LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
PROCès-verbal
OTTAWA, le jeudi 17 novembre 2022
(15)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 h 00, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Boyer, Dawson, Deacon (Nouvelle-Écosse), Dean, Gagné, Harder, c.p., Loffreda, Marshall, Moncion, Moodie, Plett, Quinn, Saint-Germain, Seidman et Tannas (15).
Autres sénateurs présents : Les honorables sénateurs Audette, Dalphond (2).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Till Heyde, greffier intérimaire du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L’honorable Elizabeth Marshall, vice-présidente, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
Mathieu Beauregard, gestionnaire, Développement des applications et intégration des systèmes, Direction des services d'information;
Anne Burgess, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
Nathalie Charpentier, contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Louise Cowley, directrice, VPLT et locaux, Direction des biens et services;
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services;
Marc Lacelle, Director, Building Operations and Asset Management, Direction des biens et services;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Mélisa Leclerc, Director of Communications, Communications Directorate;
David Vatcher, directeur, Direction des services d'information;
Marie-Jules Morris Bourgouin, conseillère principale, Planification des activités des services d’information, Services d'information.
Ernst & Young s.r.l. :
Suzie Gignac, associée, Certification;
Niguel Givogue, chef d'équipe.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
La présidente fait une déclaration.
La présidente présente tous les sénateurs participant à la réunion.
CIBA/2022-11-17/163(P) – Adoption du Procès-verbal du 27 octobre 2022 (public)
Le comité examine le procès-verbal du 27 octobre 2022 (public).
L’honorable sénatrice Seidman propose que le procès-verbal du jeudi 27 octobre 2022 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Il est convenu de reporter les points 2, 3 et 4 et de passer au point 5.
CIBA/2022-11-17/164(P) – Contrat à fournisseur unique : logiciel de gestion des files d'attente téléphoniques
David Vatcher fait une déclaration et répond aux questions concernant une demande de contrat à fournisseur unique pour le renouvellement du système de gestion des files d'attente téléphoniques.
CIBA/2022-11-17/165(P) – Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités
La vice-présidente du Sous-comité du budgets des dépenses du Sénat et des budgets, l'honorable sénatrice Marshall, a présenté le dixième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 17 novembre 2022
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
DIXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité a revu les états financiers du Sénat du Canada pour l’année terminée le 31 mars 2022 ainsi que le rapport des résultats de l’audit. Cet audit a été effectué conformément aux normes d’audit généralement reconnues du Canada par des professionnels de la firme Ernst & Young, LLP.
Cet audit a donné lieu à un rapport sans réserve de l’auditeur dans lequel on peut lire que les états financiers donnent, à tous égards importants, une image fidèle de la situation financière du Sénat au 31 mars 2022 ainsi que des résultats de son exploitation et de ses flux de trésorerie conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.
Votre sous-comité recommande que les états financiers audités soient approuvés et qu’ils soient déposés au Sénat.
Respectueusement soumis,
La vice-présidente,
ELIZABETH MARSHALL
L'honorable sénatrice Marshall et Pierre Lanctôt font chacun une déclaration puis répondent aux questions.
Suzie Gignac fait une déclaration puis répond aux questions.
À 9 h 27, la séance est suspendue.
À 9 h 28, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 9 h 41, la séance est suspendue.
À 9 h 43, le comité reprend ses travaux en séance publique.
Après débat, l’honorable sénatrice Marshall propose que le dixième rapport soit adopté et que les états financiers soient déposés au Sénat après que CIBA les ait fournis au Comité permanent de l’audit et de la surveillance pour leur évaluation.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-11-17/166(P) – Plan d’accessibilité et transition du programme
Mathieu Beauregard et Mélisa Leclerc font chacun une déclaration puis répondent aux questions concernant les progrès du Groupe de travail du Sénat sur l'accessibilité relativement à la Loi canadienne sur l'accessibilité.
Après débat, l'honorable sénatrice Saint-Germain propose que le plan d'accessibilité 2023-2025 du Sénat soit approuvé.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-11-17/167(P) – Accord de niveau de service avec la Chambre des communes pour les logiciels, le support et la diffusion
David Vatcher fait une déclaration concernant l'entente de niveau de service avec la Chambre des communes pour les services de radiodiffusion et de technologie de l'information.
Après débat, l'honorable sénatrice Moodie propose que l'Administration du Sénat soit autorisée à conclure l’entente de niveau de service entre le Sénat et la Chambre des communes, pour un montant total de 2 152 711 $ pour l’exercice 2022-2023.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-11-17/168(P) – Accord de niveau de service avec Services partagés Canada pour les lignes téléphoniques fixes (Centrex)
David Vatcher fait une déclaration concernant l'entente de niveau de service avec Service partagé Canada pour les lignes téléphoniques terrestres.
Après débat, l'honorable sénatrice Boyer propose que l'Administration du Sénat soit autorisée à conclure un contrat à fournisseur unique pour les services téléphoniques de lignes fournis au Sénat du Canada dans le cadre d’une accord directeur avec Services partagés Canada pour quatre ans et une valeur totale de 1 040 700 $.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-11-17/169(P) – Comptes publics 2021-22
Pierre Lanctôt fait une déclaration concernant les comptes publics pour l'exercice 2021-2022.
CIBA/2022-11-17/170(P) – Huitième rapport du sous-comité du programme et de la procédure
La présidente du Sous-comité du programme et de la procédure, l'honorable sénatrice Moncion, a déposé le huitième rapport comme suit :
Le jeudi 17 novembre 2022
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de déposer son
HUITIÈME RAPPORT
Votre sous-comité souhaite rendre compte des décisions suivantes qui ont été prises le 29 septembre et 3 novembre 2022.
1. Modification au protocole concernant le port du masqueIl a été convenu que le protocole relatif au masque soit modifié, et qu’il entre en vigueur immédiatement, afin de s’aligner avec les directives de Santé publique Ontario. Plus précisément, les personnes devront porter un masque pendant 10 jours dans les circonstances suivantes ou sur les conseils d’un médecin :
- l’apparition de symptômes correspondant à ceux du virus de la COVID-19;
- le dernier jour d’exposition lorsque considéré comme un contact étroit;
- l’obtention du dernier résultat positif à un test PCR ou à un test antigénique rapide.
Il a été convenu que l'administration suspende ses travaux sur l'analyse des écarts d’adaptation et continue à se concentrer sur l'augmentation de la capacité pour les séances en personne du Sénat, les réunions des comités et les autres événements liés au Sénat.
Il a également été convenu que si la situation devait changer et que les sénateurs demandaient un retour aux séances hybrides du Sénat et de ses comités, il y aurait un impact immédiat sur la capacité et qu'il y aurait un retard dans le retour à la pleine capacité, qui serait atteint progressivement.
3. Nouvelle plate-forme pour le programme d’aide aux employés et aux famillesIl a été convenu que la Direction des ressources humaines procède au plan de mise en œuvre d'une nouvelle plateforme du fournisseur du programme d'aide aux employés et à leur famille (PAEF) du Sénat, LifeWorks, sans frais pour le Sénat. Cela comprend un programme non personnalisé d'avantages et d'économies LifeWorks disponible pour tous les utilisateurs.
4. Déménagement de bureaux pour les sénateursIl a été convenu que tous les déménagements de bureaux des sénateurs et sénatrices seront dorénavant traités comme des “déménagements légers”, où seuls les effets personnels et dossiers de travail sont déménagés dans le nouveau bureau, déjà entièrement meublé.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion et Philippe Hallée répondent aux questions concernant le huitième rapport.
CIBA/2022-11-17/171(P) – Clarification de la politique sur l'allocation des locaux du Sénat
Josée Labelle fait une déclaration puis répond aux questions concernant les modifications à la Politique du Sénat sur l’allocation des locaux.
Après débat, l'honorable sénatrice Saint-Germain propose :
Que la section 1.6.2.1 (3) de la politique du Sénat sur l’allocation des locaux soit modifiée comme suit : Les réservations pour les réunions périodiques peuvent être initiées jusqu'à un mois avant le premier jour de séance du Sénat en automne et ces réservations expirent au début des vacances d'été; et
Que la section 1.6.2.2 soit modifiée pour inclure ce qui suit : La taille du groupe ou du caucus parlementaire, le statut de parti officiel.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-11-17/172(P) – Modifications de la politique d'approvisionnement
Pierre Lanctôt fait une déclaration puis répond aux questions concernant les clarifications de la Politique d'approvisionnement du Sénat.
Après débat, l'honorable sénatrice Marshall propose que la Politique d'approvisionnement du Sénat soit modifiée par ce qui suit :
1) par substitution, à l’article 1.6.5, de ce qui suit :
« Tous les contrats sont assujettis aux exigences en matière de sécurité énoncées dans la Politique d’accréditation de sécurité du Sénat. Les sénateurs, les membres du Comité exécutif et les directeurs ou gestionnaires de l’Administration doivent vérifier que toutes les autorisations de sécurité nécessaires ont été obtenues avant la signature d’un contrat et avant le début de tous travaux à exécuter dans le cadre d’un contrat. »;
2) par substitution, à l’article 1.6.7 (2)(b), de ce qui suit :
« qui ne peut être obtenu que d’un fournisseur particulier et d’aucun autre concurrent raisonnable pour des raisons techniques (une attestation du fournisseur confirmant le caractère exclusif des biens ou des services peut servir de preuve) »;
3) par substitution, à l’article 1.6.8 (4), de ce qui suit :
« 4) Des modifications à un contrat en cours peuvent être effectuées selon les points suivants:
(a) Tout changement à un contrat en cours doit être approuvé conformément à la présente politique.
(b) aucun contrat attribué à la suite d’un processus concurrentiel ne peut être augmenté de plus de 50 % de sa valeur totale initiale, sauf lorsqu’il s’agit d’exercer des périodes d’option.
(c) la durée d’un contrat en cours que le CIBA a approuvé précédemment peut être prolongée sans demander une nouvelle approbation du CIBA si la valeur dudit contrat n’a pas été atteinte.
(d) la durée d’un contrat à fournisseur unique peut être prolongée ou sa valeur augmentée sur approbation, conformément aux exigences énoncées au paragraphe 1.6.7. »
4) par substitution, à l’article 1.6.15, de ce qui suit :
« Lorsque des renseignements sur les prix et la disponibilité et d’autres renseignements sur les produits ou services sont nécessaires aux fins de planification, de budgétisation ou autres, un sénateur, un membre du Comité exécutif, un directeur ou un gestionnaire doit consulter la Direction des finances et de l’approvisionnement. Seule la Direction des finances et de l’approvisionnement est autorisée à obtenir des offres de prix officielles de fournisseurs potentiels. Toute demande adressée à des fournisseurs doit préciser qu’elle est faite à titre d’information seulement et qu’aucun contrat ne sera attribué en se fondant sur les réponses reçues. Si le Sénat procède à un processus d’approvisionnement concurrentiel par suite d’une demande de renseignements, les fournisseurs qui y ont répondu en sont informés. »;
5) par adjonction, à l’article 2.3, de ce qui suit :
« (h) fournir des conseils et des recommandations sur l'application de la présente politique. ».
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-11-17/173(P) – Protocole d’entente sur le financement de client averti lié à la VPLT et prévisions financières
Josée Labelle fait une déclaration puis répond aux questions concernant le protocole d'entente entre le Sénat, d’autres partenaires parlementaires et Services publics et Approvisionnement Canada pour le financement de la vision et du plan à long terme.
Après débat, l'honorable sénatrice Boyer propose que le protocole d'entente mis à jour conclu entre le Sénat, d’autres partenaires parlementaires et Services publics et Approvisionnement Canada soit approuvé.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-11-17/174(P) – Autres affaires
L'honorable sénatrice Seidman soulève la question de l'utilisation de cabines d’interprétation temporaires.
La présidente a pris la question en délibéré.
L'honorable sénateur Plett a soulevé la question de la carte de crédit corporative du Sénat.
La présidente a pris la question en délibéré.
À 10 h 50, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan