LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L’ADMINISTRATION
TÉMOIGNAGES
OTTAWA, le jeudi 1er juin 2023
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui, à 9 h 1 (HE), à huis clos, avec vidéoconférence, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives; et en séance publique, conformément à l’article 12-7(1) du Règlement, pour étudier des questions financières et administratives.
La sénatrice Lucie Moncion (présidente) occupe le fauteuil.
(La séance se poursuit à huis clos.)
(La séance publique reprend.)
La présidente : Bonjour. Je m’appelle Lucie Moncion, je suis une sénatrice de l’Ontario et j’ai le privilège de présider le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
La réunion a commencé à huis clos et nous poursuivons maintenant la séance en public.
J’aimerais maintenant faire un tour de table et demander à mes collègues de se présenter.
Le sénateur Forest : Éric Forest, sénateur de la région du Golfe, au Québec.
La sénatrice Saint-Germain : Raymonde Saint-Germain, du Québec.
Le sénateur Loffreda : Tony Loffreda, du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Boehm : Peter Boehm, de l’Ontario.
La sénatrice LaBoucane-Benson : Patti LaBoucane-Benson, Traité no 6, en Alberta.
La sénatrice Boyer : Yvonne Boyer, de l’Ontario.
[Français]
La sénatrice Audette : Michèle Audette [mots prononcés en innu-aimun] du Québec.
[Traduction]
Le sénateur Smith : Larry Smith, du Québec.
Le sénateur Tannas : Scott Tannas, de l’Alberta.
La sénatrice Seidman : Judith Seidman, de Montréal, au Québec.
Le sénateur Plett : Donald Plett, du Manitoba.
[Français]
Le sénateur Carignan : Claude Carignan, de la division sénatoriale des Mille Isles, au Québec.
La présidente : Je souhaite la bienvenue à nos trois nouveaux membres : la sénatrice LaBoucane-Benson, le sénateur Boehm et la sénatrice Audette.
J’en profite pour remercier le sénateur Dean et la sénatrice Gagné, qui est maintenant Présidente du Sénat, de leur précieuse contribution au cours des dernières années. Je souhaite la bienvenue à tous ceux et celles qui suivent nos délibérations dans tout le pays.
Honorables sénateurs, le premier point à l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal de la réunion publique du 11 mai 2023, qui est dans votre trousse.
Y a-t-il des questions ou des modifications à apporter au procès-verbal?
J’ai besoin que quelqu’un propose la motion suivante :
Que le procès-verbal du jeudi 11 mai 2023 soit adopté.
La sénatrice Saint-Germain propose la motion.
Vous plaît-il, honorables sénateurs, d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée.
Le prochain article à l’ordre du jour est le rapport du Sous-comité des dépenses du Sénat et des budgets de comités concernant les budgets de comité.
Shaila Anwar, qui est greffière adjointe à la Direction des comités, va maintenant se joindre à nous en tant que témoin.
Je crois comprendre que le sénateur Forest fera des remarques préliminaires et que Mme Anwar aidera à répondre aux questions.
Comme d’habitude, cette présentation sera suivie d’une période de questions.
Le sénateur Forest : Honorables sénateurs, au nom de la présidente du sous-comité, j’ai l’honneur de présenter le 16e rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, qui comprend les affectations recommandées pour deux budgets de comité.
Avant d’en discuter, j’aimerais vous donner un peu de contexte. Les fonds totaux prévus au budget de 2023-2024 seront de 2,2 millions de dollars. Nous allons retenir 320 820 $ pour les dépenses des témoins dans le cadre de leurs déplacements, ce qui laisse 1 882 000 $ pour les budgets des comités.
Il s’agit de la quatrième allocation de budget des comités pour le présent exercice financier. Vous vous souviendrez peut-être que le Comité de la régie interne a déjà approuvé cinq activités de voyage — pour les comités de l’agriculture, des pêches et des affaires étrangères —- et un budget de dépenses générales — pour le Comité des peuples autochtones — pour un montant total de 528 131 $.
Le sous-comité s’est réuni la semaine dernière pour examiner trois demandes de budget.
Le sous-comité a rencontré le président du Comité sénatorial permanent de l’agriculture et des forêts (AGFO), qui a présenté une demande de budget révisée pour des dépenses proposées de 134 764 $ pour une mission d’étude à Rome, en Italie, liée à son étude sur la santé des sols au Canada, y compris des fonds pour les déplacements de quatre sénateurs et de deux membres du personnel parlementaire.
Vous vous souviendrez peut-être qu’une activité semblable avait été incluse dans la précédente demande de budget du Comité de l’agriculture pour un montant de 66 940 $, afin que deux sénateurs et deux membres du personnel puissent participer à des réunions avec des représentants de l’Organisation des Nations unies pour l’alimentation et l’agriculture. Cependant, les dates de voyage prévues par le comité se situeraient quelques semaines après l’assemblée plénière annuelle du Partenariat mondial sur les sols. Le sous-comité avait recommandé au comité de présenter ses plans afin de permettre aux membres d’assister à l’assemblée plénière, pour ajouter plus de valeur à cette activité.
Le sous-comité a donc été heureux de constater que le comité a pris en considération ses recommandations et a retiré sa demande précédente, afin que ces fonds puissent être réintégrés dans la réserve de fonds disponibles pour d’autres activités du comité. La demande révisée d’AGFO comprend maintenant des dates de voyage qui correspondent à l’assemblée plénière, ce qui permettra au comité de rencontrer des experts internationaux sur le sujet. Le comité a également l’intention d’effectuer une mission d’étude pendant son séjour en Italie.
Cependant, le sous-comité note que le budget révisé a ajouté des participants, et que les dates de voyage ont été augmentées, ce qui augmente le montant total du budget en conséquence. Nous comprenons également que, à des fins de budgétisation, les comités présentent souvent des budgets qui incluent des coûts maximaux pour certains éléments dont les tarifs sont variables, comme les billets d’avion et les hôtels.
Toutefois, les dépenses réelles sont généralement bien inférieures au montant total prévu au budget, en raison des efforts déployés par les comités pour réaliser des économies supplémentaires et pour obtenir des tarifs plus compétitifs. Il est également important de rappeler aux sénateurs et aux sénatrices que toutes les dépenses seront divulguées de manière proactive. Les fonds restants à la fin d’une activité de voyage sont toujours récupérés et peuvent être alloués aux comités pour d’autres activités.
Votre sous-comité a examiné la demande en tenant compte de ces réalités et, après mûre réflexion, recommande le déblocage de fonds d’un montant de 134 764 $ pour l’activité 1.
Toutefois, cette recommandation est faite à condition que le comité prenne des mesures pour s’assurer que les dépenses globales pour cette activité sont réduites de 35 %. Les dépenses devraient donc être plus proches de 88 000 $.
Ensuite, votre sous-comité a rencontré le président du Comité sénatorial permanent des affaires sociales, des sciences et de la technologie, qui a présenté une demande de budget avec des dépenses proposées de 110 450 $ pour une mission d’étude au Nouveau-Brunswick et à l’Île-du-Prince-Édouard. Cette activité est liée à son ordre de renvoi général sur les travailleurs temporaires et migrants au Canada et inclut des fonds pour les déplacements de huit sénateurs et sept membres du personnel parlementaire.
Votre sous-comité a examiné la demande et, après réflexion, recommande le déblocage de fonds d’un montant de 110 450 $ pour l’activité 1.
Le déblocage de 245 214 $ que nous recommandons aujourd’hui nous amène à un total de 737 345 $ pour le présent exercice financier, pour six activités de voyage de comité, une conférence et un budget de dépenses générales, ce qui laisse une somme résiduelle de 1 444 655 $ pour le reste de l’année financière.
À moins qu’il y ait des questions, je recommande l’adoption du rapport.
S’il y a des questions, je vous recommande de les adresser à Mme Anwar.
La présidente : Y a-t-il des questions ou des commentaires?
La sénatrice Saint-Germain : Ma question porte sur la pertinence du déplacement du Comité sénatorial permanent de l’agriculture et des forêts à la FAO, qui est une organisation de la famille des Nations unies, dont les gouvernements, et non les parlements, sont membres.
J’ai retrouvé sur le site de la FAO l’ordre du jour de l’assemblée annuelle des 12 et 13 juillet prochain. Le siège de la FAO est à Rome. Je n’y vois aucune présentation spécifique du Canada. Je comprends que l’étude sur les sols est pertinente, car la documentation est disponible. Je me demande si nous ne sommes pas en train de créer un précédent si un comité complet du Sénat se rend à une réunion d’une organisation des Nations unies. Incidemment, cette rencontre revient chaque année.
Je mets cette dépense en question, qu’elle soit réduite ou non. On parle d’un programme parallèle; je présume que c’est un programme qui est très intensif et déjà confirmé, avec des autorités pertinentes, et que nous sommes en mesure de constater le sérieux de ce déplacement? Voilà ma question.
Le sénateur Forest : C’est une question importante. Ce qui s’est passé dans notre discussion avec les représentants du Comité sénatorial permanent de l’agriculture et des forêts, c’est que, d’une part, eux avaient été invités. Deux de leurs membres étaient invités à rencontrer des gens de l’ONU, et on a réalisé qu’il y avait une assemblée générale qui se tenait quelques semaines avant. On les a interpellés en leur disant : « Vous vous déplacez à Rome quelques semaines après l’assemblée générale de l’ONU, pourquoi ne pas faire d’une pierre deux coups? »
La sénatrice Saint-Germain : De la FAO.
Le sénateur Forest : De la FAO, excusez-moi. Pourquoi n’avez-vous pas considéré d’ajuster votre voyage en tenant compte des dates de l’assemblée générale de la FAO? Cela a été le raisonnement. D’autres membres du comité pourraient ajouter quelque chose.
La présidente : Cela répond-il à votre question, sénatrice?
La sénatrice Saint-Germain : Cela y répond.
[Traduction]
Le sénateur Plett : Premièrement, sénateur Forest, j’appuie la motion portant adoption de votre rapport, mais j’ai une question au sujet de la partie du voyage dans l’Est du Canada qui concerne le Comité des affaires sociales. Je croyais qu’un nombre précis de sénateurs avait été approuvé. C’est peut-être une question de traduction, mais la traduction était « sept membres du personnel et un certain nombre de sénateurs ». Écrire « un certain nombre de sénateurs » dans un rapport me pose problème. N’y avait-il pas un nombre précis de sénateurs?
Le sénateur Forest : Le nombre précis de sénateurs est huit.
Le sénateur Plett : Merci. Je pense qu’on devrait lire « huit sénateurs » et non « un certain nombre de sénateurs ».
La sénatrice LaBoucane-Benson : Quand aura lieu le voyage du Comité des affaires sociales? Est-ce que ce sera durant une semaine de séance, une semaine de relâche ou en juillet? Je vous remercie.
Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités : Ce sera en septembre, mais avant la reprise des travaux du Sénat.
La sénatrice LaBoucane-Benson : Merci.
Le sénateur Boehm : C’est davantage une observation qu’une question. Cela concerne la visite à la FAO, à Rome, pour la conférence sur les sols.
Nous devons tous surveiller les dépenses de près. Les tarifs aériens ont augmenté de façon exponentielle et particulièrement en période de pointe, soit l’été, dans le cas de l’Europe. Au Comité des affaires étrangères, que je préside, nous avons de la difficulté à planifier notre voyage, en septembre. En fait, nous cherchons à réduire les coûts, de sorte que nous n’avons pas approuvé une proposition pour que les sénateurs voyagent en classe affaires. Ceux qui le veulent peuvent utiliser leurs propres points et payer la différence, par exemple.
Je suis d’avis que les comités et les présidents de comité devraient être tenus de chercher des économies. Autrement, cela sera mal perçu et cela pourrait se retrouver dans un article du Globe and Mail.
La présidente : Je vous remercie de ce commentaire. C’était d’ailleurs une préoccupation des membres du comité lors des discussions.
La sénatrice Moodie : J’ai une question concernant le point sur le coût des voyages à l’étranger.
Le comité a-t-il déjà songé à établir un seuil à cet égard? Puisque tout augmente, devrions-nous envisager d’établir un seuil au-delà duquel seul un nombre limité de personnes peut voyager? Comment pouvons-nous gérer cela?
La présidente : Voulez-vous répondre à la question, sénateur Tannas?
Le sénateur Tannas : En tant que membre du comité, je peux vous assurer que c’est un aspect dont le sous-comité est soucieux. Nous avons proposé de réduire le nombre de sénateurs participants. Ainsi, ce n’est pas tout le monde qui serait du voyage, mais seulement un petit groupe qui ferait ensuite rapport du voyage et des enseignements tirés.
Nous avons aussi indiqué — mais pas pour le Comité des affaires étrangères, je pense — qu’il y a un écart de prix très important entre nos deux transporteurs nationaux, qui ont tous deux des vols à destination de l’Europe. Nous avons donné comme directive de ne pas privilégier un transporteur plutôt qu’un autre, mais de chercher activement à obtenir le meilleur tarif. Cela n’a pas toujours été nécessairement le cas. Venant de l’Ouest canadien, j’ajoute cela avec le sourire. Je vous remercie.
Le sénateur Boehm : Je tiens à répondre aux propos de la sénatrice Moodie et du sénateur Tannas. Si je me souviens bien, ce comité a décidé qu’un nombre réduit de sénateurs voyageraient dans le cadre de l’étude du Comité des affaires étrangères. Nous avons pris ces décisions. Le comité directeur a très utilement laissé l’ensemble des décisions à la discrétion de la présidence, et cela a été difficile. En fin de compte, même si tous les sénateurs sont égaux et ont leurs qualités, il faut veiller à la bonne représentation de tous les groupes et à la parité hommes‑femmes. Ensuite, c’est aussi devenu une question de géographie, car j’ai trouvé les décisions plus faciles en disant qu’il faut deux sénateurs du Canada atlantique, deux du centre du Canada et deux de l’Ouest.
Si nous adoptons cette approche à l’avenir, notamment pour le Comité des affaires étrangères, dont le nom porte à croire qu’il sera appelé à voyager — ce qu’il n’a pas fait très souvent —, ces décisions seront de plus en plus difficiles, surtout si nous le faisons dans d’autres comités. Établir un seuil dans un contexte où les prix changent et les choses évoluent poserait problème. Nous pouvons toutefois regarder du côté d’autres transporteurs, comme le sénateur Tannas l’a indiqué, y compris ceux qui offrent des services de vols nolisés, par exemple.
La présidente : Je vous remercie de vos commentaires. Veuillez s’il vous plaît vous en tenir au rapport et au sujet. Je pense qu’il s’agit d’une discussion importante.
Le sénateur Plett : Par rapport aux propos de la sénatrice Moodie et du sénateur Boehm, je fais évidemment partie du sous-comité chargé des approbations à cet égard. Le Comité de l’agriculture a reçu des directives très claires sur la nécessité de trouver des façons de réduire les coûts de ses voyages en avion, comme le sénateur Tannas l’a dit. Le seuil est là. Le comité n’est pas autorisé à dépenser plus d’argent que ce qui lui a été attribué. Quel que soit le mécanisme utilisé... Sénateur Boehm, vous avez indiqué que vous incitez les membres de votre comité à ne pas voyager en classe affaires ou que vous leur donnez des directives en ce sens, et qu’ils peuvent aussi choisir d’utiliser leurs points à cette fin. Le comité AGFO a reçu comme directive de réduire les coûts de sa demande initiale.
Ils ont fait ce que font la plupart des comités en obtenant une proposition pour établir le budget. Au fil des ans — je suis ici depuis 2009 —, je ne pense pas qu’un comité ait atteint le maximum demandé. Dans tous les cas, c’était soit parce que certains sénateurs n’étaient pas du voyage, soit en raison d’une baisse de prix. Je conviens que l’Europe est absolument hors de prix à cette époque de l’année, mais on a réduit leur budget en disant qu’ils ne peuvent pas dépenser autant. Il faut réduire les coûts. Je pense qu’ils feront preuve de diligence raisonnable pour y parvenir.
Le sénateur Loffreda : Je suis observateur au comité SEBS, pas membre. Je sais que nous avons un budget global, mais il n’est pas propre aux comités. A-t-on déjà envisagé d’affecter un pourcentage maximal de ce budget aux comités — avec exceptions, évidemment —, de sorte qu’ils auraient un objectif ou une cible? Actuellement, nous avons un budget global, mais pas un budget propre aux comités. Voyez-vous où je veux en venir?
Le sénateur Plett : Propre à ce comité.
La présidente : Il demande s’il y a un pourcentage.
Le sénateur Loffreda : Au début de l’année, par exemple. Voici un budget global et voici le montant maximal que chaque comité peut dépenser. Ainsi, les comités connaîtront leur budget et seront tenus de le respecter. Ce n’est qu’une idée. Dans le monde des affaires, chaque division avait son propre budget. Nous avions un budget global. Le danger, c’est qu’un comité peut arriver et dire qu’il a un projet important, et prendre 30 % du budget. Quant aux autres comités... eh bien, c’est aussi une question de moment.
La présidente : D’accord.
[Français]
Mme Anwar : Je n’ai vraiment rien à ajouter à ce sujet.
[Traduction]
Est-ce que vous demandez si cette solution a été examinée? Diverses propositions ont été examinées au fil des ans relativement à l’affectation des fonds, notamment demander à tous les comités de présenter leurs demandes de budget au début de l’exercice financier afin que le sous-comité puisse examiner l’ensemble de l’enveloppe budgétaire. Si un comité souhaite faire un voyage en février et qu’il présente son budget après le 1er avril, il est très difficile de prévoir quel sera le coût des billets d’avion et des hôtels plusieurs mois plus tard. Nous tendons à adopter une approche saisonnière.
Évidemment, le CIBA a déjà pris, dans le passé, des décisions de politiques ponctuelles ou temporaires, comme interdire ou suspendre les voyages internationaux ou permettre seulement à la moitié des membres de voyager, et cetera. Ces options existent toujours.
Le point suivant de l’ordre du jour concerne l’établissement d’une politique financière pour les comités. Ce sont des aspects dont nous pouvons certainement discuter. Cependant, pour ce rapport sur le budget, nous avons suivi les règles et pratiques établies.
Le sénateur Loffreda : Le danger est peut-être d’établir le budget global en fonction de prévisions. Un comité utilise 35 % du budget pour un seul voyage. Il est possible qu’un comité soit saisi d’une question importante ou doive faire un voyage, même avec deux sénateurs, mais qu’on n’ait pas le budget nécessaire à la fin de l’exercice.
Mme Anwar : Chaque année, en général, une partie du budget global est inutilisée. En 17 ans, nous n’avons jamais utilisé la totalité des fonds, loin de là, par manque de temps et parce qu’il était impossible de voyager en raison du calendrier parlementaire.
Le sénateur Loffreda : J’ai un dernier point. Chaque budget est fondé sur les tendances historiques; étant donné les taux actuels, je ne suis pas...
Mme Anwar : Le budget est établi en tenant compte des pires scénarios et en fonction des prix à Ottawa. Évidemment, pour ce qui est d’avoir des chiffres précis, il faut savoir que lorsque nous commençons à établir le budget, nous ignorons qui voyagera. Il y a toujours une certaine variabilité des coûts. En général, nous demandons quatre propositions pour des choses comme les vols. On constate toutefois que les prix des billets d’avion ont énormément augmenté. En outre, l’été est la haute saison pour les transporteurs aériens. Lorsque nous réservons des vols, nous ne cherchons pas seulement à économiser, mais à avoir des itinéraires efficaces. Certains des vols à prix réduit que nous avons examinés nécessitaient 32 heures de déplacement et quatre escales pour arriver à destination. Parfois, cela n’aide pas non plus. Dans d’autres cas, les dates sont fixes, de sorte qu’il faut payer des nuitées supplémentaires. Du moment que nous avons les dates de voyage, nous devons tenir compte de tous ces facteurs. Le budget est le montant maximal que nous ne pouvons dépasser. Toutefois, dans la réalité, les dépenses atteignent environ 40 % du montant budgété la plupart du temps.
[Français]
La présidente : C’est votre dernière intervention, sénateur Carignan, car nous devons passer aux autres points à l’ordre du jour.
Le sénateur Carignan : Pour répondre au sénateur Loffreda, il faut faire confiance à notre comité et à notre sous-comité pour juger de ces éléments, parce qu’il y a des comités qui ne voyagent jamais — par exemple, les comités auxquels je siège —, mais ce n’est pas grave. Le fait de prévoir un montant par comité signalera qu’on devrait peut-être faire un voyage, parce qu’on a de l’argent et qu’on le perdra si on ne le dépense pas.
En raison de leur nature, certains comités doivent faire des voyages, comme le Comité sénatorial permanent des affaires étrangères et du commerce international, le Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale et de la défense et des anciens combattants. Certains comités, à cause de leur nature, doivent faire plus de voyages internationaux et il faut faire confiance à notre sous-comité à cet égard quand il juge de ces éléments. J’ai déjà siégé à ce comité, et je sais que ses membres prennent tout cela au sérieux.
La présidente : Le sénateur Forest propose :
Que le 16e rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit adopté.
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée avec dissidence; merci.
[Traduction]
Le prochain point est un rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités concernant la Politique financière pour les comités. Mme Shaila Anwar, greffière adjointe, Mme Maxime Fortin, greffière principale, et Mme Joëlle Nadeau, greffière principale, se joignent maintenant à nous à titre de témoins. Comme d’habitude, la présentation sera suivie d’une période de questions. Je crois comprendre que le sénateur Forest fera l’allocution d’ouverture et que Mmes Anwar, Fortin et Nadeau aideront à répondre aux questions.
Sénateur Forest, vous pouvez commencer votre présentation.
[Français]
Le sénateur Forest : Honorables sénateurs, au nom de la présidente du sous-comité, j’ai l’honneur de présenter le 17e rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, qui propose l’adoption d’une politique financière pour les comités sénatoriaux.
Vous avez reçu, dans votre paquet de documents pour cette semaine, une copie de notre rapport et de nos recommandations, ainsi qu’une copie de la politique proposée et un document supplémentaire qui résume certains des principaux changements contenus dans la politique.
Je ne relirai pas le rapport ni le document supplémentaire, mais je tiens à souligner que la politique proposée n’est pas une révision d’une politique actuelle, mais plutôt une consolidation des décisions de politiques, de pratiques et de lignes directrices de longue date du Comité de la régie interne qui s’appliquent aux comités sénatoriaux dans les domaines de la gestion financière et des budgets de comité.
La majeure partie de la politique proposée ne fait que consolider ces diverses mesures en un seul document complet et sera familière aux sénateurs qui ont déjà participé aux activités de voyage des comités auparavant.
Lorsque la Direction des comités a demandé pour la première fois au sous-comité d’autoriser la rédaction d’une politique exhaustive pour notre examen, elle a présenté un document supplémentaire qui résumait les principaux changements proposés dans le projet de politique.
Ces changements ont été classés en quatre catégories : les modifications techniques ou administratives; l’intégration des pratiques et lignes directrices actuelles dans la politique; les zones grises ou l’ambiguïté entre les politiques existantes; quelques nouvelles propositions basées sur des situations réelles rencontrées au cours des déplacements des comités.
Une copie de ce document supplémentaire est annexée au présent rapport pour vous aider à expliquer certaines des propositions et des modifications spécifiques.
Cependant, je vais vous lire une partie importante :
Après avoir examiné la proposition et le projet de politique, votre sous-comité recommande maintenant que CIBA adopte la politique financière pour les comités sénatoriaux et que la présidente soit chargée de demander l’approbation du Sénat pour apporter certaines modifications connexes au Règlement du Sénat et au Règlement administratif du Sénat, comme expliqué plus en détail dans notre rapport.
Comme je l’ai indiqué avant ma présentation, je suis accompagné aujourd’hui par l’équipe de gestion de la Direction des comités, qui se tient à votre disposition pour répondre à toute question technique ou spécifique concernant la politique. Il y a Shaila Anwar, greffière adjointe, Direction des comités; Maxime Fortin, greffière principale, Direction des comités; Joëlle Nadeau, greffière principale, Direction des comités.
À moins qu’il y ait des questions, je recommande l’adoption du présent rapport.
La présidente : Merci, sénateur Forest. Y a-t-il des questions ou des commentaires sur la politique financière pour les sénateurs? Je dois vous indiquer que je l’ai regardée en détail. J’ai eu une première rencontre avec le personnel. C’est une politique qui a été remise en place en fonction de l’expérience qu’ont les greffiers lorsque les comités se déplacent. Y a-t-il des questions ou des commentaires?
[Traduction]
Le sénateur Boehm : À mon avis, il s’agit d’une excellente ébauche de politique. Je veux me concentrer sur les voyages internationaux, plus particulièrement sur le point 1.5.5.50, à la page 14 : « Les membres du personnel des sénateurs n’ont pas le droit de voyager avec un comité à l’extérieur du Canada. ».
Premièrement, le mot « droit » me pose problème. Je pense que le terme « admissible » fonctionne beaucoup mieux, d’autant plus que le terme « droit » peut aussi avoir une autre signification. Je voulais examiner la possibilité d’ajouter une phrase à cet endroit, car dans la pratique, c’est déjà arrivé. Pourquoi n’ajouterait-on pas une phrase disant : « Toutefois, le personnel du président ou du vice-président de comité peut bénéficier d’exceptions à cette règle. » Si je le mentionne, c’est parce que cela a déjà été fait dans le passé. Cela offrirait une certaine latitude — sous réserve de l’approbation, bien sûr — dans le cas de visites à l’étranger particulièrement complexes, comme cela arrive parfois. Autrement, avec une formulation aussi tranchée, quelqu’un pourra se montrer intransigeant un jour en disant que la politique est ainsi et que vous ne pouvez pas être accompagné d’un membre du personnel de votre bureau. Je dis simplement que l’ajout de cette phrase offrirait une certaine souplesse sans nécessairement limiter le président ou le comité par rapport aux voyages à l’étranger.
C’est le premier point. Je voulais aussi savoir — nos greffières seront peut-être mieux placées pour le dire — quel est l’avantage d’utiliser le passeport spécial. Je suis sénateur depuis quatre ans et demi et, comme beaucoup d’autres, j’ai un passeport vert portant la mention « spécial ». Certes, on se sent privilégié de l’avoir, mais il n’a certainement pas le poids du passeport rouge, que j’avais dans ma vie antérieure, qui permet parfois de passer par une file distincte, et cetera. Je me demande quels sont les avantages supplémentaires de ce passeport lorsque nous voyageons à l’étranger. Ce sont les deux points que je voulais soulever.
Mme Anwar : Concernant votre premier point, sénateur, il s’agit d’une disposition de longue date qui est fondée sur une décision de politique prise par le comité CIBA il y a longtemps. Pour cette politique, nous avons essayé de reprendre des éléments existant dans diverses règles, politiques, lignes directrices ou pratiques. Par conséquent, dans le cadre du processus budgétaire, un comité qui souhaiterait inclure le personnel du président ou du vice-président pourrait l’inclure dans la demande de budget qui sera ensuite examinée par le sous-comité, puis approuvée par le comité CIBA, et enfin par le Sénat. Je pense que le processus d’examen existe déjà. Selon moi, la disposition proposée ne fait pas obstacle à cela.
Le sénateur Boehm : Qu’en est-il des termes « droit » et « admissible »?
Mme Anwar : Si le comité convient de faire ce changement, ce ne serait pas difficile, à mon avis. Nous pouvons certainement le faire.
Concernant les passeports verts et rouges, je n’ai pas beaucoup de renseignements à ce sujet. De mémoire, je sais que nous utilisons les passeports verts pour les voyages internationaux. Cela dépend de l’endroit où le comité se déplace. Dans certains pays, cela accélère l’entrée dans le pays alors que c’est le contraire ailleurs, puisqu’il n’y a personne pour s’en occuper. Nous fonctionnons au cas par cas. Pour ce qui est des passeports rouges, je crois savoir qu’il y a des critères d’admissibilité; les voyages en comité ne sont pas nécessairement admissibles. Je sais que certains sénateurs possèdent un passeport rouge, mais en général, il n’est pas exigé. Le passeport vert est accordé au cas par cas.
Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements et dirigeant principal des services législatifs, Sénat du Canada : Certains pays, que je ne nommerai pas, exigent le passeport vert. Essentiellement, si vous voyagez pour des affaires liées au gouvernement — ce qui inclut le travail du Sénat —, ces pays exigent ce passeport. L’autre avantage du passeport vert, c’est que dans certains pays, la personne qui a un passeport vert n’est pas tenue d’obtenir un visa.
Voilà pourquoi nous demandons parfois qu’il soit utilisé. Quant à savoir si le passeport vert offre beaucoup d’avantages dans les aéroports, par exemple, je dirais que non. Toutefois, si vous avez un passeport rouge, de sorte que vous êtes considéré comme faisant partie de la catégorie diplomatique, cela vous donne des avantages supplémentaires.
Le sénateur Loffreda : Premièrement, j’approuve le rapport; bravo. Je fais confiance à notre sous-comité. J’ai été observateur et je peux vous dire qu’ils font de l’excellent travail.
Je suis d’accord avec le sénateur Carignan, en ce sens que si on attribue un montant à chaque comité, ils seront obligés de le dépenser. En guise de précision, étant donné l’augmentation des tarifs aériens, j’estime qu’à l’avenir — pas aujourd’hui, car je suis d’accord avec ce rapport — il convient d’examiner la possibilité d’établir un maximum. J’ai vu certains rapports qui ont été présentés. On constate que ces voyages deviennent de plus en plus coûteux en raison de l’augmentation des tarifs aériens. Nous pourrions peut-être fixer un plafond. Évidemment, le sous-comité devra toujours donner son approbation. Ce n’est pas comme s’il y avait un maximum par voyage ou par comité donnant le champ libre aux comités de dépenser le montant maximal, puisque le budget devra être approuvé. Ils connaîtraient au moins le montant maximal dont ils disposent, ce qui leur permettrait de décider d’avoir trois ou quatre sénateurs par voyage au lieu du maximum autorisé de huit, ou de l’allocation annuelle, de façon à éviter les problèmes plus tard.
Il s’agit simplement de clarifier ce point. Nous faisons confiance au comité. Comme je le dis toujours, « Laissez les gestionnaires gérer. Laissez les comités gérer ». La confiance est là. Ce serait simplement une ligne directrice, car on constate, dans les rapports, que les coûts des voyages aériens ont considérablement augmenté. Nous avons vu que nous avons été obligés de réduire le nombre pour certaines demandes. Je l’ai constaté pour un certain nombre de sénateurs. Nous disons alors que c’est un trop grand nombre de sénateurs et qu’il faut le réduire de moitié, et cetera. On pourrait songer à établir une ligne directrice à l’avenir. Je lance l’idée, comme solution à examiner pour l’avenir.
Je suis d’accord. Ce ne sont pas tous les comités qui devraient avoir un budget à cette fin s’ils n’ont jamais voyagé. Les budgets sont fondés sur les tendances et sur les données antérieures et non pas sur l’attribution arbitraire d’un montant donné.
La présidente : Je proposerai quelque chose au moment de passer au vote sur la motion à cet égard. Je pense, à la lumière du message du sénateur Loffreda, que c’est un point qu’il convient d’examiner. Nous pourrions accepter le rapport et la politique, tels que corrigés, avec la recommandation d’examiner la question et la possibilité de proposer un seuil à un autre comité, lorsque nous aurons examiné la question, afin de pouvoir aller de l’avant. Cela serait lors d’une autre réunion.
Le sénateur Loffreda : J’utiliserais le mot « guide » plutôt que « seuil » — une sorte d’instruction —, afin qu’ils ne proposent pas quelque chose avec 12 sénateurs, alors que nous savons que le guide ou la ligne directrice est de 10 % du budget total, tout au plus.
