LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 5 mai 2022
(8)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 11 h 30, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Sabi Marwah (président).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Bovey, Boyer, Campbell, Dawson, Dean, Forest, Gold, c.p., Marshall, Marwah, Moncion, Moodie, Plett, Saint-Germain, Seidman, Smith et Tannas (16).
Autre sénateur présent : L’honorable sénateur Dalphond (1).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement (par vidéoconférence).
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
Le président fait une déclaration.
Le président présente tous les sénateurs participant à la réunion.
CIBA/2022-05-05/082(P) — Adoption du Procès-verbal du 28 avril 2022 (public)
Le comité examine le procès-verbal du 28 avril 2022 (public).
L’honorable sénateur Dean propose que le procès-verbal du jeudi 28 avril 2022 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-05-05/083(P) — Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : règle de la politique des 7 jours
Le président du sous-comité du programme et de la procédure, l'honorable sénateur Marwah présent le troisième rapport comme suit :
Le jeudi 5 mai 2022
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
TROISIÈME RAPPORT
Le Sous-comité du programme et de la procédure a pris acte de la nécessité de clarifier la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs concernant la règle des 7 jours lorsque les sénateurs se déplacent vers la région parlementaire.
La section 7.1.3. de l’actuelle Politique sur la gestion de bureau des sénateurs indique : « Dans tous les cas, la raison principale du déplacement doit être liée aux fonctions parlementaires. Les frais de déplacement doivent être justifiés, appropriés, raisonnables et bien documentés.
Un voyage personnel d’un maximum de 7 jours cumulé peut être combiné à un voyage lié à une fonction parlementaire. La destination du voyage personnel doit être la même que celle du voyage pour des fonctions parlementaires, ou elle doit se trouver sur le chemin vers cette destination ou au retour de celle-ci. Pour tout déplacement qui comprend une période de voyage personnel de plus de 7 jours, la raison principale du déplacement ne sera pas considérée comme étant liée aux fonctions parlementaires ».
Le Sous-comité du programme et de la procédure est d’avis que le maximum de 7 jours à des fins personnelles ne devrait pas s’appliquer aux voyages dans la région parlementaire et recommande les modifications suivantes à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs :
- Ajouter ce qui suit à l’article 7.1.3 :
« … sauf pour les voyages dans la Région du Parlement. Cependant, lorsque les sénateurs se rendent dans la Région du Parlement et y passent plus de 7 jours à des fins personnelles, ils ne peuvent réclamer d’indemnités journalières que pour les jours où ils s’acquittent de fonctions parlementaires. »
Le sous-comité fonde sa recommandation sur le fait que les frais de transport pour se rendre dans la région parlementaire demeurent les mêmes si un sénateur y effectue un séjour personnel avant ou après l’exercice de ses fonctions parlementaires. De plus, les sénateurs ne peuvent réclamer d’indemnités journalières et de frais d’hébergement que pour les jours où ils s’acquittent de fonctions parlementaires.
Le sous-comité recommande que le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration adopte les modifications proposées à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs et autorise l’Administration du Sénat à modifier la politique en conséquence.
Le président,
SABI MARWAH
Le président fait une déclaration puis, avec Pierre Lanctôt, répond aux questions relatives à la clarification de la politique de gestion du bureau des sénateurs en ce qui concerne la règle de la politique des 7 jours par rapport aux déplacements dans la Région du Parlement
Après débat, l'honorable sénatrice Marshall propose que le troisième rapport du sous-comité soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-05-05/084(P) — Augmentation de la capacité pour des réunions supplémentaires de comité
Shaila Anwar fait une déclaration et répond aux questions concernant l’utilisation des salles de comité et des ressources du Sénat pour les événements parrainés par les sénateurs et autres événements ad hoc.
Après débat, l'honorable sénateur Plett propose que, en ce qui concerne l’utilisation des salles de comité et l’accès aux ressources de soutien aux réunions du Bureau de la traduction et des Services multimédias de la Chambre des communes, l'accès à ces services soit réservé aux comités et sous-comités du Sénat et aux réunions des caucus et groupes reconnus, jusqu'à ce que le Sénat ajourne pour l'été;
Que les salles de comité puissent être réservées pour des événements parrainés par les sénateurs ou d'autres réunions ad hoc par des caucus ou des groupes non reconnus, sous réserve de la liste des priorités dans la Politique du Sénat sur l’allocation des locaux; et
Que les sénateurs puissent obtenir des services de soutien auprès de fournisseurs externes, pour les services d'interprétation seulement, au besoin, et les imputer à leur propre budget de bureau des sénateurs.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-05-05/085(P) — Autres affaires
Le président fait une déclaration concernant la procédure à huis clos.
À 11 h 58, la séance est suspendue.
À 11 h 59, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 13 h 11, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ:
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan