LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 23 octobre 2025
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[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) se réunit aujourd’hui à 8 h, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Audette, Boehm, Boyer, Forest, Francis, Housakos, MacAdam, MacDonald, Mohamed, Moncion, LaBoucane-Benson, Osler, Oudar, Saint‑Germain, Smith, et Tannas (16).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs Al Zaibak et Wilson (2).
Participent à la réunion : Shaila Anwar, greffière du Sénat et greffière des parlements; Gérald Lafrenière, sous-greffier, Services législatifs; Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Julie Wellington, légiste et conseillère parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
TÉMOINS :
L'honorable sénateur Éric Forest, président, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
Isabelle Ricard, dirigeante principale des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe aux finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Julie Lacroix, directrice, Direction de la sécurité institutionnelle;
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services;
Adam Khamphoune, gestionnaire, planification et gestion de projets de la Vision du Plan à Long Terme (VPLT);
Julia Zayed, agente à l’accessibilité du Sénat, Direction des communications, télédiffusion et publications.
Ernst & Young s.r.l./S.E.N.C.R.L. :
Sonia Leblanc, associée, Service de certification (par vidéoconférence);
Niguel Givogue, chef d'équipe senior, Service de certification (par vidéoconférence).
Service de protection parlementaires :
Surintendant principal Mitch Monette, directeur;
Albéric Bilodeau, chef des opérations.
Services Publics et Approvisionnement Canada :
Jennifer Garrett, sous-ministre adjointe, Direction générale de la science et de l'infrastructure parlementaires;
Jean-François Robert, directeur général, Édifice du Centre, Direction générale de la science et de l’infrastructure parlementaires.
La présidente fait une déclaration.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2025-10-23/052(P) — Agenda Consenti
La présidente fait une déclaration concernant l'agenda consenti.
L'honorable sénatrice Boyer propose que l'agenda consenti, qui comprend les points suivants, soit approuvé :
-
Procès-verbal du 2 octobre, 2025 (partie publique et à huis clos).
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-10-23/053(P) — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités : États financiers audités
Le président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l’honorable sénateur Forest, présente le premier rapport du sous-comité :
Le jeudi 23 octobre 2025
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets des comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
PREMIER RAPPORT
Votre sous-comité a revu les états financiers du Sénat du Canada pour l’année terminée le 31 mars 2025 ainsi que le rapport des résultats de l’audit. Cet audit a été effectuée conformément aux normes d’audit généralement reconnues du Canada par des professionnels de la firme Ernst & Young, LLP.
Cet audit a donné lieu à un rapport sans réserve de l’auditeur dans lequel on peut lire que les états financiers donnent, à tous égards importants, une image fidèle de la situation financière du Sénat au 31 mars 2025 ainsi que des résultats de son exploitation et de ses flux de trésorerie conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.
Votre sous-comité recommande l’approbation des états financiers audités et qu’ils soient déposés au Sénat.
Respectueusement soumis,
Le président
ÉRIC FOREST
L'honorable sénateur Forest fait une déclaration.
Après débat, l’honorable sénateur Forest propose que le premier rapport du sous-comité soit adopté, que les états financiers soient déposés au Sénat et que, conformément à la répartition des responsabilités entre le CIBA et le Comité permanent de l’audit et de la surveillance (AOVS), le rapport interne sur les points saillants des états financiers audités pour l'exercice terminé le 31 mars 2025 et les états financiers relatifs à l’exercice clos le 31 mars 2025, ainsi que les résultats de l’audit pour l’exercice clos le 31 mars 2025 soient partagés avec les membres du comité AOVS.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 8 h 7, la séance est suspendue.
À 8 h 9, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, le comité reprend ses travaux à huis clos.
À 8 h 25, la séance est suspendue.
À 8 h 27, le comité reprend ses travaux en séance publique.
L’honorable sénatrice Osler fait une déclaration concernant la pratique de CIBA en matière de distribution de documents aux membres.
Après débat, il est convenu que ce point soit de nouveau discuté lors de la prochaine réunion du CIBA.
La présidente a informé les membres que l’item 3 était retiré de l’ordre du jour.
L’honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration concernant la Politique de gestion des bureaux des sénateurs et a demandé que la question soit discutée à huis clos.
Il est convenu que ce point serait examiné lors de la partie à huis clos de la réunion.
CIBA/2025-10-23/054(P) — Mise à jour annuelle du Service de protection du Parlement
Surintendant Mitch Monette fait une déclaration concernant les services fournis par le Service de protection parlementaire.
Julie Lacroix répond aux questions.
À 8 h 45, la séance est suspendue.
À 8 h 46, conformément à l'article 12-16(1) du Règlement, le comité reprend ses travaux à huis clos.
À 9 h 11, la séance est suspendue.
À 9 h 12, le comité reprend ses travaux en séance publique.
CIBA/2025-10-23/055(P) — Mise à jour sur la vision et le plan à long terme
Josée Labelle fait une déclaration concernant la vision et le plan à long terme.
CIBA/2025-10-23/056(P) — Rapport annuel sur le plan de l’accessibilité du Sénat
Julia Zayed fait une déclaration puis répond aux questions concernant le rapport annuel sur le plan de l’accessibilité du Sénat.
Après débat, l’honorable sénatrice Saint-Germain propose que le Plan d’accessibilité 2026-2028 du Sénat soit approuvé.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-10-23/057(P) — Membres du groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art et le patrimoine
La présidente fait une déclaration concernant les membres du groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art et le patrimoine.
L’honorable sénateur Tannas propose que, conformément à la motion adoptée le 19 juin 2025 concernant la création du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art et le patrimoine, les honorables sénateurs suivants soient nommés membres dudit groupe :
L’honorable sénatrice Ataullahjan;
L’honorable sénateur Black;
L’honorable sénateur Cardozo et
L’honorable sénateur Cormier.
La motion, mise aux voix, est adoptée
CIBA/2025-10-23/058(P) — Items à titre d'information envoyés par courriel
La présidente fait une déclaration concernant les items envoyés par courriel aux membres à titre d'information.
CIBA/2025-10-23/059(P) — Code relatif aux valeurs, à l’éthique et aux conflits d’intérêts pour les membres du personnel des sénateurs
La présidente et l’honorable sénateur MacDonald font une déclaration concernant le Code relatif aux valeurs, à l’éthique et aux conflits d’intérêts pour les membres du personnel des sénateurs.
Après débat, l’honorable sénateur MacDonald propose :
Que le Sous-comité des ressources humaines soit autorisé à établir un processus de consultation sur les révisions au Code de valeurs et d’éthique pour le personnel des sénateurs, lequel comprendra une participation par l’entremise des présidents des caucus et des groupes (sénateurs) ainsi qu’avec le Groupe de travail sur les services aux sénateurs (GTSS);
Que la mise en œuvre du Code de valeurs et d’éthique pour le personnel des sénateurs, adopté le 19 juin 2025, soit suspendue jusqu’à l’achèvement de l’examen et la présentation des recommandations par le Sous-comité des ressources humaines, et que la version la plus récente du Code relatif aux conflits d’intérêts pour les personnes à l’emploi du Sénat soit rétablie pour le personnel des sénateurs pendant cette période.
Que l’échéance pour la soumission d’observations écrites sur le Code de valeurs et d’éthique pour le personnel des sénateurs soit prolongée à une date déterminée par le Sous-comité des ressources humaines, une fois qu’un processus de consultation aura été adopté par celui-ci; et
Que l’Administration du Sénat fournisse le soutien administratif nécessaire à la tenue d’un processus de consultation indépendant auprès du personnel travaillant dans les bureaux des sénateurs, sous la direction du GTSS.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 9 h 45, la séance est suspendue.
À 9 h 47, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, le comité reprend ses travaux à huis clos.
À 10 h 2, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ:
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan