, ou CIRF, qui est conçu pour protéger l’intégrité de l’information financière. On sait fort bien qu’en situation de vacances, cela peut faire bouger les contrôles clés, et c’est là que c’est important de s’y attarder.
Voilà mes deux questions au sujet de votre plan, qui, par ailleurs, est très bien fait.
[Traduction]
Mme Gignac : Merci. Du point de vue de l’importance relative, nous allons nous rapprocher de la fourchette supérieure, si l’organisation est viable, que nous estimons qu’elle n’est pas endettée et qu’elle ne fait pas un appel public à l’épargne. Le Sénat pourrait probablement se situer dans la fourchette supérieure, pas dans la fourchette inférieure, ce qui serait généralement inhabituel. Nous aurions pu choisir 2, 2,75 ou 3. J’aime ne pas être tout en haut de l’échelle dans ce cas-ci, car je préfère que nous ayons une marge de manœuvre lorsque les chiffres changent année après année. Nous devons gérer cela du point de vue de l’audit. Nous sommes plutôt à l’aise en haut de l’échelle d’importance relative pour ce qui est de l’année en cours et des années précédentes, mais pas tout en haut.
À propos du contrôle interne sur l’information financière et des postes vacants, nous nous fions à des contrôles pour réaliser l’audit. Nous allons passer en revue les processus et si nous avons des préoccupations, nous allons en faire part à la direction, et nous aimerions certainement vous les signaler également. Nous n’allons pas nécessairement voir de répercussions attribuables aux postes vacants sur le contrôle interne concernant l’information financière. Dans l’ensemble, je ne m’attends pas à des répercussions attribuables à cela dans le cadre de notre audit, mais si jamais nous cernons des problèmes, nous allons les porter à votre attention.
Le sénateur Wells : Lorsque vous faites des audits, quel genre d’accès aux documents sources avez-vous? Avez-vous un accès automatique, ou demandez-vous les documents? Dans quel délai vous attendez-vous habituellement à les recevoir?
Et enfin, vous servez-vous parfois de l’intelligence artificielle pour faire une analyse, ou est-ce toujours fait à la main sur papier?
Niguel Givogue, chef d’équipe senior, Service de certification, Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L. : Pour répondre à la première partie de votre question, sénateur, nous remettons une liste de toutes les demandes aux gestionnaires du Sénat, et on nous transmet ensuite très rapidement des documents à l’appui. Nous avons également accès au logiciel Unit4, et lorsque nous arrivons aux tests concernant les factures, il est plus facile pour nous d’obtenir directement l’information.
À titre d’exemple, pour ce qui est des documents relatifs à la paye, nous n’avons pas d’accès direct, mais si nous en avons besoin, nous le demandons directement aux gestionnaires et nous l’obtenons rapidement.
À propos de l’intelligence artificielle, nous ne nous en servons pas pour cet audit, tout simplement à cause de la portée de nos tests. Ce serait inefficace.
Le sénateur Wells : Monsieur Lanctôt, nommez-vous une personne-ressource pour répondre à l’auditeur, ou est-ce fait au moyen de demandes générales de votre bureau? Comment le Sénat gère-t-il cela pendant l’audit?
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l’approvisionnement, Sénat du Canada : Merci de poser la question. Essentiellement, nous avons une personne-ressource tous les jours, mais tout le monde dans le domaine des finances ou de l’approvisionnement prête main-forte. Autrement dit, nous avons quelqu’un qui, s’il y a une demande, trouve la bonne personne pour obtenir l’information.
Le sénateur Wells : La personne remplit ces fonctions pendant l’audit, et avant et après, elle occupe son poste habituel, n’est-ce pas?
M. Lanctôt : Cette personne s’occupe déjà des états financiers dans le cadre de ses fonctions. Elle fait partie de notre équipe d’analystes qui ont préparé les états financiers et d’autres rapports financiers. Pendant deux ou trois mois, elle est le point de contact...
Le sénateur Wells : C’est sa responsabilité.
M. Lanctôt : ... mais elle s’occupe aussi d’autres dossiers.
Le sénateur Wells : Je vois. Merci.
M. Plamondon : Madame Gignac, merci beaucoup pour le plan et le rapport. Je pense que c’est tout à fait approprié. Je voulais vous poser une question et situer un peu le contexte. Vous avez dit que votre approche consiste essentiellement à faire un examen analytique et des tests de détail, ce qui contraste avec un audit de conformité dans lequel vous évaluez le système de contrôles internes et le cadre pour les contrôles internes. Si les contrôles internes fonctionnent, c’est excellent; on s’attendrait alors à ce que les détails ne posent pas de problème. Il est très exigeant, très coûteux et long de se rendre sur place et d’évaluer tout le système de contrôles internes.
Vous avez toutefois mentionné que lorsque vous faites les tests de détail, vous examinez les documents sources, comme l’a dit le sénateur, pour vous assurer que c’est conforme à la façon dont la transaction est inscrite dans le grand livre et, au bout du compte, dans les états financiers. Vous avez également mentionné que vous vous assureriez que les approbations appropriées ont été accordées pour la dépense, ce qui indiquerait, selon le montant de la dépense, qui doit agir à titre d’autorité d’approbation, et qui fait effectivement partie du système de contrôles internes.
Lorsque vous vous rendez compte qu’il manque une approbation, qu’il y a une lacune dans les contrôles internes, de quelle façon réagissez-vous généralement?
Mme Gignac : Nous examinons parfois aussi les approbations; c’est vrai. Lorsque nous observons quelque chose qui semble manifestement être une lacune ou poser problème du point de vue du contrôle, nous en discutons avec les gestionnaires. La première étape pour nous est de comprendre les répercussions. Y a-t-il lieu d’être préoccupé? Y a-t-il quelque chose que nous devrions porter à leur attention? Nous aurions une discussion.
M. Plamondon : J’ai une question complémentaire. Serait-ce quelque chose qui est ordinairement mentionné dans une lettre aux gestionnaires qui serait présentée au comité de l’audit et de la surveillance et dont nous pourrions discuter dans une réunion comme celle-ci ou même à huis clos?
Mme Gignac : Nous publions parfois une lettre à la direction, si nous estimons assez important de le signaler aux gestionnaires. Parfois, une discussion avec la direction permet de régler le problème sur-le-champ ou de s’en faire expliquer la nature. C’est le bon sens qui dicte l’envoi de cette lettre.
À défaut de l’envoyer à la direction, nous relevons au moins le problème dans les résultats de notre audit, pour que le comité puisse en discuter et qu’il sache de quoi nous discutons avec la direction.
M. Plamondon : Pour que, finalement, vous en soyez prévenus, quand vous vous représentez devant nous avec le rapport définitif de votre audit, c’est le genre de question que je serais susceptible de poser. Merci.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Il y a deux points que j’aimerais clarifier avec vous, à la page 5 de votre document.
Dans les secteurs prioritaires, pouvez-vous m’aider à mieux comprendre la question des services reçus gratuitement? Qu’est-ce qui vous intéresse dans le fait que des services assurés par d’autres organismes, notamment certains ministères, ne sont pas attribués au budget du Sénat?
Que regardez-vous à cette étape-là?
[Traduction]
Mme Gignac : Les services fournis sans frais sont affectés d’une valeur et signalés dans les états financiers de certains services. C’est parce qu’ils y figurent comme postes budgétaires que, en notre qualité d’auditeurs, nous tenons à nous assurer de la fidélité des écritures.
Nous nous chargeons d’obtenir d’autres ministères confirmation des services fournis et de la valeur qu’ils leur ont attribuée, en nous assurant de la plausibilité des renseignements.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Merci; cela répond à ma question. Ma deuxième question concerne les comptes client; qu’est-ce que les comptes clients représentent, d’abord? Ensuite, sur quelle base choisissez-vous de les examiner? Examinez-vous soigneusement tous les comptes clients, ou sélectionnez-vous un certain nombre d’entre eux d’une année à l’autre?
[Traduction]
M. Givogue : L’audit des comptes clients dépend de la présence d’éléments particuliers que nous sondons à partir d’une valeur minimale — elle excède tel montant — puis nous faisons des sondages représentatifs par le biais de confirmations directes.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Si je comprends bien, vous allez vérifier si le paiement qui a été, par exemple, effectué par l’Administration du Sénat, pour ce qui est d’une dépense qui est effectuée par un sénateur dans le contexte de la gestion du budget de son bureau, correspond à ce qui avait été facturé. S’agit-il bien de cela, ou allez-vous plus loin?
[Traduction]
Mme Gignac : Ça ne se rapporte pas précisément aux dépenses des sénateurs. Dans les comptes clients, il se trouverait des sommes dues au Sénat, et nous chercherions à déterminer le nom du débiteur et s’il reconnaît cette dette. Nous examinons ensuite les reçus ultérieurs, également, et nous confirmons leur réception après la fin de l’exercice. C’est notre façon de faire.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Merci; cela répond à ma question.
Quel regard portez-vous, ou quel regard êtes-vous appelés à porter dans le cadre de votre audit, par exemple, sur les dépenses des bureaux des sénateurs, que ce soit cette année ou les autres années? Ou alors vous ne le faites jamais?
[Traduction]
M. Givogue : Pour les dépenses ou tout ce qui correspond à tel poste de dépense dans les états financiers, nous privilégions de nouveau les éléments particuliers et nous effectuons des tests de détails. Certaines dépenses de sénateurs sont assujetties à des contrôles aléatoires.
[Français]
La sénatrice Dupuis : Parfait, merci; cela répond à ma question.
[Traduction]
Le président : Y a-t-il autres questions pour l’équipe?
Poursuivons la période de questions à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)