LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 2 octobre 2025
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 heures (HE), conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour à tous. Je m’appelle Lucie Moncion, je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
[Traduction]
Avant de commencer, pour favoriser le bon déroulement des travaux du comité, voici quelques consignes que les participants doivent respecter pour éviter les retours de son. Consultez les affichettes sur la table pour prendre connaissance des directives sur la prévention des incidents acoustiques. Ne placez pas votre oreillette à proximité du microphone. Ne touchez pas à votre microphone. L’activation et la désactivation sont effectuées par le pupitreur. Évitez de manipuler votre oreillette lorsque le microphone est activé. Les oreillettes doivent être placées soit dans l’oreille, soit sur la pastille associée à chaque siège. Merci à tous de votre collaboration.
Je tiens à reconnaître que nous nous réunissons dans le territoire traditionnel, ancestral et non cédé de la nation algonquine anishinabe, où vivent aujourd’hui de nombreux autres peuples des Premières Nations, des Métis et des Inuits de l’île de la Tortue.
Je vais tout d’abord demander à mes collègues autour de la table de se présenter.
[Français]
Le sénateur Dalphond : Pierre Dalphond, du Québec.
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, de l’Ontario.
La sénatrice Ross : Krista Ross, du Nouveau-Brunswick.
Le sénateur Boehm : Peter Boehm, de l’Ontario.
[Français]
Le sénateur Forest : Bonjour. Éric Forest, de la division du Golfe, au Québec.
La sénatrice Oudar : Manuelle Oudar, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
Le sénateur K. Wells : Kristopher Wells, de l’Alberta et du territoire visé par le Traité no 6.
Le sénateur Francis : Brian Francis, d’Epekwitk, à l’Île-du-Prince-Édouard.
Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick.
La sénatrice Henkel : Danièle Henkel, du Québec.
Le sénateur Smith : Larry Smith, de Sorel, au Québec.
Le sénateur Housakos : Leo Housakos, au Québec.
La sénatrice Osler : Flordeliz (Gigi) Osler, du Manitoba.
Le sénateur Al Zaibak : Mohammad Al Zaibak, de l’Ontario.
[Français]
Le sénateur Moreau : Pierre Moreau, division des Laurentides, au Québec.
[Traduction]
La présidente : J’aimerais également souhaiter la bienvenue aux personnes qui suivent nos délibérations partout au pays.
Chers collègues, avant de commencer, je voudrais souhaiter officiellement la bienvenue à notre nouvelle légiste et conseillère parlementaire, Mme Julie Wellington. Bienvenue, madame Wellington. Nous avons hâte de travailler avec vous.
Sénateurs, la greffière du Sénat ne pourra pas se joindre à nous ce matin, car elle voyage avec la Présidente. Les sénateurs ont-ils une objection à ce que la Présidente écoute la réunion sur Zoom? Merci, chers collègues.
Le premier point au programme aujourd’hui est la composition du Sous-comité du programme et de la procédure du comité CIBA. Comme vous le savez, sénateurs, étant donné le départ du sénateur Carignan, un poste vacant à la vice-présidence. Je demanderais donc à quelqu’un de proposer la motion suivante :
Que l’honorable sénateur Michael MacDonald soit élu vice‑président du comité.
Le sénateur Smith : Je propose la motion.
La présidente : Merci. Le sénateur Smith propose que l’honorable sénateur Michael Douglas soit élu vice-président du comité. Vous plaît-il, honorables sénateurs et députés, d’adopter cette motion?
Des voix : D’accord.
Le sénateur MacDonald : Je ne sais pas qui est Michael Douglas.
La présidente : Je voulais dire MacDonald. Je suis désolée. Je connais Michael Douglas. C’est un acteur. Je ne pense pas que vous gagnez le même salaire. Désolée, chers collègues.
Très bien. Sénateur MacDonald-Douglas, bienvenue au comité.
[Français]
Je profite aussi de l’occasion qui m’est donnée pour le remercier et mentionner que ce fut un plaisir de travailler avec le sénateur Carignan. Son expérience et sa mémoire institutionnelle ont été d’une grande utilité aux membres du comité directeur.
Le prochain article à notre agenda public est l’agenda consenti pour approbation. À titre de rappel, les points à l’agenda consenti ne sont pas controversés, mais nécessitent notre approbation. Pour ces éléments, une note d’information, un formulaire ou un autre document d’appui est soumis d’avance, mais aucune présentation n’est requise.
Pour la réunion d’aujourd’hui, nous avons à l’agenda consenti les documents suivants : le procès-verbal du 19 juin 2025, soit la partie publique et à huis clos, ainsi que la réunion d’organisation du comité.
En ce qui concerne le Conseil interparlementaire mixte, nous devons choisir les personnes qui occuperont les postes à ce comité. Il a été proposé que le sénateur Downe, la sénatrice Saint-Germain, la sénatrice Henkel et le sénateur MacDonald soient nommés au comité des affaires interparlementaires, au Conseil interparlementaire mixte, et que la sénatrice Saint-Germain soit nommée coprésidente du comité. Cela fait partie de l’agenda consenti ce matin; si vous êtes à l’aise avec ce qui est présenté, j’aimerais entendre une proposition pour adopter les éléments qui figurent à l’agenda consenti.
Le sénateur Housakos : Je propose la motion.
La présidente : Le sénateur Housakos propose la motion. Y a-t-il des questions ou commentaires? Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée. Le deuxième article à l’ordre du jour concerne le rapport du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration portant sur une demande d’accès à l’information. Ce document cherche à préciser la marche à suivre pour répondre aux avis à un tiers, conformément à la Loi sur l’accès à l’information.
Honorables sénateurs, vous vous souviendrez peut-être que ce rapport avait été présenté au Sénat au cours de la dernière législature, mais qu’il est mort au Feuilleton à la dissolution du Parlement. Étant donné que ce point avait été adopté par le comité précédent, à moins qu’il y ait des questions, nous pourrons l’adopter afin qu’il puisse de nouveau être présenté au Sénat pour approbation. Je précise qu’aucune modification n’a été faite à ce rapport.
Avez-vous des questions ou des commentaires au sujet de ce rapport? Est-il convenu que je présente ce rapport à la Chambre la semaine prochaine?
Des voix : Oui.
La présidente : Je déclare la motion adoptée.
L’article no 3 concerne le personnel des sénateurs et nous en discuterons à huis clos plus tard ce matin. Si cela vous convient, nous allons tout de suite passer à l’article no 8, qui touche les dépenses du Sénat.
[Traduction]
Nous tiendrons notre discussion sur l’évaluation des dépenses du Sénat. Notre principal objectif aujourd’hui est de discuter de l’évolution des dépenses du Sénat en vue de fournir des directives au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets des comités. Mme Isabelle Ricard et Mme Nathalie Charpentier se joignent à nous comme témoins.
[Français]
Bonjour, Isabelle et Nathalie.
[Traduction]
Bienvenue. Je crois que c’est votre première réunion avec nous depuis votre arrivée au Sénat. Nous sommes ravis de vous avoir avec nous, et nous avons hâte de travailler avec vous.
Ce matin, Pascale Legault s’occupera de la présentation, qui sera suivie d’une période de questions.
Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs, Bureau de la dirigeante principale des services corporatifs et greffière du comité CIBA, Sénat du Canada : Bonjour, mesdames et messieurs les sénateurs. À la demande de votre comité directeur, je vais vous présenter des informations factuelles sur la situation du Sénat afin d’éclairer votre discussion sur une lettre envoyée par le sénateur Downe concernant l’examen exhaustif des dépenses publiques.
Comme vous le savez, compte tenu du contexte économique actuel, le gouvernement s’est engagé à réaliser des économies de 7,5 % pour 2026-2027, de 10 % pour 2027-2028 et de 15 % pour 2028-2029. Les institutions parlementaires ne sont pas directement tenues d’atteindre une réduction déterminée, mais le sénateur Downe a demandé au comité CIBA d’examiner la question.
Premièrement, il est important de regarder la croissance au cours des 10 dernières années. La diapositive 6 de la section 8 des documents d’aujourd’hui illustre que les dépenses de la fonction publique ont augmenté de 105 % depuis 2014-2015, tandis que celles des autres institutions parlementaires ont augmenté de 47 à 51 %. La croissance des dépenses du Sénat au cours de la même période a été de 38 %, et ce chiffre ne peut être pris isolément. Afin de comprendre la croissance réelle, nous devons tenir compte du taux d’inflation pendant la même période. Puisque l’inflation a été de 29 %, cela signifie que la croissance réelle des dépenses du Sénat a été de 9 % sur cette période de 10 ans.
Il faut se demander ensuite à quoi a servi cette augmentation et qui l’a approuvée. Les réponses à ces questions se trouvent à la diapositive 7. En gros, l’augmentation du budget du Sénat a servi à huit initiatives clés qui ont été partiellement compensées par le transfert budgétaire découlant de la création du Service de protection parlementaire. Les principaux éléments sont l’augmentation des budgets des caucus et des groupes, l’investissement dans l’infrastructure et les systèmes informatiques, y compris le nouveau système de divulgation publique, la réorganisation des services des ressources humaines et des communications, les services de radiodiffusion et de ParlVU, le déménagement dans le nouvel édifice du Sénat du Canada et la création du Comité d’audit et de surveillance.
De nouveaux sénateurs se demandent peut-être pourquoi avoir déménagé dans l’édifice du Sénat du Canada si cela entraînait une augmentation des coûts annuels de 900 000 $, mais il —
La présidente : Neuf millions de dollars?
Mme Legault : Non, 900 000 $. Il s’agissait d’une décision réfléchie, car elle permettait de réaliser des économies supplémentaires par rapport au maintien dans l’édifice de l’Est.
Il est important de noter que tous ces investissements ont été approuvés par le sous-comité du budget et le comité CIBA, et que certaines de ces décisions ont également été soumises à l’ensemble du Sénat.
À la diapositive 8, nous vous présentons le ratio d’équivalents temps plein par parlementaire au Sénat et à l’autre endroit, car de nombreux services sont similaires et les attentes des clients sont souvent comparables. Avec 4,3 équivalents temps plein par sénateur, l’administration du Sénat est inférieure de 22 % au ratio de son homologue.
À la diapositive 9, vous verrez que les dépenses du Sénat respectent toujours les crédits approuvés, mais les mesures d’efficacité prises depuis 2022 ont entraîné une nette diminution de l’excédent annuel. Comme vous pouvez le constater, l’excédent des Affaires internationales et interparlementaires et de l’administration pour 2024-2025 se situe entre 1 et 2 %.
Avant d’aborder ces mesures d’efficacité, je voudrais vous donner un aperçu des besoins de financement estimés pour 2026-2027. La diapositive 10 indique que le montant s’élève à 6,1 millions de dollars, soit 4,4 % du budget de 139,3 millions de dollars. Cela comprend environ 4,4 millions de dollars pour les obligations financières obligatoires telles que l’augmentation économique et l’inflation liées aux frais de déplacement.
À la diapositive 11, vous pouvez également voir que sur les 6,1 millions de dollars, 1,2 million est destiné à des initiatives déjà approuvées par le comité CIBA. Le montant concerne principalement l’évaluation de la sécurité des résidences et les investissements dans le réseau et le matériel audiovisuel. Enfin, 500 000 $ sont destinés à des initiatives qui seront présentées au sous-comité du budget.
À la diapositive 12, vous remarquerez que les sénateurs n’ont pas attendu les directives des agences centrales pour entreprendre un examen complet du budget. En effet, en décembre 2022, le comité CIBA a lancé un examen de l’efficacité. Il a mis en place un plafond de 449 équivalents temps plein, ce qui signifie que tout nouveau poste devait être pourvu à partir d’un poste vacant existant. Ce plafond est toujours en vigueur aujourd’hui, et l’administration continue de s’y conformer.
Parallèlement, un examen de l’efficacité de nombreuses initiatives a été réalisé. Chaque année, les économies reversées au Conseil du Trésor s’élèvent à 384 000 $, soit environ 4 millions de dollars sur 10 ans. De plus, au 31 mars 2025, l’administration a réalisé des économies pour les contribuables de 400 000 $ en frais d’occupation, grâce à une réduction de la superficie due au système de bureaux partagés et à la diminution de l’espace alloué par bureau pour quatre directions.
En résumé, le Sénat a fait preuve de diligence en approuvant un budget raisonnable au cours des 10 dernières années. L’augmentation réelle de seulement 9 % en témoigne. Cette augmentation n’est pas attribuable à un manque de rigueur financière. Elle a été soigneusement examinée par les sénateurs et approuvée pour répondre à des besoins opérationnels valables.
Enfin, le Sénat n’a pas attendu de demandes expresses pour limiter ses dépenses. Il a lancé son propre examen de l’efficacité en 2022 et a déjà plafonné le nombre d’équivalents temps plein et mis en œuvre plusieurs initiatives visant à générer des économies.
La diapositive 13 propose alors deux options à considérer : l’option A, maintenir le niveau de service actuel et poursuivre l’initiative d’efficacité en cours, ou l’option B, réduire certains niveaux de service ou certains budgets afin de participer davantage à l’exercice de réduction des dépenses.
À la suite de la discussion d’aujourd’hui, il sera important de fournir des orientations claires au sous-comité du budget afin de faciliter la préparation en temps voulu du budget du Sénat pour 2026-2027.
[Français]
La présidente : Merci, madame Legault.
Avez-vous des questions ou des commentaires?
[Traduction]
Le sénateur Quinn : Merci beaucoup de cet exposé. Nous pouvons comprendre ce qui a été fait par le passé, et comme vous l’avez dit, le Parlement n’est pas tenu de procéder à un examen des dépenses. Nous en sommes exemptés.
Cela dit, je pense qu’il serait négligent de notre part de ne pas procéder à un examen approfondi. Je sais, d’après mes discussions avec certains membres de notre administration, que les budgets sont en cours de préparation. Pour faire un travail rigoureux, je pense que nous devons prendre notre temps, examiner très attentivement tous les secteurs du Sénat et réfléchir sérieusement aux possibilités pour l’exercice financier suivant, soit 2026-2027. Si nous essayons de faire quelque chose pour le budget actuel, ce sera précipité et pas assez complet.
Je crois que l’idée de demander au sous-comité du budget d’examiner cette question est discutable, parce qu’il est toujours très occupé. J’estime qu’il faut un groupe distinct qui a le temps de se pencher sur la question et d’examiner attentivement les possibilités de réduction.
Je pense également que depuis mon arrivée au comité CIBA, l’un des points dont plusieurs collègues m’ont parlé est l’augmentation de la complexité et du nombre de processus au Sénat, ce qui m’amène à proposer d’examiner en détail comment nous pouvons être plus efficaces, tout en réduisant les coûts dans leur ensemble.
Il me semble que nous devons également veiller, dans le cadre de cet exercice, à ne pas perdre de vue que les sénateurs sont là pour faire leur travail. J’ai entendu des collègues dire qu’ils estimaient que nous ne disposions pas de toutes les ressources nécessaires pour bien faire notre travail. Est-ce que c’est vrai ou pas, je ne vais pas me prononcer là-dessus, mais c’est là la trame de fond.
Je nous encourage donc à réfléchir soigneusement à cette question et à procéder à un examen très approfondi, mené par un groupe de travail — je me porterais volontaire pour en faire partie — auquel participerait également la greffière, et à analyser avec soin chaque organisation et chaque tâche, afin de bien cerner où nous pensons pouvoir réaliser des économies et d’éviter l’approche typique des gouvernements de faire des coupes budgétaires généralisées. De telles coupes, même si elles permettent d’atteindre un objectif, ne fonctionnent pas, et cela a été démontré à maintes reprises.
[Français]
La sénatrice Oudar : Je souscris entièrement aux propos de mon collègue le sénateur Quinn sur ce qui a été déposé dans la lettre que nous avons reçue du sénateur Downe cet été. Il faut distinguer dans le document ce qui a trait à la rémunération, ce qui est incompressible, c’est-à-dire ce qui fait partie, par exemple, de l’équité salariale et de sommes que le Sénat doit verser à ses employés, de ce qui est peut-être compressible. Je vous amène directement à mon point sur les deux options A et B figurant à la page 13 du document.
Je pense qu’il faut se poser des questions sur le choix entre une option A, qui est de maintenir les niveaux de service, et une option B, qui est de réduire les niveaux de service. Je pense qu’on peut arriver à une option B en ne réduisant pas les niveaux de service, mais en examinant chacune de nos dépenses.
Je remonte à la diapositive 10. J’éprouve un certain malaise avec le libellé exprimé dans le premier picot où l’on mélange les augmentations salariales du personnel, ce à quoi je faisais référence. Par la suite, on indique qu’il y a une hausse prévue des frais de déplacement. J’aimerais qu’on m’explique de quoi il s’agit et si on ne pourrait pas, plutôt que d’envisager une baisse des niveaux de service, envisager une diminution du nombre d’équivalents temps plein. Ma question porte sur la hausse prévue des frais de déplacement. Quelle est-elle?
Je m’excuse de la question. C’est ma première réunion au Comité de la régie interne. D’ailleurs, merci de votre accueil. Je vous laisse la parole, madame Legault, pour atténuer mon inquiétude sur le premier picot de la page 10, à savoir si on ne pourrait pas regarder plutôt d’autres dépenses que les dépenses relatives au personnel et à sa rémunération.
Mme Legault : Merci pour la question, madame la sénatrice. Pour ce qui est des frais de déplacement, on n’anticipe pas d’augmentation des activités. Le montant que vous voyez inscrit au premier picot vise plutôt à refléter le coût de l’inflation anticipé par rapport aux frais de déplacement de l’année en cours. C’est la pratique passée d’utiliser l’indice des prix à la consommation. On l’applique simplement aux dépenses effectuées par le passé. Ce n’est pas une augmentation des activités, seulement l’augmentation des coûts anticipés qui est reflétée.
La sénatrice Oudar : Il vaudrait peut-être la peine de ventiler le montant de 4,4 millions et de séparer ce qui constitue des augmentations salariales de nos frais de déplacement. Je suis d’accord avec la création d’un comité. Je vous offre toute ma collaboration pour examiner chacun des points visant une plus grande efficience.
Le sénateur Forest : D’un point de vue historique, pour nos nouveaux collègues, quand on a décidé de déménager ici, à l’édifice du Sénat, cela représentait des économies de plusieurs millions de dollars. Le scénario qui nous était présenté était celui de réaménager la cour intérieure de l’édifice de l’Est et on voyait un écart assez important. À l’époque, on a donc décidé de déménager ici, ce qui a permis, sur les plans des opérations et de l’immobilisation, de réaliser des économies majeures de fonds publics.
Quant à la suggestion du sénateur Quinn, je suis bien d’accord. Il s’agit de s’assurer de ne pas créer de dédoublements. Pour ce qui est du mandat du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités et de la création d’un comité, il est clair que je souhaiterais y siéger. Toutefois, nous avons déjà assez de boulot. Il faudrait s’assurer de ne pas faire deux fois le même travail, sinon la mesure ne serait pas efficiente; cependant, je suis d’accord avec l’objectif.
Je tiens à souligner qu’au Sénat, si on enlève l’inflation, le taux est de 9 % d’augmentation sur 10 ans, ce qui représente moins de 1 %. Les mesures d’efficience que l’on a mises en place depuis quatre ou cinq ans portent leurs fruits. Si on compare le Sénat à la Chambre des communes, par exemple, où l’augmentation — de mémoire — se situe à 22 %, ou au gouvernement, où l’on voit une augmentation avec une explosion faramineuse de plus de 70 %, si l’on enlève l’inflation, nos chiffres sont positifs. Il faut tenir compte de ce fait et faire en sorte d’avoir une bonne analyse objective de l’ensemble des faits par rapport à ce qu’on s’est donné comme nouveaux services et obligations. Je pense particulièrement au service de sécurité pour l’ensemble des sénateurs à l’échelle du pays.
La sénatrice Saint-Germain : Merci pour la présentation très claire de notre greffière, Mme Legault. Je suis d’accord avec l’objectif proposé, et notamment avec une revue de programmes. J’aimerais toutefois souligner que nous n’en sommes pas encore là. Une vraie revue de programmes consiste à examiner les programmes un à un pour essayer de trouver des mesures d’efficience. Je ne blâme personne, mais je crois que l’objectif serait d’y arriver.
Cela dit, je ne suis pas d’accord avec la création d’un groupe spécial. D’abord, je crois que chaque groupe est représenté à notre Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités. C’est un groupe que je considère comme très professionnel. Ce sous-comité fait beaucoup de travail et on devrait continuer de cette façon. Je pense aussi que le Comité de l’audit et de la surveillance pourrait jouer un rôle sur ces questions, du moins en partie. Pour illustrer mon propos sur l’importance d’une revue de programmes, je vais donner quelques exemples.
En ce qui a trait à l’utilisation de ce que j’appellerai le programme de points de voyages, on peut se demander quels sont les critères pour voyager en classe affaires. Pourrait-on indiquer, en ce qui concerne la durée d’un vol — et je prends l’exemple du gouvernement du Québec —, que si l’on parle d’un vol de moins de six heures de vol, on ne voyage pas en classe affaires, à moins d’avoir une exception pour différentes raisons? On peut décider qu’il en est autrement quant au nombre d’heures, mais je crois qu’il y a là des économies à faire.
On parle d’un nouveau projet en matière de télédiffusion et d’améliorations qui vont se faire dans ce domaine. Est-ce que le moment est bien choisi, et en a-t-on les moyens? Voilà ce qu’est une revue de programmes. On pourra revenir à la formation linguistique, car c’est à l’ordre du jour. Peut-on faire autrement? Peut-on le faire à moindre coût? Peut-on resserrer les critères? Il y a beaucoup d’éléments que nous devrions identifier et nous pourrions être surpris des économies que nous pourrions réaliser, et ce, avec tout autant d’efficacité et à moindre coût pour les contribuables.
Je propose donc que l’on ne crée pas de comité spécial. Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités a déjà son mandat et le mandat du Comité de la régie interne est de gérer l’administration et les budgets. Nous avons aussi le Comité de l’audit et de la surveillance, qui est très compétent en la matière.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Merci de l’exposé, qui a été très instructif. J’ai deux questions concernant certains des chiffres dont on a discuté.
À la diapositive 7, on dit que l’augmentation nette est de 9,1 millions de dollars, ce qui correspond à 38 %, mais on enlève 5,8 millions de dollars parce qu’on enlève la sécurité parlementaire. Je pense que, pour être juste, il faut ajouter ce montant, et non le soustraire, car on compare le budget de 2015 qui comprend des dépenses de 5,8 millions de dollars, avec un autre qui ne les comprend pas, tout en prétendant que c’est comparable. Ce ne l’est pas. Je ne suis pas comptable, et je m’en remets à notre greffière, mais je pense que nous avons tout faux à cet égard. Vous pourriez peut-être y jeter un coup d’œil, et si c’est effectivement juste, alors très bien. Si ce n’est pas juste et que, pour que cela soit comparable, il faut ajouter le montant, nous devrions transmettre le bon pourcentage.
De même, en ce qui concerne le ratio du personnel de la Chambre des communes et celui du Sénat, nous savons que nous utilisons en fait un nombre important d’ETP de la Chambre des communes pour nos services. Pour être exacts et totalement transparents, nous devrions estimer le nombre d’employés de la Chambre des communes que nous utilisons, le déduire de leur ratio et l’ajouter au nôtre. Pour bien faire ce travail, il est important de connaître le montant exact des dépenses et son augmentation.
C’était mes commentaires. Merci.
Le sénateur Housakos : Pour répondre rapidement au dernier commentaire du sénateur Tannas, qui, à mon avis, est erroné, dans le passé — et vous avez raison à ce sujet, Sénateur —, nous avons utilisé les services et le personnel de la Chambre des communes pour diverses choses. Il s’agissait d’une demande automatique, et ils offraient ce service. Au cours des dernières années, je me suis rendu compte que nous payons pour cela. Ils nous facturent ces services.
Le sénateur Tannas : Je parle simplement du nombre d’ETP, c’est-à-dire du ratio d’employés à temps plein.
Le sénateur Housakos : Oui, mais je tiens également à souligner que, ces dernières années, la Chambre des communes a fait de l’argent pour bon nombre de ces services offerts au Sénat, alors il faut garder cela à l’esprit. Je pense que nous serions surpris du ratio réel si nous faisions le calcul.
Je tiens aussi à réitérer un point soulevé par la sénatrice Saint-Germain, à savoir que le Sénat dispose, à mon avis, de nombreux luxes dont les autres ne bénéficient pas, notamment la Chambre des communes et d’autres institutions parlementaires. Je suis d’accord avec la sénatrice Saint-Germain.
Par exemple, ce n’est pas un énorme sacrifice de passer de la classe affaires, en particulier pour les vols intérieurs, à la classe économique. Nous économiserions ainsi une petite fortune.
À un moment donné, nous devrons également revoir notre politique relative aux voyageurs désignés. C’est un privilège dont nous bénéficions tous, mais, très franchement, c’est un privilège que nulle autre institution ou organisation en dehors du Parlement ne possède au Canada. Elle engendre également des coûts énormes, car nous ne nous contentons pas d’amener nos voyageurs désignés de notre domicile jusqu’au Sénat, nous voyageons également avec eux à travers le pays.
Il s’agit là de quelques petites mesures et ajustements que nous pouvons apporter et qui permettraient au Sénat de réaliser d’énormes économies sans nuire au travail que nous sommes appelés à accomplir.
Je fais partie de ceux qui, pour reprendre les propos du sénateur Quinn, estiment que les budgets des sénateurs, c’est‑à‑dire les budgets de nos bureaux, ne sont tout simplement pas suffisants pour accomplir tout le travail qui nous incombe parfois, et que nous perdons de vue la raison pour laquelle nous avons été nommés ici. Je pense qu’il y a des endroits où nous pouvons réduire considérablement les dépenses et réaliser des économies, et je crois même qu’il y a des domaines où nous sommes actuellement inefficaces, où nous pouvons augmenter nos dépenses et vraiment atteindre cet objectif de 10 % que d’autres mentionnent. Nous verrons ce que prévoit le budget du 4 novembre. Il semble que le nouveau gouvernement souhaite être plus responsable sur le plan financier. Je pense que nous pouvons l’aider à atteindre cet objectif. Merci.
Le sénateur Boehm : C’est une discussion très intéressante, qui déclenche un peu un syndrome de stress post-traumatique provenant de ma carrière précédente.
J’ai l’impression que nous nous dirigeons vers une option C, une version modifiée des deux propositions que vous avez présentées, Madame Legault, et je pense que nous devons être prudents à cet égard.
Qu’il y ait un groupe de travail distinct ou que cela se fasse dans un groupe beaucoup plus large, il faut établir des priorités, et c’est difficile à faire pour n’importe quelle institution, car on peut établir des priorités, avoir une discussion générale et dire : « Attendez un instant, voilà mes priorités, parce que je me concentre sur une telle région, ou parce que c’est un thème qui m’intéresse, ou pour toute autre raison. » C’est ce qui s’est passé avec l’examen des programmes lancé par le gouvernement Chrétien dans les années 1990. J’ai un peu participé au processus. J’ai participé davantage au Plan d’action pour la réduction du déficit du gouvernement Harper en 2012, je crois. Il s’est également avéré difficile, car si on ne peut pas établir de priorités, on finit par vouloir une réduction de 10 % à tous les niveaux. On perd alors certains programmes qui sont très précieux.
Je suis d’accord avec le sénateur Housakos. Nous avons certains avantages et privilèges qui sont perçus comme des gratifications un peu partout au pays. Nous avons encore fait les manchettes en raison de quelque chose de ce genre, ce qui nuit à notre réputation institutionnelle et, en fait, à notre efficacité. Nous pouvons réaliser des gains grâce à un projet de loi ou lorsque nous envoyons des sénateurs sur le terrain pour traiter des questions nationales très importantes, mais nous perdons ces gains lorsqu’on a l’impression qu’on nous en donne trop.
Je ne voyage pas souvent dans tous les coins du pays. J’habite à Ottawa, mais je n’ai pas besoin de voyager en classe affaires pour aller à Calgary, à Halifax ou ailleurs. Je pense que c’est également un bon point de départ.
De plus, à l’avenir, nous devrions examiner comment les nouvelles technologies peuvent améliorer notre travail. Je pense évidemment à l’intelligence artificielle et à d’autres technologies.
Si nous jouons vraiment un rôle de second examinateur objectif, je pense que nous devons nous demander si nous devrions créer un autre groupe ou si cela peut être fait dans le cadre des structures actuelles, mais de façon sérieuse. Je conviens que nous ne pouvons pas le faire aujourd’hui ou demain, mais nous pouvons trouver des questions faciles à régler que nous pouvons ensuite évaluer et traiter.
Je vous remercie.
La sénatrice Boyer : Je tiens seulement à m’assurer que ces questions faciles à régler ne sont pas les questions autochtones, car d’après mon expérience, la première chose qu’on se dit dans ces cas-là, c’est qu’il n’est pas vraiment nécessaire de payer certaines choses aux aînés, par exemple. Je pense que c’est quelque chose qui... Toutes les personnes qui participeront à ce processus devront tenir compte de ce qu’on élimine et des personnes qui seront touchées. Il sera très important de veiller à ce que les Autochtones et les autres groupes de diversité soient avantagés plutôt que dépouillés. Je vous remercie.
La sénatrice Osler : J’aimerais revenir sur ce que mon collègue, le sénateur Boehm, disait au sujet du rapport coût-efficacité. Je pense que nous entendons beaucoup parler de réduction des coûts et de gains d’efficacité, et je ne veux pas présumer que les recommandations qui pourraient être formulées tiendront compte de l’efficacité sur le plan des coûts, de la valeur ajoutée et de l’augmentation de la productivité. Je voudrais donc m’assurer que nous gardons cela à l’esprit, quelle que soit l’option que nous choisissons.
[Français]
Le sénateur Moreau : Merci de m’avoir accueilli au comité; c’est mon premier passage ici. J’ai eu l’occasion d’examiner la présentation et je tiens à féliciter les gens qui l’ont préparée, car elle est non seulement très précise, mais aussi très éclairante, surtout sur un point très important. À l’heure actuelle, on est incité à être politiquement correct et à estimer que les budgets doivent être constamment réduits. Cet aspect de rectitude politique doit être éliminé lorsque nous examinons la situation sur un plan historique. En outre, il ne faut certainement pas sous-estimer les efforts qu’a faits le Sénat dans les 10 dernières années pour contrôler adéquatement ses dépenses.
Je veux souligner l’une des remarques du sénateur Quinn : nous avons une obligation constitutionnelle de faire notre travail et le Sénat, en toutes circonstances, doit avoir les moyens nécessaires pour satisfaire à ses obligations constitutionnelles. Cela dit, je suis d’accord avec le sénateur Boehm sur plusieurs points; d’abord, il faut éviter les coupes paramétriques de 10 % à travers l’ensemble des services, puisque ce qui peut sembler une bonne idée s’avère être une mauvaise idée dans tous les cas. J’ai vécu des expériences semblables dans d’autres administrations et je peux vous dire que les coupes paramétriques n’ont jamais été des décisions adéquates, en premier lieu parce qu’on blesse certains utilisateurs des services — lorsqu’on parle, par exemple, des services aux peuples autochtones ou des critères réservés aux personnes vulnérables, qui sont nos premiers clients ici au Sénat et qui sont des voix qui ne sont pas entendues —, les coupes paramétriques nuisent directement à ce genre de situation.
En ce qui a trait à ce que propose la sénatrice Saint-Germain sur la révision de programmes, je suis tout à fait en accord avec cela, car ce sont des fruits faciles à cueillir — je fais une traduction littérale de low-hanging fruit — et on pourrait penser à des éléments qui se retrouvent dans des budgets.
D’années en année, on reprend certains éléments budgétaires, sans égard au fait que les sommes prévues au budget sont utilisées ou non. Un tel examen, qui n’est pas un examen de programmes, serait ce que vous suggériez de faire, sénatrice Saint-Germain, soit de se demander si l’on doit voyager en classe affaires lorsqu’on fait un déplacement entre Québec et Ottawa. De toute façon, je pense que la classe affaires n’est pas admissible entre ces deux villes parce qu’elle n’existe pas dans l’avion, tout simplement, ou si elle existe, c’est par accident, et il faut établir des critères semblables.
Cependant, je pense qu’il faudrait examiner — et je n’ai rien vu à ce sujet dans la présentation de ce matin — s’il y a des éléments budgétaires qui sont répétitifs année après année et pour lesquels les dépenses sont constamment inférieures aux fonds prévus au budget.
Ce sont des éléments qui sont faciles à réviser, qui sont à notre portée et qui n’ont pas d’impact sur les services. Le sénateur Housakos parlait des budgets de fonctionnement des bureaux des sénateurs. À certains égards, ils pourraient être transférés d’un poste budgétaire sous-utilisé à un poste budgétaire surutilisé. À la fin de l’exercice, nous verrions s’il n’y a pas d’économie à retirer de cela.
En ce qui me concerne, je considère qu’on ne doit pas plier devant ce qui serait vu comme étant un effort demandé. Il faut plutôt aller vers un effort réaliste, compte tenu de la nécessité de remplir notre mandat de façon adéquate.
Quant à la création d’un comité spécifique pour faire cela, je ne suis pas certain qu’on en ait besoin, à moins que le sous‑comité estime qu’il est à ce point débordé qu’il ne peut pas faire ce travail. Je m’en remets à l’expertise des sénateurs qui ont plus d’années de service que moi pour savoir si le sous-comité est le lieu idéal. D’instinct, j’aurais tendance à dire que oui. Ces gens connaissent bien le fonctionnement et les budgets, ils font des exercices ponctuels ou plus largement consacrés à obtenir une efficacité dans les points de dépenses des budgets. J’aurais tendance à croire que créer un autre comité risque plutôt d’alourdir la tâche, alors que nous devons nous contraindre à faire le travail le plus efficacement et le plus rapidement possible.
La sénatrice Henkel : Je souhaite, comme tout le monde, remercier l’administration pour le travail qui a été fait et qui se fait de façon responsable. Il est vrai qu’il pourrait y avoir un examen des programmes. Je suis d’accord avec tout ce qui a été dit par mes collègues.
J’aimerais soulever un point important. Je me suis posé ces questions à quelques reprises : que fait un sénateur? Quel est notre rôle? Quelle est l’importance de ce que l’on fait aux yeux de la population?
Aujourd’hui, avec tout ce qui existe, avons-nous les moyens de nos ambitions? Il faudrait plutôt renverser les rôles et se demander ceci : disposons-nous des budgets alloués aux bureaux des sénateurs pour des compétences adéquates, pour être en mesure de livrer le travail que l’on fait? C’est l’une des questions que l’on doit se poser. Je conçois que la valeur des ressources humaines devrait être prioritaire. On doit bien payer nos employés pour qu’ils puissent nous aider à faire notre travail.
Ensuite, la révision des programmes ou des exceptions ou de ce qui aujourd’hui devrait être réévalué ou réanalysé, c’est la norme. Il est normal d’évaluer constamment les choses. Il n’y a rien de statique.
En ce moment, nous faisons face à des coupes globales dans ce pays pour les raisons que nous connaissons et qui sont des raisons économiques. Faire nous-mêmes des efforts? Absolument. Toutefois, il faudra aussi s’engager. Si c’est le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, si nous ne créons pas un autre groupe volontaire de sénateurs qui souhaitent aider à analyser différemment les choses, il serait important que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités nous donne des étapes, et qu’à chaque étape de ce qui a été accompli ou trouvé, nous puissions le partager avec le Comité de la régie interne pour les sénateurs et sénatrices se sentent inclus et qu’ils comprennent le processus qui est en marche.
[Traduction]
Le sénateur K. Wells : C’est une discussion très intéressante. Je tiens à répéter que si un examen est entrepris — je ne suis pas convaincu que c’est réellement nécessaire, compte tenu de ce que nous avons entendu de la part de l’Administration —, nous devons adopter une perspective axée sur l’équité. Il est facile de dire que nous devrions réduire les budgets des sénateurs lorsqu’on vient de l’Ontario et du Québec. Par contre, la situation est très différente lorsque l’on vient d’autres régions du Canada. Les frais de déplacement et d’hébergement, ainsi que le fait d’être loin de chez soi et de sa famille, représentent un fardeau énorme et un élément dont nous devons tenir compte. Je sais que ce travail exige beaucoup de nous et que c’est un privilège, mais il a également des répercussions sur la santé et le bien-être des personnes concernées, et il faut en tenir compte.
Si nous créons un comité, je suggère que ce soit un nouveau comité qui sera composé de personnes qui n’ont pas de préjugés perçus ou qui ne cherchent pas à réaliser des économies dans des domaines précis. Ce comité devrait être composé de sénateurs et sénatrices qui ont des expériences différentes, qui viennent de différentes régions du pays et qui ont des origines et des antécédents différents, car ils apporteront tous des perspectives différentes à ces travaux. Je suis un nouveau sénateur, et les nouveaux sénateurs avec lesquels j’ai discuté et moi-même sommes préoccupés par certaines politiques et certains budgets qui entravent le rôle et le travail que nous sommes appelés à accomplir ici. Je tiens à m’assurer que ces préoccupations soient pleinement prises en considération.
Je comprends que les expériences passées continuent d’influencer le point de vue de nombreux sénateurs autour de cette table, mais ce ne sont pas les seules expériences qui comptent ici. Nous sommes dans un Sénat renouvelé et moderne qui évolue vers une plus grande indépendance et une plus grande impartialité, et nous avons besoin des outils et des ressources appropriés pour pouvoir accomplir efficacement ce travail au nom des Canadiens. Je vous remercie.
[Français]
Le sénateur Forest : L’exemple du sénateur Moreau est pertinent. Il y a des postes où l’on ne dépense pas l’enveloppe prévue. Citons l’exemple des frais de subsistance. Peu importe notre lieu de résidence, les frais de subsistance sont les mêmes. C’est pour cela qu’on a un système de points. On a réduit le budget par rapport aux frais de subsistance en disant que dans la globalité, on ne le dépense jamais. Toutefois, on a créé des exceptions, parce que certains ou certaines vont dépasser le montant alloué. Il est clair qu’il y a des postes au plan global qui sont sous-utilisés, mais individuellement, la somme réservée ne suffit pas. Il y a un équilibre à atteindre dans cet exercice. On crée des cas d’espèce. On vient d’alourdir l’administration, car il faut que ce soit autorisé au cas par cas.
Il y a un autre élément que je trouve fort intéressant dans la discussion de ce matin. Devrait-on mandater le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités ou créer un autre comité? Normalement, on devrait mandater le sous‑comité. Si l’on multiplie les comités, on devra multiplier aussi les ressources en conséquence. La première chose à faire, quand on dit que l’on doit faire le ménage, c’est de faire le ménage dans notre propre cour.
En tant que sénateurs, avons-nous des avantages qui se comparent aux autres types d’élus et qui sont sous la gouverne de fonds publics? C’est peut-être la première chose que l’on devrait faire en ajustant les avantages que l’on a. L’exemple de la sénatrice Saint-Germain concernant les voyages en première classe est pertinent. Nous avons la possibilité de le faire, alors que d’autres élus, peu importe l’assemblée législative au Canada, ne l’ont pas. On a identifié des mesures d’efficience, par exemple en réduisant les coûts de la cafétéria. Il y a peut-être d’autres éléments sur lesquels on devrait se pencher aussi.
La sénatrice Saint-Germain : J’aimerais revenir au commentaire de notre collègue le sénateur Kristopher Wells. Je regarde autour de la table. Je vois des représentants de toutes les régions du pays. Je vois des femmes blanches, autochtones, noires. Je vois des hommes et des femmes. Je vois surtout des sénateurs qui comprennent bien le rôle du Sénat, qui sont conscients de la situation économique au Canada et qui, dans le cadre des travaux qui seraient peut-être faits par le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, sont tout aussi conscients qu’ils seront consultés. La proposition de la sénatrice Henkel est très pertinente : que l’ensemble des membres du comité soit informé des étapes et puisse être consulté.
La conclusion de mon intervention, c’est de dire, comme femme blanche francophone, que je peux vous assurer que, quand je regarde un projet de loi ou des dossiers au Sénat, je tiens compte des préoccupations de nos collègues, des peuples autochtones, des communautés 2ELGBTQI+ et de toutes les personnes vulnérables au Canada.
Je pense que si l’on conçoit notre rôle comme celui de représentants de nos provinces et de nos territoires, de représentants des groupes racialisés, des groupes outrageusement criminalisés, ce n’est pas le rôle d’un seul sénateur qui serait membre d’une communauté ou victime, mais celui de l’ensemble d’entre nous.
Je tiens à insister : le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités est en mesure de considérer tous ces éléments et de le faire de manière efficiente, c’est-à-dire pas d’une manière qui ne tiendrait pas compte de situations particulières, comme l’éloignement pour les voyages, par exemple, ou de situations d’exception en ce qui a trait à la santé et au contexte familial. Je veux vraiment insister là-dessus, parce que personnellement, je pense que nous avons la responsabilité de bien connaître et comprendre les enjeux qui sont devant nous, de le faire à l’échelle du Canada et de ne pas être ici dans une optique restrictive, mais dans une optique d’ouverture et d’inclusion.
[Traduction]
Gérald Lafrenière, sous-greffier du Sénat, Services législatifs, Sénat du Canada : J’aimerais seulement soulever deux brèves questions qui, selon moi, aideront également à l’examen du budget du Sénat à l’avenir.
Nous parlons souvent des bureaux des sénateurs et ensuite de l’Administration, comme si l’Administration était complètement distincte des bureaux des sénateurs. Je pense que le nom « Administration » n’est pas bien choisi. En effet, l’Administration devrait avoir pour nom « Services aux sénateurs », car c’est ce que nous faisons. Chaque direction fournit des services aux sénateurs, non pas individuellement, mais globalement à tous les bureaux. Tous ces services ont déjà été demandés par les sénateurs. Il s’ensuit que lorsque nous parlons de mener un examen des programmes, j’appuie entièrement le sénateur Quinn lorsqu’il suggère d’examiner nos services, mais si on pense qu’on pourra réduire les coûts sans que cela n’ait de répercussions sur les services aux sénateurs… Je pense que c’est une chose dont il faudra tenir compte dans ce processus. Je tiens simplement à mettre ces décisions dans leur contexte.
De plus, il est très important que nous parlions du plafond des 449 équivalents temps plein au Sénat. Lorsque ce plafond a été introduit, l’Administration du Sénat comptait 556 employés. On nous a demandé d’éliminer sept postes en six mois. Depuis ce temps, de nouvelles initiatives ont été proposées par des sénateurs. Je vais parler de la cybersécurité, qui est devenue un enjeu majeur. Nous avions besoin de deux nouveaux ETP. Non seulement nous n’avons pas obtenu deux nouveaux ETP, mais nous avons éliminé deux autres postes. Dans les propositions présentées dans le budget de cette année, il est question d’éliminer deux autres postes, afin d’investir dans un nouveau programme qui a été demandé par les sénateurs. Cela représente donc 11 postes en trois ans, soit plus de 2 % de l’Administration du Sénat. Je pense simplement qu’il est important de fournir ce contexte.
Je pense au sénateur Tannas et au sénateur Forest, qui ont fait partie du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités il y a trois ans. Les sénateurs ont clairement demandé que l’Administration travaille de manière efficace et qu’elle recherche des gains d’efficacité partout où c’est possible. Je pense que nous avons fait du très bon travail à cet égard, et ces efforts se poursuivent.
Je ne dis pas que nous ne devons pas tenir compte du contexte économique et du déficit au niveau fédéral. Nous devons tous contribuer à y remédier, mais je pense qu’il est très important de considérer le travail que nous avons accompli au cours des 10 dernières années, et surtout au cours des quatre dernières années, dans le cadre des examens de l’efficacité que nous avons déjà réalisés avant tout le monde.
La présidente : Je vous remercie, monsieur Lafrenière.
Je vais tenter de conclure la discussion, car nous devons aborder d’autres sujets. Je pense que nous avons discuté de la question de manière assez approfondie cet avant-midi.
Si tout le monde est d’accord, nous avons reçu des suggestions pour procéder à l’examen des programmes. Dans le cadre de cet examen, nous examinerons les déplacements des sénateurs et les programmes de points de voyage. Nous examinerons aussi les dépenses ou la façon dont nous considérons ces programmes. Ensuite, nous envisagerons d’établir des priorités. Les deux points principaux qui ont été soulevés concernent la nécessité de trouver des gains d’efficacité et de réduire certains éléments répétitifs, pour lesquels nous établissons un budget, mais n’utilisons pas les fonds, depuis des années. Nous aurons ainsi une vue d’ensemble des dépenses, mais avec des examens des programmes et des priorités définies, dans le but de trouver des gains d’efficacité. Cela signifie également qu’il faut vérifier si les bureaux des sénateurs disposent des fonds suffisants, juste pour réinitialiser. Nous avons également discuté de la possibilité de faire appel au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités pour effectuer ce travail. Nous pourrions ajouter quelques sénateurs au sous-comité SEBS pour profiter de leurs contributions, mais nous ne créerions pas un nouveau comité, car cela ajouterait des pressions supplémentaires sur les ressources du Sénat.
Si cela vous convient, nous lancerons ce processus et nous examinerons la possibilité de présenter un rapport au comité par la suite, afin que vous puissiez avoir une vue d’ensemble de la situation.
Le sénateur Quinn : Je vous remercie, madame la présidente, d’avoir résumé les discussions et d’avoir apporté quelques éclaircissements. Vous avez soulevé le point important selon lequel il faudrait ajouter des membres au sous-comité SEBS pour traiter ce dossier, car je sais que le sous-comité SEBS est très occupé. Notre sous-comité CIBA est également très occupé. Deux heures ne suffisent pas pour apporter une contribution importante, et tout le travail sera fait par l’Administration. Je pense qu’il faut mettre en place un processus interactif entre les sénateurs et l’Administration. Nous devons prendre le temps de le faire.
Vous avez soulevé un autre point. Le sénateur Housakos et d’autres sénateurs ont parlé des questions plus faciles à régler au sujet desquelles nous pourrions prendre une décision aujourd’hui, si nous le voulions. Nous parlons de mettre fin aux voyages en classe affaires ou en première classe ou peu importe. Nous parlons également de mettre fin au soutien à la formation linguistique des conjoints et de mettre fin aux voyages des conjoints en dehors de la région de la capitale nationale. D’autres voudront peut-être parler de quelque chose encore plus proche de cela, mais certaines décisions peuvent être prises dès maintenant. Je suis certain que les gens qui regardent nos délibérations se disent qu’il y a certainement des mesures qui peuvent être prises dès maintenant, sur le fondement de cette discussion, et qu’il y a des questions faciles à régler sans soulever la controverse. Je tenais à ajouter ces points à votre résumé, car autrement, il y aurait une longue discussion au sujet de ces questions faciles à régler.
[Français]
La sénatrice Henkel : Ce que je voulais dire à la suite du commentaire de notre greffier M. Lafrenière, c’est que je me rends compte que ce qui se passe en ce moment a tout à voir avec les perceptions. On a la perception que c’est l’administration, et non pas les services aux sénateurs, qui prend les décisions, que le comité directeur du Comité de la régie interne prend les décisions, que l’administration fait les choses à part et que les sénateurs subissent les décisions qui sont prises.
Je trouve que ce qui est important aujourd’hui, c’est ce qu’on est en train de faire, c’est-à-dire, comme vous l’avez si bien résumé, que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités fera son travail de révision des programmes, mais partagera les résultats et fera ces étapes rapidement, sans que cela prenne un ou deux ans, parce que nous sommes en situation d’urgence. Comme le disait mon collègue le sénateur Quinn, je crois qu’il est important de revenir avec des décisions qui pourraient être prises plus simplement et qui examineraient toutes les exceptions. Je crois aussi que ce qui a fait du tort, c’est que nos programmes et nos procédures actuelles — je vais peut-être parler de réviser ces procédures de temps en temps — font en sorte que nous avons eu beaucoup de demandes d’exception. Ce sont toutes ces demandes d’exception qui créent aujourd’hui des disparités. Si c’est une exception pour l’un, pourquoi pas pour l’autre? Justement, les procédures ne sont peut-être pas assez à jour ni assez claires.
Le sénateur Moreau : Très rapidement, je pense que vous avez bien résumé le mandat qu’on souhaite donner au sous‑comité, madame la présidente.
J’ajouterais deux éléments cependant : d’abord, que des rapports intérimaires soient présentés, ce qui a été mentionné, afin que nous puissions rapidement avoir des résultats sur de possibles mises en œuvre plus rapides, d’une part.
D’autre part, je propose que ces rapports comportent, pour chacun des éléments de révision des programmes, des éléments de comparaison avec d’autres entités gouvernementales, que ce soit les provinces ou les autres entités gouvernementales ou institutions fédérales. Cela ferait en sorte qu’on aurait un point de comparaison pour chaque élément pour déterminer si l’on va suffisamment loin.
Je conclus en faisant du pouce sur ce qu’a dit la sénatrice Henkel : oui, peut-être que c’est un élément de perception, mais la réalité est qu’il n’y a pas de dualité entre les sénateurs et l’administration, car toutes les décisions qui ont été prises l’ont été par les sénateurs au comité.
[Traduction]
Le sénateur Housakos : Ce n’est pas un commentaire, mais plutôt une question à l’Administration, car j’ai entendu M. Lafrenière et je sais qu’on s’efforce de réaliser des économies depuis plusieurs années. Je suis également d’accord avec mes collègues pour dire que, quoi que nous fassions, nous ne pouvons pas agir de manière impulsive, mais plutôt de manière réfléchie et stratégique.
Aujourd’hui, si je peux poser une question l’Administration, j’aimerais connaître les économies qui seraient réalisées si, à compter de demain matin, nous mettions fin aux voyages en classe affaires pour les sénateurs, par exemple. Quelles économies précises pourraient être réalisées si, par exemple, nous éliminions les voyageurs désignés? Quelles économies précises l’institution pourrait-elle réaliser si nous éliminions les voyageurs désignés qui se déplacent d’un bout à l’autre du pays, mais que nous autorisions toujours les voyageurs désignés entre la Cité parlementaire et notre domicile? Avez-vous les réponses à ces deux ou trois questions à portée de la main, puisqu’un tel exercice de réduction des coûts est mené depuis quelques années?
La présidente : Nous ne disposons pas de ces réponses.
Le sénateur Housakos : Je pose cette question parce que si nous avons fait tout cela dans le but de réaliser des économies, en toute déférence, ce sont des réponses que nous devrions avoir à portée de la main.
Mon deuxième point concerne la démocratie, qui est une très belle chose qui bouge lentement. Je pense que la sénatrice Henkel a soulevé le fait que nous ne pouvons pas nous lancer dans ce processus et revenir dans six ou douze mois pour continuer à en discuter.
Quelle que soit la personne que nous désignons pour cette tâche, elle devra analyser ces éléments. Lorsque nous reviendrons pour analyser cette analyse, nous devrons avoir des réponses à toutes ces questions, afin de pouvoir prendre des décisions adéquates et intelligentes, car parfois, nous pensons qu’une certaine mesure entraînera d’énormes économies, mais ce n’est pas le cas en réalité, alors qu’une autre mesure que nous pensions peu efficace permet en réalité de réaliser des économies considérables.
La sénatrice Osler : Je suis d’accord avec vous lorsque vous dîtes que le sous-comité SEBS est bien placé pour effectuer un tel examen. J’appuierais également l’ajout de sénateurs au sein du sous-comité SEBS, afin d’apporter une diversité régionale et différentes perspectives pour mener à bien l’examen.
J’aimerais revenir sur ce qu’a dit mon collègue, le sénateur Housakos, au sujet de l’importance de disposer de ces renseignements. Je pense que c’est effectivement nécessaire. Nous ne pouvons pas prendre de décision, ou en tout cas je ne peux pas prendre de décision, sans disposer de ces renseignements aux fins d’analyse.
Je demanderais à nouveau que l’examen porte non seulement sur les gains d’efficacité, mais aussi sur les rapports coût-efficacité. Qu’est-ce qui permettrait d’augmenter la valeur? Qu’est-ce qui permettrait d’augmenter la productivité? Je demanderais même que l’on envisage d’innover ou de changer nos méthodes de travail. Nous parlons des déplacements en avion. Pourquoi ne pas envisager le travail hybride? Si les sénateurs faisaient moins de voyages en avion, cela permettrait non seulement de réduire les coûts, mais aussi les émissions de carbone.
[Français]
Le sénateur Forest : J’ai un commentaire sur la perception qu’a soulignée notre illustre collègue la sénatrice Henkel. Il y a une perception selon laquelle c’est l’administration ou le comité directeur qui prend une décision. Il faut quand même dénoncer cela. C’est le Comité de la régie interne, c’est l’ensemble des sénateurs qui sont ici qui la prend. Comme on l’a vu, ce n’est pas l’administration qui va décider, mais nous en tant que sénateurs, en tant que membres du Comité de la régie interne. C’est un élément fort important à préciser, de toute évidence.
L’autre élément, c’est que le plus grand défi du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités est de trouver une heure pour se réunir. Il est clair que compte tenu de ce qu’on a comme mandat traditionnel, avec l’approbation des bilans audités et tout le travail qu’on a à faire, si l’on souhaite réaliser ce qu’on attend de nous, il faudra se donner une période fixe hebdomadaire. Sinon, on ne pourra pas livrer la marchandise.
On travaille déjà sur les voyages coordonnés — d’ailleurs, je vais vous présenter un bref rapport oral plus tard — et c’est déjà tout un exercice. Malheureusement, j’ai été obligé de frustrer une collègue, parce qu’elle ne pouvait pas assister à la réunion et on l’a tenue quand même. C’est un incontournable pour le Sous‑comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités. Cela tient compte de la disponibilité des membres, mais qu’en est-il de l’administration, des locaux et des greffiers? C’est une condition de base pour que le sous-comité assume son mandat, qui est de plus en plus élargi. N’oubliez pas que le Sous‑comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités doit intervenir sur les frais de déplacement des différents comités. Le mandat est extrêmement large.
Je vous demande, pour accepter ce mandat, une période hebdomadaire fixe. Cela nous permettrait de nous mettre à l’ouvrage et d’avoir l’environnement horaire nécessaire en conséquence de la lourdeur de notre mandat.
La présidente : Et des personnes engagées qui vont tout faire pour y être quand les réunions sont convoquées.
Le sénateur Forest : C’est exact. On va doubler le salaire du personnel engagé, qui travaille gratuitement!
La sénatrice Henkel : Merci, cher collègue, mais je parlais de la perception, que vous le croyiez ou non, de ce que j’entends à l’extérieur du comité depuis mon arrivée. C’était important pour moi d’en parler autour de la table. Il y a beaucoup de sénateurs autour de la table, mais il y en a aussi plusieurs à l’extérieur de ce comité.
Deuxièmement, je vous remercie, car cela vient soutenir ce que je disais plus tôt quant aux budgets, aux bureaux et aux employés des sénateurs. Vous venez de mettre le doigt sur notre disponibilité et notre capacité en tant que sénateurs à être un peu partout et à livrer la marchandise par rapport à nos multiples responsabilités. Pourquoi ne pas réfléchir à augmenter notre budget pour recruter des personnes d’exception à qui nous, sénateurs, donnerions des mandats clairs, qui pourraient travailler avec l’administration et nous revenir ensuite avec des propositions toutes faites pour aider le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, par exemple? Pourquoi est-ce que cela ne serait pas ces gens qui le feraient plutôt que nous, comme c’est toujours le cas? Je propose que nous donnions le mandat à ces personnes compétentes pour qu’elles nous aident à faire le travail.
Le sénateur Forest : C’est l’administration qui prend les décisions.
La sénatrice Henkel : Non, je n’ai pas dit cela. Par exemple, j’ai dans mon bureau une personne en particulier à qui je transmets l’information. Je regarde le retour sur cette information. Cette personne collabore avec l’administration et nous ramène le travail, qui sera ensuite analysé par le Sous‑comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités. C’est un gros travail qui se fait, un travail d’analyse et de proposition, qui devra être accepté par moi d’abord, dans mon bureau, avant d’être amené au Comité de la régie interne. Cela ferait un travail de moins pour nous, sénateurs, qui devons courir dans d’autres comités et faire ce que nous faisons déjà. Je parle d’appui de compétence dans nos bureaux. C’est une suggestion.
[Traduction]
La présidente : Je reviens à ce que j’ai dit plus tôt. Nous examinerons les programmes, les priorités, les rapports coût‑efficacité, les coûts répétitifs ou inutilisés, les rapports provisoires et les éléments permettant d’apporter rapidement des changements aux processus actuellement en place. Le sous‑comité SEBS serait chargé d’examiner ces éléments, possiblement de façon hebdomadaire, avec la participation de sénateurs dévoués qui seraient en mesure de participer à toutes les réunions du comité.
Si nous sommes tous d’accord, nous procéderons à cet examen. Sommes-nous tous d’accord, chers collègues?
Des voix : D’accord.
La présidente : La proposition est adoptée. Je vous remercie. C’était une discussion très intéressante.
Nous abordons maintenant les préoccupations liées à la formation linguistique des sénateurs, y compris les frais de déplacement connexes et les demandes d’achat d’applications d’apprentissage des langues.
Il y a deux points à aborder dans ce dossier.
[Français]
Merci, Nathalie et Isabelle. Je suis allée trop vite avant de passer à mon prochain sujet.
[Traduction]
La décision que nous pouvons prendre rapidement ce matin consiste à ne pas autoriser le remboursement de la formation linguistique pour les conjoints et à mettre en place un moratoire sur les déplacements des conjoints. Ce serait la correction apportée, c’est-à-dire un moratoire qui pourrait être mis en place dès maintenant jusqu’à ce que le sous-comité SEBS procède à l’examen. Si nous décidons de faire cela dès maintenant, nous pourrons passer au point suivant, qui concerne la formation linguistique. Mme Francis et Mme Carpentier nous présenteront ce dossier.
[Français]
Nous pourrions prendre ce matin la décision de ne plus autoriser le remboursement de la formation linguistique pour le conjoint ou la conjointe et de mettre en place un moratoire concernant les frais de déplacement pour la formation linguistique des conjoints.
Si vous êtes d’accord avec cela, honorables sénateurs, ce serait la proposition que l’on ferait ce matin, puis l’on pourrait passer au prochain sujet, qui touche également la formation sur les langues et qui est le deuxième article à l’ordre du jour.
Est-ce que cela vous convient?
La sénatrice Henkel : Je le propose.
La présidente : La sénatrice Henkel fait la proposition. C’est adopté. Merci.
[Traduction]
Bonjour, madame Francis et madame Carpentier. Vous allez nous présenter les coûts liés aux applications d’apprentissage des langues. Si j’ai oublié quelque chose dans mon introduction et mes commentaires, n’hésitez pas à en parler aussi.
[Français]
Annie Carpentier, directrice, Optimisation des talents et bien-être des employés, Direction des ressources humaines, Sénat du Canada : Par rapport aux applications d’apprentissage, il est essentiel de considérer les options actuelles qui permettent aux sénateurs de renforcer leur maîtrise des langues officielles. Par exemple, la popularité croissante des applications d’apprentissage linguistique en fait des outils à la fois accessibles et efficaces pour développer la connaissance d’une langue seconde.
Cependant, aucune disposition relative à cet égard n’est actuellement prévue dans la politique. C’est pourquoi nous proposons une sélection de logiciels et d’applications que les sénateurs pourraient utiliser pour parfaire leurs compétences dans les deux langues officielles. Ces outils ont fait l’objet d’une vérification en matière de cybersécurité.
[Traduction]
La sénatrice Osler : Je vous remercie de ces renseignements.
Ma question porte sur les critères que la Direction des ressources humaines utilise pour la formation sur les langues officielles à l’externe. Quels sont ces critères?
Mme Carpentier : Voulez-vous dire les critères pour la formation à l’externe? Nous suggérons tout d’abord que la formation sur les langues officielles soit donnée aux sénateurs et aux membres de leur personnel par la Chambre des communes pendant deux ans. Madame Francis, voulez-vous parler des critères pour la formation linguistique à l’externe?
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines : Nous avons déterminé quelles dispositions de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, ou PGBS, nous aimerions modifier, sénatrice. Par conséquent, nous demanderions aux personnes qui souhaitent suivre une formation en immersion de le faire dans la région de la capitale nationale ou dans leur province. De plus, nous envisagerions de fixer une limite d’une fois tous les trois ans et de demander aux sénateurs d’utiliser les fonds qui sont liés à cela pendant cette période.
La sénatrice Osler : Y a-t-il d’autres critères?
Mme Francis : Voulez-vous dire pour la formation comme telle, sénatrice?
La sénatrice Osler : Les Ressources humaines doivent approuver au préalable toute demande de formation en langues officielles autre que le programme offert par la Chambre des communes. La demande sera refusée si elle dépasse le budget disponible.
Vous avez parlé des critères, et ce sont les critères?
Mme Francis : Oui.
La sénatrice Osler : Merci.
[Français]
Le sénateur Forest : Dans le cadre d’une immersion, il faut que ce soit fait pendant une certaine période pour que ce soit vraiment une immersion. Avez-vous dans vos critères une notion de durée minimale que devrait avoir une immersion?
Mme Carpentier : La durée maximale est établie à deux semaines.
Le sénateur Forest : Et le minimum?
Mme Carpentier : Le minimum, selon ce qu’on voit présentement, c’est habituellement une semaine.
Le sénateur Forest : Si je veux vraiment m’immerger dans une autre langue, il doit y avoir un minimum. Ce serait important de l’indiquer dans les critères.
Mme Carpentier : D’accord.
La sénatrice Saint-Germain : Tout d’abord, j’aurais un commentaire à faire. Il n’est pas nécessaire d’être bilingue pour être nommé sénateur. Je pense que ce doit être un élément à considérer pour l’établissement de notre programme. C’est un atout de pouvoir s’exprimer dans les deux langues, j’en conviens, mais cela m’apparaît important de le souligner.
Ma question concerne la consultation que vous avez faite avec des experts en formation linguistique de langue seconde ou tierce; on voit que les critères sont administratifs et qu’il y a un maximum de deux semaines. Premièrement, avez-vous consulté des spécialistes de l’enseignement des langues pour établir la politique? Deuxièmement, quand on a atteint un certain niveau de bilinguisme, est-ce qu’il y a une limite pour indiquer qu’à ce moment-là, il n’est plus requis de suivre des cours, et plus particulièrement d’être autorisé à avoir une immersion?
Mme Carpentier : Nous avons un partenariat avec la Chambre des communes, donc oui, nous avons consulté les experts en formation linguistique de la Chambre des communes.
Ils nous suggèrent que la formation se fasse sur une base régulière. Leur programme, c’est une à deux fois par semaine. Donc, c’est ce qu’ils nous suggèrent : avoir un programme qui, souvent, se déroule durant la session parlementaire, pendant trois mois, à raison d’une à deux fois par semaine.
Effectivement, pour apprendre une langue seconde, on doit être assidu dans les apprentissages et ce doit être fait régulièrement. Ce sont des discussions que nous avons eues.
[Traduction]
Le sénateur K. Wells : J’ai de l’expérience dans le domaine de l’éducation, de la pédagogie et de l’apprentissage, et je m’interroge donc sur la question de limiter la fréquence à laquelle une personne peut avoir accès à un programme. Chaque personne apprend à un rythme et à un niveau différents, en particulier lorsqu’il s’agit d’une nouvelle langue.
Puisque nous parlons d’imposer des limites, j’aimerais tout d’abord savoir s’il y a des utilisateurs assidus qui dépassent plus que d’autres les montants ou le budget et pourquoi. Nous devons faire preuve de prudence avant d’imposer des limites générales si nous voulons vraiment que les gens apprennent une langue comme le français. Nous devons fournir tous les outils et le soutien nécessaires à cet égard.
Ma deuxième question concerne certains des programmes pour lesquels nous envisageons de payer, comme Duolingo et d’autres. La technologie évolue rapidement. Apple vient d’annoncer une nouvelle gamme d’écouteurs AirPods qui offrent une fonctionnalité de traduction en direct. Ce produit serait-il couvert? Nous participons souvent à des activités où il n’y a pas de traduction. Est-ce que cela permet de réduire les coûts de traduction si l’on utilise l’IA? Ce sont là des questions qui se posent, car la technologie évolue rapidement. Dès que nous nommons certains programmes ou appareils, ils deviennent désuets et des gens demandent alors des exceptions, ce qui, comme nous l’avons dit, a fait augmenter la charge de travail.
La présidente : Si je peux me permettre d’ajouter quelque chose, chaque fois que des produits sont proposés ici, en particulier lorsqu’il s’agit de technologie, ils ont été vérifiés par nos spécialistes en technologie. Nous n’acceptons rien sans avoir, comme il se doit, procédé à une vérification et pris des mesures de sécurité pour nous assurer que les produits sont sécuritaires pour le Sénat. Il n’est donc pas si facile d’ajouter ou de retirer une nouvelle technologie.
Le sénateur Housakos : Si je comprends bien, trois options sont offertes pour la formation en langue seconde. On peut d’abord en suivre une ici, dans la Cité parlementaire, dans son bureau, par Teams, par Zoom ou en personne. La deuxième option consiste à le faire à domicile. Là encore, on peut suivre un cours, qui sera remboursé, ou continuer à utiliser le service sur la Colline du Parlement par Teams ou par Zoom. La troisième option est un programme d’immersion en français, pour lequel, semble-t-il, de nombreux sénateurs se rendent dans des endroits éloignés. Y a-t-il d’autres catégories que j’aurais oubliées?
La présidente : Ce sont bien les catégories.
Le sénateur Housakos : En ce qui concerne la première, si je ne me trompe pas, il n’y a pas de coûts budgétaires pour le Sénat — ou y a-t-il un coût lorsque l’on suit une formation en personne dans son bureau ou par Teams ou Zoom?
Mme Francis : Nous avons signé une entente avec la Chambre des communes, donc...
Le sénateur Housakos : Donc, il s’agit de l’enveloppe du Sénat, et non du budget des sénateurs?
Mme Francis : Exactement. Le budget central.
Le sénateur Housakos : Il en serait de même si le sénateur suivait un cours à Québec ou à Calgary? Je suppose qu’il s’agirait du budget parlementaire et que ce ne serait pas son...
Mme Francis : Oui.
Le sénateur Housakos : Pour ce qui est de la troisième option, il utilise ses points de déplacement, puis vous prenez en charge les frais liés à la facture de l’immersion en français?
Mme Francis : Oui, sénateur.
Le sénateur Housakos : Je vous pose ma question. Avez‑vous des données sur la proportion qu’a représentée chacune des trois options au cours de la dernière année ou des deux dernières années?
Mme Carpentier : L’année dernière, environ 70 employés et 16 sénateurs et leurs conjoints ont suivi une formation à la Chambre des communes.
Le sénateur Housakos : Donc, 16 sénateurs?
Mme Carpentier : Oui, 16 sénateurs.
Le sénateur Housakos : Ils ont suivi cette formation ici, dans la Cité parlementaire, ou par Zoom?
Mme Carpentier : Oui.
Le sénateur Housakos : Combien ont suivi une formation dans leur ville ou leur région?
Mme Carpentier : Je n’ai pas ces données.
Le sénateur Housakos : Il nous serait utile d’obtenir ces données, ainsi que de savoir quelle option coûte le plus cher. Je pense que cela va de soi, et nous avons inclus cela dans l’évaluation. Il faut également tenir compte de l’efficacité des trois options. Merci.
[Français]
Le sénateur Moreau : J’ai une précision à faire à la suite de l’intervention du sénateur Forest. Pour qu’un sénateur puisse avoir accès à un projet d’immersion à l’extérieur de sa province, il doit d’abord avoir suivi deux ans de cours avec les services de la Chambre des communes; c’est exact?
Le sénateur Forest demandait si l’immersion avait un minimum ou un maximum. Ce que je lis ici, c’est un maximum de deux semaines. C’est exact? Je croyais qu’on avait dit que c’était un minimum. C’est véritablement un maximum.
Y aurait-il un critère particulier pour autoriser que cette immersion se fasse dans une province autre que la province de résidence du sénateur?
Que ce soit au Québec pour l’anglais ou ailleurs au Canada pour le français, il me semble possible, à l’intérieur d’une même province, de trouver un lieu d’immersion — à moins que je fasse erreur.
Mme Carpentier : On a quand même une liste préétablie d’écoles reconnues avec lesquelles on peut faire affaire; dans la majorité des cas, une école est représentée dans chaque province ou territoire.
Le sénateur Moreau : Ce que l’actualité nous enseigne, c’est que les gens sont réfractaires à juger entre une immersion ou un déplacement de loisir. Plus on éliminera la possibilité de confusion, plus cette perception sera anéantie. À mon avis, si l’on a une immersion dans sa province de résidence, je vois mal comment cela pourrait être perçu comme autre chose qu’une véritable immersion linguistique.
Mme Carpentier : Merci de votre commentaire.
[Traduction]
La présidente : Pour conclure, est-ce que quelqu’un pourrait proposer la motion suivante :
Que le CIBA approuve les critères proposés et les mises à jour de la PGBS décrits à l’annexe D; et la liste des applications d’apprentissage des langues énumérées à l’annexe C qui sont admissibles au remboursement.
Quelqu’un pourrait-il proposer la motion? Le sénateur Forest la propose.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : La motion est adoptée.
Nous passons au point 5.
[Français]
Cet article porte sur l’examen de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs.
Tamara Dolan, chef de cabinet, Bureau de la dirigeante principale des services corporatifs, et Karen Lynne Hébert, conseillère, Politique et gouvernance, Bureau de la dirigeante principale des services corporatifs, se joindront à nous comme témoins.
Honorables sénateurs, cette note de breffage vise à obtenir un mandat du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, afin que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités supervise un examen complet de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs.
Comme d’habitude, Tamara et Karen Lynne feront la présentation et pourront ensuite répondre à nos questions.
[Traduction]
Tamara Dolan, cheffe de cabinet, Bureau de la Dirigeante principale des services corporatifs, Sénat du Canada : Merci.
Brièvement, la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, ou PGBS, a été adoptée par le comité CIBA en avril 2017 et est entrée en vigueur en novembre de la même année. Bien que la politique ait été modifiée depuis son approbation, elle n’a pas fait l’objet d’un examen complet. Si nous tenons compte des pratiques exemplaires en matière d’examen des politiques, nous devrions vraiment procéder à un examen complet à quelques années d’intervalle.
C’est pourquoi nous demandons l’approbation du comité pour qu’un examen complet de la PGBS soit effectué. Comme le précise la note d’information, nous recommandons de collaborer avec le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, avec le soutien de l’Administration, pour la réalisation d’un examen complet dans le but de présenter au comité CIBA, en juin 2026, une recommandation concernant la politique à adopter pour répondre aux besoins actuels du Sénat.
La présidente : Merci.
Le sénateur Tannas : Je me souviens de la dernière fois où nous avons procédé à un examen de la PGBS. Je pense que c’étaient le sénateur Massicotte, le sénateur Plett et quelques autres sénateurs qui nous avaient guidés. Je pense que c’était un comité spécial. Je me demandais si quelqu’un pouvait m’aider à ce sujet.
Nous avons déjà suffisamment chargé le sous-comité SEBS. Cela ne relève pas de son mandat. Il s’agit du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités. Il me semble que, pour la PGBS, comme pour le Règlement administratif du Sénat, le RAS, il serait logique de confier la tâche à des personnes ayant une expertise ou un intérêt particulier en la matière. Cela pourrait dépasser le cadre du SEBS.
J’ai deux questions. Premièrement, la dernière fois, n’avons‑nous pas fait appel à un groupe de travail spécial? Deuxièmement, pourquoi ne ferions-nous pas de même cette fois-ci?
M. Lafrenière : Sénateur Tannas, vous avez raison. Lorsque le Sénat a rédigé la dernière version de la PGBS, il a créé, comme l’a indiqué le sénateur Quinn, un groupe de travail. Il ne s’agissait pas d’un sous-comité, mais bien d’un groupe de travail. Afin d’accomplir sa tâche, le groupe a convenu de se réunir pendant plusieurs jours au cours de l’été. Il se réunissait de 9 heures à 17 heures, et il faisait de même le lendemain. Ensuite, le rédacteur s’absentait pendant deux ou trois semaines, puis, après cette période, le groupe se réunissait à nouveau pour discuter de la nouvelle version. Les sénateurs ont accompli un travail énorme en consacrant leur été à cette tâche.
Mme Legault : Pour ajouter à ce qu’a dit M. Lafrenière, je dirais que c’était un exercice de taille, mais je tiens à rappeler au comité que la PGBS était alors en cours de rédaction. Nous avons pris 15 politiques et nous les avons combinées, ce qui représentait un important travail. À ce moment-ci, il s’agit plutôt d’examiner la PGBS actuelle, article par article, afin de déterminer si une mise à jour est nécessaire. Le travail ne sera peut-être pas aussi long qu’il l’était au départ.
Le sénateur Housakos : Vous avez tout à fait raison, sénateur Tannas. C’était il y a longtemps et j’étais président du comité CIBA. Nous avions entrepris d’examiner la PGBS, le RAS et les PGAS. Vous avez raison. Nous avions formé un comité composé de sénateurs. Il était dirigé par Don Plett et le sénateur Massicotte et comptait six ou sept sénateurs, qui ont mené de vastes consultations auprès des caucus à l’époque. Si je ne me trompe pas, le processus a duré des mois et ils y ont consacré de nombreuses heures. M. Lafrenière a tout à fait raison.
Cette tâche ne peut être accomplie par le sous-comité SEBS ou par un comité spécial, car, si je me souviens bien, les sénateurs en question ont travaillé tout l’été. Ils sont venus ici et y ont consacré des semaines, des heures. Nous avons examiné la PGBS et le RAS. Il était prévu d’examiner les PGAS, monsieur Lafrenière, si vous vous souvenez bien, et c’est très bien que l’Administration veuille examiner la PGBS et le RAS, et nous devrions le faire, mais nous avons environ 20 ans de retard dans l’examen des PGAS.
J’encourage les sénateurs ici présents, car le dossier a été abandonné en 2015. Il a été pratiquement oublié. Je vous dirai que la PGBS a été examinée il y a 10 ans, le RAS il y a 10 ans, et les PGAS à l’époque de l’Empire romain.
Si l’on souhaite vraiment se plonger là-dedans et procéder de façon efficace, je recommande de créer un comité spécial et de veiller à ce qu’il soit représentatif de tous. Pour ces trois éléments, les besoins sont distincts. C’est pourquoi cela a pris autant de temps. Il fallait mener de vastes consultations. Peu importe ce qui se passe dans le cadre de ces réformes, il y aura toujours un groupe de sénateurs qui viendra après coup dire « oui, mais vous n’avez pas pensé à ce cas ». C’est pourquoi ce n’est pas quelque chose qui peut se faire à la va-vite. Il faut un plan stratégique et du dévouement de la part des personnes qui s’en chargent.
La présidente : Pourriez-vous nous dire ce que sont les PGAS?
Le sénateur Housakos : Il s’agit du Règlement administratif du Sénat pour l’Administration.
La présidente : Ne s’agit-il pas des politiques?
Mme Legault : Les politiques de l’Administration.
Le sénateur Housakos : Les politiques de l’Administration du Sénat. Nous avons les politiques sur la gestion de bureau du Sénat. Nous avons le règlement administratif qui régit les règles. Il existe également des politiques pour le personnel du Sénat, qui doivent aussi être examinées. Elles ne l’ont pas été.
La présidente : Elles l’ont été.
Le sénateur Housakos : À quel moment et par qui?
La présidente : Il y a un calendrier.
Le sénateur Housakos : Si vous parlez de l’examen effectué par le personnel de l’Administration du Sénat qui revoit ses...
La présidente : Non, cela relève du sous-comité SEBS. J’ai lu de nombreuses politiques, sénateur, et j’en ai corrigé beaucoup.
Le sénateur Housakos : Qui a effectué cet examen? Est-ce que des sénateurs y ont participé?
La présidente : Une partie du travail a été faite par le comité directeur, une autre par les RH et une autre par le sous-comité SEBS.
Le sénateur Housakos : Je ne parle pas de l’approbation par le comité directeur. Je parle de personnes qui ont procédé à l’examen. Les sénateurs ont-ils participé aux travaux du comité qui a procédé à l’examen des règles administratives?
La présidente : Nous examinons le travail qui est effectué. Ce n’est pas le sujet de la discussion de ce matin.
Le sénateur Housakos : Ce que je veux dire, madame la présidente, c’est que ce n’est pas la même chose si l’Administration procède à son propre examen et à sa propre vérification, puis qu’elle revient devant le comité directeur et le comité CIBA pour dire qu’elle a procédé à un examen et que tout va bien ou qu’elle a apporté quelques modifications. Il ne s’agit pas là d’une vérification ou d’un examen approfondis de ces procédures.
La présidente : Je ne suis pas d’accord avec vous.
Le sénateur Housakos : Je suis désolé. L’Administration n’est pas autonome. Elle rend des comptes à cette institution, au Sénat et aux sénateurs, de sorte que l’examen devrait également être effectué par des sénateurs. C’est ce que j’essaie de dire.
La présidente : Merci, sénateur. Je crois que c’est ce que nous faisons. J’ai siégé au Comité de l’audit il y a environ huit ans. C’est à cette époque que le calendrier a été établi. Chaque politique a été examinée et présentée à différents comités par le personnel. Nous les avons examinées. C’est un processus continu. À titre informatif, l’examen est désormais effectué tous les trois ou cinq ans.
Le sénateur Quinn : Je conviens que c’est un autre sujet. J’ai une note ici qui dit qu’il faudrait créer un groupe spécial pour cet examen, car les membres du sous-comité SEBS sont très occupés. Je crois que l’on vient de leur imposer une charge de travail énorme. Que Dieu bénisse le sous-comité SEBS. Si d’autres sénateurs peuvent contribuer, ce serait utile.
Dans ce cas-ci, est-ce quelque chose que le Comité de l’audit pourrait faire? Je ne sais pas s’il est très occupé ou non, mais on a là un comité. Vous en avez parlé lors de la dernière discussion comme d’une possibilité pour l’examen des dépenses. Peut-on faire valoir qu’il devrait entreprendre cette activité avec la même idée, soit d’élargir le groupe?
La présidente : Ce n’est pas son mandat.
Le sénateur Quinn : Je ne suis pas de cet avis.
La sénatrice Moodie : Je vais me prononcer à ce sujet. En écoutant la conversation d’aujourd’hui, il m’est apparu clairement, dès la première proposition, que nous avions besoin d’un groupe qui serait chargé de mener ce travail de manière méthodique. Il nous faudrait un groupe qui y consacrerait le temps nécessaire, qui réunirait les bonnes personnes et qui pourrait examiner, dans le contexte actuel, bon nombre des règles de la PGBS qui posent problème, comme celles relatives aux déplacements des conjoints, à la formation linguistique pour les conjoints, etc. Il y en a d’autres. Nous devons mener ce travail de façon méthodique. Il y a une volonté en ce sens. Aucun d’entre nous ne souhaite se retrouver à nouveau dans les médias. Nous avons tous le même objectif ici.
Nous devons prendre le taureau par les cornes et former un comité spécial chargé de mener l’examen complet du programme. Le sous-comité SEBS est débordé. Je n’ose imaginer. Vous n’avez pas d’heures de séance. Vous ne pouvez pas faire venir des gens à des réunions. Pourquoi prétendre que vous allez y parvenir efficacement? Je comprends tout à fait. Je ne vois pas comment vous pourriez y arriver. Il est déraisonnable de demander au sous-comité SEBS d’assumer cette charge de travail supplémentaire. Nous devons agir de manière responsable et former un comité — pas un comité, car cela ajouterait de la lourdeur administrative, mais un groupe de travail qui pourra être dissous une fois le travail terminé.
La sénatrice Osler : Je suis étonnée que nous venions de terminer cette discussion sur la recherche de gains d’efficience, mais que maintenant, nous voulions former un nouveau groupe, un nouveau comité ou un autre sous-comité. Nous devrions nous tourner vers les sous-comités qui existent déjà. Le sénateur Forest nous a demandé de réserver du temps exclusivement pour cet enjeu, au lieu de songer à former un autre comité exigeant plus de ressources humaines et des fonds supplémentaires. Je répète que nous devrions chercher des moyens de travailler de manière efficace sur le plan des coûts pour livrer des résultats positifs dans notre travail, au lieu de mettre sur pied un groupe ou un comité de plus.
La présidente : Merci, madame la sénatrice.
Je suis désolée de la confusion. Nous devons examiner une motion. En fait, je ne sais même pas si c’est la bonne motion. Je ne sais pas trop si nous voulons nécessairement mettre un groupe de travail sur pied pour accomplir ce travail. Présentement, la motion se lit comme suit :
[Français]
Que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit mandaté de superviser l’examen complet de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs d’ici juin 2026.
[Traduction]
C’est la motion que je dois vous soumettre.
Je comprends les défis auxquels le sous-comité SEBS est confronté. Je dirais que janvier est un mois moins chargé, car nous ne siégeons pas durant quatre semaines consécutives. Ce groupe pourrait se réunir à ce moment-là. Par contre, je ne sais pas trop s’il y aura bien des volontaires.
Oui, nous avons beaucoup de pain sur la planche. Jusqu’ici, nous avons convenu qu’il fallait examiner le plan de gestion et notre Règlement administratif. Je pense que juin 2026 serait sans doute le meilleur moment pour déposer notre rapport, mais pour ce qui est de savoir comment nous réussiront à faire tout cela, c’est une autre histoire. C’est la question que nous devons trancher, et le prochain point concerne le Règlement; c’est exactement la même chose, au fond.
Par ailleurs, nous devons considérer le fait que nous avons besoin de membres du comité CIBA pour comprendre les complexités liées à l’élaboration du budget, comment et à quels moments nous utilisons cet argent, et comment nous pourrions rationaliser cet exercice en fonction des règles que nous adoptons. Nous pourrions aussi entendre des sénateurs qui ne font pas partie de notre comité, mais ils doivent comprendre l’aspect monétaire et comment nous parvenons à intégrer les règles en un tout qui se tient; c’est un des défis que nous devrons relever. C’est pourquoi nous avons pensé au sous-comité SEBS et à la possibilité d’avoir plus de membres, mais ce serait le sous-comité SEBS qui dirigerait cet examen.
La sénatrice Saint-Germain : J’appuie cette motion, mais j’ajouterais les arguments que vous nous avez présentés, madame la présidente. La charge de travail de l’Administration, si nous avons un comité de travail de plus ou un autre sous-comité ou que sais-je, n’en sera que plus lourde. Ce sont les mêmes personnes qui appuient et conseillent le sous-comité SEBS et d’autres. Faudrait-il que l’Administration embauche deux autres employés? N’oublions pas les coûts qu’entraîne une telle décision; voilà pourquoi j’appuie cette motion, qui nous permet également d’habiliter le sous-comité pour ce mandat supplémentaire, conformément aux autres décisions que nous venons tout juste de prendre. Je suis en faveur de cette motion.
Le sénateur Housakos : Je ne suis pas en désaccord avec cette motion, mais il faut impérativement permettre aux sénateurs qui ne font pas partie de notre comité de participer au processus, surtout concernant l’examen du plan de gestion. C’est une question d’applicabilité dans nos activités au jour le jour et en matière d’application de notre plan de gestion. Tous les sénateurs dans cette institution pourront donner leur avis s’ils estiment qu’un élément du plan de gestion est bon, est mauvais, les laisse indifférents ou autre; ils pourraient faire connaître leur opinion. C’est pourquoi nous avons créé ce groupe spécial à l’époque, parce qu’en vérité, pour examiner soigneusement le plan de gestion, il faut que de nombreux sénateurs y participent. Le plan de gestion va s’appliquer différemment selon les régions du pays: la Colombie-Britannique, les Territoires du Nord-Ouest, le Québec ou le Canada atlantique. Il s’applique différemment selon la région que l’on représente, et les besoins et exigences pour bien faire son travail peuvent varier d’un endroit à l’autre. Je pense qu’il faut impérativement entendre des sénateurs qui ne sont pas membres de notre comité, mais nous devons aussi nous assurer que le plan de gestion prévoit toute éventualité, en tenant compte de tous les cas possibles, de toutes les régions et de tout ce à quoi les sénateurs sont confrontés. Je laisse le soin au sous-comité de garantir que nous puissions bénéficier de l’aide des autres sénateurs. Dans le cas contraire, notre examen sera inexact et, au final, n’aura pas été d’une grande efficacité.
La présidente : Merci, sénateur Housakos.
Mes deux collègues proposent d’entamer ce travail dès maintenant, mais de le terminer à l’été 2026 conjointement à l’examen des dépenses réalisé aux fins du Budget principal des dépenses. La date butoir de cet examen serait le 30 septembre, ce qui nous donne un an pour mener cet examen et peut-être tenir 52 réunions hebdomadaires, au lieu de tenir seulement 36 réunions. Sommes-nous d’accord là-dessus?
[Français]
Le sénateur Forest : Je m’aperçois que c’est le jour de Noël pour le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités; on reçoit énormément de cadeaux et on pourra réserver le mois de janvier et l’été prochain pour travailler. Ce sera magnifique. Sérieusement, je pense qu’il faudra examiner notre mandat actuel, qui est fort important, et voir à se donner un plan de travail. Depuis que je préside le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, le grand défi est de trouver un moment pour se réunir; il est clair et net qu’il faudra une période fixe avec des ressources, et le premier exercice à faire sera de mettre sur la table nos responsabilités incontournables, qui sont notamment d’adopter nos bilans audités et de préparer le budget, puis de déposer un plan de travail et de dire dans quel contexte on est en mesure d’évoluer si nous souhaitons le faire de façon responsable et raisonnable. Merci de votre grande générosité, que j’accueille à bras ouverts.
La présidente : Vous avez parlé comme un vrai président de comité. Si je comprends bien, sénatrice Saint-Germain, vous proposez la motion?
La sénatrice Saint-Germain : Je propose la motion.
La présidente : Avec l’ajout que je vous ai lu pour la question de septembre 2026. Maintenant, par souci d’efficacité, on parle de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et des DORS, donc on ferait d’une pierre deux coups en approuvant cette motion; cela vous convient-il?
[Traduction]
Le sénateur Quinn : Je ne sais pas si c’est un rappel au Règlement, mais pourrions-nous entendre le libellé de cette motion?
La présidente : Oui.
Que le sous-comité SEBS soit chargé de superviser l’exercice.
Que cet examen commence dès maintenant, mais il sera à compléter à l’été 2026 conjointement à l’examen des dépenses à mener aux fins du Budget principal des dépenses; et
Que le sous-comité produise son rapport d’ici le 30 septembre.
C’est concernant le plan de gestion et le Règlement administratif du Sénat. Je vais en rester là pour cette motion.
Le sénateur Quinn : Et qu’allons-nous faire concernant l’examen des dépenses?
La présidente : Et qu’en est-il de l’examen des dépenses?
M. Lafrenière : M. Lafrenière va simplifier la motion.
[Français]
Je crois que la motion pourrait se lire comme suit : Que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit mandaté de superviser l’examen complet de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et aussi pour les DORS d’ici la fin septembre 2026.
[Traduction]
Le sénateur Quinn : La formulation choisie visait en partie à situer le contexte dans l’intérêt du comité.
M. Lafrenière : Je pensais que l’examen des dépenses faisait partie de cette motion.
Le sénateur Quinn : Nous nous sommes entendus sur l’examen des dépenses plus tôt durant la réunion.
M. Lafrenière : C’est le processus qui est prévu. Est-ce que c’est inclus dans cette motion?
Le sénateur Quinn : Alors, disons-le dans la motion et faisons les choses simplement.
La sénatrice Osler : J’aimerais obtenir une précision. Ces documents contiennent deux recommandations. Je crois que la première concerne ce que vous êtes en train de lire sur le sous‑comité qui doit examiner le plan de gestion, puis la seconde veut que le Bureau du légiste et conseiller parlementaire reçoive nos instructions pour rédiger la version mise à jour du Règlement administratif du Sénat. Selon ce que vous nous avez lu, allons‑nous retirer le Bureau du légiste et conseiller parlementaire de l’équation, et c’est le sous-comité qui serait chargé d’examiner à la fois le plan de gestion et le Règlement?
Julie Wellington, greffière et légiste parlementaire, Sénat du Canada : Je pourrais peut-être répondre à cette question. Ce serait nous qui nous chargerions de la rédaction s’il fallait apporter des modifications, mais nous agirions bien sûr selon les instructions des sénateurs. Si ces instructions viennent du même comité, c’est parce qu’elles sont étroitement liées et que nous ne voulons pas causer de chevauchements. Nous voulons nous assurer qu’elles forment un tout cohérent.
La présidente : Merci. Nous pourrions faire l’examen du plan de gestion, du Règlement administratif du Sénat et des dépenses pour le 30 septembre 2026. Cela me paraît être une motion assez simple, n’est-ce pas? Sénatrice Saint-Germain, présentez-vous toujours cette motion?
La sénatrice Saint-Germain : Oui.
La présidente : Merci. Sommes-nous tous bien d’accord là‑dessus, chers collègues?
[Français]
La sénatrice Henkel : Allons-nous attendre jusqu’en septembre 2026 pour avoir les résultats préliminaires, ou y aura-t-il des étapes où les sénateurs et sénatrices seront mis au courant au fur et à mesure?
La présidente : Selon moi, les résultats seront communiqués sur une base trimestrielle; ils comporteront donc des examens complets au cours de la période, de façon à ne pas arriver avec tout cela en une seule fois.
Le sénateur Forest : J’ai l’intention — si je survis à tout cela — de déposer un plan de travail qui déterminera comment nous allons procéder.
[Traduction]
La présidente : Sommes-nous tous d’accord?
Des voix : D’accord.
La présidente : C’est adopté.
Nous avançons bien, chers collègues. Nous passons maintenant au point 7.
[Français]
Ce point concerne des documents qui ont été envoyés à titre d’information cette semaine. Quatre documents vous ont été envoyés, soit l’information sur les comptes publics du Sénat pour l’exercice 2024-2025, le rapport du Sous-comité du programme et de la procédure, les décisions qui ont été rapportées au Comité de la régie interne, l’avis de convocation publique des réunions des sous-comités du Comité de la régie interne, et vous avez également reçu la demande de la sénatrice Petitclerc et la réponse qui lui a été fournie par le Comité de la régie interne concernant l’attribution des bureaux. Y a-t-il des questions ou des commentaires?
[Traduction]
Le sénateur Tannas : J’aimerais poser une question sur la décision du sous-comité en ce qui a trait aux membres des associations et délégations parlementaires sur la nouvelle formule mise de l’avant par le sous-comité au cours de l’été.
Je signale que le sous-comité a pris cette décision sans consulter tous les groupes touchés, et ce, sans aucune transparence. Selon ce que j’en comprends, cette décision va à l’encontre des recommandations des responsables de la Direction des affaires internationales et interparlementaires et s’écarte considérablement des pratiques passées de ce comité.
Mon bureau a examiné la composition des délégations des 18 derniers mois. Il nous a fallu une nouvelle formule pour tenter de comprendre ce à quoi pouvaient ressembler les affectations, et les résultats sont intéressants. Si on utilise les données précédentes avec la nouvelle formule, le groupe des sénateurs indépendants, le plus grand groupe en nombre, obtiendrait environ 44 % de tous les postes de délégués parmi tous les sénateurs, soit la proportion des autres nominations pour ce groupe au Sénat en général. Le parti conservateur aurait 32 % de tous les délégués pour participer aux voyages parlementaires. Selon les données passées et nos prévisions quant à l’avenir, les conservateurs auraient 32 % des délégués au Sénat alors qu’ils ne représentent que 13 % des sénateurs. Le groupe des sénateurs canadiens recevrait 12 % des affectations de délégués sénatoriaux, et pourtant il ne constitue que 19 % des sénateurs; donc, la nomination des délégués n’est pas proportionnelle.
Voici ma question à l’intention du sous-comité : quelle méthodologie avez-vous utilisée pour expliquer et prendre une telle décision?
La présidente : Pourriez-vous poser votre question durant la partie à huis clos de la réunion? C’est très difficile de vous donner des informations si elles portent sur des discussions tenues à huis clos. Je pense qu’il faudrait aborder ce sujet à huis clos.
Le sénateur Tannas : Cela me paraît une réponse acceptable; je vous remercie.
La présidente : Je crois comprendre que le sous-comité s’est réuni hier soir pour discuter de cette visite de familiarisation. Le sous-comité n’a pas eu le temps de rédiger son rapport, mais je pense que le sénateur Forest, qui en est le président, pourrait faire le point brièvement sur ce dossier important.
[Français]
Le sénateur Forest : Dans l’optique de présenter des rapports préliminaires, et ce, même si l’on n’a pas de rapport écrit, je dois simplement vous dire qu’on a réussi à tenir notre première réunion hier soir sur les voyages coordonnés. Là où je suis particulièrement satisfait, c’est qu’on a mené un sondage auprès de l’ensemble de nos collègues cet été. On a obtenu plus de 54 % de taux de réponse, ce qui est un très fort taux. C’est une preuve tangible que la question préoccupe plusieurs de nos collègues.
Mon objectif est qu’on puisse en arriver à déposer un rapport le plus rapidement possible, compte tenu de l’ampleur que la question a prise dans les médias. En conclusion, le sondage indique un fort consensus sur la volonté d’autoriser ce type de voyage, à condition qu’on soit en mesure de clarifier et de resserrer les règles qui encadreront ce type d’activité, qui est l’objet d’une initiative personnelle d’un ou plusieurs sénateurs. C’est un bref résumé. On se réunira pour compléter le rapport et le déposer le plus rapidement possible. C’est ce que je voulais vous donner comme rapport moral pour vous tenir au courant de l’évolution de la situation.
La présidente : Avant d’aller à la portion à huis clos, y a-t-il d’autres sujets dont vous aimeriez discuter en public ce matin avant que je suspende la réunion?
[Traduction]
Le sénateur MacDonald : J’aimerais prendre l’occasion de revenir à l’enjeu mineur relatif au point 3. Je voulais en parler, et je regrettais de ne pas l’avoir fait encore. Pourrais-je prendre la parole à ce sujet maintenant?
La présidente : Devons-nous passer à huis clos?
Le sénateur MacDonald : Il n’est pas nécessaire d’en parler à huis clos. Je suis désolé; je parle du deuxième point. Ces deux articles mériteraient sans doute que nous apportions des retouches à leur formulation. Je parle des articles 16.2 et 16.3. L’article 16.2 prévoit que
Si l’avis indique que le responsable d’une institution fédérale a l’intention de communiquer un document ou des renseignements non publiés qui concernent un sénateur ou qui sont susceptibles de l’identifier, le greffier l’en informe avant de présenter des observations.
Je pense que nous devons changer « informe » et plutôt dire « le consulte ». C’est important de nous consulter plutôt que de simplement nous informer lorsqu’un document ou des renseignements nous concernent.
L’article 3 dit que :
Si l’avis indique que le responsable d’une institution fédérale a l’intention de communiquer un document ou des renseignements non publiés qui concernent les responsabilités d’un agent supérieur du Sénat ou d’un président de comité, le greffier en informe cette personne avant de présenter des observations.
Je pense que si « le greffier en informe » le sénateur concerné, il faudrait plutôt dire « le greffier le consulte ». Je crois que nous devrions être consultés avant qu’on ne publie quoi que ce soit.
La présidente : Nous allons examiner la question et revenir au comité avec une proposition.
Y a-t-il d’autres enjeux que vous souhaitez aborder durant la portion publique de notre réunion? Non, c’est d’accord; je vous remercie.
(La séance se poursuit à huis clos.)