LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 16 février 2023
(19)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit à huis clos et a ensuite procédé en public, aujourd'hui dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada à 9 h 00, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Bovey, Boyer, Carignan, c.p., Dalphond, Deacon (Ontario), Dean, Gagné, Loffreda, Marshall, Moncion, Moodie, Patterson (Ontario), Plett, Saint-Germain, Seidman et Tannas (16).
Autre sénateur présent : L’honorable sénateur Cardozo (1).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L’honorable sénatrice Elizabeth Marshall, vice-présidente, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines;
Chasse Helbin, agent d’administration, des cérémonies et du protocole et Porteur de masse, Bureau de l'Huissier du Bâton noir;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Greg Peters, huissier du bâton noir;
Marie-Jules Morris Bourgouin, conseillère principale, Planification des activités des services d’information, Direction des services d'information;
Ronald Prud’homme, conseiller principal, planification et mesure du rendement, Direction des finances et de l'approvisionnement;
David Vatcher, directeur, Direction des services d'information.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
À 9 h 48, la séance est suspendue.
À 9 h 49, la séance se poursuit en public.
La présidente fait une déclaration.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2023-02-16/215(P) — Adoption du Procès-verbal du 2 février 2023 (public)
Le comité examine le procès-verbal du 2 février 2023 (public).
L’honorable sénateur Carignan, c.p., propose que le procès-verbal du jeudi 2 février 2023 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-02-16/216(P) — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités
La vice-présidente du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, l'honorable sénatrice Marshall présente le douzième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 16 février 2023
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration a l'honneur de présenter son
DOUZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité s’est réuni le 10 février 2023 pour étudier les trois demandes de budgets suivantes pour l’exercice 2023-2024 :
1. Agriculture et forêts (AGFO)
Étude spéciale sur l’état de la santé des sols
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Activité 1 : Mission d’étude à |
62 080 $ |
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Guelph, Ontario |
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TOTAL |
62 080 $ |
(y compris des fonds pour une mission d’étude et les déplacements de 12 sénateurs au printemps 2023)
Votre sous-comité a rencontré le président du comité le 10 février 2023 au sujet de cette demande de budget. Le sous-comité appuie l'objectif et la motivation de cette demande et recommande que le budget soit approuvé. Cependant, il a été informé que tous les membres du comité ne participeront probablement pas à cette activité et que le comité envisagera des frais de déplacement en classe économique et des taux gouvernementaux pour les hôtels pour tous les voyageurs, afin de réduire certains coûts. De plus, bien que des fonds pour les services d'interprétation soient inclus dans la demande budgétaire, le président du comité a indiqué que ces services ne seront probablement pas nécessaires, compte tenu de la composition actuelle du comité.
Votre sous-comité est d'avis que ces propositions d'économies sont louables et conformes aux principes d'équité, de transparence, de responsabilité et de bonne gouvernance. Cependant, elles ne sont pas reflétées dans le projet de budget soumis par le comité. Si le comité réduit la délégation à 9 sénateurs et à 3 membres du personnel, inclus uniquement les tarifs économiques pour les vols et les tarifs gouvernementaux pour les hôtels pour tous les voyageurs, et supprime les coûts de location d’équipement d'interprétation si ces services ne sont pas nécessaires pour les membres actuels du comité, le budget total pourrait être réduit à 36 220 $, ce qui représente 42% de moins que la soumission budgétaire initiale. Votre sous-comité estime que le comité devrait réduire ces contingences.
Votre sous-comité recommande donc l'approbation de cette demande de budget, à condition qu'il soit modifié pour refléter la délégation réelle attendue et que le comité donne suite à son engagement de réduire les frais de voyage et d'hébergement et de supprimer du budget les coûts liés aux services d'interprétation, s'ils ne sont pas nécessaires.
2. Pêches et océans (POFO)
Étude spéciale sur les populations de phoques au Canada ainsi que leurs impacts sur les pêches au Canada
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Activité 1 : Terre-Neuve |
172 560 $ |
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(St. John’s, Elliston, Clarenville, South Dildo) |
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TOTAL |
172 560 $ |
(y compris des fonds pour une mission d’étude et des audiences publiques; ainsi que des fonds pour le déplacements de 12 sénateurs et 2 adjoints de sénateur en avril 2023)
Votre sous-comité appuie le but et l'objectif de cette demande de budget. Cependant, la composition actuelle du comité est de 9 membres, alors que le budget demande des fonds pour permettre à 12 membres de voyager. Bien qu'il soit possible que de nouveaux membres soient éventuellement nommés au comité, votre sous-comité estime que la demande de budget devrait être basée sur la composition actuelle et non sur une spéculation.
Votre sous-comité est également préoccupé par les contraintes sur les ressources et les coûts additionnels pour tenir des audiences publiques à l'extérieur d'Ottawa. Bien qu’il reconnaisse l'importance pour les comités de rencontrer les Canadiens dans leur région, votre sous-comité estime que le comité peut toujours s'engager auprès des parties prenantes et atteindre ses objectifs sans encourir les coûts élevés ou surcharger les ressources, s’il tienne ses audiences publiques sur cette étude à Ottawa. Le comité peut ainsi inviter les témoins potentiels à comparaitre d’Ottawa ou de participer par vidéoconférence, où il n'y aurait pas de coûts supplémentaires pour fournir les services d'interprétation et de transcription. Étant donné les contraintes actuelles sur ces services, votre sous-comité recommande que, pour le moment, CIBA n'alloue pas les ressources supplémentaires nécessaires pour soutenir les audiences publiques à l'extérieur d'Ottawa.
Si le comité n’inclut dans sa soumission budgétaire que les 9 sénateurs qui sont actuellement membres du comité et qu’il remplace les audiences publiques prévues à Terre-Neuve avec des audiences publiques supplémentaires plutôt à Ottawa, une partie importante des coûts pour la location de l’équipement nécessaire pour les services d'interprétation et pour engager les services de transcription s’en verrait également réduite. Le nombre de membres du personnel nécessaire pour soutenir le comité pourrait ainsi être réduit à 6 membres. Avec ces modifications, la demande totale pourrait être réduite à 116 933 $, représentant 32% de moins que la soumission budgétaire initiale.
Votre sous-comité recommande donc que cette demande de budget soit approuvée, à condition qu’elle soit modifiée pour refléter la composition actuelle du comité et que le comité tienne plutôt ses audiences publiques sur cette étude à Ottawa, de sorte que les coûts et les contraintes sur les ressources nécessaires pour soutenir les audiences publiques à l'extérieur d'Ottawa puissent être considérablement réduits.
3. Affaires étrangères et commerce international (AEFA)
Étude spéciale sur le service extérieur canadien
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Activité 1a) : Londres, Royaume-Uni |
170 240 $ |
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Activité 1b) : Oslo, Norvège |
60 714 $ |
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Activité 1c) : Berlin, Allemagne |
164 864 $ |
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TOTAL |
395 818 $ |
(y compris des fonds pour des missions d’étude et pour les déplacements de 12 sénateurs et 1 adjoint de sénateur en avril 2023)
Votre sous-comité ne conteste pas le but de cette étude et non plus les objectifs de cette mission. Toutefois, votre sous-comité estime que toute recommandation devrait être faite dans le but de s'assurer que les ressources du Sénat sont utilisées de la manière la plus efficace et la plus responsable possible. Dans le cas présent, votre sous-comité a été informé que les douze membres du comité ont exprimé leur intérêt à voyager, ce qui signifie que le comité aura probablement besoin d'une somme proche du montant total prévu au budget.
Compte tenu de la situation économique actuelle, votre sous-comité estime qu'il doit encourager une utilisation plus prudente des fonds publics. À l'heure actuelle, votre sous-comité ne peut recommander l'approbation de cette demande de budget, en particulier pour une délégation aussi importante pour une mission d'étude internationale.
Votre sous-comité ne prend pas cette décision à la légère. Il encourage le comité à explorer d'autres moyens d'atteindre les mêmes objectifs sans encourir les coûts importants liés aux voyages internationaux. Si par exemple le comité réduisait le nombre de voyageurs à 6 sénateurs au lieu des 12 membres du comité, la demande totale pourrait être ramenée à 241 714 $, ce qui représente une réduction de 39% de la soumission budgétaire originale. Des économies supplémentaires pourraient être réalisées en supprimant la demande d'interprètes au Royaume-Uni, ou en éliminant l'une des destinations et en rencontrant plutôt les intervenants internationaux par vidéoconférence dans le cadre des audiences publiques du comité sur cette étude à partir d’Ottawa.
4. Autres points
Enfin, votre sous-comité souhaite soulever une préoccupation générale concernant les dates prévues pour les trois voyages dans ces demandes budgétaires. Les trois comités souhaitent voyager en avril, pendant les semaines de séance. Dans la mesure du possible, votre sous-comité encourage fortement aux comités de planifier leurs voyages pendant les semaines où le Sénat ne siège pas, ce qui contribuerait à réduire la pression sur les diverses ressources qui appuient le travail des sénateurs lorsque le Sénat siège et que les comités se réunissent.
Enfin, le total des fonds dans l'enveloppe budgétaire disponible pour les budgets des comités du Sénat pour 2023-2024 sera de 2,203 millions de dollars, moins 320 820 $ pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 1,882 million de dollars à libérer pour les budgets individuels des comités.
Les budgets approuvés par le Sénat pour chaque activité de voyage représentent généralement le montant maximum qui peut être dépensé pour cette activité. Normalement, les dépenses réelles des comités sont plus proches de 40 % du budget total demandé. Tous les fonds restants après un déplacement seront récupérés et peuvent être réattribués aux comités pour d’autres activités.
Des copies de la demande de budget de chaque comité sont annexées à ce rapport.
Respectueusement soumis,
La vice-présidente,
ELIZABETH MARSHALL
L'honorable sénatrice Marshall fait une déclaration et répond aux questions.
Après débat, Il est convenu que la présidente envoie une lettre aux présidents des comités sur les questions à prendre en considération lors de la préparation des demandes budgétaires pour les déplacements des comités.
Il a également été convenu que le Sous-comité du budget et des budgets des comités soit chargé d'examiner le processus budgétaire des comités et de formuler des recommandations sur les lignes directrices appropriées.
L'honorable sénatrice Marshall propose que le douzième rapport du sous-comité soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-02-16/217(P) — Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : frais de voyage sur la carte d’entreprise
L'honorable sénatrice Moncion a fait une déclaration concernant la carte de crédit du Sénat.
Après débat, il est convenu que lors d'une prochaine réunion du comité, un groupe de travail consultatif soit créé pour examiner l'utilisation de la carte de crédit du Sénat.
CIBA/2023-02-16/218(P) — Contrats de logiciels et de services d'assistance en cours
David Vatcher fait une déclaration concernant les contrats annuels permanents de logiciels, de soutien et de services d'entretien.
Après débat, l'honorable sénateur Dalphond propose que l’approbation soit accordée pour le renouvellement des contrats de logiciels, de maintenance et/ou de services de soutien, pour l’exercice 2023-2024 :
- Advantage Software Inc. (Eclipse) : 37 825 $ CAD (29 065 $ USD)
- CGI (NJoyn) : 19 883 $
- Druide Informatique (Antidote) : 5 367 $
- Global Publishing (Arbortext Advance Print Publisher) : 39 180 $
- Herjavec (McAfee Endpoint Protection) : 19 440 $
- Just Systems (XMAX Concurrent) : 19 325 $ CAD (14 850 $ USD)
- Logiciels Xceed (WPF Team) : 8 010 $ CAD (6 390 $ USD)
- Microsoft (Unified Support Enterprise) : 60 788 $
- Quest Software Canada (Desktop Authority Professional) : 9 411 $
- Quest Software Canada (Enterprise Reporter) : 2 909 $
- Site Secure Software Inc. (Site Secure Software) : 27 500 $
- Sliq Media Technologies (AudioLogger et Razorback Turnkey Video Encoder) : 7 474 $
- Sliq Media Technologies (AudioLogger et SliqScribe Audio Player) : 8 966 $
- Softchoice (Harmon.ie) : 12 015 $
- Softchoice (Hootsuite) : 10 340 $
- Softchoice (On-demand Maintenance) : 21 970 $
- SoftChoice (Win Net Advantage Infragistics) : 8 792 $
- Solid CADGROUP (AutoCad) : 11 262 $
- Teramach Technologies (CommVault) : 9 202 $
- Teramach Technologies (Metallic Office 365 Backup et Recovery) : 32 882 $
- TerraNova Worldwide (Learning Management System) : 8 655 $
- Umbraco LTD (Umbraco Forms) : 8 785 $ CAD (6 750 $ USD)
- Zoom Video Communications (Zoom) : 22 655 $
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-02-16/219(P) — Proposition de projet pilote avec l’École de la fonction publique du Canada
Toni Francis fait une déclaration puis répond aux questions concernant une proposition de projet pilote avec l’École de la fonction publique du Canada.
Après débat, l'honorable sénatrice Saint-Germain propose que l'administration du Sénat soit autorisée à conclure un protocole d'entente avec l'École de la fonction publique du Canada pour un projet pilote de deux ans, commençant le 1er avril 2023 et se terminant le 31 mars 2025, afin de permettre à tous les employés du Sénat d'avoir accès à de nombreux produits d'apprentissage.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-02-16/220(P) — Politique de funérailles
Greg Peters fait une déclaration au sujet des révisions de la politique concernant les obsèques et les modifications proposées à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs.
Après débat, l'honorable sénatrice Gagné propose :
Que la politique actuelle sur les funérailles soit abrogée;
Que la nouvelle politique soit placée sous l'autorité du président, et
Que les changements proposés à la Politique de gestion du bureau des sénateurs soient approuvés.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-02-16/221(P) — Cadre de gestion des risques institutionnels et registre des risques
Pierre Lanctôt fait une déclaration puis répond aux questions.
À 10 h 54, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan