LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 1 décembre 2022
(16)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 h 1, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Bovey, Boyer, Carignan, c.p., Dawson, Deacon (Nouvelle-Écosse), Dean, Gagné, Loffreda, Marshall, Moncion, Moodie, Plett, Quinn, Saint-Germain, Seidman et Tannas (16).
Autre sénateur présent : L’honorable sénateur Dalphond (1).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Till Heyde, greffier intérimaire du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L’honorable Colin Deacon, président, Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable;
Anne Burgess, conseillère parlementaire principale, Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
Monique Daigle, directrice, Opérations des ressources humaines, Direction des ressources humaines;
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines;
Jennifer Forsyth, directrice, système d’entreprise et processus, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Till Heyde, greffier intérimaire du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
La présidente fait une déclaration.
La présidente présente tous les sénateurs participant à la réunion.
CIBA/2022-12-01/179(P) – Adoption du Procès-verbal du 17 novembre 2022 (public)
Le comité examine le procès-verbal du 17 novembre 2022 (public).
L’honorable sénateur Plett propose que le procès-verbal du jeudi 17 novembre 2022 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-12-01/180(P) – Mise à jour du Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable
L'honorable sénateur Deacon fait une déclaration puis répond aux questions concernant les travaux du Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable.
Après débat, l'honorable sénatrice Bovey propose que, nonobstant la décision de CIBA adoptée le jeudi 28 avril 2022, la date du rapport final du Groupe de travail consultatif sur l’environnement et le développement durable soit reportée du 31 décembre 2022 au 31 mars 2024.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-12-01/181(P) – Modifications au Règlement administratif du Sénat relatifs à l'AOVS
Anne Burgess fait une déclaration concernant les modifications proposées au Règlement administratif du Sénat relativement au Comité permanent de l’audit et de la surveillance (AOVS).
La présidente et Till Heyde répondent aux questions.
Après débat, l'honorable sénateur Deacon propose :
Que les modifications proposées au Règlement administratif du Sénat soient agrées;
Que l’ébauche de rapport soit adoptée;
Que la présidente soit chargée d’en faire rapport avec les modifications proposées au Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-12-01/182(P) – Unit4 : déploiement des congés compensatoires pour le personnel des sénateurs
Monique Daigle fait une déclaration puis, avec Toni Francis, répond aux questions au sujet du déploiement de la gestion électronique des congés pour les bureaux des sénateurs.
Après débat, l'honorable sénatrice Boyer propose que le déploiement de la gestion électronique des congés pour les bureaux des sénateurs soit approuvé et mis en œuvre d'ici le 1er avril 2023;
Que la section 3.7.3 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs soit modifiée et mise en œuvre d’ici le 1er avril 2023 comme suit :
« Dans la mesure du possible, les employés réguliers doivent saisir à l'avance toutes les demandes de congés payés dans le système approuvé de gestion électronique des congés, afin de les soumettre pour l'approbation de leur sénateur ou le chef de cabinet. Tous les congés doivent être saisis avant la fin de chaque mois.
Dans la mesure du possible, l’employé régulier doit indiquer à l’avance sur la Demande de congé ou sur le Rapport mensuel en format papier tout congé non payé qu’il a pris et soumettre ce document à la Direction des ressources humaines. Ce formulaire doit être signé par leur sénateur ou le chef de cabinet. Tous les congés non payés doivent être soumis avant la fin de l’exercice financier; »
La section 3.9.1 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs soit modifiée et mise en œuvre d’ici le 1er avril 2023 comme suit :
« À la discrétion du sénateur, les employés réguliers peuvent se voir attribuer ou accorder un congé équivalent au nombre d’heures travaillées en dehors de leurs heures de travail normales. Les heures supplémentaires doivent être entrées dans le système approuvé de gestion électronique des congés afin de pouvoir être prises en congé à une date ultérieure. Les employés réguliers doivent entrer tout congé compensatoire qu’ils ont pris dans le système approuvé de gestion électronique des congés, et ce, dès que possible ou au plus tard avant la fin de l’exercice financier, aux fins d’approbation par leur sénateur. Les employés réguliers ne peuvent pas se faire payer les heures supplémentaires travaillées. ».
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2022-12-01/183(P) – Unit4 contrat à fournisseur unique pour le support
L'honorable sénateur Plett a soulevé un rappel au règlement concernant la présence en personne des témoins.
La présidente et Pascale Legault répondent aux questions.
Jennifer Forsyth fait une déclaration puis répond aux questions pour prolonger le contrat à fournisseur unique pour le soutien et la maintenance du logiciel Unit4.
CIBA/2022-12-01/184(P) – Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : décisions rapportées à CIBA
La présidente du Sous-comité du programme et de la procédure, l'honorable sénatrice Moncion, a déposé le dixième rapport comme suit :
Le jeudi 1er décembre 2022
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de déposer son
DIXIÈME RAPPORT
Votre sous-comité souhaite rendre compte des décisions suivantes qui ont été prises le 24 novembre 2022.
1. Budget supplémentaire pour les affaires internationales et interparlementaires pour 2022-2023
Il a été convenu qu’une affectation temporaire d’une somme additionnelle de 500 000 $ au budget annuel des échanges parlementaires soit approuvée pour l'exercice 2022-2023 (dont 30 %, soit 150 000 $, est financé par le Sénat et 70 %, soit 350 000 $, est financé par la Chambre des communes).
2. Élimination des périodes de suspension de la rediffusion sur la chaîne d'affaires publiques par câble (CPAC)
Il a été convenu que les périodes de suspension des séances du Sénat soient retirées des rediffusions de CPAC.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion répond aux questions concernant le dixième rapport.
À 9 h 42, la séance est suspendue.
À 9 h 43, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 10 h 57, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan