LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 2 février 2023
(18)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 h 00, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Bovey, Boyer, Dawson, Deacon (Nouvelle-Écosse), Dean, Forest, Gagné, Loffreda, MacDonald, Moncion, Moodie, Plett, Seidman et Tannas (15).
Autre sénateur présent : L’honorable sénateur Dalphond (1).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services;
Louise Cowley, Directrice, VPLT et locaux, Direction des biens et services.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
La présidente fait une déclaration.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2023-02-02/192(P) – Adoption du Procès-verbal du 15 décembre 2022 (public)Le comité examine le procès-verbal du 15 décembre 2022 (public).
L’honorable sénateur Dean propose que le procès-verbal du jeudi 15 décembre 2022 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-02-02/193(P) – Création du sous-comité des communicationsLa présidente fait une déclaration.
Après débat, l’honourable sénateur Dawson propose que le Sous-comité sur les communications soit créé et autorisé à :
- étudier et à faire rapport sur les questions de communications et de télédiffusion du Sénat;
- fournir des conseils sur la stratégie de communication du Sénat et son implantation, incluant les approches de communication utilisées pour promouvoir le rôle et le travail du Sénat et des sénateurs;
Que le sous-comité soit composé de deux honorables sénateurs du Groupe des sénateurs indépendants (GSI), d’un honorable sénateur du Groupe des sénateurs canadiens (GSC), d’un honorable sénateur du parti conservateur du Canada et d’un honorable sénateur du Groupe progressiste du Sénat (GPS);
Que les membres du sous-comité soient nommés au moyen d’un avis signé par leur leader ou facilitateur respectif (ou leurs délégués) et remis à la greffière du comité et que la composition soit finalisée par le sous-comité du programme et de la procédure.
Que le Sous-comité soit tenu de faire rapport au Comité de temps à autre.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-02-02/194(P) – Nomination d’un(e) vice-président(e)La présidente fait une déclaration.
Après débat, l’honorable sénateur Dawson propose qu'au moment de devenir membre du CIBA, l'honorable sénateur Dalphond soit nommé vice-président du comité.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-02-02/195(P) – Membres du Conseil interparlementaire mixteL’honorable sénatrice Bovey propose que l'honorable sénateur Dawson soit remplacé comme représentant du Sénat au Conseil interparlementaire mixte par un autre sénateur qui sera nommé par le chef du GPS (ou son représentant) au moyen d'un avis signé déposé auprès de la greffière du comité.
La question, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-02-02/196(P) – Tableau de prévisions de financement de client avertiJosée Labelle fait une déclaration puis et répond aux questions concernant les prévisions de financement des clients avertis.
Après débat, l'honorable sénateur Dean propose que les prévisions du financement pour le Sénat 2022-2023, estimées à 2,8 millions de dollars, dans le cadre de la vision du plan à long terme soit approuvées.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-02-02/197(P) – Réponse du Bureau de la traduction : cabines de traductionLa présidente fait une déclaration puis, avec Gérald Lafrenière, répond aux questions concernant la réponse du Bureau de la traduction.
CIBA/2023-02-02/198(P) – Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : exemptions biannuelles à la Politique de gestion des bureaux de sénateurs
L’honorable sénatrice Moncion dépose le onzième rapport du Sous-comité du programme et de la procédure sur les demandes d'exemption et d'exception à la Politique de gestion du bureau des sénateurs qu'il a reçues et les décisions correspondantes depuis le 23 juin 2022.
Le jeudi 2 février 2023
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de déposer son
ONZIÈME RAPPORT
Conformément à l’article 1.6.2 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs, le sous-comité dépose maintenant un rapport des demandes d’exemption ou d’exception à la politique qu’il a reçues ainsi que les décisions correspondantes depuis le 23 juin 2022.
1. Système des points de déplacement
Le sous-comité a reçu et rejeté une demande de l’honorable sénateur Quinn pour une exception à l’article 7.3.2 pour réviser les points de voyage déduits lors d’un voyage parlementaire.
2. Hébergement dans la Région du Parlement
Le sous-comité a reçu une demande de l’honorable sénateur Cotter et une autre demande de l’honorable sénateur Manning pour une exception à l’article 7.9.1a) pour le remboursement de l’hébergement dans la Région du Parlement (RP). Le sous-comité a approuvé les deux exceptions en raison de la faible disponibilité des chambres d’hôtel dans la RP en raison des événements entourant les funérailles de Sa Majesté, la reine Elizabeth II.
3. Location d’espaces de bureaux commerciaux
Le sous-comité a reçu une demande de l’honorable sénateur Christmas pour une exception aux articles 8.4.1, 8.4.2, et 8.4.5 afin de rembourser le bail et tous les coûts connexes pour son bureau régional jusqu’au 31 mars 2023. Le sous-comité a approuvé l’exception en raison des circonstances exceptionnelles liées à sa retraite prochaine.
4. Demande de remboursement de frais de voyage
Le sous-comité a reçu et a approuvé une demande de l’honorable sénatrice Hartling pour une exception à l’article 7.4.4 pour le déplacement d’un voyageur désigné.
5. Demande de remboursement de frais de voyage
Le sous-comité a reçu et rejeté une demande de l'honorable sénatrice McPhedran pour une exception à l’article 7.1.3 pour un voyage dont la portion personnelle a dépassé le maximum de 7 jours.
6. Frais de subsistance
Le sous-comité a reçu et approuvé une demande du président Furey pour des fonds supplémentaires afin de couvrir les frais de subsistance supplémentaires encourus dans le cadre de son rôle et de ses fonctions de président.
7. Indemnité pour l’achat de cadres et d’encadrements
Le sous-comité a reçu et approuvé une demande de l’honorable sénatrice Clement pour une exception à l’indemnité admissible pour l’achat de cadres et d’encadrements.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L'honorable sénatrice Moncion répond aux questions concernant le onzième rapport.
CIBA/2023-02-02/199(P) – Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : frais de voyage sur la carte d’entrepriseIl a été convenu que ce point soit reporté à la prochaine réunion du comité.
À 9 h 14, la séance est suspendue.
À 9 h 16, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 10 h 41, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan