LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 20 avril 2023
(22)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 h 01, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Bovey, Boyer, Carignan, c.p., Dalphond, Dean, Loffreda, Mégie, Moncion, Moodie, Plett, Quinn, Saint-Germain, Seidman et Smith (14).
Autre sénateur présent : L’honorable sénateur Tannas (1).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L’honorable sénatrice Patricia Bovey, présidente, Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine;
L'honorable sénateur Tony Loffreda, membre, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités;
Tamara Dolan, conservatrice, Services du patrimoine et de la conservation;
Maxime Fortin, greffière principale, Direction des comités;
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
David Vatcher, directeur, Direction des services d’information.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
La présidente fait une déclaration.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2023-04-20/234(P) – Adoption du Procès-verbal du 30 mars 2023 (public)
Le comité examine le procès-verbal du 30 mars 2023 (public).
L’honorable sénateur Dean propose que le procès-verbal du jeudi 30 mars 2023 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-04-20/235(P) – Rapport du Groupe consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine
L’honorable sénatrice Bovey fait une déclaration concernant le troisième rapport du Groupe consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine
CIBA/2023-04-20/236(P) – Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comité - rapport financier trimestriel
L’honorable sénateur Loffreda, membre du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, dépose le treizième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 20 avril 2023
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration a l'honneur de présenter son
TREIZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité a reçu les documents sur les faits saillants financiers et les résultats des deuxième et troisième trimestres de l’exercice financier 2022-2023.
Après délibération, votre sous-comité a approuvé et dépose maintenant les rapports financiers trimestriels du Sénat du Canada pour les trimestres se terminant le 30 septembre et le 31 décembre 2022.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L’honorable sénateur Loffreda fait une déclaration concernant le treizième rapport.
Après le débat, l’honorable sénateur Loffreda propose que le treizième rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-04-20/237(P) – Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités
L’honorable sénateur Loffreda, membre du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, a déposé le quatorzième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 20 avril 2023
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de présenter son
QUATORZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité s’est réuni le 18 avril 2023 pour étudier les deux demandes de budgets suivantes pour l’exercice 2023‑2024 :
1. Peuples autochtones (APPA)
(Étude spéciale sur les responsabilités constitutionnelles, politiques et juridiques et les obligations envers les Premières Nations, les Inuits et les Métis)
| Dépenses générales | 8 850 $ |
| TOTAL | 8 850 $ |
2. Affaires étrangères et commerce international (AEFA)
(Étude spéciale sur le service extérieur canadien)
| Activité 1a): Londres, (R.-U.) | 106 240 $ |
| Activité b) : Oslo, (Norvège) | 37 032 $ |
| Activité c) : Berlin, (Allemagne) | 101 252 $ |
| TOTAL | 244 524 $ |
(y compris des fonds pour des missions d’étude et pour les déplacements de 7 sénateurs et 1 adjoint de sénateur)
Résumé
Pour votre information, le total des fonds dans l'enveloppe budgétaire disponible pour les budgets des comités du Sénat (sauf pour le Comité de l’audit et de la surveillance) pour 2023-2024 est de 2,2 millions de dollars, moins 320 820 $ pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 1,882 million de dollars à accorder pour les budgets individuels des comités. La recommandation d’aujourd’hui de 253 375 $ fait en sorte qu’un montant de 289, 594 $ aura été autorisé pour deux activités de déplacement de comité, un budget de dépenses générales et un budget approuvé de 116 933 $ qui n’a pas encore été présenté au Sénat, laissant ainsi 1 475 473 $ pour le reste de l’année financière.
Les budgets approuvés par le Sénat pour chaque activité de voyage sont le montant maximum qui peut être dépensé pour cette activité. Normalement, les dépenses réelles des comités sont généralement plus proches de 40 % de leur budget total demandé. Tous les fonds restants après un déplacement seront récupérés et peuvent être réattribués aux comités pour d’autres activités.
Des copies de la demande de budget de chaque comité sont annexées à ce rapport.
Respectueusement soumis,
Membre,
TONY LOFFREDA
L’honorable sénateur Loffreda fait une déclaration concernant le quatorzième rapport.
Après le débat, l’honorable sénateur Loffreda propose que le quatorzième rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-04-20/238(P) – Examen de la première année de la politique de gestion de l'information
David Vatcher fait une déclaration puis répond aux questions sur l'examen de la première année de la Politique de gestion de l'information.
Après débat, l'honorable sénatrice Saint-Germain propose que la Politique sur la gestion de l’information actualisée soit approuvée.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-04-20/239(P) – Rapport du Sous-comité du programme et de la procédure : décision rapportée à CIBA
La présidente du Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, l’honorable sénatrice Moncion, dépose le seizième rapport du sous-comité :
Le jeudi 20 avril 2023
Le Sous-comité du programme et de la procédure du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de déposer son
SEIZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité souhaite rendre compte des décisions suivantes qui ont été prises le 13 avril 2023.
1. Nouveau modèle proposé pour la production de la revue de presse du Sénat
Il a été convenu que le Sénat ne renouvellerait pas le contrat avec la Bibliothèque du Parlement pour la revue de presse du Sénat au coût annuel de 159 100 $ et qu'il conclurait plutôt un contrat à fournisseur unique avec Critical Mention pour un projet pilot d’un an au coût de 25 000 $US (environ 35 000 $CAN).
2. Membres du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine
Il a été convenu que l'honorable sénatrice Burey soit nommée au Groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art et le patrimoine.
3. Membres du sous-comité des communications
Il a été convenu que les sénateurs Bovey, Boyer, Carignan, c.p., Jaffer et Smith soient nommés membres du Sous-comité des Communications.
4. Membres du Groupe de travail consultatif sur la carte de crédit
Il a été convenu que les sénateurs Cordy, Deacon (Ontario), Quinn et Sorensen soient nommés au Groupe de travail consultatif sur les cartes de crédit et qu’un sénateur du caucus conservateur soit ajouté par avis déposé auprès de la greffière du comité par le leader (ou son délégué).
5. Autres types de dépenses dans la politique sur la gestion de bureau des sénateurs
Il a été convenu que le montant maximum, pour les coûts reliés aux encadrements et autres types de dépenses de bureau non explicitement citées dans la politique sur la gestion de bureau des sénateurs, soit augmenté de 250 $ à 350 $ par article individuel.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
La présidente et Gérald Lafrenière répondent aux questions concernant le seizième rapport.
Après débat, il a été convenu que l'Administration du Sénat prépare un rapport six mois après la mise en œuvre du nouveau modèle pour la production de la revue de presse du Sénat
CIBA/2023-04-20/240(P) – Mise à jour des services du Bureau de la traduction
Gérald Lafrenière et Maxime Fortin font chacun une déclaration puis, avec Shaila Anwar, répond aux questions concernant les services du Bureau de la traduction.
CIBA/2023-04-20/241(P) – Autres affaires
La présidente a informé le comité que conformément à la répartition des responsabilités entre CIBA et le comité permanent de l’audit et de la surveillance (AOVS) approuvée précédemment, les rapports financiers du deuxième et troisième trimestre de l’exercice financier 2022-2023 seront partagés avec les membres de l’AOVS pour information.
À 10 h 09, la séance est suspendue.
À 10 h 12, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 11 h 00, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan