LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 19 juin 2025
(3)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration se réunit aujourd'hui, à 18 h, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, pour tenir sa séance d'organisation, conformément à l’article 12-13 du Règlement.
Membres du comité présent : les honorables sénateurs Boehm, Boyer, Carignan, c.p., Francis, Henkel, Moncion, Osler, Quinn, et Tannas (9).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénatrices Mohamed et Youance (2).
Participent à la réunion : Shaila Anwar, greffière du Sénat et greffière des parlements; Marie-Ève Belzile, greffière adjointe et directrice, Comités; Catherine Beaudoin, légiste intérimaire et conseiller parlementaire; et autres employés de soutien.
La greffière intérimaire du comité procède à l'élection à la présidence.
CIBA/2025-06-19/024(P) — Élection de la présidence
L’honorable sénateur Boehm propose que l’honorable sénatrice Moncion soit élue présidente de ce comité.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
La présidente fait une déclaration.
CIBA/2025-06-19/025(P) — Élection de la vice-présidence
Conformément à la motion adoptée par le Sénat le 17 juin 2025, l’honorable sénateur Quinn propose que l’honorable sénateur Carignan, c.p., soit élu vice-président du comité.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/026(P) — Élection à la vice-présidence
Conformément à la motion adoptée par le Sénat le 17 juin 2025, l’honorable sénateur Francis propose que l’honorable sénatrice Henkel soit élue vice-présidente du comité.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/027(P) — Élection à la vice-présidence
Conformément à la motion adoptée par le Sénat le 17 juin 2025, l’honorable sénateur Tannas propose que l’honorable sénateur Quinn soit élu vice-président du comité.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/028(P) — Sous-comité du programme et de la procédure
L’honorable sénatrice Osler propose :
Que le Sous-comité du programme et de la procédure soit composé de la présidente et des trois vice-présidents;
Que le sous-comité soit autorisé à prendre des décisions au nom du comité relativement au programme, à inviter des témoins et à établir l’horaire des audiences;
Que, si le comité ne peut se réunir, le sous-comité soit autorisé à étudier et à résoudre les questions administratives immédiates et qu’il fasse rapport de ses décisions à la réunion suivante;
Que le sous-comité soit autorisé à étudier et à faire rapport sur des questions liées aux communications du Sénat et à fournir des conseils sur la stratégie de communication du Sénat et son implantation, incluant les approches de communication utilisées pour promouvoir le rôle et le travail du Sénat et des sénateurs.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/029(P) — Publication des délibérations du comité
L’honorable sénateur Carignan, c.p., propose que le comité fasse publier ses délibérations.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/030(P) — Autorisation d'engager des fonds et d'approuver les comptes à payer
L’honorable sénatrice Henkel propose :
Que, conformément à l’article 6(1), chapitre 3:05 du Règlement administratif du Sénat, l’autorisation d’engager des fonds du comité soit conférée individuellement au président (à la présidente), aux vice-présidents et au greffier (à la greffière) du comité;
Que, conformément à l’article 7(1), chapitre 3:05 du Règlement administratif du Sénat, l’autorisation d’approuver les comptes à payer au nom du comité soit conférée individuellement au président (à la présidente), aux vice-présidents et au greffier (à la greffière) du comité; et
Que, nonobstant ce qui précède, dans les cas relatifs aux services de consultants et de personnel, l’autorisation d’engager des fonds et d’approuver les comptes à payer soit conférée conjointement au président (à la présidente) et aux vice-présidents.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/031(P) — Dépenses des témoins
L’honorable sénatrice Boyer propose que, conformément aux lignes directrices du Sénat régissant les frais engagés par des témoins, le comité puisse rembourser les dépenses raisonnables liées à la comparution d’un témoin par organisme qui en fait la demande, mais que la présidence soit autorisée à approuver le remboursement des dépenses d’un deuxième témoin du même organisme dans des circonstances exceptionnelles.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/032(P) — Télédiffusion
L’honorable sénateur Quinn propose que le Sous-comité du programme et de la procédure soit autorisé, à sa discrétion, à permettre la diffusion des délibérations publiques du comité par les médias d'information électroniques, de manière à déranger le moins possible ses travaux.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/033(P) — Transcriptions des délibérations à huis clos ou enregistrés
L’honorable sénatrice Henkel propose que le Comité demande la transcription ou l’enregistrement de la portion à huis clos des réunions et qu’une copie confidentielle soit conservée par la greffière du comité.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/034(P) — Présence du personnel de soutien de l’administration du Sénat lors des délibérations à huis clos
L’honorable sénatrice Osler propose que, sauf si le comité en décide autrement, le personnel de support suivant soit autorisé à assister aux délibérations à huis clos du comité :
- La greffière du Sénat; le sous-greffier, Services législatifs; la dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; et le légiste et conseiller parlementaire;
- Le secrétaire de séance;
- Deux représentants du Secrétariat de la régie interne;
- Un représentant du Bureau de la présidente du Sénat;
- Un représentant du bureau de la greffière du Sénat et greffière des parlements;
- Un représentant le Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
- La conseillère en relation avec les médias et en gestion des enjeux;
- Les interprètes;
- Les sténographes;
- Le personnel de soutien technique;
- Un membre du personnel par membre du comité présent à la réunion.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/035(P) — Distribution des documents de comité
L’honorable sénateur Quinn propose :
Que, les membres du comité, de la greffière du Sénat, du sous-greffier, Services législatifs, de la dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, du légiste et conseiller parlementaire, et de la secrétaire de séance, soient autorisés à recevoir les documents du comité, y compris ceux qui sont classifiés comme étant réservés aux sénateurs;
Que, à l'exception des documents classés comme étant réservés aux sénateurs, les individus suivants soient également autorisés à recevoir les documents du comité;
- Deux membres du personnel pour chaque bureau suivant: le président du Sénat, le représentant du gouvernement au Sénat, le leader de l’opposition et les leaders de tout parti ou groupe parlementaire;
- Un membre du personnel par membre du comité;
- Deux représentants du Secrétariat de la régie interne;
- Un membre du personnel des Chefs de secteurs et du légiste et conseiller parlementaire;
- Le dirigeant principal des finances;
- La conseillère en gestion des enjeux et relations avec les médias;
- Les interprètes;
- Les sténographes.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/036(P) — Distribution des documents du comité aux non-membres
L’honorable sénatrice Henkel propose :
Que les documents du comité soient distribués aux non-membres lorsqu’ils entrent dans la salle de comité;
Que les non-membres soient informés de la confidentialité des documents du comité.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/037(P) — Confidentialité des documents de comité
L’honorable sénateur Carignan, c.p., propose :
Que les documents ci-dessous, distribués lors de la portion publique d’une réunion, reçoivent les cotes de divulgation suivantes:
1. Confidentiel jusqu’à 1 heure avant le début de la réunion:
- Ordre du jour public
2. Confidentiel jusqu’à ce que le point soit abordé:
- Présentations des témoins externes
3. Confidentiel jusqu’à l’adoption par le comité:
- Procès-verbaux de la portion publique d’une réunion
4. Confidentiel jusqu’à la proposition, le dépôt ou la présentation par le comité:
- Motions
- Rapports de sous-comités et groupe de travail lorsque le rapport ne sera pas déposé ou présenté au Sénat par le comité;
5. Confidentiel jusqu’au dépôt ou à la présentation au Sénat:
- Rapports du comité (incluant les rapports des sous-comités adoptés par le comité, et déposés ou présentés au Sénat);
Que tout autre document distribué dans le cadre de la portion publique d’une réunion soit considéré confidentiel, à moins d’avis contraire du comité;
Que tous les documents liés aux délibérations à huis clos des réunions soient considérés confidentiels, à moins d’avis contraire du comité;
Que la nature de la confidentialité soit visible sur chaque document avant qu'ils ne soient distribués aux membres.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/038(P) — Motions générales — Applicables aux sous-comités de CIBA
L’honorable sénateur Carignan, c.p., propose :
Que, conformément au paragraphe 12-9(2), l’autorité du comité d’exiger la comparution de témoins et la production de documents, lorsque nécessaire, ainsi que la publication de documents et de témoignages soit conférée à ses sous-comités;
Que, conformément au paragraphe 14-7(2), l’autorité du comité à permettre aux médias électroniques à diffuser ses séances publiques soit conférée à ses sous-comités;
Que, conformément à l’article 12-24 et aux lignes directrices du Sénat pour les dépenses de témoins, l’autorité du comité à rembourser les frais de déplacement et de séjour des témoins soit conférée à ses sous-comités;
Que, conformément à l’article 12-5, l’autorité des leaders et facilitateurs de modifier la composition des comités soit conférée à ses sous-comités.
Que, conformément à l’ordre du Sénat du 4 juin 2025, les membres des sous-comités soient nommés, y compris les sénateurs qui ne sont pas membres du CIBA, après les consultations d'usage, par moyen d’un avis remis à la greffière du Sénat.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/039(P) — Création du Sous-comité du budget et des dépenses du Sénat et des budgets de comités
L’honorable sénateur Quinn propose :
Que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit créé et autorisé à étudier et faire rapport sur des questions financières incluant :
tout budget proposé, en tenant compte de la nécessité pour le Sénat et son administration de faire preuve d’une gestion responsable des fonds publics alloués à l’institution;
les politiques du Sénat renvoyées par le comité;
les budgets des comités et toute recommandation sur la répartition et l’octroi des fonds;
Que les membres du sous-comité soient nommés, suite aux consultations d’usage, par moyen d’un avis remis à la greffière du Sénat, selon le processus conformément à l’article 12-5 du Règlement.
Que le sous-comité soit tenu de faire rapport au comité de temps à autre.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/040(P) — Création du Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme (VPLT)
L’honorable sénatrice Osler propose :
Que le Sous-comité de la Vision et du Plan à long terme soit créé et autorisé à :
superviser, en collaboration avec l’administration du Sénat, toutes les étapes, processus et décisions (à l’exception des questions relevant de l’autorité du Président du Sénat) liés au programme de travail de vision et plan à long terme de la Cité parlementaire;
examiner les meilleurs moyens d’assurer que la réhabilitation de l’édifice du Centre, de l’édifice de l’Est et de tous les autres édifices qui seront occupés par le Sénat respecte le patrimoine et le meilleur intérêt du Sénat, sans compromettre l’intégrité de la sécurité;
Que, par souci de clarté, toutes les questions relevant de l’autorité de la Présidente du Sénat lui soient renvoyées;
Que les membres du sous-comité soient nommés, suite aux consultations d’usage, par moyen d’un avis remis à la greffière du Sénat, selon le processus conformément à l’article 12-5 du Règlement.
Que le sous-comité soit tenu de faire rapport au comité de temps à autre.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/041(P) — Création du Sous-comité sur les ressources humaines
L’honorable sénateur Tannas propose :
Que le Sous-comité sur les ressources humaines soit créé et autorisé à étudier et à faire rapport sur des questions concernant les ressources humaines du Sénat, incluant :
l’harmonisation des conditions de travail et des avantages sociaux des employés du Sénat, qu’ils travaillent pour l’administration, un sénateur ou un agent supérieur du Sénat;
la prévention et la résolution du harcèlement en milieu de travail;
les mandats en lien avec les négociations de conventions collectives avec les syndicats représentant les employés du Sénat;
les options permettant d’aborder les questions de conciliation travail et vie personnelle;
la révision des politiques du Sénat renvoyées par le comité;
les questions de diversité au sein de l’effectif du Sénat.
Que les membres du sous-comité soient nommés, suite aux consultations d’usage, par moyen d’un avis remis à la greffière du Sénat, selon le processus conformément à l’article 12-5 du Règlement.
Que le sous-comité soit tenu de faire rapport au comité de temps à autre.
Après débat, la question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-06-19/042(P) — Création du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine
L’honorable sénateur Francis propose :
Que le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine soit créé et autorisé afin d’agir au nom du comité dans les affaires concernant la Politique sur les biens patrimoniaux et les œuvres d’art;
Que le groupe de travail consultatif soit composé de 4 sénateurs travaillant en collégialité;
Que le groupe de travail consultatif soit autorisé à élire un président;
Que le groupe de travail consultatif soit tenu de soumettre un plan annuel pour l’achat, la disposition, la réparation et la restauration des biens patrimoniaux et des œuvres d’art ainsi que des prévisions financières annuelles connexes au comité pour son approbation;
Que le groupe de travail consultatif soit tenu de faire rapport de ses décisions et recommandations au comité sur une base annuelle.
La question, mise aux voix, est adoptée.
À 18 h 21, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La greffière intérimaire du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Shaila Anwar
La secrétaire de séance,
Keli Hogan