LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 27 novembre 2025
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 8 heures (HE), conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et à huis clos, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
[Français]
La présidente : Bonjour. Je m’appelle Lucie Moncion. Je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
[Traduction]
Avant que nous commencions, afin que les travaux du comité se déroulent bien, je veux informer tous les participants des consignes qu’ils doivent respecter pour éviter les incidents acoustiques. Veuillez consulter les cartes placées sur la table pour prendre connaissance des consignes à cet égard. Gardez toujours votre oreillette éloignée de tous les microphones. Ne touchez pas les microphones. Le pupitreur gérera leur activation et leur désactivation. Évitez de manipuler votre oreillette lorsque le microphone est activé. Les oreillettes doivent rester sur votre oreille ou être placées sur l’autocollant prévu à cet effet à chaque place. Merci à tous de votre collaboration.
Je tiens à souligner que nous sommes réunis sur le territoire traditionnel, ancestral et non cédé de la nation algonquine anishinabe, où vivent aujourd’hui de nombreux autres peuples des Premières Nations, des Métis et des Inuits de l’île de la Tortue. Je vais maintenant demander à mes collègues autour de la table de se présenter.
La sénatrice LaBoucane-Benson : Sénatrice Patti LaBoucane-Benson, du territoire visé par le Traité no 6, en Alberta.
[Français]
La sénatrice Oudar : Manuelle Oudar, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Sénatrice Yvonne Boyer, de l’Ontario.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice MacAdam : Jane MacAdam, de l’Île-du-Prince-Édouard.
[Français]
Le sénateur Forest : Éric Forest, de la division du Golfe, au Québec.
[Traduction]
Le sénateur Boehm : Peter Boehm, de l’Ontario.
La sénatrice Moodie : Rosemary Moodie, de l’Ontario.
Le sénateur Smith : Larry Smith, du Québec.
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
Le sénateur Francis : Brian Francis, d’Epekwitk, de l’Île-du-Prince-Édouard.
[Français]
La sénatrice Henkel : Danièle Henkel, du Québec.
[Traduction]
La sénatrice Osler : Flordeliz (Gigi) Osler, du Manitoba.
Le sénateur Housakos : Leo Housakos, du Québec.
Le sénateur MacDonald : Michael MacDonald, du Cap-Breton, en Nouvelle-Écosse.
La présidente : Je tiens également à souhaiter la bienvenue à tous ceux qui suivent nos délibérations au pays.
[Français]
Nous allons directement à l’agenda consenti. Chers collègues, notre premier article de la partie publique de la réunion —
[Traduction]
Le sénateur Housakos : J’ai une demande à formuler. Avec la permission du comité, j’aimerais déposer une motion et la faire inscrire en priorité à l’ordre du jour.
La présidente : La permission est-elle accordée, chers collègues?
Des voix : Oui.
Le sénateur Housakos : Je vais d’abord laisser le temps à la greffière de distribuer la motion que je présente. Cette motion porte sur les nombreuses discussions que nous avons eues au sujet de l’examen de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, ou PGBS, et du Règlement administratif du Sénat, ou RAS, ainsi que de la création d’un comité spécial. Il s’agit d’une brève motion, mais elle mérite d’être lue.
Je sais que le 2 octobre dernier, notre comité a adopté une motion visant à confier le processus d’examen de la PGBS et du RAS, que tous les groupes ont reconnu comme étant fondamental, au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, ou sous-comité SEBS. Après en avoir longuement discuté avec le président de ce sous-comité, le sénateur Forest, ainsi que le vice-président, le sénateur Carignan, nous sommes arrivés à la conclusion que ce projet est tout simplement trop vaste à un moment où le sous-comité SEBS est déjà surchargé par l’examen approfondi des dépenses du Sénat.
De plus, après consultation avec les leaders, dans le but qu’un examen approfondi de la PGBS et du RAS soit mené à bien, et nous avons tous convenu que c’était devenu un problème et qu’il fallait y remédier — le dernier examen que notre institution a mené remonte à plus de 10 ou 11 ans —, nous avons déterminé qu’il fallait créer un groupe de travail spécial. Ce faisant, nous devons veiller à ce que tous les groupes du Sénat y soient représentés et à ce que la composition de ce comité reflète largement, bien sûr, toutes les régions du pays que représentent les sénateurs.
Je peux lire la motion rapidement. Elle est très prescriptive, chers collègues. Elle contient des dates, des objectifs et des rôles précis.
La voici :
Que le groupe de travail composé de sénateurs soit constitué et autorisé à superviser et à surveiller les examens approfondis de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, ou PGBS, et du Règlement administratif du Sénat, ou RAS;
Que la composition du groupe de travail soit déterminée par entente entre les leaders, assurant une représentation de tous les groupes reconnus et de toutes les régions, en donnant priorité à la participation des sénateurs ayant servi au moins trois années depuis leur nomination au Sénat, et en prévoyant que la présidence soit assurée par un sénateur ayant au moins cinq années de service depuis sa nomination;
Que le groupe de travail soit également autorisé à superviser et à surveiller l’examen et la consolidation de l’ensemble des politiques liées aux dépenses de l’Administration du Sénat en une politique complète unique, dont le titre sera Politique de gestion de l’Administration du Sénat (PGAS), complétant ainsi la deuxième phase du processus d’examen des règles relatives aux dépenses amorcé en 2015, dont la première phase a donné lieu à la PGBS;
… mais nous ne nous sommes jamais passés à l’autre phase…
Que le groupe de travail soit chargé de mener ses travaux en consultation avec le Bureau du légiste et conseiller parlementaire et le bureau de la dirigeante principale des services corporatifs, et qu’il veille à la coordination des processus d’examen de manière que les documents qui en résultent soient cohérents et complémentaires;
Que l’Administration du Sénat fournisse le soutien administratif et technique nécessaire pour permettre au groupe de travail de s’acquitter de son mandat;
Que l’Administration du Sénat soumette des versions révisées provisoires de la PGBS et du RAS au groupe de travail au plus tard le 15 avril 2026, et que le groupe de travail dépose son rapport, incluant ses recommandations et toute modification proposée aux règles et instruments de politique susmentionnés, au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration au plus tard le 24 septembre 2026, et qu’il puisse déposer des rapports provisoires, au besoin;
Que l’Administration du Sénat soumette une version provisoire de la PGAS au groupe de travail au plus tard le 1er septembre 2026, et que le groupe de travail soumette une ébauche de la politique au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration au plus tard le 1er décembre 2026, et qu’il puisse soumettre des rapports provisoires, au besoin;
Que la motion adoptée le 2 octobre 2025 confiant la supervision de ces examens au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS), soit annulée en faveur du mandat confié au présent groupe de travail.
Y a-t-il des questions, chers collègues?
La présidente : Y a-t-il des questions ou des commentaires?
[Français]
Le sénateur Forest : Un des éléments majeurs dans la situation du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, c’est que, compte tenu de notre mandat, qui est de réviser chacune des directions et d’en faire une analyse approfondie par rapport aux contingences et aux ressources, cela nous mène à la fin du mois de juin, selon le plan de travail qui sera déposé.
C’était totalement irréalisable de faire les deux en parallèle. Étant donné que l’un des défis du sous-comité est de trouver un espace pour se réunir, après nos discussions, nous avons conclu que nous n’étions pas en mesure de livrer le mandat tel quel.
La présidente : Merci.
[Traduction]
La sénatrice Boyer : Je crois comprendre que ce groupe a été créé parce que le comité SEBS est surchargé de travail. Est-ce exact?
Le sénateur Housakos : Oui, en grande partie. L’autre raison, bien entendu, c’est que la représentation des sénateurs est plutôt restreinte au sein du comité SEBS. Lorsqu’un comité traite des questions liées à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et au Règlement administratif du Sénat, il faut s’assurer qu’il contient un plus grand nombre de membres, car ma réalité, à titre de sénateur du Québec, et votre réalité, à titre de personne originaire des Prairies, ou celle de tout autre sénateur venant d’une région plus éloignée, sont très différentes. Ce comité doit donc refléter les réalités et les défis de tous les coins du pays.
La sénatrice Boyer : À titre de femme autochtone, je suis d’accord avec cela. Je m’interroge également sur l’autorité. Ce groupe de travail relèverait-il de la même autorité que le comité SEBS? D’accord. C’est très bien. Je vous remercie de ces éclaircissements.
La sénatrice Moodie : Je tiens à préciser pour le compte rendu que j’ai proposé cela au début, et je suis heureuse de voir que nous en sommes là aujourd’hui.
La présidente : Proposez-vous la motion ou…
La sénatrice Moodie : J’aimerais proposer la motion.
La présidente : … le sénateur Housakos propose-t-il la motion?
Sommes-nous d’accord, chers collègues?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée. Je vous remercie, sénateur Housakos. Nous revenons maintenant à notre ordre du jour.
[Français]
Notre premier article de la partie publique de la réunion est l’agenda consenti pour approbation. À titre de rappel, les points à l’agenda consenti ne sont pas controversés, mais nécessitent notre approbation. Pour ces éléments, une note d’information, un formulaire ou un autre document d’appui est soumis d’avance, mais aucune présentation n’est requise.
Pour la réunion d’aujourd’hui, nous avons deux articles à l’agenda consenti. Le premier est le procès-verbal de la partie publique de la réunion du 6 novembre 2025, et le deuxième est le programme de tests antigéniques rapides du Sénat, la Politique du Sénat sur la vaccination contre la COVID-19 et d’autres mesures préventives en milieu de travail.
Est-ce qu’il y a des questions ou des commentaires par rapport aux articles à l’agenda consenti? N’en voyant pas, un sénateur peut-il proposer la motion suivante :
Que l’agenda consenti soit approuvé.
La sénatrice Henkel : Je propose la motion.
La présidente : Sénatrice Henkel, merci. Les sénateurs sont-ils prêts à se prononcer? Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
[Traduction]
Le prochain point à l’ordre du jour concerne le rapport du Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme. Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services et Julie Lacroix, directrice, Direction de la sécurité institutionnelle se joignent à nous à titre de témoins. Je crois comprendre que le sénateur Tannas fera une déclaration préliminaire et que Mme Labelle et Mme Lacroix aideront à répondre aux questions.
Sénateur Tannas, vous avez la parole.
Le sénateur Tannas : Je vous remercie, madame la présidente et chers collègues. J’ai l’honneur de présenter le premier rapport du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme. Ce rapport contient plusieurs mises à jour et des recommandations connexes sur des projets liés à la réhabilitation de l’édifice du Centre et sur d’autres projets relevant de la Vision et le plan à long terme, ou la VPLT.
Vous avez tous reçu un exemplaire du rapport, et je n’entrerai donc pas dans les détails, mais je vais résumer certains points importants, en particulier en ce qui concerne la première recommandation.
En résumé, les membres du sous-comité ont rencontré, en octobre et en novembre derniers, des représentants de Services publics et Approvisionnement Canada, ou SPAC, et de l’Administration du Sénat pour discuter de plusieurs points, soit la réhabilitation de l’édifice de la Confédération, les options de limitation des coûts liés à la réhabilitation de l’édifice du Centre, la stratégie de conception des salles patrimoniales, la réhabilitation de l’édifice du Centre et la conception du Centre d’accueil du Parlement, le projet lié aux tunnels du campus parlementaire et le projet de réaménagement de l’îlot 2.
Vous vous demandez peut-être pourquoi nous nous préoccupons de la réhabilitation de l’édifice de la Confédération, puisque cet édifice est exclusivement occupé par des députés. Il faut savoir qu’il y a quelques années, il a été déterminé que l’édifice de la Confédération, dont la réhabilitation était prévue à une date ultérieure, a en réalité besoin d’une réhabilitation plus urgente. C’est l’un des édifices les plus en mauvais état de l’inventaire de la Cité parlementaire.
Comme je l’ai mentionné, il est occupé exclusivement par des députés. On y trouve également certains bureaux de ministres. Après avoir déterminé que ce bâtiment nécessitait une attention plus urgente, on a demandé au Sénat — et nous avons accepté — de quitter l’édifice Victoria, l’un de nos complexes de bureaux, plus tôt que prévu, afin qu’il puisse être aménagé pour accueillir temporairement les députés qui quitteraient l’édifice de la Confédération. Nous avons donc accepté cette proposition.
Le plan initial prévoyait que l’édifice de la Confédération serait réhabilité en deux phases. Sur place, la moitié du bâtiment serait occupée et l’autre moitié inoccupée. Il a ensuite été décidé que la meilleure approche consistait à vider complètement l’édifice de la Confédération en une seule fois. Cela se produira au début des années 2030, ce qui nous laisse un peu de temps.
Dans le cadre de la planification, cela signifiait qu’il fallait trouver des bureaux pour 34 députés, car il y avait un manque dans leur inventaire.
Le Sénat, par l’entremise du présent comité, a exprimé sa volonté d’accueillir les bureaux de 34 députés dans l’ensemble de son inventaire de locaux transitoires, qui comprend l’édifice Chambers, l’édifice de l’Est, le nouveau complexe de bureaux du Sénat, actuellement en construction sur la rue Wellington, ainsi que l’édifice du Centre. Nous avons invité la Chambre des communes à collaborer avec nous par l’entremise de nos comités respectifs et à discuter de la manière de procéder. Nous avons simplement annoncé que nous disposions d’un ensemble de bâtiments et que nous étions disposés à accueillir 34 bureaux dans cet inventaire. Nous avons ensuite lancé une invitation à nous rencontrer pour discuter et, nous l’espérions, parvenir à un accord qui serait mutuellement acceptable pour les deux parties.
Nous avons reçu une note dans laquelle on refuse de participer à une telle rencontre. Récemment, la Chambre des communes a exprimé un souhait très précis, à savoir l’occupation de tous les autres bureaux du nouveau complexe de bureaux du Sénat en cours de construction. Puisque l’offre plus générale que nous avons déjà présentée ne semble pas convenir à la Chambre des communes, je pense qu’il est temps de lui présenter une proposition détaillée à des fins d’examen. Nous pourrons peut‑être ensuite rencontrer les représentants pour discuter d’un compromis acceptable pour les deux groupes.
L’une des choses sur lesquelles insiste notre sous-comité, c’est que le Sénat soit le principal occupant du complexe de bureaux du Sénat et que la répartition des bureaux parlementaires garantisse que les sénateurs conservent en tout temps une présence prédominante dans ce bâtiment. En effet, il est non seulement prévu que le complexe de bureaux du Sénat accueille, au bout du compte, la majorité des sénateurs, mais il compte également un nombre important de salles de comités et d’autres infrastructures essentielles à notre fonctionnement.
Par conséquent, le sous-comité recommande que le Sénat offre jusqu’à 24 bureaux parlementaires aux députés temporairement déplacés et qu’il collabore avec la Chambre des communes pour trouver des locaux temporaires pour 10 autres bureaux parlementaires dans d’autres bâtiments occupés par le Sénat, par exemple l’édifice Chambers, l’édifice du Centre et l’édifice de l’Est.
Notre première recommandation consiste donc à leur offrir 24 bureaux dans le nouveau complexe de bureaux du Sénat et 10 autres — nous devrons discuter de leur remplacement — dans les autres bâtiments qui se trouvent dans notre inventaire de bureaux sur la Colline du Parlement.
La présidente : Y a-t-il des questions sur cette recommandation avant d’aborder les autres recommandations?
Le sénateur Tannas : Je suis disposé à discuter de la question. Je pense que nous pourrons traiter les autres recommandations assez rapidement, mais celle-ci est la recommandation principale.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des commentaires sur la première recommandation?
[Français]
Le sénateur Forest : Je peux attendre que le sénateur ait terminé, mais j’ai une question par rapport à cette —
La présidente : C’est pour cela que je veux entendre la question maintenant, parce qu’on parle de ce sujet et que c’est probablement ce qu’il y a de plus contentieux dans le rapport.
Le sénateur Forest : En fait, j’ai un commentaire et une remarque à faire. Pour avoir siégé à votre comité pendant plusieurs années, et puisque je connais la dynamique entre les deux, je trouve qu’on est déjà très généreux d’accepter, d’une part, de quitter l’édifice Victoria plus tôt. L’édifice qui sera construit sur l’îlot 2 est normalement réservé au Sénat, donc à des bureaux de sénateurs. Je trouve qu’ils ont du front tout le tour de la tête quand ils demandent plus de la majorité des bureaux pour relocaliser temporairement des députés.
Ensuite, nous allons libérer des bureaux. Par exemple, à l’édifice Chambers, quand l’édifice de l’îlot 2 sera prêt à accueillir ces bureaux, pourquoi n’utilise-t-on pas les 54 bureaux et ne les relocalise-t-on pas, eux, dans le parc qu’on a dans l’ensemble? Ils vont peut-être dire que c’est un peu loin, mais qu’ils choisissent les députés les plus jeunes; ils pourraient faire de l’exercice et marcher pour se rendre à la Chambre des communes.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Je vous remercie. Tout au long du projet lié à la vision et le plan à long terme — et, en fait, l’endroit où nous sommes actuellement réunis est le résultat d’un compromis initié par le Sénat qui a permis d’économiser des centaines de millions de dollars —, nous avons toujours essayé d’utiliser l’argent des contribuables de manière respectueuse et responsable, et de faire preuve de respect envers la Chambre des communes et du rôle important qu’elle joue à titre de chambre du peuple.
Il semble, sénateur, que la Chambre des communes souhaite obtenir quelque chose de précis, et nous devrions donc leur offrir quelque chose de précis. J’espère que nous pourrons ensuite entamer un dialogue, parvenir à un accord et passer enfin à l’étape de la planification et des travaux.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou commentaires?
Le sénateur MacDonald : Combien de pièces souhaitent-ils obtenir au total?
Le sénateur Tannas : Ils ont besoin de 34 bureaux vides.
Le sénateur MacDonald : Et combien de pièces libres avons‑nous au total dans l’ensemble de nos bâtiments?
Le sénateur Tannas : Avec les locaux de transition dont nous disposons actuellement dans l’édifice Chambers, nous avons suffisamment de place pour accueillir tous ces bureaux. Nous avons également une réserve permanente pour les huit sénateurs supplémentaires qui pourraient être nommés à tout moment en vertu de la Constitution. Nous pouvons donc accueillir 34 bureaux de députés dans notre inventaire, et cela comprend les locaux de transition qui disparaîtront une fois les travaux de construction terminés.
Le sénateur MacDonald : Seront-ils en mesure d’utiliser ces bureaux s’ils n’ont jamais eu de bureaux dans le nouveau complexe de bureaux du Sénat?
Le sénateur Tannas : Oui. Madame Labelle, pouvez-vous répondre à cette question?
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services, Sénat du Canada : Sans les nouveaux locaux, ce sera un peu serré. Cela dépendra également du calendrier de réhabilitation de l’édifice de l’Est.
Il existe donc différents scénarios selon le calendrier de réhabilitation de chaque bâtiment. À l’heure actuelle, selon le plan approuvé, l’inventaire du Sénat permet certainement d’offrir 34 bureaux de parlementaires dans les quatre bâtiments mentionnés par le sénateur Tannas.
Le sénateur MacDonald : Il faut prendre cela en considération. Je vous remercie.
[Français]
Le sénateur Forest : Le fait de vider l’édifice Victoria plus tôt a-t-il une incidence sur l’horaire, par rapport à l’édifice de l’Est, qui doit aussi être rénové?
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Je pense qu’il est juste de dire que l’une des raisons pour lesquelles nous avons un excédent d’espace est que, lorsque nous avons accepté de quitter les lieux plus tôt que prévu, nous avons dû trouver cet espace ailleurs, et nous l’avons trouvé. Il faut aussi tenir compte du fait que Services publics et Approvisionnement Canada s’est engagé à accélérer le calendrier de construction du complexe de bureaux du Sénat. Ces deux facteurs, ajoutés à l’espace supplémentaire que nous avons pu obtenir dans l’édifice Chambers, nous ont permis d’avoir un surplus d’espace au moment où les députés ont un manque d’espace.
Le sénateur Housakos : Sénateur Tannas, si je comprends bien, cette décision a été prise unilatéralement par la Chambre, n’est-ce pas?
Le sénateur Tannas : Oui. Dans le cadre de cette décision, ils ont déclaré leur intention d’occuper 34 locaux dans le complexe de bureaux du Sénat.
Le sénateur Housakos : Je comprends votre préoccupation, et elle est tout à fait légitime. Vous et moi sommes ici depuis assez longtemps pour savoir que le Sénat a dû affirmer son autorité et refuser de céder à plusieurs occasions. Nous ne l’avons pas fait de manière frivole ou régulièrement, mais il semble que ce soit l’un de ces moments où nous devons coordonner les voix de tous les groupes, de la Présidente et de l’autorité du comité CIBA, et leur faire comprendre que nous ne pouvons pas leur permettre de continuer à empiéter sur notre territoire, ce qui s’est naturellement produit, car leurs effectifs augmentent pendant que les nôtres demeurent stables. Ils empiètent sans cesse sur notre capacité et notre espace pour faire notre travail plutôt que d’accepter le fait que leur infrastructure doit suivre l’augmentation de leurs effectifs.
Quelle est la stratégie? Qui va mener le combat?
Le sénateur Tannas : L’une des différences entre le Sénat et la Chambre des communes, c’est que notre dynamique est clairement établie. Notre comité prend des décisions et formule des recommandations au Sénat, et c’est tout. La Chambre des communes dispose d’un comité administratif et elle contient également le gouvernement et le Cabinet, qui contrôle les différents éléments de la fonction publique, en l’occurrence Services publics et Approvisionnement Canada.
Pour répondre à votre question, sénateur Housakos, le message que nous avons reçu indique clairement qu’ils veulent obtenir quelque chose de précis. Je pense que nous devrions les prendre au mot, leur présenter une proposition précise et les inviter à y répondre.
Vous avez raison, une déclaration unilatérale indiquant leur intention d’occuper un bâtiment du Sénat ne tient probablement pas la route, et nous devons nous affirmer et leur rappeler qu’il existe deux chambres au Parlement et que nous devons nous respecter mutuellement. Je suis convaincu que si nous leur soumettons une proposition et que nous entamons des négociations, nous réglerons rapidement cette question à la satisfaction de tous. J’ai la ferme intention — je tiendrai tout le monde au courant, et nous travaillerons aussi avec la Présidente et les dirigeants — de veiller à ce que cette question soit réglée rapidement, sans éclat et sans fracas.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions?
[Français]
Le sénateur Forest : Excusez-moi; j’ai siégé longtemps au comité. Ma question est plutôt celle-ci : cela vous aiderait-il, dans le but de nous aider, si l’on disait que le Comité de la régie interne refuse de négocier, qu’il refuse que les bureaux du nouvel édifice soient occupés par des députés, mais qu’on leur propose plutôt de voir dans notre parc immobilier? Cela vous aiderait-il dans les négociations, qui ne sont vraiment pas faciles dans le contexte actuel?
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Tout d’abord, si nous pouvons obtenir cela — et si le comité CIBA souhaite donner à mon petit sous‑comité des instructions précises sur la manière de mener ces négociations —, nous les suivrons et agirons en conséquence.
La présidente : À ce sujet, voulons-nous donner des instructions précises au sous-comité sur ce point? J’ai entendu dire que certains d’entre nous ne sont pas d’accord pour donner accès aux députés — et peut-être n’ai-je pas bien entendu — à certains bureaux. J’ai donc besoin de comprendre si c’est bien ce que vous voulez.
Le sénateur Tannas : Je pense qu’il faudrait donner des instructions sur la question de la nature délicate des activités du Sénat qui se déroulent dans le complexe des bureaux du Sénat. Cela fera partie intégrante de nos activités une fois que tout sera en place. Par exemple, dans l’ancien édifice du Centre, nous avions une entrée distincte, c’est-à-dire que les gens l’utilisaient expressément pour se rendre au Sénat, aux réunions de comités, etc. C’était dans l’édifice du Centre. Au bout du compte, les gens entreront dans le complexe de bureaux du Sénat s’ils ont affaire au Sénat, même si c’est dans l’édifice du Centre et le Centre d’accueil du Parlement. Ce n’est qu’un exemple. Toutes nos mesures de sécurité et de contrôle se trouvent dans le complexe de bureaux du Sénat. Comme je l’ai mentionné, nous disposons également d’un certain nombre de salles de comités dans le complexe de bureaux du Sénat.
Le commentaire que nous avons formulé et qui devrait devenir une instruction, le cas échéant, concerne le fait que nous devons négocier un arrangement dans lequel le complexe de bureaux du Sénat est contrôlé et majoritairement occupé par le Sénat pendant que nous accueillons le nombre de députés qu’il sera nécessaire d’accueillir dans le complexe de bureaux et les autres locaux dont nous disposons. Est-ce suffisamment clair?
Toute instruction doit stipuler que toute négociation doit reconnaître le contrôle du Sénat sur ce bâtiment et que la majorité des bureaux du bâtiment sont occupés par des sénateurs.
La présidente : Merci.
La sénatrice Osler : Je remercie le sénateur Tannas et les membres du sous-comité d’avoir fait ce travail.
J’aimerais avoir plus d’informations. Compte tenu de l’importance et des fonctions du nouveau Complexe des bureaux du Sénat pour le travail des sénateurs, le sous-comité a-t-il discuté de la possibilité de le mettre seulement à la disposition des sénateurs et d’offrir à la Chambre des communes des locaux dans l’édifice Chambers?
Le sénateur Tannas : Oui, nous en avons discuté, et nous avons estimé, en toute bonne foi, que ce n’était probablement pas une proposition équitable.
L’édifice Chambers offre exclusivement des bureaux temporaires pour les sénateurs. Il ne sera pas relié au réseau de tunnels, et nous connaîtrons d’autres inconvénients sur le plan de la logistique une fois que l’édifice du Centre sera ouvert, que le Complexe des bureaux du Sénat sera opérationnel et que la tour Ouest de l’îlot 2 sera terminée.
Nous avons estimé que la bonne chose à faire était de proposer une solution mixte, mais la Chambre des communes n’a pas jugé l’idée acceptable. Je reconnais que SPAC a présenté aux députés plusieurs scénarios préétablis, et que notre proposition n’en faisait pas partie. Une douzaine de scénarios ont été proposés, dont certains étaient assez coûteux pour résoudre ce problème. Nous aimions le fait que notre proposition était la moins coûteuse, la plus équitable et offrait le meilleur rapport coût‑efficacité. Je pense donc que nous devons conserver notre position, et je suis convaincu que nous parviendrons à une bonne solution.
La présidente : Merci.
[Français]
Le sénateur Forest : Cela aurait été la solution la plus logique, à mon avis. Il faudrait peut-être rappeler dans nos négociations que le Sénat a fait beaucoup de compromis dans cette démarche de réhabilitation de l’ensemble de la Cité parlementaire. Juste le fait de venir ici a fait épargner des dizaines de millions de dollars, compte tenu de l’option qui pouvait être présentée. Tout au long de cette démarche, nous avons été des partenaires très conciliants. Je pense que ce serait bon de le leur rappeler, parce que ce qui est acquis pour eux, c’est dans le passé, mais nous avons quand même été très conciliants tout au long de la démarche.
La sénatrice Oudar : Je constate qu’on n’est peut-être pas prêt à entériner le rapport. Je suggère d’étudier cela en considérant l’angle du coût pour chaque option. J’aurais tendance à choisir l’option la moins coûteuse, mais il faudrait peut-être évaluer les options qui engendrent des coûts. Je suis d’accord pour rappeler que nous avons été de bons citoyens corporatifs depuis de nombreuses années, mais il faut aussi qu’on choisisse l’option la moins coûteuse et qu’on ne commence pas une bataille avec nos collègues de la Colline du Parlement.
Je propose de demander au sous-comité de se repencher une nouvelle fois sur cette option et de revenir avec une recommandation tenant compte des commentaires, mais je voudrais surtout insister sur la notion de coûts. On a tout cela en arrière-plan, mais j’aimerais voir par écrit que nous sommes préoccupés par la question des coûts et qu’il faut choisir l’option la plus avantageuse sur le plan budgétaire.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Je pense que nous pouvons témoigner à ce sujet dès maintenant. Nous réfléchissons beaucoup aux coûts. Il n’y a pas de coûts, mais madame Labelle, je vous en prie, veuillez nous expliquer la situation.
Mme Labelle : Plusieurs options ont été étudiées pendant une période d’un an et demi à deux ans concernant les locaux transitoires. Toutes les options nécessitant la construction de nouveaux bureaux parlementaires ont été écartées. L’objectif est d’aménager ces 34 bureaux parlementaires dans des locaux existants et, par conséquent, sans frais supplémentaires pour Services publics et Approvisionnement Canada et le partenaire parlementaire.
L’idée est d’utiliser des espaces provisoires et permanents pour accueillir l’ensemble des espaces transformés et d’autres.
[Français]
La sénatrice Oudar : Exactement. Si vous estimez que les propositions qui sont faites aujourd’hui engendrent des coûts additionnels, il vous appartiendra de nous le dire.
[Traduction]
La présidente : Chers collègues, j’ai une question. Vous disiez que la possibilité d’installer les bureaux des députés dans l’édifice Chambers entraînerait des coûts supplémentaires?
Le sénateur Tannas : Non.
La présidente : Le coût serait donc le même si tous les sénateurs se trouvaient dans l’édifice du Sénat et les députés, dans l’édifice Chambers?
Le sénateur Tannas : Oui.
La présidente : Nous choisirions donc cette option pour leur faciliter la vie afin qu’ils puissent être plus près des tunnels, notamment? Et qu’en est-il des sénateurs? Ne facilitons-nous pas la vie de nos collègues afin qu’ils puissent être plus près du réseau de tunnels?
Pourquoi privilégier une option au détriment de l’autre?
Le sénateur Tannas : C’est là le point essentiel. Dans le scénario que nous recommandons, les députés et les sénateurs pourraient partager les locaux du Sénat. Par ailleurs, quelle que soit la solution qui fera consensus, certains parlementaires — des sénateurs ou des députés — occuperont des locaux temporaires pendant sept ans après l’ouverture de l’édifice du Centre et des autres bâtiments. Ces locaux temporaires sont dans l’édifice Chambers; voilà ce que cela signifie.
La question est maintenant la suivante : combien de bureaux sont touchés? De quels édifices proviennent-ils? Et qui accueilleront-ils? Le fait est que des parlementaires seront hors de l’enceinte parlementaire pendant toute la durée des travaux de construction et de réhabilitation de l’édifice de la Confédération.
La présidente : Merci.
Si je reviens sur ce que disait le sénateur Housakos — à savoir qu’on empièterait sur l’espace du Sénat et que le Sénat est une institution indépendante —, toute négociation serait sous le contrôle du Sénat. Je pense qu’il est important de faire part de ces arguments aux députés et au groupe responsable de la vision et de la planification à long terme. Ces commentaires sont nécessaires pour leur faire savoir que nous ne sommes pas satisfaits de la situation et que nous collaborons, mais que nous n’appuyons pas ces options.
J’ai entendu mes collègues à ce sujet. Si nous nous entendons sur la question, nous pouvons passer à autre chose. Merci, sénateur.
Le sénateur Tannas : Merci, madame la présidente et chers collègues.
En ce qui concerne les options de limitation des coûts pour la restauration de l’édifice du Centre, votre sous-comité recommande :
Que CIBA approuve les options de limitation des coûts pour la réhabilitation de l’édifice du Centre, à l’exception du retrait de l’espace intercalaire du Hall d’honneur. Cette recommandation est conforme à celles qu’a faites le Bureau de régie interne de la Chambre des communes le 30 octobre.
Au sujet de la stratégie intégrée de conception du patrimoine pour les salles patrimoniales — la recommandation 3 —, votre sous-comité recommande que le comité CIBA approuve la stratégie intégrée de conception du patrimoine pour les salles patrimoniales
Au sujet de la stratégie des tunnels du complexe parlementaire — la recommandation 4 —, votre sous-comité recommande :
Que CIBA approuve la stratégie des tunnels du complexe parlementaire, avec une réduction correspondante des coûts d’environ 100 millions de dollars, qui sera réalisée grâce à la suppression des exigences en matière de manutention, à l’ajout de la liaison avec l’édifice de l’Est et à la réorientation de la boucle du tunnel pour un usage piétonnier;
Que la connexion entre les tours Est (Complexe des bureaux du Sénat) et Ouest (Chambre des communes), qui est l’édifice Victoria reconstruit et occupé par les tours de la Chambre, de l’îlot 2 soit terminée en tant que voie d’accès, en utilisant l’espace du couloir de connexion, dans la portée du projet, pour une économie estimée à 20 millions de dollars.
Pour le projet de réaménagement de l’îlot 2 — la recommandation 5 —, votre sous-comité recommande :
Que CIBA approuve le programme du Complexe de bureaux du Sénat, sauf en ce qui concerne les exigences relatives au concept de design extérieur, qui doivent être revues par Services publics et Approvisionnement Canada, et toute exigence supplémentaire qui n’a pas été approuvée dans le programme fonctionnel.
Notre dernière recommandation — la recommandation 6 — se lit ainsi :
Nous recommandons que le Sous-comité sur la vision et le plan à long terme soit autorisé à communiquer toutes les recommandations contenues dans ce rapport à Services publics et Approvisionnement Canada, au nom du comité CIBA.
La présidente : Merci.
Sénateur Tannas, vous proposez l’adoption du rapport avec l’instruction concernant l’empiètement sur l’espace du Sénat, le fait que le Sénat est un organe indépendant et le contrôle du Sénat qui reste entre les mains du Sénat, n’est-ce pas?
Le sénateur Tannas : Oui.
La présidente : Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
La présidente : D’accord. Elle est adoptée. Merci, sénateur Tannas.
[Français]
Merci, Julie, madame Cowley et Josée.
Le point suivant à l’ordre du jour concerne le rapport du Sous‑comité du programme et de la procédure sur la fréquence des réunions du Comité de la régie interne, le calendrier de distribution des documents aux membres et aux non-membres, ainsi que la prise en compte des exceptions.
Le comité directeur a soigneusement étudié les préoccupations des membres du comité. Comme vous avez pu le constater, nous nous sommes penchés sur toutes les questions soulevées et nous recommandons que les documents de plus de cinq pages soient soumis à la réunion précédant la discussion, afin d’offrir le temps nécessaire aux sénateurs pour étudier le dossier.
Par ailleurs, votre comité directeur est d’avis que la liasse va continuer d’être fournie aux non-membres lorsqu’ils se présentent à la réunion. De plus, nous recommandons que toutes les demandes d’exception aux politiques soient faites directement au comité directeur du Comité de la régie interne, en public.
Finalement, nous convenons que des réunions additionnelles du comité peuvent être organisées à l’occasion lorsque c’est nécessaire, mais nous recommandons que l’horaire actuel, soit toutes les deux semaines, soit maintenu pour le moment.
Est-ce qu’il y a des questions ou des commentaires?
La sénatrice Saint-Germain : Je suis d’accord avec l’ensemble de la proposition, mais j’aimerais que l’on prévoie une réserve en ce qui a trait aux demandes d’exception qui doivent être étudiées en public et qui, au-delà des politiques en matière de ressources humaines, concernent des questions relatives au personnel du Sénat — en d’autres termes, des questions de ressources humaines de nature confidentielle et liées à la vie privée du personnel et des membres du Sénat.
La présidente : Merci, sénatrice. Est-ce qu’il y a d’autres questions ou commentaires par rapport à ce qui est présenté?
La sénatrice Saint-Germain : Je propose un amendement à ce rapport en ce qui concerne les aspects liés à la confidentialité des dossiers de ressources humaines, mais au-delà des politiques.
La présidente : Vous avez mentionné le personnel et les sénateurs?
La sénatrice Saint-Germain : Et les membres.
La présidente : Et les membres?
La sénatrice Saint-Germain : Les membres qui sont désignés.
La présidente : Je ne suis pas certaine que le Comité de la régie interne s’occupe des exceptions pour le personnel.
La sénatrice Saint-Germain : Oui, cela peut arriver dans certaines situations.
La présidente : D’accord. C’est ce que je demandais. Alors, la motion serait modifiée en incluant la section « confidentialité des dossiers de ressources humaines pour les membres du personnel », ce qui est lié à cela.
La motion est la suivante :
Que le deuxième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure, lié au fonctionnement et la gouvernance du comité, soit adopté avec l’exception consistant à remettre au Sous-comité ce qui touche la confidentialité du personnel et des sénateurs.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
[Traduction]
Le point 4 est le rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets des comités. Il s’agit d’une demande du Comité sénatorial permanent de l’énergie, de l’environnement et des ressources naturelles. Comme d’habitude, l’exposé sera suivi d’une période de questions.
Je crois comprendre que le sénateur Forest prononcera une déclaration liminaire et que Marie-Eve Belzile, greffière adjointe à la Direction des comités, sera disponible pour répondre aux questions relatives à la politique financière du comité.
[Français]
L’honorable Éric Forest : Honorables sénateurs, je suis heureux de présenter le troisième rapport du sous-comité, qui porte sur la demande de budget du Comité sénatorial permanent de l’énergie, de l’environnement et des ressources naturelles.
Le comité a demandé 47 160 $ pour une mission d’étude à Terre-Neuve-et-Labrador pour sept sénateurs et cinq membres du personnel parlementaire.
À la suite de la rencontre, le sous-comité recommande que le Comité de la régie interne approuve cette demande de budget sous réserve d’une modification visant à réduire le nombre de membres du personnel. Une réduction d’un seul membre du personnel entraînerait une économie de 8 % du budget, ce qui réduirait la demande de budget initiale à 43 430 $.
Pour ce qui est de la deuxième recommandation, on a encouragé le Comité de l’énergie à revoir les dates envisagées, ce qui a été fait. Le comité nous a informés que le déplacement se ferait en 2026, mais avant la fin de l’année financière 2025-2026.
Votre sous-comité réitère également l’importance du respect des langues officielles et de la prestation des services dans la langue officielle choisie par les sénateurs. Dans la demande, il n’y a pas services d’interprétation, mais on nous a confirmé que l’ensemble des sénateurs qui participeraient au déplacement étaient bilingues. Ce sont les recommandations que votre sous-comité vous soumet respectueusement.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des commentaires?
[Traduction]
La sénatrice Osler : Merci, sénateur Forest, de votre exposé. Avez-vous pu poser des questions sur les coûts du transport terrestre? J’ai remarqué que le budget présenté prévoit des coûts distincts pour les taxis destinés aux sénateurs et au personnel, donc des coûts de taxi distincts, puis des coûts d’autobus affrété de 3 000 $ pour une journée. Je me demandais simplement si vous aviez pu obtenir des renseignements sur les coûts du transport terrestre.
[Français]
Le sénateur Forest : C’est une excellente question. Madame la greffière, pouvez-vous y répondre?
[Traduction]
Shaila Anwar, greffière du Sénat et greffière des parlements : En général, les taxis sont utilisés par tout le monde pour les trajets aller-retour à l’aéroport au début du voyage. L’autobus affrété sert généralement, lorsque la délégation est sur place, à l’amener vers une destination depuis l’hôtel, quel que soit le moment du départ. Il s’agit donc de deux coûts de transport terrestre distincts.
La sénatrice Osler : Merci. A-t-on discuté avec le représentant du comité de la possibilité de partager des taxis afin de réduire certains coûts? A-t-on envisagé des moyens de réduire les coûts de transport terrestre?
[Français]
Le sénateur Forest : On leur a demandé quelles étaient les mesures pour minimiser les coûts. Il y a un élément assez particulier dans cette demande : un des sénateurs qui fait partie du groupe va habiter chez lui, pas à l’hôtel. On nous a confirmé qu’il avait tenté de minimiser les coûts au maximum, dont un autre élément qui a fait l’objet d’une remarque. Il n’y a pas de services d’interprétation pour minimiser les coûts, mais particulièrement pour ce qui est des taxis, la question ne nous a pas été posée.
La présidente : Y a-t-il d’autres questions ou commentaires? J’ai une question, sénateur. Dans les dates qu’ils vous ont données en 2026, est-ce qu’ils ont précisé si c’était une semaine de relâche ou si c’était une semaine où le Sénat siégeait?
Le sénateur Forest : Ça n’a pas été identifié, parce que les dates ne sont pas choisies définitivement. On m’a informé que c’était en 2026, avant la fin de notre année financière, ce qui est important pour nous également, mais je n’ai pas eu d’information sur la date finale du déplacement.
La présidente : Avez-vous d’autres questions ou commentaires, avant que je présente la motion?
[Traduction]
L’honorable sénateur Forest propose :
Que le troisième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit adopté.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : Oui.
[Français]
La présidente : La motion est adoptée.
Chers collègues, le prochain point à l’ordre du jour est le quatrième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, qui concerne les déplacements coordonnés des sénateurs. Le sénateur Forest, président du sous‑comité, présentera le rapport. Gérald Lafrenière, sous‑greffier des Services législatifs, sera disponible pour aider à répondre aux questions, au besoin. Sénateur Forest, vous pouvez commencer par vos remarques préliminaires.
[Traduction]
Le sénateur Forest : J’ai l’honneur de présenter le quatrième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, qui traite des déplacements coordonnés des sénateurs.
[Français]
Conformément au mandat reçu du Comité de la régie interne, votre sous-comité s’est réuni à de nombreuses reprises sur cette question et il s’est appuyé sur le résultat d’une consultation en ligne à laquelle plus de 54 % des sénateurs ont participé — nous étions très satisfaits du taux de participation. La consultation a été menée durant l’été et nous avons rencontré les quatre responsables ou leaders des quatre groupes du Sénat. Le rapport formule plusieurs recommandations à l’intention du comité qui sont décrites dans le rapport qui vous a été soumis. Nous sommes prêts à répondre à vos questions à cet effet.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des commentaires sur les voyages coordonnés?
[Traduction]
La sénatrice Osler : Merci, sénateur Forest, pour ce travail. J’ai une question concernant la recommandation no 6 du rapport détaillé :
[...] le sénateur qui propose l’activité soit tenu de soumettre un rapport détaillé au comité CIBA et que ce rapport soit ensuite publié sur le site Web du comité CIBA.
Le rapport serait donc public.
Le rapport doit inclure les objectifs du déplacement coordonné, une liste des réunions tenues, le nom [...]
Le sous-comité a-t-il songé à la possibilité que des personnes susceptibles de se trouver dans une situation vulnérable et qui pourraient ne pas souhaiter se faire nommer publiquement participent aux réunions?
[Français]
Le sénateur Forest : C’est tout l’aspect de la reddition de comptes qui a aidé à déterminer la plus-value de ce voyage. À mon avis, si le rapport indique que des personnes sont en situation de vulnérabilité ou souhaitent rester anonymes, cela renforce la pertinence du rapport.
[Traduction]
La sénatrice Osler : Merci, sénateur Forest. J’appuie moi aussi la reddition de comptes. Je me demande simplement à quel point le rapport devra être détaillé en ce qui concerne les noms des personnes que les sénateurs auront rencontrées.
Je conviens qu’une grande transparence est de mise, mais n’oubliez pas que les sénateurs peuvent rencontrer des personnes qui se trouvent dans des situations vulnérables.
[Français]
Le sénateur Forest : On compte sur la sagesse des sénateurs, mais il s’agit d’une question d’équilibre entre la définition de qui est responsable et de qui nous avons rencontré; il faut aussi respecter le fait que certaines personnes préfèrent garder l’anonymat. À mon humble avis — il n’y a pas eu de discussions comme telles au sein du comité —, c’est une question de gros bon sens, de logique et de respect des personnes que l’on rencontre, tout en assumant la responsabilité et la reddition de comptes.
La sénatrice Henkel : Merci, chers collègues, pour le travail qu’a fait le comité. J’ai une question au sujet des voyages coordonnés. J’étais surprise de voir qu’il n’y a pas de limite au temps, c’est-à-dire quand un sénateur doit prendre sa retraite à l’intérieur de six ou douze mois. Avez-vous pensé à limiter les demandes de voyages coordonnés pour des sénateurs qui sont à la fin de leur mandat?
Le sénateur Forest : Oui, nous en avons discuté. Le document dicte qu’on doit respecter les dispositions qui régissent les déplacements en association interparlementaire ou en comité. Si ma mémoire est bonne — et le sous-greffier pourra me corriger —, il y a un délai d’un mois en ce qui a trait aux associations parlementaires. Par exemple, si je prends ma retraite dans un mois, je ne suis pas admissible pour y participer. Comme on demande de respecter les règles des associations interparlementaires et des comités, cela inscrit une limite de temps pour les sénateurs qui prendraient leur retraite dans un horizon relativement court.
La sénatrice Henkel : Peut-on être plus précis dans le rapport?
Le sénateur Forest : Oui, mais puisqu’on fait référence à des politiques qui existent déjà, on peut les inclure en annexe du rapport.
Gérald Lafrenière, sous-greffier, Services législatifs, Sénat du Canada : Juste pour ajouter un élément de précision sur ce point, c’est certainement quelque chose dont les membres du sous-comité ont discuté, et ils préféreraient traiter de cette question une fois que la soumission est présentée au sous-comité pour interpréter la situation. Ils ont considéré la possibilité de donner un chiffre prescriptif, mais ils préféraient fonctionner au cas par cas. Par exemple, un sénateur pourrait prendre sa retraite dans deux mois, mais il prévoit de faire un discours en Chambre sur la question suscitée par le voyage un mois avant son départ.
Les membres voulaient rester ouverts à prendre les décisions en fonction des faits et de la situation, plutôt que d’établir des règles et de faire des exceptions. Le sujet n’a pas été oublié. Les membres du comité se pencheront sur la question au cas par cas.
Le sénateur Forest : En fait, le comité traitera des exceptions, mais la référence s’applique aux règles qui existent par rapport aux voyages interparlementaires du comité.
[Traduction]
Le sénateur Tannas : Je serai très bref. Je tiens à remercier le sous-comité et le comité CIBA d’avoir mené cette étude. Elle était très complète. J’ai été invité à y participer, ce que j’ai fait, et j’ai donné mes propres commentaires en m’appuyant sur mon expérience lorsque j’ai proposé un voyage.
Je pense que c’est un excellent cadre qui servira bien le Sénat et la population.
La sénatrice Saint-Germain : Personnellement, je m’y oppose, et j’ai envoyé un rapport ou une note au sous-comité pour dire que je respecte bien sûr l’avis de la majorité, mais que j’ai des commentaires à faire.
Je constate que le cadre est principalement administratif et je ne vois pas de critères qui permettraient au sous-comité de prendre une décision concernant une demande pour un tel déplacement. Je trouve le titre « Déplacements coordonnés » très créatif. Je vous félicite pour votre imagination.
Je me demande pourquoi un tel voyage serait autorisé uniquement pour trois sénateurs. Il n’y a aucune restriction. Si je comprends bien, chaque sénateur pourrait effectuer un tel voyage par an.
J’aimerais qu’il y ait une exigence stipulant que les points de voyage ne seront pas augmentés à 65. Je pense qu’il faut le préciser.
Et j’aimerais comprendre la recommandation 7.2 : « fixera un maximum annuel de 200 000 $ pour les dépenses liées aux déplacements coordonnés. » Je ne comprends pas en quoi consiste cette exigence.
Je pense que nous devrions également — c’est une question de fond, pas d’argent — préciser que les déplacements de comités sur les mêmes thèmes devraient avoir la priorité.
En ce qui concerne les arguments avancés par la sénatrice Henkel, avec tout le respect que je lui dois, je crois qu’une telle restriction imposée aux sénateurs qui prendront leur retraite dans l’année pourrait porter atteinte à leur privilège parlementaire. En effet, ils pourraient être amenés à voter sur le projet de loi ou à participer à une étude en comité sur un sujet pour lequel un déplacement coordonné pourrait être utile. Voilà pourquoi je souscris à l’explication de M. Lafrenière.
Ce sont là mes principales observations et questions pour aujourd’hui. Je tiens à féliciter les membres du sous-comité pour leur travail, car je sais que ce n’est pas une mince tâche, mais je maintiens mon désaccord sur ce type de déplacements.
[Français]
La présidente : Merci, sénatrice Saint-Germain. Aimeriez-vous obtenir des réponses?
La sénatrice Saint-Germain : Oui, sur la recommandation no 7.2, le maximum de 200 000 $ pour des dépenses chaque année.
Le sénateur Forest : Merci pour ce commentaire fort pertinent.
La recommandation no 7 prend tout son sens, parce qu’on propose — il s’agit d’un travail en cours — un nouveau type d’activité. On avait un sondage auquel 54 % de nos collègues ont bien voulu répondre et on a voulu traduire ce qui avait été exprimé dans ce sondage. On a aussi rencontré les quatre leaders.
Effectivement, votre position est très claire, sénatrice Saint-Germain. Pour nous, la recommandation no 7 est l’élément important. On veut qu’il y ait un moratoire pour développer un projet pilote qui pourra optimiser l’ensemble des questions. Pourquoi 200 000 $? Effectivement, on aurait pu mettre 300 000 $. On a mis 200 000 $, parce que c’est un montant relativement modeste qui situe le type d’activité qui est nouveau, mais il y a déjà des voyages pour des réunions d’associations interparlementaires ou de comité. On l’a vu ce matin avec le Comité sénatorial permanent de l’énergie, de l’environnement et des ressources naturelles.
Donc, on disait que c’est une activité qui est permise, qu’on l’encadre avec certaines règles administratives qui doivent être respectées et qui amènent une reddition de comptes. L’élément majeur de notre rapport est de dire que l’on fait un moratoire et que l’on développe un projet pilote sur deux ans dans lequel on ajustera nos règles. C’est une première étape par rapport à cette nouvelle activité.
Il est clair que le rapport traduit la volonté qui a été exprimée par la grande majorité de nos collègues dans le sondage. On a donc voulu respecter cela et introduire des règles. L’élément majeur, c’est qu’il y ait un moratoire et que l’on puisse développer un projet pilote qui optimisera certaines règles et pourra aller plus précisément dans la direction des mesures administratives. À ce moment-là, on pourra prendre une décision comme organisation, dans le respect de notre responsabilité de bonne gestion des fonds publics et dans le respect de la volonté des sénateurs de se donner des moyens de connaître les différentes réalités partout au pays.
C’est un peu dans cet esprit qu’il faut considérer le rapport. Ce n’est pas une fin en soi, mais une étape qui nous mène vers un projet pilote qui devrait, à mon avis, aller plus loin dans l’optimisation des règles.
La sénatrice Saint-Germain : Est-ce que ces 200 000 $ seront pris à même le budget de voyage des comités, ou est-ce qu’on augmente le budget du Sénat de 200 000 $ pour les fins du projet pilote? Pour l’avenir, augmenterait-on le budget des coûts liés à ce type de voyage?
Le sénateur Forest : C’est une bonne question.
Les frais des voyages coordonnés sont pris à même le budget des sénateurs, en voyageant avec leurs points. Ce ne sont pas des budgets pris à l’extérieur. Le montant de 200 000 $ vise plutôt à donner un ordre de grandeur de l’ensemble des sénateurs qui y participeraient. Ce n’est pas un budget spécifique où l’on prendrait 200 000 $ dans le budget par rapport au comité.
La sénatrice Saint-Germain : Parfait. C’est précisé. Merci.
Le sénateur Forest : C’est plutôt dans le but de définir un ordre de grandeur, parce que les fonds sont pris à même nos points et à même le budget des sénateurs.
La sénatrice Saint-Germain : Parfait. Merci beaucoup.
La sénatrice Henkel : Juste pour préciser mon point.
Si on revient au contexte, je parlais des connaissances; je parlais des activités qui sont des déplacements coordonnés pour mieux connaître une région. Donc, quand un sénateur ou une sénatrice décide de faire découvrir sa région, je crois que ces déplacements devraient être mentionnés avec un laps de temps. Par exemple, si je quitte mon poste dans quelques mois, je ne pense pas que je sois à même de coordonner un voyage avec d’autres sénateurs. Je devrais le faire avant mon départ. C’est un peu dans ce sens que je parlais de restreindre les déplacements ou de s’interroger sur leur raison d’être.
Le sénateur Forest : Vous avez raison. Toutefois, il y a deux objectifs dans le voyage. Il y a le sénateur qui veut faire découvrir sa région. Effectivement, si je quitte mon poste dans quelques mois, on peut s’interroger. La motivation première, pour la grande majorité, était de découvrir une région. Ce n’est pas en amont et en aval qu’on parle de découvrir des régions. Il est clair que si je vous invite tous en Gaspésie l’été prochain et que je quitte le Sénat au mois de septembre, pour l’approbation du déplacement, on me dira qu’il y a un problème, un malaise. Ce qui me motive, et ce qu’on a répondu à répétition dans le sondage, c’est de souhaiter faire la découverte de la réalité particulière d’une région du Canada. En amont et en aval, il y a deux motivations de découverte.
La sénatrice Henkel : C’est pour cela que je parlais de précisions entre les déplacements, que l’on y participe ou qu’on les coordonne, ou qu’on les initie soi-même.
Le sénateur Forest : C’est exact. Ce sera bien défini, parce qu’on demande que le projet de voyage soit présenté et autorisé. Ce devra être défini à ce moment-là.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Je tiens vraiment à remercier le comité pour son travail. Je pense qu’il est parvenu avec brio à une proposition que nous devrions examiner plus en détail et plus largement.
Je vous remercie de vos commentaires sur le sondage en ligne réalisé pendant l’été. Ai-je bien entendu, sénateur Forest, que le taux de réponse était de 4 %? Ou était-il de 54 %?
Le sénateur Forest : Le taux de réponse total?
La sénatrice Moodie : Oui.
Le sénateur Forest : Il avoisinait les 50 %.
La sénatrice Moodie : La moitié des sénateurs ont donc donné leur avis, et nous sommes aujourd’hui 15 dans la salle. La discussion reflète des opinions divergentes sur les détails et le soutien général à cette idée, mais il est évident que les collègues se penchent sur les éléments de ce rapport et les recommandations. Je me demande s’il ne serait pas judicieux d’avoir une discussion approfondie à ce sujet et de permettre à un plus grand nombre de sénateurs d’y participer. Nous prenons une décision cruciale concernant un changement et la future administration des points de voyage et des déplacements dont nous modifions les modalités. De nouvelles idées s’intégreront désormais dans notre façon de faire, et je pense qu’une occasion s’offre peut-être à nous. Nous devrions faire preuve de respect envers l’ensemble des sénateurs, y compris les 46 % qui n’ont pas répondu au sondage et ceux qui ne sont pas dans la salle aujourd’hui.
Je recommande que nous envisagions d’organiser une réunion supplémentaire au cours de laquelle nous discuterons de cette recommandation et parviendrons à un accord final qui reflètera davantage le consensus.
[Français]
Le sénateur Forest : En fait, il n’y a pas vraiment de réponse, si ce n’est que je peux donner mon point de vue.
Effectivement, 54 % de nos collègues ont répondu au sondage et les quatre leaders ont été rencontrés. À mon avis, c’est un pourcentage considérable. Mon commentaire est le suivant. On a tenu deux activités de ce type, qui sont de nouvelles activités, qui ont été initiées, qui sont fort pertinentes et qui ont été fort appréciées d’ailleurs, selon ce qu’on a pu avoir comme commentaires. Cependant, on n’a jamais expérimenté ce genre d’activité avec des règles. Ce rapport veut donc imposer certaines balises et règles qui autoriseraient ces activités dans le cadre d’un projet pilote. La suggestion que je vous fais est de réaliser le projet pilote, et on pourra se pencher de nouveau sur la question après.
On n’a pas encore fait ce type d’activité avec certaines balises. On l’a toutefois fait avec certaines initiatives.
Je suggère donc au comité, tout à fait modestement, de préparer un moratoire comportant certaines règles et de se doter d’un projet pilote. Par la suite, on pourra réévaluer les choses et tenir une discussion fort pertinente sur la suite. Cette suggestion n’est pas dans le rapport et n’a pas été discutée non plus en comité.
Le sénateur Housakos : J’aurais deux questions. Je présume que le comité en est arrivé à un consensus quant au fait de ne pas avoir de service de traduction pour ce voyage.
Ma deuxième question concerne les frais engagés pour le personnel de ce comité. Qui les assume? Je vois que les frais de déplacement du personnel sont inclus dans le budget, alors pourquoi le sénateur en question n’utilise-t-il pas ses propres points? Si j’ai bien compris le Règlement du Sénat, le président du comité peut emmener son personnel avec lui, mais cette dépense est incluse dans les frais de déplacement.
Le sénateur Forest : Effectivement. Revenons au point des déplacements du Comité de l’énergie. Après avoir posé la question deux fois plutôt qu’une sur la question des langues officielles, compte tenu du caractère sensible de cette question, on nous a confirmé que l’ensemble des sénateurs étaient bilingues.
C’est un peu regrettable que la greffière ne soit pas avec nous pour contre-vérifier mes dires, mais pour ce qui est des frais engagés pour le personnel, ils sont assumés par le bureau de la présidence. Je vous dis cela sous toute réserve. Je ne mettrais pas mon statut en jeu sur cette réponse. Je vous dis cela de mémoire.
Le sénateur Housakos : Je voudrais que ce soit inclus dans le budget. À mon avis, c’est juste un petit changement. C’est peut‑être juste une erreur commise par la greffière.
La présidente : La greffière me dit qu’on pourra revenir sur la question des frais.
Étant donné que ces voyages sont pris à même les points des sénateurs, si le sénateur souhaite inviter un membre du personnel, il utilisera ces points. Je ne sais pas si j’ai bien compris la question ou le commentaire. On a limité le nombre de participants. Cela voudrait dire que la participation de l’employé fait partie du total. Donc, le montant de 200 000 $, ce n’est pas un montant qui est pris ailleurs.
Le sénateur Housakos : Il provient du bureau du sénateur, mais il est inclus dans le budget.
La présidente : C’est cela. Ou plutôt, excusez-moi. On mélange deux choses distinctes. Dans les voyages coordonnés, cela fait partie des 200 000 $, mais le total qui provient du budget des sénateurs du Comité de l’énergie fait partie des dépenses qui sont allouées à l’encadrement des comités.
Le sénateur Forest : On vient de me donner la bonne réponse. Cela met en lumière l’importance d’avoir du bon personnel derrière nous. On me dit que c’est inclus dans le budget, et c’est conforme aux règles de déplacement des comités. Donc, cela respecte les règles de déplacement des comités et cela concerne uniquement le personnel formant la présidence du comité. C’est inclus dans le budget.
Pour le Comité de l’énergie, dont les voyages ne sont pas coordonnés, on revient au point no 3.
La présidente : Les deux sources distinctes de financement.
[Traduction]
La sénatrice MacAdam : J’ai plusieurs questions. Je vais les poser, puis vous pourrez décider à la fin ce sur quoi vous souhaitez faire des commentaires.
De manière générale, je pense que ce type de déplacement ne devrait en aucun cas remplacer ou réduire les déplacements des comités, qui sont à mon avis très importants pour le Sénat. Certaines des meilleures réalisations sont le fruit du travail des comités. Je ne pense pas que les déplacements coordonnés devraient augmenter le budget du Sénat.
J’ai maintenant quelques questions d’ordre général. Trois sénateurs ou plus pourraient voyager... Comment en sommes-nous arrivés à trois sénateurs, et qu’est-ce que cela signifie, potentiellement, pour le type de voyage qui pourrait être envisagé?
Dans la recommandation 3 — et cela est mentionné tout au long du document —, on lit « dans le but d’élargir leur connaissance d’une région du Canada. » Je me serais attendue à ce que l’objectif soit davantage axé sur les enjeux plutôt que sur l’exploration d’une région géographique du Canada. Je pense que l’objectif devrait être axé sur les enjeux et lié aux priorités parlementaires et nationales actuelles et prévues. Je ne suggère pas d’empêcher de nous concentrer sur une région du Canada, mais je pense que l’objectif principal ne devrait pas être d’élargir nos connaissances sur une région du Canada.
Dans la recommandation 3, on dit que le budget doit dépasser 30 000 $; comment ce montant serait-il déterminé? J’aimerais obtenir des informations à ce sujet. Encore une fois, je pense que la question a déjà été soulevée, mais un plafond annuel de 200 000 $ a été fixé pour les dépenses. Comment ce montant sera-t-il calculé?
Au sujet de la recommandation 7, je pense qu’un projet pilote est toujours une bonne idée lorsque l’on n’est pas certain de l’opportunité d’une initiative, mais qui évaluera ce projet pilote? Nous aurons besoin de réponses quant au bien-fondé de ce type de déplacement. Cela nous donnerait le temps de réfléchir et de prendre une décision finale. Une chose que nous devons garder à l’esprit — ou à laquelle j’ai réfléchi — est ce qui nous a poussés à entreprendre ce type de voyage. Découle-t-il d’une cause profonde? Ne faisons-nous pas assez de voyages de comités? La représentation régionale n’est-elle pas suffisante au sein de nos comités? La question de la représentation régionale au Sénat dans son ensemble a déjà été soulevée, et je sais que nous ne pouvons pas la résoudre au sein du comité CIBA. Mais quel besoin ce type de déplacement comble-t-il? Je pense que nous devrions prendre le temps de réfléchir à cette question. Y a-t-il des activités que nous omettons de faire? Nos déplacements de comités sont-ils trop peu nombreux? Devrions-nous mener davantage d’études de comités? Devrions-nous leur consacrer plus d’argent? Je ne sais pas.
Encore une fois, ce qui importe, c’est d’avoir une très bonne communication. Peu importe la décision qui sera prise, je pense qu’elle concerne tous les sénateurs. La décision de choisir ou non de nous engager dans cette voie est très importante. Ce ne sont là que quelques remarques générales.
La présidente : Merci, sénatrice MacAdam. Voulez-vous que le sénateur Forest commence à répondre à vos questions une à la fois?
[Français]
Le sénateur Forest : J’aurais quelques questions.
La présidente : Je les ai toutes prises en note.
Le sénateur Forest : Moi aussi.
Premièrement, pourquoi cette réflexion de notre part? Il y a de nouvelles initiatives qui ont été faites, vécues et appréciées par les sénateurs qui y ont participé. On s’est toutefois rendu compte que ces initiatives n’étaient pas encadrées par certaines balises ou certaines règles à l’intérieur du Sénat, parce que c’étaient de nouvelles activités. Des reportages ont d’ailleurs été présentés dans les médias à ce sujet. C’est la raison pour laquelle on s’est penché sur la question; on se devait, en vertu de nos responsabilités et du fait qu’il s’agit de fonds publics, d’y réfléchir et d’encadrer ce genre d’initiatives si on finit par les autoriser. J’inviterais M. Lafrenière à compléter ma réponse, s’il le souhaite.
Ma deuxième question concerne la recommandation no 3, dans laquelle on devrait indiquer des priorités nationales. Il s’agit du rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités. Si le Comité de la régie interne décide qu’il y a un critère d’évaluation selon lequel le voyage doit être lié à une priorité nationale, je suis très ouvert à cette idée. Après tout, c’est le Comité de la régie interne qui a le mandat d’entériner, de modifier ou d’accepter ce rapport. Je crois qu’on a voulu encadrer tout cela dans l’esprit dans lequel les deux voyages qui ont été réalisés ont été faits. Dans les deux cas, il s’agissait de découvrir des particularités régionales. C’est ce que traduit le rapport. Nous avons le loisir de compléter le rapport ou de le modifier.
L’autre élément est le suivant : qui adoptera le projet pilote? Je pense qu’il faut y réfléchir et si on décide d’y aller avec un projet pilote, le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités pourrait réviser et préciser certaines règles et les redéposer auprès du Comité de la régie interne. C’est ce dernier qui a l’autorité de définir la pertinence et d’autoriser ce type d’activité. Je pense que la décision revient au comité à ce niveau.
J’espère avoir répondu à plusieurs de vos questions.
La présidente : Il y avait la question des trois personnes. Comment est-on arrivé à trois?
Le sénateur Forest : Trois et 200 000. C’est vraiment arbitraire, il n’y a aucune analyse scientifique. On s’est dit moins de trois, ce n’est pas un voyage coordonné; à deux, c’est une initiative de couple. À trois, on commence à être un groupe de voyage.
Le chiffre de 200 000 $ est arbitraire, dans l’optique d’envoyer un signal que 200 000 $, c’est quand même limité. Donc, c’est un signal de l’envergure de ce type d’activité dans le cadre d’un projet pilote.
La présidente : Il y a également le montant de 30 000 $.
[Traduction]
L’objectif principal, le montant de 30 000 $, était l’une de vos questions, sénatrice MacAdam.
Comment êtes-vous arrivée aux 30 000 $?
[Français]
Le sénateur Forest : Je vais faire travailler un peu M Lafrenière; les 30 000 $...
[Traduction]
M. Lafrenière : À la recommandation 3, encore une fois, si vous me demandiez les chiffres précis, l’idée était de fournir une définition qui ne couvre pas toutes les activités où deux sénateurs voyagent ensemble. Il fallait donc établir des critères où le cadre s’appliquerait. Ce sont les chiffres et les définitions que le sous-comité a proposés à cet égard.
Dans le cadre du sondage et de témoignages de dirigeants au sous-comité, on nous a dit qu’il existe différents types de voyages où les sénateurs voyagent ensemble qui ne correspondent pas nécessairement à ce que nous essayons de couvrir dans le cadre. La recommandation 3 vise à essayer de séparer clairement ce que nous essayons de couvrir ici.
On ne cherche pas à couvrir tous les déplacements des sénateurs, ni même ceux où deux ou trois sénateurs font ensemble. C’est pour couvrir des types précis de voyages qui ont été soulevés au Comité de régie interne, des budgets et de l’administration à cet égard.
La présidente : Avez-vous d’autres questions, sénatrice MacAdam?
La sénatrice MacAdam : Non, merci.
M. Lafrenière : J’ai un dernier point à soulever, car je pense que c’est important. Si vous examinez les critères d’évaluation que le comité utilisera pour approuver ou non ces voyages, vous constaterez qu’il faut déterminer si les objectifs et la portée du voyage sont liés à la loi actuelle, à des études ou à d’autres fonctions parlementaires, et en quoi il profitera au travail que les sénateurs font au nom des Canadiens. On se penche sur la valeur du voyage, s’il en vaut la peine ou non. Il faut expliquer ce que les sénateurs cherchent à accomplir durant ce voyage.
Le sénateur Boehm : Bon nombre de mes questions ont trouvé réponse, mais je voulais revenir sur l’intervention importante de la sénatrice MacAdam, ainsi que sur celle de la sénatrice Saint-Germain.
Je pense que ce genre de voyages doivent être liés à des questions. Je ne pense pas qu’ils doivent faire double emploi avec ce que les comités font. En tant que président d’un comité qui est allé au sous-comité à plusieurs reprises et vu des propositions liées à des études qui ont été rejetées à cause des coûts, je suis très conscient de cette réalité.
Ma question porte plus précisément sur la recommandation 7.2 au sujet d’un montant annuel maximal de 200 000 $. Je veux savoir si ce montant est fixe ou non.
Si un comité dit, « Nous proposons d’effectuer un voyage lié à une étude ou une question importante », comme tout le monde le sait, je préside le Comité des affaires étrangères et du commerce international, mais nous voyageons peu à ce comité, car les coûts sont élevés. J’aimerais savoir si cet argent pourrait être utilisé, et non mis en réserve, pour les travaux légitimes du comité.
[Français]
Le sénateur Forest : En fait, les 200 000 $, c’est pour ce type de voyage qui ne touche pas du tout les voyages de comité. Ce type de voyage ne fait pas partie du budget réservé au comité; c’est un budget de l’addition des coûts pour chacun des participants qui, à même son budget, assure sa participation.
Le chiffre de 200 000 $ donne un ordre de grandeur pour ce type de voyage, mais cela n’a aucun impact sur le budget des comités.
[Traduction]
M. Lafrenière : À titre de précision, sénateur Boehm, cela n’a aucune incidence sur le budget réservé aux déplacements du comité, qui restera donc inchangé. Nous parlons du système à 64 points qui, comme vous le savez, est un budget législatif, et qui n’a pas nécessairement de maximum. Il faut simplement s’assurer que seulement 200 000 $ de cette somme peuvent être utilisés pour ce type de déplacements.
Le sénateur Boehm : Je vous remercie de la clarification, mais je pense que nous devons également être très conscients de l’image que nous renvoyons. Merci.
La présidente : D’accord.
Le sénateur Tannas : J’ai quelques remarques à faire très brièvement. À titre de précision, les règles n’ont pas changé. Ces voyages existent depuis des années. Des gens ont visité des pénitenciers avec l’un de nos sénateurs qui est un expert en matière de population carcérale. Ce système a été utilisé pour créer une conférence qui se tient désormais chaque année à Victoria, appelée le Forum de Victoria. Elle a été organisée et fondée par un sénateur et porte toujours le nom du Sénat. Les sénateurs s’y rendent en grand nombre l’été pour étudier des questions.
Avec les 64 points de voyage dont nous parlons ici, l’attribution et l’utilisation par les sénateurs de ces points sont pour assister à des conventions politiques. C’est une autre activité qui, jusqu’à présent, relevait d’un sénateur qui choisissait d’utiliser ses 64 points. Ce qui a été dit — et je suis d’accord —, c’est que cela pourrait prendre de l’ampleur, et nous devons mettre en place certains contrôles. Mais la dernière chose que nous devrions faire est de nous pencher sur le mérite d’un voyage par rapport à un autre, sur l’intérêt d’un sénateur par rapport à un autre sénateur pour une région, un domaine ou une question.
Je vais aborder la question des régions. Dans le cadre du voyage que j’ai organisé en Alberta, j’avais deux questions précises en tête. L’une était que j’avais constaté une ignorance importante chez les Canadiens — et cela se reflète chez les sénateurs — concernant les pratiques agricoles dans des exploitations agricoles sophistiquées, soit toutes les fermes dans l’Ouest canadien. Je voulais que les sénateurs, qui ne voyaient et n’avaient pas vu ces pratiques, puissent les voir et les comprendre, et qu’un agriculteur leur explique leurs façons de faire.
Ensuite, nous traitons des sables bitumineux et des opinions sur eux. Encore une fois, nous avons organisé une visite où les sénateurs ont vu les sables bitumineux, ce qui s’y passe et comment nous obtenons de l’énergie. C’était le but de ce voyage.
La sénatrice Osler a organisé un voyage à Churchill, au Manitoba. Nous entendons tous parlé de Churchill, au Manitoba. Parce qu’il faut d’abord se rendre à Winnipeg, nous avons également visité la base du NORAD.
Les sénateurs ont tiré des enseignements importants. Tous ces voyages respectent les budgets existants. Ce que nous avons élaboré ici — je reviens au fait que le sous-comité a publié un rapport réfléchi. Nous lui avons délégué ce dossier, et nous devrions résister à la tentation de tout réexaminer au comité ce que nous avons demandé au sous-comité de faire.
Madame la présidente, ce sont les remarques que je voulais faire. Merci encore une fois, sénateur Forest. Avec tout le respect que j’ai pour toutes les observations qui ont été formulées, je dois dire que nous avons eu une discussion formidable.
La présidente : Merci. Y a-t-il d’autres observations ou questions?
Je veux juste revenir à ce que la sénatrice Moodie a dit à propos de consulter nos groupes avant de donner notre accord. Sénatrice, voulez-vous toujours aborder ce sujet, ou s’agissait-il d’une observation générale?
La sénatrice Moodie : Je crois fermement que nous avons un rôle à jouer et l’obligation — lorsque nous prenons d’importantes décisions à cette table — de consulter d’une manière très exhaustive, directe et ciblée, en particulier lorsque le sujet concerne l’ensemble de la communauté.
Nous avons entendu une excellente discussion aujourd’hui, mais c’était entre 15 personnes. Nous voulons permettre au reste des sénateurs de participer pour qu’ils comprennent ce qui nous a amenés à cette proposition particulière. Nous devrions prendre le temps de le faire.
Dans une conversation que nous avons tenue plus tôt, la sénatrice MacAdam a dit que nous devons bien faire les choses, et je suis d’accord avec elle. Nous avons une occasion de faire du bon travail ici, et nous devons utiliser le principe selon lequel nous devons consulter adéquatement lorsque c’est nécessaire. Je pense que c’est le cas ici.
Donc, oui, j’aimerais que cela aille plus loin.
La présidente : Avez-vous des observations à faire à ce sujet, chers collègues?
La sénatrice Boyer : Si nous avons l’obligation de consulter le reste de nos groupes, avons-nous l’obligation de répondre à leurs demandes également? S’ils souhaitent apporter plus de changements, combien de temps cela va-t-il durer, ou assumons‑nous la responsabilité de ce que nous faisons ici?
Le sénateur Housakos : Je ne veux pas revenir sans cesse sur le sujet, car nous réexaminons cette question, mais le sous‑comité a beaucoup travaillé à ce sujet. Il a convoqué de nombreux témoins pour en discuter. Je pense que la présidente était également présente à une réunion à laquelle j’ai participé. Des dirigeants sont venus et ont soumis des mémoires.
La structure que nous avons en place est conçue, dans la mesure du possible, pour obtenir le plus large consensus possible. Une grande partie de ce que le sénateur Tannas a dit aujourd’hui est une répétition de ce qu’il a eu l’occasion de présenter au sous-comité. Il répète ce qu’il a eu l’occasion de dire aux réunions avec les dirigeants. Je suppose que tous les groupes de dirigeants ont fait preuve de diligence, sénatrices Boyer et Moodie, c’est-à-dire qu’ils se sont rendus dans leurs caucus respectifs et ont mené de vastes consultations.
Ce que le sous-comité a présenté aujourd’hui est parfaitement imparfait, ce qui correspond à la réalité du monde et de cette institution. On ne peut jamais obtenir le consensus unanime sur tout, mais je pense que nous avons suivi tous les processus nécessaires pour en arriver là. À moins qu’il y ait un signal d’alarme qui préoccupe vraiment quelqu’un, nous prenons chaque décision ici sachant que le consensus ne peut être que raisonnablement raisonnable.
La sénatrice Moodie : Je ne cherche pas à obtenir le consensus absolu; je veux que les gens connaissent cette proposition. Si c’est par l’entremise des dirigeants qui la communiquent à leurs groupes, c’est la bonne façon de procéder. Je vais être franche : nous n’avons pas eu cette discussion dans nos groupes. Cette information n’est pas transmise dans le groupe le plus important au Sénat, alors je pense que nous avons un devoir à remplir.
J’espère que nous ne créons pas des conversations privées et ne prenons pas des décisions derrière des portes closes. Je pense que lorsqu’une question concerne l’ensemble des sénateurs, nous devons communiquer l’information de manière appropriée.
[Français]
Le sénateur Forest : Je respecte la position de mon illustre collègue, sauf qu’il y a peu de décisions où il y a eu autant de consultations. On a fait un sondage et 54 sénateurs sur un total de 88 y ont répondu. C’est donc un taux de participation fort important. Le rapport suggère de faire un moratoire et de créer un projet pilote; la définition du projet pilote pourrait alors être soumise à une consultation encore plus large, mais on se donne les moyens d’évaluer tout cela en expérimentant ces initiatives dans un cadre défini. Je suis totalement d’accord avec vous.
Voici ma suggestion : faisons le projet pilote, mais auparavant, on pourra soumettre les règles plus précises guidant le projet pilote à une consultation beaucoup plus large. Si on reconsulte maintenant à ce sujet... Nommez-moi une décision qui a été prise ici et qui a fait l’objet d’un sondage auquel 54 % des sénateurs ont répondu. Je n’ai jamais vu ça en neuf ans. On a rencontré également tous les leaders des groupes. Il est temps de passer à l’autre étape; si l’on accepte le rapport, c’est qu’on fait un moratoire, et, d’ici au 1er avril, on devrait avoir défini le cadre d’un projet pilote qui sera soumis à la consultation. C’est mon humble point de vue, mais je respecte la décision du comité.
[Traduction]
La sénatrice Moodie : Je vais conclure avec une observation. Vous avez mené des consultations sur une série de questions. Ce que nous avons ici maintenant, c’est un document et une proposition. C’est là-dessus que nous devons nous consulter. Ce sont deux choses différentes que nous examinons actuellement.
Le sénateur Forest : Oui.
[Français]
La sénatrice Saint-Germain : Brièvement, je suis d’accord avec le point de vue de la sénatrice Boyer et du sénateur Forest : si l’on reconsulte les sénateurs sur cette proposition, on récompense 34 sénateurs qui ont été consultés, qui n’ont pas participé au sondage ou qui n’ont pas envoyé de mémoire au sous-comité alors que c’était possible. Je crois que notre rôle est de prendre des décisions et de nous y tenir. C’est pour cela que nous sommes membres de ce comité. Au sein du groupe, nous avons eu des conversations au moment où certains voyages ont été médiatisés et les opinions sont très partagées. Plusieurs des membres ont eu l’occasion de contribuer à cette enquête, à ce sondage. Je crois qu’il est temps pour nous d’assumer nos responsabilités, de prendre des décisions et de bien expliquer le contexte à nos groupes respectifs. Je pense qu’il n’y a pas lieu de consulter davantage.
La présidente : Merci. Je ne vois plus de questions. Voici la motion proposée par le sénateur Forest :
Que le quatrième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat concernant les déplacements coordonnés des sénateurs soit adopté.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion? La motion est adoptée. Nous en sommes maintenant aux « autres affaires ». Chers collègues, y a-t-il d’autres points à discuter en public?
La sénatrice Saint-Germain : J’aimerais proposer une motion qui se lirait comme suit :
[Traduction]
Que la salle de méditation actuelle située à C-428 de l’édifice du Sénat du Canada soit réattribuée au Groupe des sénateurs indépendants immédiatement, et
Que l’Administration soit chargée de trouver un nouvel espace à des fins de méditation dans les plus brefs délais.
[Français]
La présidente : Pouvez-vous expliquer le contexte?
La sénatrice Saint-Germain : Il y a quelques années, au Comité de la régie interne, nous avions pris la décision de réserver une salle pour la méditation et qu’elle soit située au quatrième étage, dans ce qui était alors le seul local disponible. La réalité, c’est que cette salle n’a jamais été fréquentée et utilisée par personne, notamment, selon ce que nous pouvons interpréter, parce qu’elle est située trop loin, qu’elle est inaccessible ou pas facile d’accès pour des personnes à mobilité réduite et qu’elle se situe à l’intérieur des bureaux d’un des groupes du Sénat.
Cela n’est donc pas propice à l’intimité ni à la confidentialité que suppose la méditation. C’est pourquoi nous faisons cette proposition. Par ailleurs, le Groupe des sénateurs indépendants a des bureaux restreints; nous avons deux employés qui ont des bureaux dans la cuisine de nos locaux et quatre autres employés qui partagent à deux des espaces dans des bureaux. Personnellement, je n’ai pas d’adjointe exécutive, alors un employé occupe le bureau d’une adjointe exécutive, mais comme nous aurons un nouveau leader à partir du 1er janvier, il est fort probable que mon successeur ou ma successeure aura un adjoint exécutif, alors que nous manquons déjà d’espace.
Voilà les deux raisons : la salle de méditation est trop loin et inutilisée et il y a un manque d’espace pour le Groupe des sénateurs indépendants.
[Traduction]
La sénatrice LaBoucane-Benson : C’est une observation qui n’est ni pour ni contre la motion, mais qui vise à donner du contexte. J’ai demandé la salle de méditation il y a quelques années, car je souhaitais disposer d’une salle de purification. Il est difficile d’allumer un bâton de purification dans ce bâtiment ou dans tout autre bâtiment non équipé d’un système de ventilation. Il faut donner un préavis de 24 heures, alors nous avons demandé une salle de méditation, mais elle n’est pas ventilée. Elle n’est pas utilisée, car ce n’est pas vraiment une salle de méditation et c’est un endroit peu pratique, juste pour vous donner un peu de contexte aujourd’hui, chers collègues.
La sénatrice Saint-Germain : Vous avez raison, et je me souviens de la conversation, mais la première a en avoir fait la demande était la sénatrice Jaffer.
La sénatrice LaBoucane-Benson : Oui, c’est exact.
Le sénateur Housakos : Nous sommes confrontés à un manque d’espace dans ce bâtiment. Lorsqu’il a été conçu initialement, bien avant le déménagement, le contexte du Sénat était différent. De toute évidence, le contexte du Sénat évolue. Nous avons tous besoin de plus d’espace. Le GSI s’agrandit. Ses besoins augmentent.
J’ai eu une conversation hier avec le leader du gouvernement, et il est aussi d’accord. Il voit le problème, et je sais qu’il a entrepris d’examiner tout l’espace disponible à l’heure actuelle et de tirer une conclusion. Je n’ai aucun problème à appuyer cette motion et à faire savoir à tout le monde que le sénateur Moreau reconnaît que nous avons un problème, tout comme moi. Nous allons examiner collectivement l’espace disponible et essayer de le maximiser pour répondre aux besoins de tout le monde.
La présidente : Merci, sénateur Housakos.
Y a-t-il d’autres questions ou observations?
La motion se lit comme suit :
Que la salle de méditation actuelle située à C-428 de l’édifice du Sénat du Canada soit réattribuée au Groupe des sénateurs indépendants immédiatement, et
Que l’Administration soit chargée de trouver un nouvel espace à des fins de méditation dans les plus brefs délais.
La motion est proposée par la sénatrice Saint-Germain. Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
Chers collègues, nous n’avons rien d’autre à ajouter dans le cadre de la réunion publique.
[Français]
Nous allons maintenant suspendre brièvement la séance pour que la greffière puisse s’assurer que nous sommes à huis clos. Toutefois, avant de le faire, j’aimerais rappeler à tous que les réunions du Comité de la régie interne se déroulent la plupart du temps en public.
Ce n’est que lorsque les points abordent des sujets délicats comme les salaires, les contrats et les négociations contractuelles, les relations de travail et les questions de personnel — ou la sécurité — qu’ils sont examinés à huis clos. Le comité souhaite être aussi transparent que possible sur le travail important qu’il fait.
Je demanderais à la greffière d’informer les membres du comité lorsque nous serons à huis clos.
(La séance se poursuit à huis clos.)