LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 2 octobre 2025
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[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) se réunit aujourd’hui à 8 h 00, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Boehm, Boyer, Forest, Francis, Henkel, Housakos, MacDonald, Moncion, Moodie, Moreau, c.p., Osler, Oudar, Quinn, Saint-Germain, Smith, Tannas, et Wells (Alberta) (17).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs Al Zaibak, Dalphond, et Ross (3).
Participent à la réunion : Gérald Lafrenière, sous-greffier, Services législatifs; Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Julie Wellington, légiste et conseillère parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
TÉMOINS :
Annie Carpentier, directrice, Optimisation des talents et bien-être des employés, Direction des ressources humaines;
Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe aux finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Tamara Dolan, chef de cabinet, Bureau de la Dirigeante principale des services corporatifs;
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines;
Karen Lynn Hébert, conseillère, politique et gouvernance, Bureau de la Dirigeante principale des services corporatifs;
Isabelle Ricard, dirigeante principale des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement.
La présidente fait une déclaration.
Les sénateurs se sont présentés.
Il est convenu que la greffière du Sénat soit autorisée à observer la réunion via Zoom.
CIBA/2025-10-02/020(P) — Élection d’un vice-président
La présidente fait une déclaration.
L’honorable sénateur Smith propose que l’honorable sénateur MacDonald soit élu vice-président du comité.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-10-02/021(P) — Agenda Consenti (Publique)
La présidente fait une déclaration concernant l'agenda consenti.
L'honorable sénateur Housakos propose que l'agenda consenti, qui comprend les points suivants, soit approuvé :
Procès-verbal du 19 juin, 2025 (partie publique et à huis clos)
Procès-verbal du 19 juin, 2025 (réunion d’organisation)
Membres du Conseil interparlementaire mixte — l’honorable sénateur Downe, l’honorable sénatrice Saint-Germain (coprésidente du Sénat), l’honorable sénatrice Henkel et l’honorable sénateur MacDonald.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-10-02/022(P) — Rapport du Comité permanent de la Régie interne, budgets et administration : demandes d'accès à l'information
La présidente fait une déclaration concernant les modifications du Règlement administratif du Sénat pour préciser la marche à suivre pour répondre aux avis à un tiers prévus par la Loi sur l’accès à l’information.
Après débat, l'honorable sénateur Housakos propose que les modifications au Règlement administratif du Sénat soit approuvée et que la présidente présente un rapport au Sénat afin de solliciter son approbation des amendements.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Il est convenu que l’item 3 soit discuté pendant la séance à huis clos de la réunion.
CIBA/2025-10-02/023(P) — Évaluation des dépenses du Sénat
Pascale Legault a fait une déclaration puis, avec Gérald Lafrenière, répond aux questions concernant une évaluation des dépenses du Sénat.
Après débat, il est convenu que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets des comités (SEBS) entreprenne une révision complète et continue de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et du Règlement administratif du Sénat en tenant compte des programmes et processus existants, en mettant l’accent sur :
l’établissement des priorités ;
l’identification des économies de coûts ; et
la réduction des dépenses répétitives ou non utilisées ;
Que le sous-comité s’engage à fournir des rapports intérimaires à CIBA sur l’analyse des ressources financières.
Que le sous-comité dépose son rapport final sur la révision de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et du Règlement administratif du Sénat au plus tard le 30 septembre 2026.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-10-02/024(P) — Formation en langues officielles pour les sénateurs, leur conjoint(e) et les membres du personnel
La présidente fait une déclaration concernant sur la politique relative au remboursement des frais de formation en langues officielles pour les conjoints des sénateurs.
Après débat, l'honorable sénatrice Henkel propose que dès maintenant, le Sénat ne permette plus le remboursement des frais de formation linguistique des conjoints, et qu’un moratoire soit imposé sur le remboursement des frais de déplacement des conjoints accompagnant un sénateur dans le cadre d’une formation linguistique, jusqu’à ce que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets des comités (SEBS) ait terminé son examen des règles.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Annie Carpentier fait une déclaration puis, avec Toni Francis, répond aux questions concernant la formation linguistique.
Après débat, l'honorable sénateur Forest propose que le CIBA approuve les critères proposés ainsi que les mises à jour à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et qu’il approuve les applications d’apprentissage des langues Duolingo, Babbel, Rosetta Stone et Busuu comme étant éligibles au remboursement.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-10-02/025(P) — Examen de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et du Règlement administratif du Sénat
Tamara Dolan fait une déclaration puis, avec Gérald Lafrenière, Pascale Legault et Julie Wellington, répond aux questions concernant la révision de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et du Règlement administratif du Sénat.
Après débat, l'honorable sénatrice Saint-Germain propose que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit mandaté de superviser l’examen de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et du Règlement administratif du Sénat parallèlement à l’évaluation des dépenses du Sénat mentionné à CIBA le 2 octobre, lesquels devraient être terminés d’ici la fin septembre 2026.
La motion, mise aux voix, est adoptée
CIBA/2025-10-02/026(P) — Items à titre d'information envoyés par courriel
La présidente fait une déclaration concernant les items envoyés par courriel aux membres à titre d'information.
CIBA/2025-10-02/027(P) — Autres affaires
L’honorable sénateur Forest fourni une mise à jour par le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités sur l’examen des déplacements coordonnés.
L’honorable sénateur MacDonald fait une déclaration concernant les demandes d'accès à l'information et la présidente a indiqué qu’elle prendrait la question en délibéré.
À 9 h 55, la séance est suspendue.
À 10 h 00, conformément à l’article 12-16(1)d) du Règlement, le comité reprend ses travaux à huis clos.
À 10 h 07, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan