LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 11 mai 2023
(23)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 h 01, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Bovey, Boyer, Carignan, c.p., Dalphond, Dasko, Forest, Loffreda, Moncion, Moodie, Plett, Quinn, Saint-Germain, Seidman et Smith (14).
Autre sénateur présent : L’honorable sénateur Tannas (1).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L’honorable sénatrice Raymonde Saint-Germain, présidente, Sous-comité sur les ressources humaines
L'honorable sénateur Éric Forest, membre, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités;
Maxime Fortin, greffière principale, Direction des comités;
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines;
David Groves, conseiller juridique, Bureau du légiste et conseiller parlementaire;
Mélisa Leclerc, directrice, Direction des communications;
Shannon Montgomery, agente en santé, sécurité et mieux-être au travail, Direction des ressources humaines;
Dominic Laporte, président-directeur générale, Bureau de la traduction;
Matthew Ball, vice-président, Service au Parlement et interprétation, Bureau de la traduction.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
La présidente fait une déclaration.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2023-05-11/248(P) — Adoption du Procès-verbal du 20 avril 2023 (public)
Le comité examine le procès-verbal du 20 avril 2023 (public).
L’honorable sénateur Carignan, c.p., propose que le procès-verbal du jeudi 20 avril 2023 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-05-11/249(P) — Présentation annuelle du Bureau de la traduction
Maxime Fortin fait une déclaration.
Dominic Laporte fait une déclaration puis, avec Matthew Ball, répond aux questions sur les services de traduction parlementaire.
CIBA/2023-05-11/250(P) — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités - Rapport sur le budget des comités
L’honorable sénateur Forest, membre du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, présente le quinzième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 11 mai 2023
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration a l'honneur de présenter son
QUINZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité s’est réuni le 2 mai 2023 pour étudier les trois demandes de budgets suivantes pour l’exercice 2023-2024 :
1. Agriculture et forêts (AGFO)
(Étude spéciale sur l’état de la santé des sols au Canada)
Activité 1 : Ouest canadien
128 620 $
Activité 2 : Rome, Italie
—- $
TOTAL
128 620 $
(incluant des fonds pour l’activité 1 pour une mission d’étude et pour les déplacements de 10 sénateurs; la décision pour l’activité 2 a été reportée, dans l’attente de la présentation d’une demande de budget révisée)
2. Pêches et océans (POFO)
(Étude spéciale sur des questions relatives à la gestion des pêches et des océans du Canada)
Activité 1 : Conférence à Trondheim, Norvège
11 003 $
TOTAL
11 003 $
(incluant des fonds pour une conférence et les déplacements d’un sénateur)
3. Pêches et océans (POFO)
(Étude spéciale sur les populations de phoques au Canada ainsi que leurs impacts sur les pêches au Canada)
Activité 1 : Terre-Neuve (St. John’s, Elliston, Clarenville, South Dildo)
98 914 $
TOTAL
98 914 $
(incluant des fonds pour une mission d’étude et des audiences publiques et pour les déplacements de 8 sénateurs et 2 adjoints de sénateur, à condition que le comité voyage pendant une semaine ou le Sénat ne siège pas)
Votre sous-comité note que les fonds déjà approuvés par CIBA en février, pour un montant de 116 933 $ visant à permettre à POFO de tenir une activité similaire sur l’étude des populations de phoques au Canada, ne seront pas utilisés par le comité et peuvent être retournés dans l’enveloppe des fonds disponibles pour les travaux des comités.
Résumé
Le total des fonds dans l'enveloppe budgétaire disponible pour les budgets des comités du Sénat (sauf pour le Comité de l’audit et de la surveillance) pour 2023-2024 est de 2,2 millions de dollars, moins 320 820 $ pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 1,882 million de dollars à accorder pour les budgets individuels des comités pour les déplacements et autres activités. La recommandation d’aujourd’hui de 238 537 $ fait en sorte qu’un montant de 553 991 $ aura été autorisé pour quatre activités de déplacement de comité, une conférence et un budget de dépenses générales, laissant ainsi 1 328 009 $ pour le reste de l’année financière.
Les budgets approuvés par le Sénat pour chaque déplacement sont le montant maximum qui peut être dépensé pour cette activité. Normalement, les dépenses réelles des comités sont plus proches de 40 % du budget total demandé. Tous les fonds non-utilisés après un déplacement seront récupérés et peuvent être réattribués aux comités pour d’autres activités.
Des copies de la demande de budget de chaque comité sont annexées à ce rapport.
Respectueusement soumis,
Membre,
ÉRIC FOREST
L’honorable sénateur Forest fait une déclaration concernant le quinzième rapport.
Après le débat, l’honorable sénateur Forest propose que le quinzième rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-05-11/251(P) — Rapport du Sous-comité des ressources humaines : rapport annuel du comité de santé et de sécurité
La présidente du Sous-comité sur les ressources humaines, l’honorable sénatrice Saint-Germain, dépose le huitième rapport du sous-comité :
Le jeudi 11 mai 2023
Le Sous-comité des ressources humaines du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l’honneur de déposer son
HUITIÈME RAPPORT
Le 15 décembre 2021, le comité CIBA a confié au sous-comité le mandat d’étudier et faire rapport sur les questions concernant les ressources humaines du Sénat. Dans le cadre de ce mandat, le vendredi 21 avril 2023, votre sous-comité s’est réuni pour examiner le rapport annuel de 2022 sur la santé et sécurité au travail (SST) du Sénat, annexé au présent rapport.
Conformément aux obligations que lui imposent la Politique du Sénat sur la santé et la sécurité au travail et le Code canadien du travail (CCT), le Sénat s’est engagé à fournir et à maintenir un milieu de travail sain et sécuritaire. Pour évaluer l’atteinte de cet objectif, l’équipe de la santé, de la sécurité et du mieux-être au travail procède chaque année à une évaluation des programmes et des activités en matière de SST.
ANALYSE
Le rapport annuel résume les activités de conformité en matière de SST réalisées par le Sénat en 2022. En raison de l’assouplissement des mesures relatives à la COVID-19, l’équipe de la santé, de la sécurité et du mieux-être au travail a pu se concentrer sur d’autres domaines clés de SST. Le rapport renferme des détails sur les activités du comité de SST (page 5), les activités de mieux-être (page 9), les statistiques relatives aux incidents de santé et sécurité (page 15) et les principales initiatives prévues pendant la nouvelle année.
En juin 2022, l’équipe a atteint la conformité dans des domaines clés énoncés à la partie II du CCT. Au nombre des principales activités recensées, mentionnons :
- le lancement de la formation obligatoire sur la santé et la sécurité au travail;
- le lancement de la plateforme LifeWorks du Programme d’aide aux employés et à la famille;
- le soutien au Comité de santé et de sécurité au travail (CSST), qui a effectué 100 % des inspections requises sur le lieu de travail. Cette identification proactive des risques sur le lieu de travail a contribué à corriger 107 accidents évités de justesse supplémentaires sur le lieu de travail.
CONCLUSION ET PROCHAINES ÉTAPES
L'un des principes clés d'un programme de santé et de sécurité est l'amélioration continue des résultats en matière de santé et de sécurité dans l'ensemble de l'organisation afin de prévenir les accidents ou les maladies sur le lieu de travail. Le Sénat progresse vers cet objectif.
En 2023, le plan stratégique de l’équipe de la santé, de la sécurité et du mieux-être au travail vise le lancement du programme de prévention des risques, soutenir la mise en œuvre d'un environnement de télétravail et l’amélioration et l’évaluation continues de la culture du mieux-être au Sénat.
Le rapport annuel de 2022 sur la SST est annexé au présent rapport du sous-comité et il sera bientôt disponible sur Intrasen, avec les rapports des années précédentes.
Respectueusement soumis,
La présidente,
RAYMONDE SAINT-GERMAIN
L'honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration puis, avec Toni Francis, répond aux questions concernant le huitième rapport.
CIBA/2023-05-11/252(P) — Amendement au règlement administratif du Sénat : propriété intellectuelle
David Groves fait une déclaration puis, avec Mélisa Leclerc, répond aux questions concernant les modifications au Règlement administratif du Sénat afin de simplifier le traitement des demandes d’utilisation de la propriété intellectuelle.
Après débat, l'honorable sénateur Quinn propose que la présidence soit autorisée à demander, par voie de rapport au Sénat, l’approbation de modifier l’article 11 du chapitre 3:03 du Règlement administratif du Sénat comme suit :
11. Nul ne peut utiliser la propriété intellectuelle visée au paragraphe 9(1), sauf dans les cas suivants :
a) il s’agit d’une utilisation équitable ou d’une utilisation visée par une autre exception légale à la protection de la propriété intellectuelle;
b) l’élément commercial de l’utilisation envisagée est négligeable;
c) avec le consentement du comité directeur.
La motion, mise aux voix, est adoptée, avec dissidence.
Il a également été convenu qu'un rapport trimestriel sur les demandes commerciales d'utilisation de la propriété intellectuelle du Sénat serait préparé pour le Sous-comité du programme et de la procédure.
CIBA/2023-05-11/253(P) — Autres affaires
La présidente fait une déclaration concernant la retraite imminente de l'honorable sénatrice Bovey :
« Sénateurs, avant de poursuivre à huis clos, je voudrais prendre un moment pour remercier notre collègue, l'honorable sénatrice Bovey, pour sa contribution au sein du CIBA.
En 2021, CIBA a approuvé la mise à jour de la politique sur les œuvres d'art et les biens patrimoniaux du Sénat. La sénatrice Bovey a dirigé l'examen de la politique afin de s'assurer que le Sénat dispose du cadre nécessaire pour gérer prudemment la collection d'œuvres d'art et d'artefacts au nom des Canadiens.
En tant que présidente du groupe de travail sur les œuvres d'art et le patrimoine, la sénatrice Bovey a mis en place des programmes tels que cultiver les perspectives, Musées au Sénat, Hommage aux artistes noirs du Canada, et Témoignages visuels. L'objectif de ces programmes est d'accroître la représentation des Canadiens dans les œuvres d'art exposées au Sénat. La sénatrice Bovey a fait venir au Sénat des œuvres d'artistes canadiens importants comme Edward Burtynsky, Tim Whiten, Denise Thomasos et bien d'autres.
En 2022, Roberta Bondar a fait don d'une de ses photographies au Sénat en l'honneur de la contribution de la sénatrice Bovey aux arts et à la culture au Canada.
La sénatrice Bovey a également supervisé le programme annuel de conservation des œuvres d'art et du mobilier patrimonial du Sénat. Parmi les œuvres d'art ayant fait l'objet d'un traitement de conservation à ce jour, mentionnons le portrait du roi Édouard VII, le portrait de l'honorable Joseph Édouard Cauchon (le premier président du Sénat) et les pupitres de la salle du Sénat.
Sénatrice Bovey, nous avons apprécié votre participation et vos idées et, au nom du comité, je vous souhaite le meilleur pour votre retraite bien méritée. »
L’honorable sénatrice Bovey fait une déclaration.
À 10 h 16, la séance est suspendue.
À 10 h 18, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 10 h 59, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan
Le rapport annuel de 2022 sur la santé et sécurité au travail (SST) du Sénat