LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 16 avril 2026
(11)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) se réunit aujourd’hui à 8 h 3 dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada.
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Boehm, Boyer, Cardozo, Forest, Henkel, Loffreda, MacAdam, MacDonald, Moodie, Osler, Oudar, Quinn, Smith, et Tannas (14).
Autres sénatrices présentes : Les honorables sénatrices Mohamed et Saint-Germain (2).
Participent à la réunion : Shaila Anwar, greffière du Sénat et greffière des parlements; Marie-Ève Belzile, sous-greffière, Services législatifs; Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Julie Wellington, légiste et conseillère parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
TÉMOINS :
L'honorable sénatrice Raymonde Saint-Germain, coprésidente, Conseil interparlementaire mixte;
Jeremy Leblanc, greffier adjoint et directeur général, Affaires internationales et interparlementaires;
David Vatcher, dirigeant principal de l'information, Direction des services d'information.
Le président fait une déclaration.
Les sénateurs se sont présentés.
Il est convenu de reporter le point 3 de l’ordre du jour à une prochaine réunion du comité.
CIBA/2026-04-16/111(P) – Agenda Consenti
Le président fait une déclaration concernant l'agenda consenti.
L'honorable sénatrice Boyer propose que l'agenda consenti, qui comprend les points suivants, soit approuvé :
- Procès-verbal du 12 mars 2026 (partie publique);
- Procès-verbal du 12 mars 2026 (partie à huis-clos).
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2026-04-16/112(P) – Lettre du Conseil interparlementaire mixte : système de points pour les voyages aux États-Unis
L’honorable sénatrice Saint‑Germain fait une déclaration puis, avec Jeremy Leblanc, répond aux questions concernant une lettre reçue du Conseil interparlementaire mixte au sujet du système de points de voyage pour les déplacements aux États‑Unis.
Après le débat, l’honorable sénatrice Henkel propose que l’Administration du Sénat prépare une proposition reflétant les changements proposés dans la Politique de gestion des bureaux de sénateurs et élabore une estimation des besoins budgétaires en matière de déplacements pour l’exercice 2027‑2028, en vue de son examen par le CIBA lors d’une prochaine réunion du comité.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2026-04-16/112(P) – Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : décisions rapportées au CIBA
Le président du Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA), l’honorable sénateur Loffreda, dépose le sixième rapport du sous-comité:
Le jeudi 16 avril 2026
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l’honneur de déposer son
SIXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité souhaite rendre compte des décisions suivantes qui ont été prises le 26 mars 2026.
1. Utilisation de fonds excédentaires de l’enveloppe globale du budget de bureau des sénateurs pour compenser le manque à gagner attribuable aux changements au sein du leadership
Il est convenu que l’Administration du Sénat soit autorisée à procéder au transfert budgétaire interne requis, jusqu’à un maximum de 347 000 $, des fonds excédentaires prévus de l’enveloppe globale du budget de bureau des sénateurs pour combler le manque à gagner attribuable aux paiements associés aux changements au sein du leadership au sein du Groupe des sénateurs canadiens (GSC) et du Groupe des sénateurs indépendants (GSI).
2. Impact de l'examen de l'équité sur le budget du bureau des sénateurs
Il est convenu de maintenir les budgets de bureau actuels des sénateurs à 281 350 $ au 1er avril 2026 et de suivre de près l'évolution de la situation.
Votre sous-comité a chargé l’Administration du Sénat de prévoir le manque à gagner potentiel global des budgets de bureaux des sénateurs pour l’exercice financier 2026-2027 et d’identifier une source interne de fonds pouvant être réaffectées afin de combler l’insuffisance salariale, conformément aux exigences.
Votre sous-comité a, en outre, demandé à l’Administration du Sénat de présenter, à l’automne, une analyse financière complète des besoins permanents des budgets de bureaux des sénateurs afin de dégager des options en vue d’une solution durable à long terme.
Votre sous-comité a pris ces mesures afin de veiller à ce que les ressources du Sénat continuent d’être gérées de manière rigoureuse et responsable, conformément à l’examen de l’efficience débuté en 2023.
Respectueusement soumis,
Le président,
TONY LOFFREDA
Le président fait une déclaration puis, avec Pascale Legault, répond aux questions concernant le sixième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure.
Il est convenu de reporter le point 5 de l’ordre du jour à une prochaine réunion du comité.
CIBA/2026-04-16/114(P) – Téléphones Microsoft Teams pour les bureaux des sénateurs
David Vatcher fait une déclaration puis répond aux questions concernant la migration vers le système de téléphonie Microsoft Teams dans les bureaux des sénateurs.
Après débat, l'honorable sénateur Forest propose :
Que la Direction des services informatique élargit le déploiement du nouveau système avant la fin de l’exercice 2026-2027, en priorisant et en permettant des transitions plus rapides ou plus lentes, à la demande des utilisateurs ;
Que l’Administration du Sénat tire parti du contrat actuel de téléphonie avec Services Partagés Canada pour passer progressivement de Bell Centrex au système de téléphonie MS Teams ;
Que l’Administration du Sénat procède à l’achat de téléphones de bureau physiques ; et
Qu’à la suite d’une évaluation des exigences opérationnelles et de sécurité, l’Administration du Sénat transfère le nombre approprié de lignes opérationnelles (actuellement 100) vers d’autres plateformes, comme MS Teams.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2026-04-16/115(P) – Items à titre d'information envoyés par courriel
Le président fait une déclaration concernant les items envoyés par courriel aux membres, à titre d’information :
- Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités : rapport financier trimestriel (T3);
- Mise à jour sur la modernisation du système de paye des sénatrices et des sénateurs en fonction et à la retraite;
- Sondage de 2025 sur la satisfaction des sénateurs envers les services rendus.
CIBA/2026-04-16/116(P) – Autres Affaires
L’honorable sénatrice Moodie fait une déclaration concernant la création du Sous‑comité sur la diversité.
À 8 h 50, la séance est suspendue.
À 8 h 52, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, le comité reprend ses travaux à huis clos.
À 10 h, la séance est suspendue.
À 10 h 1, le comité reprend ses travaux en public.
CIBA/2026-04-16/122(P) – Rapport du Sous-comité de la Vison et du Plan à long terme
Au cours de la séance à huis clos, le comité a examiné un rapport du Sous‑comité sur la vision et le plan à long terme et a convenu que les recommandations approuvées suivantes soient rendues publiques :
Que CIBA approuve la phase de conception du projet de réhabilitation l'édifice du Centre en autant que le Services publics et Approvisionnement Canada s'engage à intégrer les exigences du Sénat au fur et à mesure de l'avancement des travaux de conception;
Que le sous-comité poursuive ses consultations internes et externes concernant les toiles de guerre et leur conservation, et que, dans l'intervalle, le SPAC soit autorisé à poursuivre la conception du reste de l'édifice du Centre;
Que Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) soit chargé de procéder selon le calendrier d’emménagement convenu, étant entendu que la livraison complète du hall d’entrée et du poste de garde devra être achevée avant l’emménagement prévu en janvier 2027, et que SPAC entreprenne sans délai toutes les consultations nécessaires avec la Commission de la capitale nationale et la Ville d’Ottawa pour la mise en œuvre des mesures de sécurité recommandées.
Que SPAC soit tenu, en consultation avec les partenaires concernés, d’élaborer des options répondant pleinement aux exigences du Sénat en matière de sécurité et d’aménagement, et de revenir devant le sous‑comité de la VPLT afin de solliciter une orientation finale, notamment en ce qui concerne l’approche proposée, les coûts, l’échéancier et les contraintes;
Que, sous réserve de l’accord de la Présidente, le Sénat maintienne qu’il ne devrait pas y avoir d’arbres sur le parterre avant pour des raisons de sécurité et afin d’assurer une utilisation plus rentable des fonds publics. Cependant, le Sénat ne s’opposera pas à ce que SPAC demande une approbation de l’utilisation des terres fédérales auprès de la Commission de la capitale nationale, à condition que la proposition et décision finale concernant l’installation d’arbres soit examinée et prise conjointement par le Sénat et la Chambre des communes, en consultation avec les partenaires et le Service de protection parlementaire;
Que SPAC soit autorisé à procéder à la mise en œuvre du concept d’aménagement relatif à l’implémentation de l’infrastructure nécessaire pour l’installation d’arbres dans le futur, bien que le Sénat maintienne sa position selon laquelle aucun arbre ne devrait être installé sur le parterre avant de l’édifice du Centre, qui inclut le long du mur Wellington, pour des raisons de sécurité et parce que cette option constitue une utilisation plus rentable des fonds publics;
Votre sous-comité recommande qu’une cérémonie d'inauguration soit planifiée pour marquer la réouverture de l'entrée du gouverneur général de l'édifice de l'Est.
CIBA a pris bonne note du rapport selon lequel la priorité accordée aux matériaux canadiens et à la main-d’œuvre canadienne demeure un principe central du projet et a été davantage renforcée par la politique d’« achat canadien ».
CIBA/2026-04-16/123(P) – Autres Affaires
Le président rend hommage à l’honorable sénateur Smith, qui prendra prochainement sa retraite du Sénat.
L’honorable sénatrice Henkel fait une déclaration pour féliciter Dimitri Bandini à l’occasion de l’obtention de sa citoyenneté canadienne.
À 10 h 3, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ:
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan