LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 25 novembre 2021
(01)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 11 h 31, dans la pièce C128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Bovey, Carignan, C.P., Dawson, Dean, Duncan, Jaffer, Gagné, Marwah, Massicotte, Moncion, Oh, Plett, Saint-Germain (13).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs Dalphond et Omidvar (2).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
Aussi présents : Les sténographes officiels du Sénat.
TÉMOINS :
Sénat du Canada :
L'honorable sénatrice Lucie Moncion, présidente, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat;
L’honorable sénateur Donald Neil Plett, président, Sous-comité sur la Vision et le plan à long terme;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités;
Anne Burgess, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
Isabel-Andrée Lavigne, directrice, Personnes, culture et inclusion, Direction des ressources humaines;
Geneviève Garneau, conseillère principale, Gestion des talents, Direction des ressources humaines;
Caroline Morency, directrice générale, Direction des biens et services;
Marc-André Roy, conseiller parlementaire, Bureau du légiste et conseiller parlementaire.
Ernst & Young s.r.l. :
Suzie Gignac, associée, Certification;
Celina Salamani, comptable senior, Service de certification.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
Le président présente tous les sénateurs participant à la réunion.
Le président a rendu hommage à l'honorable sénatrice Forest-Nieising, qui est décédée le 19 novembre 2021.
CIBA/2021-11-25/001(P) – Adoption du Procès-verbal du 10 juin 2021 (publique)
Le comité examine le procès-verbal du 10 juin 2021 (public).
L’honorable sénateur Dean propose que le Procès-verbal du jeudi 10 juin 2021 (public) soit adopté.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2021-11-25/002(P) – Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat
La présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, l’honorable sénatrice Moncion, présente le neuvième rapport du sous-comité :
Le jeudi 25 novembre 2021
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
NEUVIÈME RAPPORT
Votre sous-comité a approuvé les états financiers audités du Sénat du Canada pour l’année terminée le 31 mars 2021. Cet audit a été effectué conformément aux normes d’audit généralement reconnues au Canada par la firme de services professionnels Ernst & Young, LLP.
Cet audit a donné lieu à un rapport de l’auditeur sans réserve dans lequel on pouvait lire que les états financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière du Sénat au 31 mars 2021, ainsi que de sa performance financière, la variation de sa situation financière nette, la variation de sa dette nette, et ses flux de trésorerie pour l’exercice clos à cette date, conformément aux Normes comptables canadiennes pour le secteur public.
Votre sous-comité recommande que ces états financiers soient approuvés et déposés au Sénat.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion et Pierre Lanctôt font chacun une déclaration.
Suzie Gignac répond aux questions.
À 11h42, le comité suspend ses travaux.
À 11h43, le comité reprend ses travaux à huis clos, conformément à l'article 12-16. (1).
À 11h45, le comité suspend ses travaux.
À 11h47, le comité reprend ses travaux en public.
CIBA/2021-11-25/003(P) – Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat : budget principal des dépenses du Sénat 2022-2023
La présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, l’honorable sénatrice Moncion, présente le onzième rapport du sous-comité du budget des dépenses relatif au budget principal des dépenses du Sénat 2022-2023.
L'honorable sénatrice Moncion fait une déclaration et avec Pierre Lanctôt, répond aux questions.
Les sénateurs ont soulevé la question de la nécessité de revoir le processus des augmentations économiques pour le personnel des sénateurs et le président a pris la question en délibéré.
Il est convenu de procéder à une révision du budget en milieu d'année afin d'analyser l'état de l'inflation et l'impact qu'elle pourrait avoir sur le budget.
Après débat, l'honorable sénatrice Moncion propose que le onzième rapport du Sous-comité du budget du Sénat relatif au budget principal des dépenses pour 2022-2023 soit adopté et qu’il soit présenté au Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Il est convenu que le point 4 soit reporté à la prochaine réunion du comité.
CIBA/2021-11-25/004(P) – CIBA versus AOVS : rôles et responsabilités
Le président fait une déclaration concernant la répartition des rôles et des responsabilités entre CIBA et le nouveau Comité permanent d'audit et de surveillance (AOVS).
Après débat, l'honorable Sénatrice Moncion propose :
Que la répartition recommandée des rôles et des responsabilités soit approuvée, et
Que le Bureau du légiste et conseiller parlementaire, en consultation avec la Direction des comités, soit chargé de rédiger des modifications corrélatives aux SAR afin de mettre en œuvre ces recommandations.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2021-11-25/005(P) – Remboursement des frais de formation
Geneviève Garneau fait une déclaration concernant une proposition de modification de la politique de gestion du bureau du sénateur pour les programmes de formation et d'éducation destinés aux sénateurs et à leur personnel.
Après débat, l'honorable Sénateur Dean propose :
Que la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs (GBS) soit modifiée, par adjonction, après l’article 5.2.6, de ce qui suit :
« 5.2.7 Nonobstant l’alinéa 2.4.2d, un membre du personnel d’un sénateur peut demander une avance de fonds pour payer ses frais d’inscription, ses droits de scolarité ou son matériel didactique s’il a préalablement obtenu l’approbation écrite du sénateur.
Une entente entre le Sénat et le membre du personnel, par laquelle ce dernier s'engage à rembourser entièrement le Sénat si le cours n'est pas complété avec succès, doit être signée avant qu'une avance de fonds puisse lui être versée. »
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Il est convenu que le point 7 est reporté à la prochaine réunion du comité.
CIBA/2021-11-25/006(P) – Décision concernant les voyages pour le conseil interparlementaire mixte (CIM)
Le sénateur Dawson a fait une déclaration concernant la possibilité pour les parlementaires de participer en personne aux réunions préparatoires pour la prochaine Conférence de l'Assemblée parlementaire de la Francophonie.
CIBA/2021-11-25/007(P) – Ordre du jour prospectif du Sous-comité de la vision et du plan à long terme
Le président fait une déclaration concernant l'ordre du jour prévisionnel du sous-comité de la vision et du plan à long terme cet automne.
Il est convenu de reporter les points 10 à 12 à la prochaine réunion.
À 11 h 42, la séance est suspendue.
À 11 h 43, conformément à l’article 12-16. (1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 13 h 24, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan