Régie interne, budgets et administration

LE COMITÉ COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION

PROCÈS-VERBAL

OTTAWA, le jeudi 12 mars 2026
(10)

[Français]

Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) se réunit aujourd’hui à 8 h 2, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada.

Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Boehm, Boyer, Forest, Francis, Hay, Henkel, Loffreda, MacAdam, MacDonald, Moncion, Moodie, Osler, Oudar, Smith, et Tannas (15).

Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs Cardozo, Dean et Mohamed (3).

Participent à la réunion : Shaila Anwar, greffière du Sénat et greffière des parlements; Marie-Ève Belzile, sous-greffière, Services législatifs; Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Julie Wellington, légiste et conseillère parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.

Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.

TÉMOINS :

L'honorable sénateur Tony Dean;

L'honorable sénateur Andrew Cardozo, président, Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine;

Annie Carpentier, directrice, Optimisation des talents et bien-être des employés, Direction des ressources humaines;

Louise Cowley, directrice, VPLT et locaux, Direction des biens et services.

Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services;

Jennifer Smith, gestionnaire, services de planification stratégiques et enjeux, Direction des biens et services;

Mike Steinhauer, conservateur en chef, Direction des biens et des services.

Le président fait une déclaration.

Les sénateurs se sont présentés.

CIBA/2026-03-12/100(P) — Agenda Consenti

Le président fait une déclaration concernant l'agenda consenti.

L'honorable sénateur Forest propose que l'agenda consenti, qui comprend les points suivants, soit approuvé :

• Procès-verbal du 12 février 2026 (partie publique);
• Procès-verbal du 12 février 2026 (partie à huis-clos).

La motion, mise aux voix, est adoptée

CIBA/2026-03-12/101(P) — Demande d'exception à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs — Sénatrice Anderson : budget des frais de subsistance

Le président fait une déclaration concernant la demande d’exception de l’honorable sénatrice Anderson visant à augmenter son budget de frais de subsistance pour le reste de l’exercice 2025—2026.

Après le débat, l’honorable sénatrice Moodie propose que le CIBA approuve la demande de l’honorable sénatrice Anderson concernant le financement supplémentaire des frais de subsistance d’un montant de 7 000 $ pour l’exercice 2025-2026.

La motion, mise aux voix, est adoptée.

CIBA/2026-03-12/102(P) — Demande d'exception à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs— Sénateur Dean : voyage international

L’honorable sénateur Dean fait une déclaration puis répond aux questions concernant sa demande d’exception à la Politique de gestion des bureaux de sénateurs en matière de voyages internationaux.

Pascale Legault a répondu aux questions.

Après débat, l’honorable sénatrice Boyer propose que le CIBA approuve la demande de l’honorable sénateur Dean visant à obtenir une exception à la Politique de gestion des bureaux de sénateurs afin de lui permettre de se rendre à Londres, en Angleterre, en avril, pour participer à une conférence mondiale en tant que conférencier invité, à un coût maximal de 4 000 $ pour le Sénat, en utilisant un point de voyage.

La motion, mise aux voix, est adoptée.

CIBA/2026-03-12/103(P) — Lettre des agents supérieurs : exercice financier 2026-2027

Le président fait une déclaration concernant une lettre reçue des leaders du Sénat demandant une augmentation des allocations budgétaires des officiers de la Chambre pour l’exercice 2026—2027.

Après débat, l’honorable sénateur Forest propose :

 Que l'allocation budgétaire suivante pour les agents supérieurs du Groupe des sénateurs canadiens (GSC) et le Groupe progressiste du Sénat (GPS) pour l'année financière 2026-2027 soit adoptée :

• Groupe des sénateurs canadiens (GSC) 760 000 $; et
• Groupe progressiste du Sénat (GPS) 760 000 $;

Que la dirigeante principale des Finance soit autorisée à transférer les montants requis au 1er avril 2026 en fonction du report de fond attendu de l’année 2025-2026; et

Qu’un montant de 149 276 $ soit demandé dans le budget de 2027-2028.

La motion, mise aux voix, est adoptée.

CIBA/2026-03-12/104(P) — Rapport du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et les actifs patrimoniaux

Le président du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et les actifs patrimoniaux, l’honorable sénateur Cardozo, présente le premier rapport du groupe de travail :

Le jeudi 12 mars 2026

Le Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine (GTCOAP) du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l’honneur de présenter son :

PREMIER RAPPORT

Depuis le dernier rapport présenté au CIBA, les membres du GTCOAP se sont réunis le 10 décembre 2025 et le 26 janvier 2026. Ils ont également approuvé deux décisions le 19 février 2026, sans convoquer de réunion.

Le GTCOAP présente maintenant le rapport suivant :

Pour approbation

Budget

Le GTCOAP a approuvé une prévision de 197 900 $ pour l’exercice 2026-2027.

Le budget des biens patrimoniaux pour l’exercice 2026-2027 s’élève à 214 700 $, et le coût total prévu pour les dossiers nécessitant l’approbation du CIBA est estimé à 197 900 $. Les fonds restants serviront à couvrir le coût d’autres projets n’exigeant pas l’approbation des membres du GTCOAP.

Prévisions d’activités 2026-2027		Coût estimatif
Restoration and Repairs	Œuvre d’art 2 portraits (Reine Alexandra et l’hon. William D. Powell)	54 500 $
	Mobilier patrimonial Trône du monarque (trône de l’édifice du Centre) Entretien du bureau de la Chambre Restauration planifiée du mobilier (mobilier patrimonial, y compris du mobilier conçu par John A. Pearson et d’origine de l’édifice du Centre)	23 700 $ 7 200 $ 26 500 $
	Restauration et réparation de contingence ou d’urgence	15 000 $
Acquisition	Activités prévues (œuvres d’art, avec un accent particulier sur les artistes autochtones)	30 000 $ 36 000 $
Cession	Fonds pour éventualités ou besoins urgents	5 000 $
Total		197 900 $

Les activités prévues n’entraîneront pas de répercussions sur les besoins de financement du Sénat, car leurs coûts sont déjà inclus dans le budget des Services du patrimoine et de la conservation (SPC).

Restauration d’œuvres d’art — Pendant la fermeture de l’édifice du Centre, les membres du GTCOAP ont approuvé l’envoi d’un portrait royal par an pour un traitement de conservation, avec pour objectif de faire conserver l’ensemble des grands tableaux lorsque le Sénat reprendra sa place dans l’édifice du Centre. Cette prévision inclut le traitement du portrait de la reine Alexandra. De plus, en préparation du retour à l’édifice du Centre, un portrait de président, le portrait de l’honorable William D. Powell, fera l’objet d’un traitement de conservation.

Restauration et réparation du mobilier — Le choix des œuvres d’art et du mobilier à restaurer ou à réparer se fait en fonction de leur état, ainsi que des besoins d’utilisation actuelle et prévue. Pour 2026-2027, les membres du GTCOAP ont approuvé la conservation du trône original du monarque, l’entretien des bureaux de la Chambre et la restauration planifiée de certains éléments du mobilier patrimonial.

Acquisitions — Pour appuyer les objectifs de collecte de la Politique sur les œuvres d’art et les biens patrimoniaux du Sénat (2021), le GTCOAP a alloué un budget annuel d’acquisitions de 30 000 $ à partir des fonds existants des Services du patrimoine et de la conservation (SPC). Ces fonds réaffectés en interne n’auront aucun impact opérationnel sur les SPC et seront utilisés pour acquérir des œuvres d’art et des biens patrimoniaux approuvés par le GTCOAP, conformément aux principes de la politique. Sur ce budget, 20 000 $ seront réservés tous les deux ans (sous réserve de la faisabilité opérationnelle) pour l’achat d’œuvres autochtones choisies dans le cadre du concours organisé par Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada. Une année sur deux, les fonds serviront à acquérir des œuvres qui favorisent la diversité et la représentation.

Conformément aux directives reçues du GTCOAP pour la poursuite du programme des plaques parlementaires, les SPC procéderont à l’achat de trois plaques pour les 42e, 43e et 44e législatures, pour un coût d’environ 36 000 $. Les fonds pour l’achat des trois plaques seront réaffectés en interne à partir du budget de la Direction des biens et services (DBS). À l’avenir, les coûts associés à l’achat de plaques pour les prochaines législatures seront imputés au budget régulier d’acquisition des SPC. Les SPC possèdent déjà les plaques de la 1re législature à la 41e législature dans leur entrepôt.

Aliénation — Aucune activité d’aliénation n’est actuellement planifiée pour 2026-2027. Un budget de 5 000 $ a été alloué pour des dépenses imprévues liées à l’élimination, ce qui peut inclure la manipulation sécuritaire et la disposition d’un objet dangereux ou contaminé. Si ces fonds ne sont pas nécessaires, ils seront réaffectés à d’autres projets selon les besoins.

La recommandation repose sur un budget prévisionnel et les coûts réels peuvent varier. Tout changement significatif par rapport au budget prévisionnel sera communiqué au GTCOAP par l’Administration du Sénat.

En 2026-2027, les membres du GTCOAP examineront la réinstallation des tableaux de la guerre. Les besoins et les coûts seront évalués, les pressions financières éventuelles relevées, et les conclusions concernant leurs répercussions sur les budgets futurs seront communiquées afin de permettre de guider la planification financière. Les SPC mettront à jour leur prévision budgétaire selon les directives des membres du GTCOAP.

À titre d’information

Acquisitions des œuvres d’art produites lors du discours du Trône

Pour l’ouverture de la 45e législature, le Sénat du Canada a mandaté quatre artistes de la région d’Ottawa—Gatineau afin de documenter et de représenter l’ouverture de la session du Parlement du Canada, au cours de laquelle Sa Majesté le roi a prononcé le discours du Trône. Les artistes ont été choisis pour immortaliser les moments clés de la visite de Sa Majesté le roi à l’édifice du Sénat du Canada le 27 mai 2025.

Le matériel acquis comprend à la fois les dessins finaux et les croquis préparatoires de chacun des artistes. Plus précisément, il s’agit d’un dessin final et de six croquis préparatoires et documents de Geneviève L. Richard, de trois dessins finaux et de six croquis préparatoires de Serge Belet, d’un carnet de Nicholas Thompson contenant environ 80 croquis et dessins répartis sur 56 pages, et d’un dessin final accompagné de trois pages de croquis préparatoires d’Andrew Morrow.

Les dessins principaux, ainsi que le carnet de croquis et les matériaux préparatoires sélectionnés, seront exposés dans le foyer du Sénat, en face des portraits des rois de France, à titre temporaire, à l’édifice du Sénat du Canada de la mi-mars à la mi-septembre 2026.

Acquisition du Parchemin commémoratif signé par Leurs Majestés

Le GTCOAP a officiellement acquis le Parchemin commémoratif signé par Leurs Majestés le roi Charles III et la reine Camilla à l’occasion de l’ouverture de la 45e législature et du discours du Trône, le 27 mai 2025. Le Parchemin commémoratif a été transféré du Bureau du secrétaire du gouverneur général au Sénat du Canada et sera exposé, avec les dessins réalisés lors du discours du Trône, à l’édifice du Sénat du Canada, de la mi-mars à la mi-septembre 2026. Aucun coût n’est associé à cette acquisition.

Donation du sénateur Harder de la maquette de la reine Elizabeth II

Le Sénat a accepté la donation d’une statue en bronze de la reine Elizabeth II offerte par le sénateur Harder. Cette statue constitue une maquette du monument grandeur nature de feue la Reine dévoilé en novembre 2023 à Queen’s Park, à Toronto. L’artiste Ruth Abernethy a produit deux maquettes du monument (jusqu’à quatre exemplaires supplémentaires pourraient éventuellement être créés). Le Président du Sénat, M. Gagné, et l’huissier du bâton noir ont présenté la première au roi Charles III lors de leur visite au palais de Buckingham en mars 2025, à l’occasion de la remise du sabre de l’huissier. Le sénateur a généreusement donné la seconde maquette à la mémoire de sa défunte épouse et en hommage à l’ouverture historique de la législature par le roi Charles III en mai 2025.

La statue est actuellement exposée à l’extérieur des galeries publiques de l’édifice du Sénat du Canada, dans le cadre du programme de mise en valeur de la collection.

Programme Témoignages visuels pour les salles de comité B30 et B45 pour 2026-2027

Les membres du GTCOAP ont approuvé deux expositions, Le Nord et Transports au Canada, dans le cadre du programme Témoignages visuels pour les salles de comité B30 et B45.

L’exposition Le Nord réunit cinq artistes dont les oeuvres offrent des perspectives distinctes, mais complémentaires sur la vie dans le Nord. Un soin particulier a été apporté afin d’assurer la représentation des trois territoires et du Nunavik (Nord du Québec). L’exposition commence avec l’une des acquisitions les plus récentes du Sénat du Canada, à savoir Fall Hunting with Father (À la chasse avec mon père à l’automne) d’Agnes « Aggi » Ettagiak. Ce portrait intime représente l’artiste à la chasse avec son père sur la plage de Tapqaq, près de Tuktoyaktuk (Territoires du Nord-Ouest). L’exposition comprend également des lithographies de deux artistes de Cape Dorset (Kinngait, Nunavut), Tim Pitsiulak et Kudluajuk Ashoona, représentant des scènes de la vie quotidienne rendues avec des détails vifs et colorés. Le regroupement se termine par une impression frappante de Mark Preston, artiste multidisciplinaire tlingit né à Dawson City, ainsi qu’un dessin de Lyne Bastien représentant le Nord québécois. Placées ensemble, ces oeuvres soulignent la richesse et la complexité de l’expérience nordique, en passant de moments de calme ainsi que de réflexion à des scènes de mouvement, de résilience et de vie communautaire.

L’exposition Le Nord sera présentée pendant environ un an, à compter du 16 mars 2026.

L’exposition Transports au Canada réunit quatre artistes dont les œuvres offrent des perspectives distinctes, mais complémentaires sur le transport, explorant collectivement le mouvement, la connectivité et les infrastructures qui façonnent la vie quotidienne. La présentation met en vedette les œuvres de quatre artistes dont les pratiques explorent les complexités multiples des transports à travers les diverses régions géographiques du Canada. Deux peintures de Moma Markovich mettent en lumière les tensions entre infrastructures rurales et urbaines. En contraste, deux dessins intimes de Pudlo Pudlat montrent le transport dans le Nord, et attirent l’attention sur les enjeux que sont l’accès, la distance et les contraintes saisonnières. Le collage en techniques mixtes d’Eric Walker souligne le rôle central que joue le chemin de fer dans la formation de l’identité nationale canadienne et son importance continue comme artère principale pour le transport des marchandises d’un bout à l’autre de notre vaste pays. Enfin, l’œuvre d’Eryn O’Neill capture la transformation discrète d’un pont autrefois industriel en une voie piétonne et cyclable contemporaine, ce qui signale un changement de valeurs ainsi que de priorités urbaines. Ensemble, ces pièces retracent une narration dynamique sur le mouvement, l’adaptation et la négociation de l’espace.

L’exposition Transports au Canada, installée le 16 février 2026, sera présentée pendant environ un an.

Plaques du Sénat

Les plaques du Sénat (avec les noms des anciens sénateurs) de la 1re législature à la 41e législature, retirées dans le cadre du programme du déménagement de l’édifice du Centre en 2019, ont été officiellement intégrées à la Collection d’oeuvres d’art et de biens patrimoniaux du Sénat. Les membres du GTCOAP ont approuvé la poursuite du programme des plaques parlementaires. De plus, ils ont autorisé la production et l’acquisition des plaques restantes visant à commémorer la 42e législature à la 44e législature, ainsi que l’installation temporaire d’un nombre choisi de ces plaques dans l’édifice du Sénat du Canada à compter de l’automne 2026. Ils ont demandé à l’Administration de trouver un emplacement permanent pour les plaques du Sénat quand l’édifice du Centre rouvrira ses portes.

Choix des artefacts dans le cadre du programme de mise en valeur de la collection pour 2026‑2028

Les membres du GTCOAP ont approuvé le choix de six objets devant être exposés dans le cadre du programme de mise en valeur de la collection, où des objets de la collection sont temporairement présentés dans l’édifice du Sénat du Canada (au deuxième étage, à l’extérieur des tribunes du public), afin d’être accessibles aux occupants du Sénat ainsi qu’à la population canadienne. Les objets sont ensuite exposés à long terme, si approprié, ailleurs dans les bureaux des sénateurs ou entreposés de nouveau.

Voici les objets qui seront exposés :

• maquette de Sa Majesté la reine Elizabeth II par Ruth Abernethy;
• maquette du sénateur James Gladstone par Rosemary Breault-Landry;
• chaise du président du Conseil privé provenant des salles patrimoniales de l’édifice de l’Est, vers 1860;
• service à thé en argent, vers 1930;
• couronne provenant du cadre du portrait du roi Édouard VII;
• tricorne du Président.

Transfert de plusieurs objets d’archives vers la collection de biens patrimoniaux

Le GTCOAP a approuvé le transfert de six artefacts des archives du Sénat vers la collection d’œuvres d’art et de biens patrimoniaux du Sénat. Les archives du Sénat avaient identifié ces objets pour transfert, car ils s’alignent davantage avec le mandat des Services du patrimoine et de la conservation qu’avec celui des archives du Sénat.

Voici les objets :

• esquisse peinte pour le portrait de l’honorable Noël Kinsella par Tom Forrestall;
• armoiries en bois de l’Ontario provenant des portes de l’antichambre du Sénat dans l’édifice du Centre;
• esquisse pour le buste de l’honorable James Gladstone par Rosemary Breault-Landry;
• cloche de quorum du Sénat, années 1920;
• tricorne de Maurice Bourget (Président du Sénat de 1963 à 1966);
• médaille du 150ᵉ anniversaire du Sénat.

Acquisition d’œuvres d’art pour 2025-2026

Afin de faire progresser les objectifs de collecte du Sénat, les membres du GTCOAP ont approuvé l’acquisition de cinq œuvres d’art, ce qui permet de renforcer à la fois la représentation et les possibilités d’intérêt du public pour la collection d’œuvres d’art et de biens patrimoniaux. Collectivement, ces œuvres contribuent à élargir la gamme de voix et de points de vue canadiens reflétés au Parlement, notamment dans les contextes des régions, du Nord et des Autochtones. Il est à noter que quatre des cinq œuvres sont réalisées par des femmes, et deux par des artistes de Saskatchewan, ce qui sert à améliorer l’équilibre entre les genres et la représentation régionale au sein de la collection.

Voici les acquisitions :

• Vera Saltzman, Hockey Eh!, photographie, 2022;
• Lyne Bastien, Dormance I, dessin, 2022;
• Frank Shebageget, Home, sculpture, 2010;
• Heather Cline, Edges, Valleys and Streams, peinture, 2025;
• Eryn O’Neill, William Commanda Pedestrian Bridge, peinture, 2024.

Le tout respectueusement soumis,

L’honorable sénateur Cardozo fait une déclaration puis, avec Mike Steinhauer, répond aux questions.

Après débat, l'honorable sénatrice Osler propose que le premier rapport du groupe de travail soit adopté.

La motion, mise aux voix, est adoptée.

CIBA/2026-03-12/105(P) — Financement de client averti : financement pour la VPLT

Josée Labelle fait une déclaration puis répond aux questions concernant les prévisions relatives au financement de client averti.

Après débat, l'honorable sénateur Forest propose que les prévisions du financement de 2026-2027, pour le Sénat, estimées à 3 248 983 $ et 35,1 ETP, dans le cadre de la vision du plan à long terme soit approuvées.

La motion, mise aux voix, est adoptée.

CIBA/2026-03-12/106(P) — Contrat de service permanent avec les services publics et approvisionnement Canada (SPAC)

Josée Labelle fait une déclaration concernant les services fournis par Services public et approvisionnement Canada.

Après débat, l'honorable sénatrice Henkel propose que l'administration du Sénat soit autorisée à procéder à l’engagement de dépenses et à continuer de passer des contrats à fournisseur unique avec services publics et approvisionnement Canada (SPAC) en ce qui concerne les services d’immeuble supplémentaires et projets de rénovation non liés à la VPLT pour l’exercice 2026-2027, dont les coûts totaux sont estimés à 531 000 $.

La motion, mise aux voix, est adoptée.

CIBA/2026-03-12/107(P) — Accord de niveau de service : services de soins infirmiers

Annie Carpentier fait une déclaration et répond aux questions concernant le renouvellement de l'accord de niveau de service avec la Chambre des communes pour la prestation de services infirmiers.

Après débat, l'honorable sénatrice Moodie propose que l’accord de niveau de service avec la Chambre des communes pour le renouvellement des services infirmiers destinés aux sénateurs et aux employés du Sénat pour 2026-2027, d’un montant de 23 487 $, soit approuvée.

La motion, mise aux voix, est adoptée.

CIBA/2026-03-12/108(P) — Items à titre d'information envoyés par courriel

Le président fait une déclaration concernant les items envoyés par courriel aux membres, à titre d’information :

• Mises à jour concernant la réservation des salles de conférence dans l’aire de travail des sénateurs (E79-ESC);
• Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : décision rapportée au CIBA.

Après débat, l’honorable sénateur Tannas a proposé que le CIBA recommande à la Présidente du Sénat que la mise en œuvre de la réservation des salles de réunion dans l’espace de travail des sénateurs soit suspendue et que le statu quo soit maintenu jusqu’à ce que tous les sénateurs aient été consultés par le biais d’un sondage.

La motion, mise aux voix, est adoptée.

CIBA/2026-03-12/109(P) — Autres Affaires

Le président fait une déclaration concernant la lettre reçue des coprésidents du Conseil interparlementaire mixte au sujet de l’utilisation du système de points de voyage pour les déplacements aux États-Unis.

Après débat, il a été convenu d’inviter les coprésidents du Conseil interparlementaire mixte à comparaître à la prochaine réunion du CIBA pour discuter de cette question.

L’honorable sénateur Forest informe les membres qu’il a envoyé une lettre à l’honorable sénateur Downe concernant le budget du Sénat, il indique aussi qu’il a partagé une autre lettre avec tous les sénateurs afin d’expliquer l’évolution du budget du Sénat.

À 9 h 46, la séance est suspendue.

À 9 h 49, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, le comité reprend ses travaux à huis clos.

À 9 h 54, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.

ATTESTÉ :

La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,

Pascale Legault

La secrétaire de séance,

Keli Hogan