LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 27 novembre 2025
(7)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) se réunit aujourd’hui à 8 h, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Boehm, Boyer, Forest, Francis, Henkel, Housakos, LaBoucane-Benson, MacAdam, MacDonald, Moncion, Moodie, Osler, Oudar, Saint-Germain, Smith, et Tannas (16).
Participent à la réunion : Shaila Anwar, greffière du Sénat et greffière des parlements; Gérald Lafrenière, sous-greffier, Services législatifs; Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Julie Wellington, légiste et conseillère parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
TÉMOINS :
L'honorable sénateur Scott Tannas, président, Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme;
L'honorable sénateur Éric Forest, président, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services;
Julie Lacroix, directrice, Direction de la sécurité institutionnelle;
Louise Cowley, directrice, VPLT et locaux, Direction des biens et services.
La présidente fait une déclaration.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2025-11-27/070(P) — Examen de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et du Règlement administratif du Sénat
L’honorable sénateur Housakos demande que la permission soit accordée pour présenter une motion.
Il est convenu d’accorder la permission.
L’honorable sénateur Housakos fait une déclaration et propose :
Qu’un groupe de travail composé de sénateurs soit constitué et autorisé à superviser et à surveiller les examens approfondis de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs (PGBS) et du Règlement administratif du Sénat (RAS);
Que la composition du groupe de travail soit déterminée par entente entre les leaders, assurant une représentation de tous les groupes reconnus et de toutes les régions, en donnant priorité à la participation des sénateurs ayant servi au moins trois (3) années depuis leur nomination au Sénat, et en prévoyant que la présidence soit assurée par un sénateur ayant au moins cinq (5) années de service depuis sa nomination;
Que le groupe de travail soit également autorisé à superviser et à surveiller l’examen et la consolidation de l’ensemble des politiques liées aux dépenses de l’Administration du Sénat en une politique complète unique, dont le titre sera Politique de gestion de l’Administration du Sénat (PGAS), complétant ainsi la deuxième phase du processus d’examen des règles relatives aux dépenses amorcé en 2015, dont la première phase a donné lieu à la PGBS;
Que le groupe de travail soit chargé de mener ses travaux en consultation avec le Bureau du légiste et conseiller parlementaire et le bureau de la dirigeante principale des services corporatifs, et qu’il veille à la coordination des processus d’examen de manière que les documents qui en résultent soient cohérents et complémentaires;
Que l’Administration du Sénat fournisse le soutien administratif et technique nécessaire pour permettre au groupe de travail de s’acquitter de son mandat;
Que l’Administration du Sénat soumette des versions révisées provisoires de la PGBS et du RAS au groupe de travail au plus tard le 15 avril 2026, et que le groupe de travail dépose son rapport, incluant ses recommandations et toute modification proposée aux règles et instruments de politique susmentionnés, au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration au plus tard le 24 septembre 2026, et qu’il puisse déposer des rapports provisoires, au besoin;
Que l’Administration du Sénat soumette une version provisoire de la PGAS au groupe de travail au plus tard le 1er septembre 2026, et que le groupe de travail soumette une ébauche de la politique au Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration au plus tard le 1er décembre 2026, et qu’il puisse soumettre des rapports provisoires, au besoin;
Que la motion adoptée le 2 octobre 2025 confiant la supervision de ces examens au Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS), soit annulée en faveur du mandat confié au présent groupe de travail.
Après débat, la motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-11-27/071(P) — Agenda Consenti
La présidente fait une déclaration concernant l'agenda consenti.
L'honorable sénatrice Henkel propose que l'agenda consenti, qui comprend les points suivants, soit approuvé :
- Procès-verbal du 6 novembre, 2026 (partie publique et à huis clos);
- Il est convenu d’épuiser le stock existant de trousses de test rapide et de mettre fin au Programme de tests antigéniques rapides et abroger la Politique du Sénat sur la vaccination contre la COVID-19 tout en conservant un stock de masques N95, de masques médicaux à trois couches, de désinfectant pour les mains et de lingettes désinfectantes.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-11-27/072(P) — Rapport du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme
Le président du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme, l’honorable sénateur Tannas, présente le premier rapport du sous-comité :
Le jeudi 27 novembre 2025
Le Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme (LTVP) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l’honneur de présenter son
PREMIER RAPPORT
Le sous-comité, qui a reçu l’autorisation du comité CIBA de superviser, en collaboration avec l’Administration du Sénat, l’ensemble des étapes, des processus et des décisions (à l’exception des questions relevant de l’autorité de la Présidente du Sénat) liés au programme de travail de la Vision et du Plan à long terme de la Cité parlementaire; d’examiner les meilleurs moyens de faire en sorte que la réhabilitation de l’édifice du Centre, de l’édifice de l’Est et de tous les autres édifices qui seront occupés par le Sénat respecte le patrimoine et l’intérêt supérieur du Sénat, sans compromettre l’intégrité de la sécurité, présente maintenant son premier rapport, comportant plusieurs mises à jour et recommandations.
1. Réhabilitation de l’édifice de la Confédération
Le sous-comité a rencontré des représentants de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) le 22 octobre 2025. SPAC a alors présenté des options de locaux transitoires pour supporter la réhabilitation de l’édifice de la Confédération. Selon la séquence actuelle de la VPLT, l’édifice de la Confédération et l’édifice de l’Est feront l’objet d’importants travaux de réhabilitation simultanément à partir du milieu des années 2030, une fois que les travaux sur l’édifice du Centre et du Complexe des bureaux du Sénat (îlot 2) seront terminés.
Cependant, votre sous-comité a été informé qu’une analyse plus approfondie menée par SPAC indique que l’édifice de la Confédération est dans un état critique et présente le risque le plus élevé de défaillance au sein du portefeuille parlementaire. En comparaison, l’édifice de l’Est est dans un état satisfaisant et il fait l’objet d’entretiens réguliers.
Étant donné que la Chambre des communes a approuvé la réhabilitation en une seule phase de l’édifice de la Confédération, SPAC étudie maintenant les différentes options de locaux transitoires pouvant accueillir jusqu’à 34 bureaux délocalisés pour les députés qui seront touchés par la réhabilitation de l’édifice de la Confédération, sans qu’il soit nécessaire de construire ou d’aménager des espaces supplémentaires.
En novembre 2024, puis en octobre 2025, votre sous-comité a adressé une correspondance à la Chambre des communes, exprimant l’avis qu’il serait prématuré de choisir une option précise en matière de locaux transitoires. Au lieu de cela, il a recommandé que le Sénat et la Chambre des communes continuent à travailler ensemble pour choisir la solution la plus appropriée.
Le 30 octobre 2025, le Bureau de régie interne (BRI) de la Chambre des communes a donné son accord pour une option de locaux transitoires qui permettrait l’utilisation partagée du Complexe de bureaux du Sénat (îlot 2, tour Est). Selon cette option, les députés proposent d’occuper 34 des 54 bureaux parlementaires de l’édifice, laissant au Sénat seulement 20 bureaux parlementaires dans le Complexe des bureaux du Sénat. Si le Sénat devait appuyer cette option, il devrait rester dans ses locaux provisoires — l’édifice du Sénat du Canada et l’édifice Chambers (40, rue Elgin) — pendant une période plus longue que prévu initialement, car la réhabilitation de l'édifice de la Confédération est actuellement estimée à 7 à 10 ans.
Votre sous-comité est fermement convaincu que, puisque le Sénat est le principal occupant du Complexe de bureaux du Sénat, les sénateurs devraient occuper la majorité bureaux parlementaires de cet édifice, en tout temps. Il est regrettable que la Chambre des communes n'ait pas consulté votre sous-comité avant de choisir son emplacement provisoire préféré. Votre sous-comité tient à souligner l'importance d'une collaboration continue entre le Sénat et la Chambre des communes pour garantir que: tous les projets prévus progressent conformément à l’état final établi; les retards dans les projets soient minimes pour les deux partenaires; et que les besoins en locaux des deux institutions sont satisfaits dans le cadre du portefeuille parlementaire existant.
À cette fin, votre sous-comité est prêt à recommander que le Sénat propose d'accueillir jusqu’à 24 bureaux parlementaires, pour les députés de l’édifice de la Confédération temporairement déplacés, dans le Complexe des bureaux du Sénat (îlot 2, tour Est). Votre sous-comité est également prêt à collaborer avec la Chambre des communes pour trouver des locaux temporaires pour les 10 bureaux parlementaires restants dans d’autres édifices occupés par le Sénat, comme l’édifice Chambers, l’édifice du Centre ou l’édifice de l’Est, pendant la durée des travaux de réhabilitation de l’édifice de la Confédération.
Cette solution permettrait de limiter les doubles déménagements pour les sénateurs et d’éviter la construction ou l’aménagement de nouveaux locaux, ce qui devrait aider à limiter les coûts. Selon ce scénario, le Sénat occuperait en tout temps la majorité des bureaux parlementaires dans le Complexe des bureaux du Sénat.
Recommandation 1 — Votre sous-comité recommande donc que CIBA approuve qu’un maximum de 24 bureaux parlementaires soient réservés dans le Complexe des bureaux du Sénat (îlot 2, tour Est) pour les députés temporairement déplacés de l’édifice de la Confédération;
Que la Chambre des communes soit informée de cette décision et que les deux Chambres collaborent afin de déterminer conjointement des locaux transitoires appropriés pour les députés temporairement déplacés dans les édifices occupés par le Sénat pour les 10 bureaux parlementaires restants.
2. Programme de réhabilitation de l’édifice du Centre : options de limitation des coûts
Votre sous-comité a rencontré des représentants de SPAC le 22 octobre 2025. SPAC a alors présenté au sous-comité des options de limitation des coûts pour le programme de réhabilitation de l’édifice du Centre. La présentation a souligné que bien que le budget de base du projet pour l’édifice du Centre a été établi à 4,5 à 5 milliards de dollars en 2021, votre sous-comité a appris que SPAC est actuellement confronté à des pressions budgétaires liées à l’augmentation des coûts de construction (1,4 milliard de dollars), à l’inflation (0,7 milliard de dollars) et à l’augmentation des coûts de conception (0,3 milliard de dollars), pour une augmentation estimée à 2,4 milliards de dollars.
SPAC a identifié des économies de 430 millions de dollars grâce à 75 mesures de limitation des coûts, qui concernent à la fois le Sénat et la Chambre des communes, plus 580 millions de dollars de réductions en coûts de projets associés, pour un évitement total des coûts de 1 milliard de dollars. L’examen de la limitation des coûts a été entrepris dans le but de hiérarchiser les exigences parlementaires, de protéger le patrimoine, de maintenir le rythme des travaux et de réduire au minimum les retards et les coûts associés à une nouvelle conception.
L’espace intercalaire du Hall d’honneur, déjà approuvé, permettra de créer environ 750 m² d’espace de travail partagé pour le Sénat et la Chambre des communes (par exemple, des salles de réunion polyvalentes, des espaces de collaboration et un nouveau salon parlementaire), ce qui compensera pour la perte d’un espace équivalent au 4e étage de l’édifice du Centre due aux efforts de modernisation de l’édifice (mécanique, électricité, structure, accessibilité et code). Votre sous-comité a été informé par SPAC que le maintien de l’espace intercalaire dans la portée du projet coûterait environ 20 millions de dollars, auxquels s’ajouteraient les frais de conception et d’administration des travaux. En conséquence, la suppression de l’espace intercalaire du Hall d’honneur a été incluse dans la liste des mesures potentielles de réduction des coûts.
Votre sous-comité a été informé que le 30 octobre 2025 le BRI avait approuvé l’ensemble des mesures de limitation des coûts proposées, à l’exception du retrait de l’espace intercalaire du Hall d’honneur. Votre sous-comité partage pleinement l'avis de la Chambre des communes selon lequel l’espace intercalaire au-dessus du Hall d’honneur revêt une importance opérationnelle considérable pour les plans relatifs à l'édifice du Centre et devrait donc demeurer dans la portée du projet.
Recommandation 2 — Votre sous-comité recommande que CIBA approuve les options de limitation des coûts pour la réhabilitation de l’édifice du Centre, à l’exception du retrait de l’espace intercalaire du Hall d’honneur, et que SPAC soit informé de la décision en conséquence.
3. Stratégie intégrée de conception du patrimoine pour les salles patrimoniales
SPAC demande également l’approbation de l’approche finale de l’orientation de la conception des salles patrimoniales Pearson de l’édifice du Centre dans les espaces gothiques monumentaux et les bureaux parlementaires. Après avoir examiné les propositions, votre sous-comité appuie l’orientation proposée pour la conception, qu’elle juge appropriée et respectueuse du caractère architectural et patrimonial de l’édifice du Centre.
Recommandation 3 — Le sous-comité recommande que CIBA approuve la stratégie intégrée de conception du patrimoine pour les salles patrimoniales.
4. Réhabilitation de l’édifice du Centre et conception du Centre d’accueil du Parlement
Le sous-comité a rencontré des représentants de SPAC le 29 octobre 2025. À cette occasion, SPAC a présenté l’intention de conception finale pour la réhabilitation de l’édifice du Centre et le Centre d’accueil du Parlement, qui marque le passage du projet de la phase d’élaboration de la conception à la phase de reconstruction.
Les membres du sous-comité ont exprimé des inquiétudes quant au fait que la proposition finale d’avant-projet était incomplète et ne tenait pas compte des principales exigences du Sénat. Votre sous-comité est prêt à examiner et à approuver la conception de la réhabilitation de l’édifice du Centre et du Centre d’accueil du Parlement, mais seulement une fois que les administrations partenaires du Parlement seront convaincues que toutes les exigences essentielles en matière de conception et de sécurité ont été intégrées de manière appropriée dans les plans. Votre sous-comité attend avec impatience une mise à jour de la part du SPAC.
5. Projet des tunnels du complexe parlementaire
Votre sous-comité s’est réuni le 29 octobre 2025, date à laquelle des représentants du SPAC ont fait le point sur le projet des tunnels du complexe parlementaire. Votre sous-comité a été informé que l’infrastructure sécurisée des tunnels souterrains, y compris les liaisons avec les édifices occupés par le Parlement au sud de la rue Wellington, est un élément essentiel de la VPLT, afin d’assurer la sécurité de la circulation des personnes et des biens dans la Cité parlementaire.
Le plan prévoit plusieurs nœuds de manutention de part et d’autre de la rue Wellington :
- le nœud de manutention de la triade desservira les édifices de l’Ouest, de l’Est et du Centre ainsi que le nouveau Centre d’accueil du Parlement;
- le nœud de l’édifice du Sud sera aménagé dans le cadre du programme de réaménagement de l’îlot 2.
Compte tenu de la nécessité limitée de transporter des biens du nord au sud, SPAC a présenté aux membres une option de réduction des coûts de construction, d’un montant d’environ 130 millions de dollars, qui peut être réalisée en supprimant les exigences en matière de manutention et en réorientant la boucle du tunnel vers un usage piétonnier.
SPAC a également indiqué qu’une estimation d’évitement des coûts de 20 millions de dollars pourrait être réalisée grâce à la construction d’un tunnel vers l’intérieur entre l’îlot 2 et les tours Ouest, au lieu d’inclure la portion de tunnel de 50 mètres prévue sous la rue Wellington, entre les rues O’Connor et Metcalfe. Le sous-comité considère cependant que les avantages fonctionnels et opérationnels du maintien de la connexion entre les tours Est (Complexe des bureaux du Sénat) et Ouest de l’îlot 2, ainsi que du maintien du concept de boucle complète entre les édifices occupés par le Parlement, justifient largement l’investissement de 20 millions de dollars nécessaire.
Enfin, SPAC a également proposé de prolonger le raccordement souterrain vers l’édifice de l’Est pour un coût estimé à 30 millions de dollars, compte tenu du report potentiel de la réhabilitation de l’édifice de l’Est.
Recommandation 4 — Votre sous-comité recommande que CIBA approuve la stratégie des tunnels du complexe parlementaire, avec une réduction correspondante des coûts d’environ 100 millions de dollars, qui sera réalisée grâce à la suppression des exigences en matière de manutention, à l’ajout de la liaison avec l’édifice de l’Est et à la réorientation de la boucle du tunnel pour un usage piétonnier;
Que la connexion entre les tours Est (Sénat) et Ouest (Chambre des communes) de l’îlot 2 soit maintenue en tant que voie d'accès, en utilisant l'espace du couloir de connexion, dans la portée du projet, pour une économie estimée à 20 millions de dollars.
6. Projet de réaménagement de l’îlot 2
Votre sous-comité s’est également réuni le 5 novembre 2025, date à laquelle des représentants du SPAC ont présenté une mise à jour sur le projet de réaménagement de l’îlot 2, incluant le concept de design extérieur, ainsi que l’aménagement général, les entrées et les connexions prévues pour le projet de réaménagement du Block 2.
Suite à cette présentation, votre sous-comité appui le programme du Complexe de bureaux du Sénat, lequel comprend des espaces de bureaux parlementaires, trois salles de comité, une salle d’exercice parlementaire partagée, un espace pour les archives du Sénat, des espaces de soutien pour le Sénat, ainsi que des espaces pour les services opérationnels.
Cependant, votre sous-comité exprime des réserves quant au fait que le concept de design extérieur présenté diffère du design original ayant remporté le concours d’architecture en mai 2022. Les sénateurs ont reconnu que certaines modifications peuvent survenir au fur et à mesure de la planification et de la construction, mais ont insisté sur le fait que la nouvelle conception ne devrait ni concurrencer ni éclipser les bâtiments patrimoniaux situés à proximité, mais plutôt les mettre en valeur. SPAC a pris note de ces commentaires. Votre sous-comité s’attend donc à recevoir une version mise à jour du concept de design extérieur lors d’une prochaine rencontre.
De plus, votre sous-comité tient à préciser qu’il n’était pas en mesure d’approuver les exigences en matière de sécurité du projet tant que les résultats de l’évaluation des risques sur le campus ne sont pas connus. Cette évaluation, actuellement en cours, demeure essentielle pour établir adéquatement les exigences de sécurité.
Recommandation 5 — Votre sous-comité recommande donc que CIBA approuve le programme du Complexe de bureaux du Sénat, sauf en ce qui concerne les exigences relatives à au concept de design extérieur et à la sécurité, qui doivent être revues par le SPAC.
Recommandation 6 — Votre sous-comité recommande enfin qu’il soit autorisé à communiquer toutes les recommandations contenues dans ce rapport à Services publics et Approvisionnement Canada, au nom du comité CIBA.
Le tout respectueusement soumis,
Le président,
SCOTT TANNAS
L'honorable sénateur Tannas fait une déclaration puis, avec Josée Labelle, répond aux questions.
Après débat, l’honorable sénateur Tannas propose que le premier rapport du sous-comité soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-11-27/073(P) — Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure
La présidente du Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration, l’honorable sénatrice Moncion, présente le deuxième rapport du sous-comité :
Le jeudi 27 novembre 2025
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
DEUXIÈME RAPPORT
À la réunion du 23 octobre 2025 du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA), les membres ont sollicité des clarifications et des conseils sur les questions suivantes liées au fonctionnement et à la gouvernance du comité :
- Les délais à respecter lorsque des documents sont distribués aux membres et non-membres;
- La fréquence des réunions du comité CIBA;
- Le processus à suivre pour l’étude des exemptions à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs.
Votre sous-comité a examiné chaque question en tenant compte des pratiques antérieures, des procédures précédentes, ainsi que des questions d'efficacité, de transparence et de confidentialité.
Après délibération, votre sous-comité recommande ce qui suit :
1. Délais de distribution des documents
Votre sous-comité recommande, afin que les membres aient davantage de temps pour prendre connaissance à l’avance des documents, que ceux-ci, s’ils dépassent cinq pages, soient distribués dans le cadre de la liasse remise à chaque réunion, mais en vue de la réunion suivante, soit habituellement deux semaines plus tard. C’est l’approche qui était en place en 2021 pour les examens de politique, les états financiers et les autres rapports importants.
Les documents destinés aux non-membres continueront d’être distribués lors de la réunion afin de réduire le risque de bris de confidentialité et de garantir la protection adéquate des informations sensibles.
2. Fréquence des réunions du comité CIBA
Votre sous-comité recommande, en faveur de l’efficacité opérationnelle et pour une utilisation optimale du temps des membres, que le comité CIBA ne change pas son calendrier actuel de réunions. Si une question urgente ou imprévue nécessite une intervention rapide, une réunion spéciale sera convoquée à la discrétion du Sous-comité du programme et de la procédure en réponse à des circonstances exceptionnelles.
En formulant cette recommandation, votre sous-comité a évalué la charge de travail de CIBA, la planification de son agenda et le volume des questions nécessitant un examen. Votre sous-comité a également noté que la fréquence des réunions du CIBA demeure considérablement plus élevée que celle du Bureau de régie interne de la Chambre des communes (BRI).
3. Étude des exemptions
En vertu de l’article 1.6.1 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs (PGBS), votre sous-comité a le pouvoir d'examiner et de prendre en considération les demandes d'exceptions. En tant que sous-comité, tout appel concernant les décisions du sous-comité est soumis au CIBA pour décision finale, conformément aux pratiques établies et aux principes de gouvernance.
Après avoir pris connaissance des commentaires à ce sujet de plusieurs membres du CIBA, votre sous-comité recommande que toutes les nouvelles demandes d’exemption soient soumises directement à l’examen du CIBA pendant la portion publique de ses réunions. Cette approche favorisera la transparence et l’application uniforme des dispositions de la PGBS.
Votre sous-comité recommande aussi qu’un communiqué soit distribué pour informer tous les sénateurs de ce changement, qui entrerait en vigueur immédiatement.
Le tout respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
La présidente fait une déclaration.
L’honorable sénatrice Saint-Germain propose que le rapport soit modifié afin de préciser que les demandes d’exception liées aux ressources humaines et aux questions confidentielles concernant le personnel soient considérées lors de la partie à huis clos de la réunion.
L’amendement, mis aux voix, est adopté.
Après débat, il est convenu que le deuxième rapport du sous-comité, tel qu’amendé, soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-11-27/074(P) — Rapports du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat — Demande de budget du Comité sénatorial permanent de l’énergie, de l’environnement et des ressources naturelles
Le président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l’honorable sénateur Forest, présente le troisième rapport du sous-comité :
Le jeudi 27 novembre 2025
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
TROISIÈME RAPPORT
Votre sous-comité s’est réuni le 18 novembre 2025, sous la présidence de l’honorable sénateur Éric Forest, pour étudier une demande budgétaire du Comité sénatorial permanent de l’énergie, de l’environnement et des ressources naturelles pour l’exercice 2025-2026 comme suit :
1. Énergie, environnement et ressources naturelles (ENEV)
(Étude spéciale sur la question de l’industrie du pétrole extracôtier de Terre-Neuve-et-Labrador)
|
Activité 1 : St. John’s, Terre-Neuve-et-Labrador |
47 160 $ |
|
TOTAL |
47 160 $ |
(inclue des fonds pour une mission d’étude et le déplacement de 7 sénateurs)
Votre sous-comité a rencontré la présidente du comité ENEV lors de sa réunion du 18 novembre 2025 afin de discuter de cette demande de budget. Le sous-comité appuie l’objectif et la justification de la demande et reconnaît les efforts déployés par le comité pour identifier de réelles économies dans le but de réduire les frais de voyage autant que possible. Toutefois, il a été informé que le comité souhaite idéalement voyager à la mi-décembre et qu’aucun fonds n’a été prévu pour assurer l’interprétation des réunions.
Étant donné que les semaines du mois de décembre précédant le congé d’hiver constituent habituellement une période de travail très chargée au Sénat, votre sous-comité encourage ENEV à revoir les dates envisagées afin d’identifier une période de déplacement qui aurait un impact moindre sur les travaux de la Chambre et des comités. Votre sous-comité réitère également l’importance du respect des langues officielles et de la prestation des services dans la langue officielle choisie par les sénateurs. Lors de la présentation du budget, votre sous-comité a reçu la confirmation que tous les membres d’ENEV qui prévoient voyager sont à l’aise avec l’absence de services d’interprétation durant le voyage.
Votre sous-comité note également que le budget prévoit la participation de cinq membres du personnel pour accompagner les sept sénateurs choisis parmi les membres du comité ENEV. Afin de poursuivre les efforts d’économie, votre sous-comité estime que quatre membres du personnel seraient suffisants pour assurer le soutien requis et recommande que la demande budgétaire soit ajustée en ce sens.
Votre sous-comité recommande donc l’approbation de cette demande de budget, sous réserve d’une modification visant à réduire le nombre du personnel. Une réduction de seulement un membre du personnel entrainerait une économie de 8 % du budget, réduisant la demande initiale à 43 430 $.
Résumé du budget des comités
Pour votre information, le total des fonds dans l'enveloppe budgétaire disponible pour les budgets des comités du Sénat (sauf pour le Comité de l’audit et de la surveillance) pour 2025-2026 est de 2,2 millions de dollars, moins 320 820 $ pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 1,882 million de dollars à accorder pour les budgets individuels des comités.
La demande budgétaire présentée aujourd’hui est la première de l’année financière.
Le budget approuvé par le Sénat pour une activité de voyage représente le montant maximum qui peut être dépensé pour cette activité. Les budgets prévoient habituellement des fonds pour les déplacements de tous les membres du comité. En règle générale, une délégation réduite se déplace et des efforts sont faits pour réaliser des économies additionnelles.
Les dépenses réelles des comités sont souvent plus proches de 40 % du budget total demandé. Tous les fonds restants après un déplacement seront récupérés et peuvent être réattribués aux comités pour d’autres activités.
Une copie de la demande budgétaire est annexée à ce rapport.
Respectueusement soumis,
Le président,
ÉRIC FOREST
L'honorable sénateur Forest fait une déclaration puis, avec Shaila Anwar, répond aux questions.
Après débat, l’honorable sénateur Forest propose que le troisième rapport du sous-comité soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2025-11-27/075(P) — Rapports du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat — Déplacements coordonnés des sénateurs
Le président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l’honorable sénateur Forest, présente le quatrième rapport du sous-comité :
Le jeudi 27 novembre 2025
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l’honneur de présenter son
QUATRIÈME RAPPORT
Le 5 juin 2025, le comité CIBA a confié à votre sous-comité le mandat d’examiner les déplacements coordonnés des sénateurs et d’en faire rapport, en vue de formuler une recommandation, en tenant compte des principes d’intégrité, de responsabilité, d’honnêteté, de transparence et d’équité.
Dans le cadre de ce mandat, les membres de votre sous-comité, composé des honorables sénateurs Al Zaibak, Carignan, P.C., Forest, Hay et Mohamed, se sont réunis le 1er et le 20 octobre et le 17 novembre 2025. Votre sous-comité s’est également appuyé sur les résultats d’une consultation en ligne menée auprès des sénateurs au cours de l’été. À l’issue de ses délibérations, votre sous-comité est prêt à formuler plusieurs recommandations à l’intention du comité CIBA, qui sont décrites dans le présent rapport.
CONTEXTE
Les déplacements coordonnés impliquant plusieurs sénateurs utilisant leurs points de voyage individuels dans le but d’élargir leur connaissance d’une région du Canada sont des activités peu courantes. Ils sortent du cadre habituel des déplacements coordonnés approuvés, tels que les missions d’étude des comités ou les activités de voyage des associations parlementaires, qui sont tous deux régies par des politiques bien établies et financées par des enveloppes budgétaires approuvées à cet effet par le comité CIBA.
Bien que les déplacements coordonnés utilisant des points de voyage ne soient pas explicitement mentionnés dans la Politique de gestion des bureaux des sénateurs (PGBS), votre sous-comité note que ces déplacements ne sont pas restreints par les dispositions générales en matière de déplacements actuellement applicables aux sénateurs. Cette question a été portée à l’attention du comité CIBA dans le cadre de son mandat visant à examiner toutes les questions financières liées au Sénat et de son autorité exclusive pour déterminer si l’utilisation proposée des ressources du Sénat pour des déplacements coordonnés utilisant des points de voyage individuels constitue une utilisation appropriée des ressources du Sénat pour les sénateurs dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires.
Lors de sa réunion de juin 2025, le comité CIBA a présenté trois options distinctes à votre sous-comité pour considération :
1. Que le statu quo soit maintenu: les sénateurs peuvent continuer de pouvoir organiser des déplacements coordonnés en utilisant leurs points de voyage individuels et demander le remboursement des dépenses connexes, sans cadre, structure ou contraintes spécifiquement définis.
2. Que les dépenses liées aux déplacements coordonnés utilisant des points de voyage individuels ne soient plus admissibles au remboursement.
3. Que les dépenses liées aux déplacements coordonnés utilisant des points de voyage individuels soient admissibles au remboursement selon un nouveau cadre, une nouvelle structure et de nouvelles règles, qui établiraient des paramètres spécifiques approuvés par les sénateurs.
À la suite de cette réunion, votre sous-comité a mené des consultations en ligne au cours desquelles tous les sénateurs ont eu la possibilité de donner leurs commentaires sur ces trois options. Votre sous-comité a été satisfait du taux de réponse élevé, et estime que cela reflète l’importance de cette question pour les sénateurs.
ANALYSE ET RECOMMANDATIONS
Les consultations menées au cours de l’été ont révélé un fort consensus parmi les sénateurs participants en faveur du maintien de l’admissibilité au remboursement de ce type de déplacement et de la nécessité d’établir un cadre pour garantir que ces déplacements sont justifiés, appropriés, raisonnables et bien documentés. Plusieurs ont fait remarquer qu’en raison de la taille et de la diversité des intérêts qui existent dans les différentes régions du pays, ces déplacements constituent un moyen pour les sénateurs de remplir leurs fonctions parlementaires et de s’acquitter pleinement de leurs tâches.
Votre sous-comité reconnaît la valeur de ces déplacements lorsqu’ils sont effectués dans des circonstances appropriées et estime qu’ils soulignent l’importance de l’indépendance des sénateurs dans leur représentation des Canadiens et leur liberté d’explorer les questions liées à l’efficacité des politiques publiques. Il était clair pour le sous-comité que les sénateurs voient les avantages que ces déplacements peuvent apporter pour élargir leur compréhension des enjeux importants auxquels font face les différentes régions du Canada.
Cela étant dit, votre sous-comité souhaite également rappeler aux sénateurs de l’existence du Règlement administratif du Sénat (RAS), de la PGBS et d’autres politiques et procédures financières bien établies, comme la Politique financière pour les comités sénatoriaux, qui témoignent de l’engagement de longue date du Sénat en faveur d’une prise de décision transparente dans l’attribution des ressources aux sénateurs pour l’exercice de leurs fonctions parlementaires. Ces politiques comprennent des paramètres qui ont été convenus dans le cadre de structures établies par les sénateurs eux-mêmes. Elles soulignent le rôle historique important joué par les comités sénatoriaux et les associations parlementaires dans l’examen de questions complexes d’importance nationale et internationale, et dans le renforcement de la réputation du Sénat en tant que chambre de second examen objectif et d’enquête constructive. Votre sous-comité reste convaincu de l’importance de respecter les principes énoncés dans ces documents fondamentaux de gouvernance concernant l’utilisation appropriée et transparente des ressources du Sénat.
Recommandation 1 :
Par conséquent, votre sous-comité recommande que les activités de déplacement parlementaire qui relèvent des cadres existants déjà établis pour les comités sénatoriaux et les associations parlementaires continue à être prioritaires par rapport à d’autres formes de déplacements coordonnés.
Recommandation 2 :
Par conséquent, votre sous-comité recommande que les dépenses liées aux déplacements coordonnés utilisant des points de voyage individuels dans le but d’élargir leur connaissance d’une région du Canada soient admissibles au remboursement selon un nouveau cadre qui intègre les principes de saine gestion financière, d’intégrité et de responsabilité, tout en offrant aux sénateurs une flexibilité suffisante pour explorer les questions qu’ils jugent nécessaires à l’exercice de leurs fonctions parlementaires.
Votre sous-comité n’est pas arrivé à la recommandation 2 sans hésitation, en particulier dans le contexte économique actuel. Les préoccupations ont été quelque peu atténuées par la mise en place d’un plafond financier, tel qu’énoncé dans la recommandation 7, par rapport à la situation actuelle qui n’impose pas de limite au-delà de l’utilisation par les sénateurs de leurs 64 points. Les membres du sous-comité ont également apprécié l’obligation d’inclure un but clair pour les déplacements coordonnés, ainsi qu’un ensemble bien défini d’objectifs et de résultats attendus. Malgré ce cadre financier solide et ce mécanisme de contrôle, certains membres demeurent réticents à autoriser la poursuite de ces activités.
Votre sous-comité tient à souligner que les déplacements coordonnés impliquant plusieurs sénateurs utilisant leurs points de voyage individuels devraient rester rares, compte tenu des autres types de déplacements dont disposent les sénateurs. Les consultations en ligne avec les sénateurs ont également montré la nécessité d’établir un cadre pour garantir que ces déplacements sont justifiés, appropriés, raisonnables et bien documentés. Votre sous-comité partage entièrement cet avis.
Votre sous-comité estime également qu’un cadre garantira un degré approprié de proportionnalité entre le coût de l’activité liée aux fonctions parlementaires d’un sénateur et la valeur de cette activité. En plus, votre sous-comité estime que le cadre proposé doit tenir dûment compte de la nécessité, de la fréquence, de l’objectif et du caractère raisonnable global de ces déplacements. Il doit également continuer à mettre fortement l’accent sur l’utilisation prudente des ressources du Sénat et assurer la transparence dans l’utilisation des fonds publics.
CADRE PROPOSÉ POUR LES DÉPLACEMENTS COORDONNÉS
Au cours de ses délibérations, votre sous-comité a examiné plusieurs facteurs liés à ce type de déplacements coordonnés qui ont été soulevés par les sénateurs lors des consultations en ligne. Bien qu’il existe un certain nombre d’éléments pouvant être inclus dans un cadre proposé, votre sous-comité sollicite l’approbation de critères qui permettra à votre sous-comité d’établir un cadre complet pour les déplacements coordonnés.
DÉFINITION : Votre sous-comité a examiné les paramètres qui constitueraient des déplacements coordonnés en utilisant les points de voyage individuels des sénateurs et a établi la nécessité d’avoir une définition claire qui exclurait d’autres formes de déplacements coordonnés, tels que les déplacements approuvés pour un comité ou une association parlementaire, ainsi que d’autres types de déplacements à des fins plus spécifiques et avec des itinéraires plus courts, tels que les réunions de caucus, une visite à une usine ou un déplacement pour participer à une conférence.
Recommandation 3 :
Par conséquent, votre sous-comité recommande que, pour être admissibles au remboursement, l’activité doit répondre aux quatre critères suivants :
1. déplacement à l’intérieur du Canada, à l’extérieur de la région du Parlement, utilisant les points de voyage individuels d’un sénateur;
2. trois sénateurs ou plus qui, à leur initiative, se déplacent dans le but d’élargir leur connaissance d’une région du Canada, essentiellement au même endroit et avec des dates de déplacement correspondantes ou chevauchantes;
3. séjours proposés de plus de deux nuits de préférence en semaine; et
4. budget total proposé pour l’activité supérieur à 30 000 $.
VOYAGEURS ADMISSIBLES : Votre sous-comité a reçu de nombreux commentaires des sénateurs sur l’admissibilité des voyageurs pour les déplacements coordonnés. Un consensus clair s’est dégagé pour limiter le nombre de personnes admissibles au remboursement des activités de déplacements coordonnées.
Recommandation 4 :
Par conséquent, votre sous-comité recommande que l’admissibilité au remboursement des déplacements coordonnés utilisant les points de voyage individuels d’un sénateur dans le but d’élargir leur connaissance d’une région du Canada, soit limitée aux sénateurs et au personnel autorisé du sénateur instigateur du déplacement coordonné. Les conjoints ou autres voyageurs désignés ne seront pas admissibles au remboursement des frais de déplacements.
APPROBATION DU BUDGET : Votre sous-comité estime qu’il est essentiel de maintenir des procédures similaires à ceux qui sont déjà en place pour l’approbation des budgets qui impliquent l’allocation de ressources aux sénateurs pour leurs fonctions parlementaires, afin de garantir une prise de décision transparente.
Recommandation 5 :
À ce titre, votre sous-comité recommande que le comité CIBA exige que les demandes de budget pour les déplacements coordonnés utilisant des points de voyage individuels :
1. contiennent une estimation du coût total du déplacement;
2. soient soumises au SEBS pour examen préliminaire et recommandation au comité CIBA ;
3. soient approuvées lors d’une partie publique d’une réunion du comité CIBA avant que des fonds ne soient engagés; et
4. que toute dépense dépassant le budget approuvé ne soit pas remboursée.
RAPPORTS : Votre sous-comité estime que la publication de rapports est la pierre angulaire de la reddition de comptes. Afin de démontrer la valeur des déplacements coordonnés, le sous-comité estime que les sénateurs participants doivent être prêts à rendre compte de leurs principales conclusions, de leur capacité à atteindre les objectifs fixés et à mettre en évidence ce qui a été accompli au nom des Canadiens.
Recommandation 6 :
Par conséquent, votre sous-comité recommande que, dans les 90 jours suivant la fin d’une activité de déplacement coordonné, le sénateur qui propose l’activité soit tenu de soumettre un rapport détaillé au comité CIBA et que ce rapport soit ensuite publié sur le site Web du comité CIBA. Le rapport doit inclure les objectifs du déplacement coordonné, une liste des réunions tenues, le nom de tous les participants, la durée, les principales conclusions, les endroits visités. les résultats et les avantages pour les Canadiens, ainsi que les coûts finaux, tant collectifs qu’individuels.
ÉCHÉANCIER : Votre sous-comité recommande qu’un cadre soit mis en œuvre à titre de projet pilote pour les deux prochains exercices financiers afin de permettre au comité CIBA d’évaluer son fonctionnement dans la pratique et de réexaminer cette question dans le but d’apporter les ajustements nécessaires. Avec l’approbation du comité CIBA des principes généraux, tels qu’ils sont énoncés dans les recommandations du présent rapport, votre sous-comité sera en mesure d’élaborer des lignes directrices pour un processus d’approbation, des critères d’évaluation rigoureux, des limites financières et d’autres mesures qui garantiront la bonne gestion des fonds publics.
Recommandation 7 :
Par conséquent, votre sous-comité recommande que le comité CIBA suspende les activités liées aux déplacements coordonnés jusqu’à ce qu’il mette en place un projet pilote de deux ans, à compter du 1er avril 2026, qui :
1. permettra aux sénateurs d’utiliser des points de voyage pour une activité par exercice financier pour effectuer des déplacements coordonnés dans le but d’élargir leur connaissance d’une région du Canada, avec la possibilité d'utiliser d'autres points si leur personnel est autorisé à voyager;
2. fixera un maximum annuel de 200 000 dollars pour les dépenses liées aux déplacements coordonnés;
3. autorisera le SEBS à élaborer, pour examen par le comité CIBA, des lignes directrices spécifiques pour les déplacements coordonnés, similaires à celles utilisées pour les déplacements des comités sénatoriaux (voir l’annexe pour une ébauche des lignes directrices préliminaires); et
4. assurera que tous les sénateurs soient informés des lignes directrices une fois qu’elles auront été approuvées.
CONCLUSION
Lors de l’élaboration du cadre, votre sous-comité a mis l’accent sur les principes de responsabilité et de transparence, en veillant à ce que les objectifs, les coûts proposés, les autorisations et les rapports de dépenses détaillés soient justifiables, appropriés, raisonnables et rendus publics. Bien que votre sous-comité soutienne que les sénateurs devraient donner la priorité aux structures établies et éprouvées, telles que les déplacements des comités et les déplacements des associations parlementaires, et bien que certains sénateurs restent réticents à soutenir ce type de déplacement, le sous-comité est d'accord pour dire que les recommandations et les lignes directrices proposées dans le présent rapport fourniront un mécanisme de surveillance solide pour les déplacements coordonnés visant à permettre aux sénateurs d’élargir leur connaissance d’une région particulière du Canada, et de garantir l’intégrité du processus décisionnel.
Votre sous-comité a élaboré des lignes directrices préliminaires pour les déplacements coordonnés, qui sont annexées au présent rapport.
ANNEXE
Lignes directrices préliminaires
1) Critères d’évaluation : Les demandes doivent être évaluées en fonction des critères suivants :
a. si les objectifs et la portée du voyage sont liés à la législation en vigueur, à des études ou à d’autres fonctions parlementaires, et en quoi cela profite au travail que les sénateurs accomplissent au nom des Canadiens;
b. la mesure dans laquelle les objectifs peuvent être raisonnablement atteints grâce à ce déplacement et la manière dont il profitera aux participants;
c. si les objectifs du déplacement pourraient être atteints dans le cadre d’une étude de comité, qui pourrait inclure un déplacement;
d. la mesure dans laquelle des déplacements similaires (lieu ou thème) ont déjà été effectués;
e. si des mesures ont été prises pour garantir que les coûts sont justifiables, appropriés et raisonnables; et
f. la valeur du déplacement pour les Canadiens, y compris la proportionnalité entre les coûts de l’activité et la valeur de ce que les sénateurs comptent accomplir.
2) Processus budgétaire : Les demandes doivent être soumises sous la forme requise par le SEBS au moins 90 jours avant les dates prévues du déplacement et doivent contenir au minimum les informations suivantes :
a. le nom de tous les participants;
b. un itinéraire détaillé;
c. le but du déplacement;
d. des objectifs et des résultats attendus bien définis;
e. un plan de communication décrivant les objectifs stratégiques, les messages clés et les initiatives de communication médiatique qui seront mis en œuvre avant, pendant et après la période du déplacement coordonné;
f. un budget détaillé (y compris les estimations du coût total du transport, de l’hébergement, des indemnités journalières, des frais et de toute autre dépense prévue liée au déplacement); et
g. les mesures prises pour garantir que les coûts sont justifiables, appropriés et raisonnables.
3) Limite de participation : Un maximum de 14 participants (12 sénateurs et 2 membres du personnel du sénateur instigateur du déplacement coordonné) peut demander un remboursement, et cette participation doit être coordonnée avec les leaders et facilitateurs des partis reconnus et des groupes parlementaires reconnus, avec une certaine flexibilité pour permettre aux sénateurs non affiliés de participer.
Respectueusement soumis,
Le président,
ÉRIC FOREST
L'honorable sénateur Forest fait une déclaration puis, avec Gérald Lafrenière, répond aux questions.
Après débat, l’honorable sénateur Forest propose que le quatrième rapport du sous-comité soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée, avec dissidence.
CIBA/2025-11-27/076(P) — Autres Affaires
L’honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration concernant la salle de méditation.
Après débat, l’honorable sénatrice Saint-Germain propose que la salle de méditation actuelle située à A428 de l’édifice du Sénat du Canada soit réattribuée au Groupe des sénateurs indépendants immédiatement, et que l’Administration soit chargée de trouver un nouvel espace à des fins de méditation dans les plus brefs délais.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
À 9 h 42, la séance est suspendue.
À 9 h 48, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, le comité reprend ses travaux à huis clos.
À 9 h 55, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan