LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 6 novembre 2025
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 h 01 (HE), conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour l’étude de questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour. Je m’appelle Lucie Moncion, je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
[Traduction]
Avant que nous commencions, afin de faciliter le bon déroulement des travaux du comité, tous les participants devront respecter les consignes suivantes pour éviter tout incident lié à l’effet Larsen. Consultez les cartes placées sur votre table pour prendre connaissance des consignes visant à prévenir les incidents liés à l’effet Larsen. Gardez toujours votre oreillette éloignée de tous les microphones. Vous ne devez pas toucher les microphones; l’opérateur de la console gérera leur activation et leur désactivation. Évitez de manipuler votre oreillette lorsque votre microphone est activé. Les oreillettes doivent rester sur votre oreille ou être placées sur l’autocollant prévu à cet effet à chaque place. Merci à tous pour votre coopération.
Je tiens à souligner que le territoire sur lequel nous nous réunissons est le territoire traditionnel, ancestral et non cédé de la nation algonquine anishinabe et qu’il accueille aujourd’hui de nombreux autres peuples des Premières Nations, métis et inuits de toute l’île de la Tortue.
Je vais maintenant faire le tour de la table et demander à mes collègues de se présenter.
Le sénateur MacDonald : Michael MacDonald du Cap-Breton, en Nouvelle-Écosse.
[Français]
La sénatrice Oudar : Manuelle Oudar, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice LaBoucane-Benson : Patti LaBoucane-Benson, de l’Alberta, territoire du Traité no 6.
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, de l’Ontario.
Le sénateur Boehm : Peter Boehm, de l’Ontario.
La sénatrice MacAdam : Jane MacAdam, de l’Île-du-Prince-Édouard.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
Le sénateur Forest : Bonjour. Éric Forest, de la division du Golfe, au Québec.
[Traduction]
La sénatrice Mohamed : Farah Mohamed, de l’Ontario.
Le sénateur Francis : Brian Francis, Epekwitk, de l’Île-du-Prince-Édouard.
Le sénateur Al Zaibak : Mohammad Al Zaibak, de l’Ontario.
La sénatrice Moodie : Rosemary Moodie, de l’Ontario.
La sénatrice Hay : Katherine Hay, de l’Ontario.
[Français]
La sénatrice Audette : Kuei. [mots prononcés en innu-aimun] Michèle Audette [mots prononcés en innu-aimun] au Québec.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
Senator Osler : Flordeliz (Gigi) Osler, du Manitoba.
La sénatrice Ross : Krista Ross, du Nouveau-Brunswick.
[Français]
La sénatrice Henkel : Bonjour. Danièle Henkel, de la division d’Alma, au Québec.
Le sénateur Quinn : Jim Quinn, du Nouveau-Brunswick.
[Traduction]
Le sénateur Smith : Larry Smith, Saurel, du Québec.
La présidente : Merci.
Je tiens également à souhaiter la bienvenue à toutes les personnes qui suivent nos délibérations dans tout le pays.
[Français]
Ce matin, chers collègues, nous allons faire deux changements à l’ordre du jour. L’article no 2, qui porte sur le remplacement de la navette du Sénat, sera déplacé et sera discuté durant la portion à huis clos, parce que nous allons parler de prix. De plus, nous allons reprendre la discussion sur la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, dont nous devions parler à huis clos, au point no 2. Est-ce que cela vous convient?
Des voix : Oui.
La présidente : Je vous remercie.
Notre premier article pour la portion publique de la réunion est l’agenda consenti pour approbation. À titre de rappel, les points qui sont à l’agenda consenti ne sont pas controversés, mais nécessitent notre approbation. Pour ces articles, une note d’information, un formulaire ou un autre document d’appui est soumis d’avance, mais aucune présentation n’est requise.
Pour la réunion d’aujourd’hui, nous avons à l’agenda consenti les deux articles suivants : le procès-verbal de la réunion du 23 octobre 2025 (parties publique et à huis clos), ainsi que de l’information sur les membres du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine.
Chers collègues, vous avez reçu dans votre trousse une motion visant à ajouter un membre au Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine. Je crois comprendre qu’il y a eu des discussions, et que l’on souhaite ajouter la sénatrice McBean au groupe de travail.
Est-ce que quelqu’un peut proposer la motion suivante :
Que l’agenda consenti soit approuvé.
La sénatrice Saint-Germain : Je la propose.
La présidente : Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
[Traduction]
La présidente : La motion est adoptée.
Nous passons maintenant au point numéro 5. Avant d’entamer cette discussion, j’aimerais rappeler aux sénateurs d’éviter de mentionner des noms afin que nous puissions avoir des discussions moins controversées et ne pas nommer nos collègues. Restons concentrés sur les points dont nous allons discuter.
Si vous vous souvenez bien, lors de notre dernière réunion, l’honorable sénatrice Saint-Germain a demandé que nous discutions de la nécessité d’apporter des modifications à la Politique sur la gestion des bureaux des sénateurs à la suite d’une demande d’exemption qui a ensuite été retirée. Nous avons convenu de poursuivre la discussion aujourd’hui, car nous avons manqué de temps lors de notre dernière réunion.
Sénatrice Saint-Germain, souhaitez-vous exprimer vos préoccupations pour lancer la discussion?
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Bonjour, chers collègues.
En effet, je ne souhaite aucunement que nous discutions sur la base d’un cas spécifique. Mon intervention va plutôt dans le sens de revenir sur ce qu’un collègue a mis en évidence et qui mérite notre attention. Le collègue a dit ceci :
[Traduction]
En l’absence de toute précision sur ce qui est remboursé en vertu de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs dans ces circonstances, d’après ce que j’ai pu trouver ou ce qu’on m’a indiqué, je vous demanderais d’accepter le paiement...
Un remboursement.
[Français]
Ce qui me préoccupe, c’est qu’un collègue — et peut-être même plusieurs — considère que la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs manque de clarté, d’une part, et d’autre part, que lorsqu’un sénateur ou une sénatrice pose des questions, les réponses données ne semblent pas suffisamment éclairantes.
Le point que je voulais faire, c’est que nous avons un sous-comité qui a notamment le mandat d’examiner la révision de la Politique de gestion de bureau des sénateurs. Je voudrais nous inviter, tous et toutes, à informer le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, ou SEBS, des aspects de cette politique qui semblent confus, confondants et pas suffisamment clairs, de même que de toute modification que vous souhaiteriez y apporter.
Je veux insister sur une chose. Dans le système Unit4, chaque fois que nous faisons une réclamation, nous avons une indication du nombre de points de voyage que nous avons utilisés. Avec cette dernière réclamation, le nombre de points est clairement indiqué. Je nous invite aussi à travailler de près avec nos adjoints administratifs pour nous assurer que nous avons connaissance de cette comptabilisation des points. S’il y a une chose qui est claire dans la politique, ce sont les 64 points.
Je dis cela de manière constructive; cela dit, j’aimerais que nous puissions faire un suivi sur le commentaire de ce collègue, que je prends avec beaucoup de sérieux. Merci.
La présidente : Y a-t-il des commentaires ou des questions?
Le sénateur Forest : Je voulais simplement prendre la balle au bond. Il est important de souligner que lorsque nous obtenons un remboursement, il y a vraiment un décompte de nos points, donc nous sommes responsables d’assumer nous-mêmes la gestion de nos points. C’est un élément important à souligner.
[Traduction]
Le sénateur Quinn : J’aimerais obtenir une précision. A-t-on décidé que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités examinerait la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs?
La présidente : Oui.
Le sénateur Quinn : D’accord.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou commentaires? Ce qu’il faut retenir ce matin, sénatrice Saint-Germain, c’est que vous demandez aux groupes d’examiner la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et, s’il y a des modifications, des changements, des améliorations ou autres à apporter, de fournir ces renseignements au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, afin qu’il dispose des renseignements nécessaires pour examiner nos différents programmes et règles.
La sénatrice Saint-Germain : J’aimerais ajouter que les membres du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat pourraient également décider de communiquer avec les sénateurs. Je ne veux pas m’immiscer dans leur travail, mais ce que je veux dire, c’est que si une clarification est nécessaire, veillez à l’obtenir afin qu’aucun sénateur ne se retrouve dans une situation difficile relativement à la gestion de son bureau et en particulier des points de voyage.
La présidente : D’accord. Merci. Y a-t-il d’autres commentaires?
[Français]
Merci beaucoup, sénatrice Saint-Germain. Nous allons passer à l’article no 3.
[Traduction]
Le point suivant concerne un document qui a été envoyé à titre d’information uniquement. Cette semaine, trois documents ont été envoyés à titre d’information. Vous avez reçu le rapport trimestriel du deuxième trimestre sur les demandes du Sénat en matière de propriété intellectuelle pour utilisation commerciale. Vous avez également reçu des renseignements sur les options relatives au gymnase du 40, rue Elgin et le rapport après un déplacement envoyé au comité CIBA par les sénateurs qui ont participé à la visite au Manitoba.
Avez-vous des questions ou des commentaires à propos de ces documents? Si vous n’en avez pas, nous allons passer à d’autres sujets.
J’aimerais faire le point sur les préoccupations soulevées lors de la dernière réunion concernant la fréquence des réunions, le calendrier de distribution des documents et l’examen des exceptions. Le comité directeur s’est réuni pour discuter précisément de ces questions, et nous avons l’intention de présenter un rapport contenant des recommandations lors de la prochaine réunion du comité CIBA. Certains de ces renseignements vous réjouiront probablement.
Le comité directeur n’a pas abordé la question de l’accès aux documents pour les non-membres. Nous n’avons pas encore eu cette discussion. Lorsque des non-membres participent aux réunions du comité CIBA, ils reçoivent les documents au moment où ils prennent place ici, et certains de nos collègues disposent d’un ordinateur contenant tous les documents, ce qui vous désavantage, car vous ne pouvez pas consulter les renseignements à l’avance. Nous n’avons pas encore discuté de cette question.
Avez-vous des questions ou des commentaires à ce sujet? Mon Dieu, vous êtes soit fatigués, soit très disciplinés ce matin. Je vais choisir de penser que vous êtes disciplinés.
Avant de passer à huis clos, chers collègues, souhaitez-vous porter d’autres questions à l’attention du comité CIBA que nous pourrions aborder lors d’autres réunions? Si ce n’est pas le cas, nous allons suspendre la séance pendant quelques minutes afin de passer à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)