LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 19 juin 2025
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 18 heures (HE), conformément à l’article 12-13 du Règlement du Sénat, afin d’organiser les activités du comité.
[Traduction]
Shaila Anwar, greffière par intérim du comité, Sénat du Canada : Honorables sénateurs, à titre de greffière par intérim du comité, il est de mon devoir de présider à l’élection de la présidence.
[Français]
Je suis prête à recevoir une motion à cet effet.
Le sénateur Boehm : Je propose la sénatrice Moncion.
Mme Anwar : Y a-t-il d’autres nominations? L’honorable sénateur Boehm propose :
Que l’honorable sénatrice Moncion soit élue présidente de ce comité.
[Traduction]
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
Mme Anwar : Je déclare la motion adoptée, et j’invite la sénatrice Moncion à prendre le fauteuil.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
La présidente : Merci, chers collègues. Je vous remercie de votre confiance.
[Français]
Je vais continuer de servir tous mes collègues au meilleur de mes connaissances et de mes capacités, avec l’appui de tout le personnel qui travaille avec nous, car ce n’est pas un travail facile à faire. Si je n’avais pas cet appui — même avec mon personnel —, ce serait très difficile.
Je passe au deuxième point : l’élection à la vice-présidence.
Conformément à la motion adoptée au Sénat le 17 juin 2025, le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a été autorisé à élire jusqu’à trois vice-présidents.
Donc, j’aurais besoin de propositions pour les sénateurs et sénatrices des conservateurs, du Groupe des sénateurs canadiens et du Groupe progressiste du Sénat.
Le sénateur Quinn : Je propose le sénateur Carignan au poste de vice-président.
La présidente : Y a-t-il d’autres propositions?
[Traduction]
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
[Français]
J’aurais besoin d’une proposition pour la nomination au sein du Groupe progressiste du Sénat.
[Traduction]
Le sénateur Francis : Je nomme la sénatrice Danielle Henkel.
[Français]
La présidente : Y a-t-il d’autres propositions? Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : Je déclare la motion adoptée.
[Traduction]
Et pour le Groupe des sénateurs canadiens, pourrais-je recevoir une motion?
Le sénateur Tannas : Je nomme le sénateur Jim Quinn.
La présidente : Y a-t-il d’autres candidatures? Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée. Je vous remercie.
[Français]
Nous en sommes au Sous-comité du programme et de la procédure. Y a-t-il quelqu’un pour proposer la motion?
[Traduction]
J’ai besoin de quelqu’un pour proposer la motion suivante :
Que le Sous-comité du programme et de la procédure soit composé du président et des trois vice-présidents;
Que le sous-comité soit autorisé à prendre des décisions au nom du comité relativement au programme, à inviter des témoins et à établir l’horaire des audiences;
Que, si le comité ne peut se réunir, le sous-comité soit autorisé à étudier et à résoudre les problèmes administratifs immédiats et qu’il fasse rapport de ses décisions à la réunion suivante;
Que le sous-comité soit autorisé à examiner, pour en faire rapport, les questions relatives aux communications du Sénat, et à fournir des conseils sur la stratégie de communication du Sénat et sur sa mise en œuvre, y compris les approches en matière de communication utilisées afin de promouvoir le rôle et le travail du Sénat et des sénateurs.
Sénatrice Osler, souhaitez-vous présenter cette motion? Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
[Français]
La motion au sujet de la publication des délibérations du comité est la suivante :
Que le comité fasse publier ses délibérations.
Y a-t-il quelqu’un pour proposer la motion?
Le sénateur Carignan : Je propose la motion.
La présidente : Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? La motion est adoptée.
La motion no 5 porte sur l’autorisation d’engager des fonds et d’approuver les comptes à payer. J’aurais besoin de quelqu’un pour proposer pour la motion suivante :
Que, conformément à l’article 6(1), chapitre 3:05 du Règlement administratif du Sénat, l’autorisation d’engager des fonds du comité soit conférée individuellement au président (à la présidente), aux vice-présidents et au greffier (à la greffière) du comité;
Que, conformément à l’article 7(1), chapitre 3:05 du Règlement administratif du Sénat, l’autorisation d’approuver les comptes à payer au nom du comité soit conférée individuellement au président (à la présidente), aux vice-présidents et au greffier (à la greffière) du comité; et
Que, nonobstant ce qui précède, dans les cas relatifs aux services de consultants et de personnel, l’autorisation d’engager des fonds et d’approuver les comptes à payer soit conférée conjointement au président (à la présidente) et aux vice-présidents.
La sénatrice Henkel : Je propose la motion.
La présidente : Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
[Traduction]
No 6, les frais de déplacement et de séjour des témoins :
Que, conformément aux lignes directrices du Sénat régissant les frais de déplacement des témoins, le comité puisse rembourser les dépenses raisonnables de déplacement et de séjour à un témoin par organisation sur présentation d’une demande de remboursement, mais que la présidence soit autorisée à permettre le remboursement de dépenses pour un deuxième témoin d’une même organisation s’il y a des circonstances exceptionnelles.
Sénatrice Boyer, souhaitez-vous présenter cette motion? Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
No 7, la radiodiffusion :
Que le Sous-comité du programme et de la procédure soit autorisé à permettre de diffuser les délibérations publiques du comité par les médias d’information électroniques de manière à déranger le moins possible ses travaux.
Sénateur Quinn, souhaitez-vous présenter cette motion? Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
No 8, la transcription des réunions à huis clos et des délibérations enregistrées :
Que le comité demande la transcription ou l’enregistrement de la portion à huis clos des réunions, et qu’une copie soit conservée de manière confidentielle auprès de la greffière du comité.
Quelqu’un peut-il proposer la motion? Sénatrice Henkel? Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
[Français]
La motion no 9 porte sur la présence du personnel de soutien de l’Administration du Sénat lors des délibérations à huis clos :
Que, sauf si le comité en décide autrement, le personnel de support suivant soit autorisé à assister aux délibérations à huis clos du comité :
La greffière du Sénat; le sous-greffier, Services législatifs; la dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; et le légiste et conseiller parlementaire;
Le secrétaire de séance;
Deux représentants du Secrétariat de la régie interne;
Un représentant du Bureau de la présidente du Sénat;
Un représentant du bureau de la greffière du Sénat et greffière des parlements;
Un représentant le Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
La conseillère en relation avec les médias et en gestion des enjeux;
Les interprètes;
Les sténographes;
Le personnel de soutien technique;
Un membre du personnel par membre du comité présent à la réunion.
Y a-t-il quelqu’un pour proposer cette motion?
La sénatrice Osler : Je propose la motion.
La présidente : Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
[Traduction]
La présidente : Adoptée.
No 10, Distribution des documents de comité :
Que seuls les individus suivants soient autorisés à recevoir les documents du comité : les membres du comité; le greffier; le sous-greffier, les Services législatifs; le dirigeant principal des services corporatifs et greffier du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; le légiste et conseiller parlementaire; le secrétaire de séance du comité, incluant les documents classés comme étant réservés aux sénateurs.
Que, à l’exception des documents classés comme étant réservés aux sénateurs, seuls les individus suivants soient autorisés à recevoir les documents du comité;
Deux membres du personnel de chacune des deux institutions suivantes : Président du Sénat; représentant du gouvernement au Sénat; chef de l’opposition; et leaders de tous les partis et groupes parlementaires reconnus;
Un membre du personnel par membre du comité;
Deux représentants du Secrétariat du CIBA;
Un membre du personnel par chef de secteur et du Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
Le dirigeant principal des finances;
Le conseiller en relation avec les médias et en gestion des enjeux;
Les interprètes; et
Les sténographes.
Le sénateur Quinn : Existe-t-il des antécédents concernant l’accès d’un seul membre du personnel? Je sais que dans mon bureau, c’est un problème, et je pensais juste soulever la question.
Mme Anwar : Il s’agit d’une motion de routine, car le comité CIBA l’a adoptée au cours des deux ou trois dernières sessions, je crois. Il s’agit simplement d’imposer des limites, car une grande partie de la documentation reçue par cette commission est de nature sensible ou doit rester confidentielle, et il s’agit donc vraiment de contrôler les documents.
Le sénateur Quinn : Comme je l’ai dit, il s’agit du contrôle des documents, mais y a-t-il une raison substantielle pour laquelle, sur deux membres du personnel de haut niveau, un seul des deux puisse y avoir accès? Ne s’agit-il pas d’un pouvoir discrétionnaire?
Mme Anwar : De quel membre du personnel parle-t-on?
Le sénateur Quinn : Non. J’ai deux cadres supérieurs. Cela me pose parfois des problèmes parce que l’un d’entre eux, qui a accès aux documents, n’est pas toujours présent. J’obtiens toujours mes documents, mais je préférerais avoir la possibilité de le faire ouvertement.
Mme Anwar : Il s’agit d’une décision qui revient au comité.
Le sénateur Quinn : Oui, je comprends, et c’est pourquoi...
Mme Anwar : Je suppose que la question se pose si chaque membre du comité exige l’aide de deux collaborateurs, nous parlons dans ce cas de 30 collaborateurs qui auraient accès à des documents de nature potentiellement délicate. Mais c’est aux sénateurs de décider.
Le sénateur Quinn : Pour les documents classés très secrets, je peux comprendre.
La présidente : Est-ce que cela répond à votre question?
Le sénateur Quinn : Oui. Est-ce que quelqu’un d’autre a ce problème, ou est-ce que tout le monde est à l’aise avec un seul? Très bien, nous pouvons donc continuer avec notre ordre du jour.
La présidente : Sénateur Quinn, souhaitez-vous présenter cette motion? Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : Adoptée.
[Français]
La motion no 11 porte sur la distribution des documents du comité aux non-membres et dit ce qui suit :
Que les documents du comité soient distribués aux non‑membres lorsqu’ils entrent dans la salle de comité;
Que les non-membres soient informés de la confidentialité des documents du comité.
Puis-je avoir quelqu’un pour proposer cette motion? Sénatrice Henkel, merci.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : Je déclare la motion adoptée.
La motion no 12 porte sur la confidentialité des documents du comité :
Que les documents ci-dessous, distribués lors de la portion publique d’une réunion, reçoivent les cotes de divulgation suivantes :
1. Confidentiel jusqu’à 1 heure avant le début de la réunion :
Ordre du jour public
2. Confidentiel jusqu’à ce que le point soit abordé :
Présentations des témoins externes
3. Confidentiel jusqu’à l’adoption par le comité :
Procès-verbaux de la portion publique d’une réunion
4. Confidentiel jusqu’à la proposition, le dépôt ou la présentation par le comité :
Motions
Rapports de sous-comités et groupe de travail lorsque le rapport ne sera pas déposé ou présenté au Sénat par le comité;
5. Confidentiel jusqu’au dépôt ou à la présentation au Sénat : Rapports du comité (incluant les rapports des sous-comités adoptés par le comité, et déposés ou présentés au Sénat);
Que tout autre document distribué dans le cadre de la portion publique d’une réunion soit considéré confidentiel, à moins d’avis contraire du comité;
Que tous les documents liés aux délibérations à huis clos des réunions soient considérés confidentiels, à moins d’avis contraire du comité;
Que la nature de la confidentialité soit visible sur chaque document avant qu’ils ne soient distribués aux membres.
Quelqu’un peut-il proposer la motion?
Le sénateur Carignan : Je la propose.
La présidente : Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : Je déclare la motion adoptée.
[Traduction]
Je ne devrais pas utiliser cette expression, mais quoi qu’il en soit, il y a beaucoup de charabia ici à propos des documents et de la sensibilité des documents.
Autres questions. Créneau horaire prévu pour les réunions régulières. Il s’agit d’une information. Il s’agit du jeudi matin, de 8 à 10 heures.
Passons maintenant aux points liés aux sous-comités.
Vous avez tous une copie de ce document. Je peux tout lire. Il s’agit simplement d’une question pour les sous-commissions. Voulez-vous que je la passe en revue? Je peux le faire. Je commencerai et vous me direz quand vous en aurez assez. Il y en a quelques-uns que nous devons lire.
1. Motions générales, applicables aux sous-comités du CIBA.
Que soit conféré à ses sous-comités le pouvoir du comité, conformément à l’article 12-9(2) du Règlement, d’exiger la comparution de témoins et la production de documents et d’ordonner la publication de ses délibérations;
Que soit conféré à ses sous-comités le pouvoir du comité, conformément à l’article 14-7(2) du Règlement, d’autoriser les médias électroniques à diffuser ses séances publiques;
Que soit conféré à ses sous-comités le pouvoir du comité, conformément à l’article 12-24 du Règlement et aux lignes directrices du Sénat relatives aux dépenses des témoins, de rembourser aux témoins leurs frais de déplacement et de séjour raisonnables; et
Que soit conféré aux sous-comités le pouvoir des leaders et des facilitateurs, conformément à l’article 12-5 du Règlement, d’effectuer le remplacement d’un membre d’un comité.
Que les membres des sous-comités soient nommés, y compris les sénateurs qui ne sont pas membres du CIBA, tel qu’autorisé par le Sénat le 4 juin 2025, suite aux consultations habituelles, par avis déposé auprès du greffier du Sénat.
Est-ce que quelqu’un peut proposer la motion, s’il vous plaît?
Le sénateur Carignan : J’en fais la proposition.
La présidente : Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : Adoptée.
[Français]
Nous en sommes à la motion portant sur la création du Sous‑comité du budget et des dépenses du Sénat et des budgets de comités :
Que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit créé et autorisé à étudier et faire rapport sur des questions financières incluant :
tout budget proposé, en tenant compte de la nécessité pour le Sénat et son administration de faire preuve d’une gestion responsable des fonds publics alloués à l’institution;
les politiques du Sénat renvoyées par le comité;
les budgets des comités et toute recommandation sur la répartition et l’octroi des fonds;
Que les membres du sous-comité soient nommés, suite aux consultations d’usage, par moyen d’un avis remis à la greffière du Sénat, selon le processus conformément à l’article 12-5 du Règlement.
Que le sous-comité soit tenu de faire rapport au comité de temps à autre.
Pourrais-je avoir un sénateur pour proposer cette motion? Merci, sénateur Quinn.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Je déclare la motion adoptée.
[Traduction]
3. Mise en place du Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme.
Que le Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme soit établi, et qu’il soit autorisé à :
superviser, en coordination avec l’Administration du Sénat, « toutes les étapes, tous les processus et toutes les décisions » (à l’exception des questions relevant de l’autorité du Président) liés au programme de travail de la VPLT de la Cité parlementaire; et
examiner les moyens les plus efficaces de veiller à ce que les exigences du Sénat en matière de patrimoine et de milieu de travail soient respectées pendant la réhabilitation de tous les édifices qu’il occupera éventuellement, sans compromettre l’intégrité de la sécurité.
Que, pour plus de certitude, toutes les questions relevant de l’autorité du Président du Sénat leur soient renvoyées;
Que les membres du sous-comité soient nommés, après les consultations habituelles, par avis déposé auprès du greffier du Sénat suivant la procédure prévue à l’article 12-5 du Règlement du Sénat; et
Que le sous-comité soit tenu de faire rapport au comité de temps à autre.
Est-ce que quelqu’un veut proposer la motion?
La sénatrice Osler : J’en fais la proposition.
La présidente : Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : Adoptée.
[Français]
La prochaine motion porte sur le Sous-comité sur les ressources humaines :
Que le Sous-comité sur les ressources humaines soit créé et autorisé à étudier et à faire rapport sur des questions concernant les ressources humaines du Sénat, incluant :
L’harmonisation des conditions de travail et des avantages sociaux des employés du Sénat, qu’ils travaillent pour l’administration, un sénateur ou un agent supérieur du Sénat;
La prévention et la résolution du harcèlement en milieu de travail;
Les mandats en lien avec les négociations de conventions collectives avec les syndicats représentant les employés du Sénat;
Les options permettant d’aborder les questions de conciliation travail et vie personnelle;
La révision des politiques du Sénat renvoyées par le comité;
Les questions de diversité au sein de l’effectif du Sénat.
Que les membres du sous-comité soient nommés, suite aux consultations d’usage, par moyen d’un avis remis à la greffière du Sénat, selon le processus conformément à l’article 12-5 du Règlement.
Que le sous-comité soit tenu de faire rapport au comité de temps à autre.
Pourrais-je avoir un sénateur pour proposer cette motion?
Le sénateur Tannas propose —
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Je vois que les enjeux liés à la diversité ont désormais été intégrés aux ressources humaines du sous‑comité?
La présidente : Oui, c’est bien le cas.
La sénatrice Boyer : Cette décision a-t-elle été prise par les membres du CIBA?
La présidente : Cette décision a effectivement été prise par le CIBA il y a un certain temps, sénatrice. L’objectif était de réduire le nombre de sous-comités, mais nous allons continuer d’accorder une attention particulière aux enjeux de diversité au sein du comité.
La sénatrice Boyer : D’accord, je vous remercie.
La présidente : Avez-vous d’autres questions, chers collègues? Vous plaît-il d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : Adoptée.
5. Mise en place du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine
La motion se lit comme suit :
Que le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine soit créé et autorisé à exercer l’autorité déléguée afin d’agir au nom du CIBA dans les affaires concernant la Politique sur les biens patrimoniaux et les œuvres d’art;
Que le groupe de travail consultatif soit composé de quatre sénateurs travaillant en collégialité;
Que le groupe de travail consultatif soit autorisé à élire un président;
Que le groupe de travail consultatif soit tenu de soumettre un plan annuel pour l’achat, la disposition, la réparation et la restauration des biens patrimoniaux et des œuvres d’art ainsi que des prévisions financières annuelles connexes au comité pour son approbation; et
Que le groupe de travail consultatif soit tenu de faire rapport de ses décisions et recommandations au comité sur une base trimestrielle.
Sénateur Francis, souhaitez-vous présenter cette motion? Plaît‑il aux honorables sénateurs d’adopter la motion? Adoptée.
Avons-nous un autre point à l’ordre du jour avant de clore la réunion d’aujourd’hui? Si ce n’est pas le cas, je remercie chacun d’entre vous d’être resté un peu plus tard afin de faire adopter plusieurs motions. Je vous souhaite un bon week-end. Passez de bons moments avec vos familles. Merci à tous ceux et celles qui ont contribué à la réalisation de nos travaux.
(La séance est levée.)