La présidente : Sénateur, vous vous en occuperez lorsque vous présiderez ce comité-là. C’est à ce moment-là que vous pourrez faire ces commentaires.
Dans l’intérêt du comité, sommes-nous d’accord là-dessus, ce matin?
Chers collègues, l’honorable sénateur Forest propose que le dix-septième rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités soit adopté et que nous examinions des lignes directrices sur le maximum autorisé pour le transport aérien pour les voyages futurs.
Chers collègues, vous plaît-il d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée. Je vous remercie.
Pour le rapport suivant, il nous reste environ neuf minutes.
[Français]
Le sénateur Carignan : Lorsqu’on adopte des changements à des politiques, est-ce possible d’obtenir la version contenant les changements? Cela nous aiderait beaucoup. Parfois, on a la notion, le principe, mais il peut être difficile de les trouver, en raison de la façon dont le tout est rédigé...
Mme Anwar : Absolument, sénateur. Dans ce cas-ci, il n’y avait pas d’ancienne version de la politique. C’est la première version. C’est la raison pour laquelle on a préparé un tableau, pour y indiquer essentiellement les changements à nos pratiques.
Le sénateur Carignan : À l’avenir?
Mme Anwar : À l’avenir, certainement; aucun problème.
[Traduction]
La présidente : Il nous reste six minutes. Pouvons-nous reporter de deux semaines le point sur le rapport du Sous-comité de la vision et du plan à long terme? Cela peut se faire rapidement si nous ne faisons pas de présentation et que vous êtes d’accord avec le rapport et la recommandation. Je ne veux pas prendre de votre temps.
Le sénateur Tannas : Reportons-le, madame la présidente.
La présidente : Merci. Sénatrice Saint-Germain, la parole est à vous pour le point 11.
La sénatrice Saint-Germain : Je propose de reporter ce point, étant donné qu’il pourrait donner lieu à une discussion qui est nécessaire.
La présidente : Très bien. Monsieur Vatcher, vous êtes le prochain. Nous sommes rendus au point 12.
[Français]
Chers collègues, le prochain article à l’ordre du jour est l’entente de niveau de service avec la Chambre des communes. David Vatcher, directeur de la Direction des services d’information, est avec nous.
David, vous pouvez faire un bref sommaire des changements recommandés à la politique et nous aurons peut-être des questions à vous poser.
David Vatcher, directeur, Direction des services d’information, Sénat du Canada : Bonjour, madame la présidente et honorables sénateurs.
Cette note d’information est de nature annuelle et sert à exprimer les augmentations de coûts relatifs à notre entente de niveau de service avec la Chambre des communes, qui prend fin durant cette année financière.
L’entente privilégiée nous permet de nommer les parties prenantes et de définir les services et les coûts offerts.
Finalement, il arrive que des ententes où certains articles avaient été payés autrefois par la Chambre des communes arrivent à échéance. Dans ces cas, le Sénat doit payer sa juste part lors du renouvellement.
Pour l’année en cours, des augmentations de 15 % par rapport au montant original d’il y a quatre ans sont soulevées, ce qui représente 316 000 $. Tout cela est expliqué en détail dans la note.
On parle de salaires, de techniciens de la Chambre des communes, de ParlVu et de contrats de maintenance d’équipement réseau et de logiciels. Il y a un léger dépassement de 67 000 $ par opposition au montant approuvé au budget principal qui sera financé par une réallocation budgétaire interne. Il n’y a aucun nouveau financement demandé à l’heure actuelle. Je vous remercie de votre attention et je serai heureux de répondre à vos questions.
La présidente : Avez-vous des questions pour David? Comme je n’en vois aucune, un sénateur veut-il proposer la motion suivante :
Que l’annexe II (Sommaire des services et des coûts) de l’Entente de niveau de service principale entre le Sénat et la Chambre des communes soit approuvée, pour un montant total de 2 468 879 $ pour l’exercice 2023-2024.
Est-ce que quelqu’un peut proposer la motion? Sénateur Loffreda? J’essaie de diversifier. Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
La présidente : La motion est adoptée. Merci beaucoup, David.
[Traduction]
Le prochain point porte sur la composition du groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine. Chers collègues, il y a un poste vacant à la suite du départ de la sénatrice Bovey.
[Français]
La sénatrice Audette aimerait proposer la motion suivante :
L’honorable sénatrice Audette propose que l’honorable sénateur Cardozo soit nommé membre du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine.
Plaît-il aux honorables sénateurs d’adopter la motion?
Des voix : D’accord.
[Traduction]
La présidente : La motion est adoptée.
Chers collègues, y a-t-il d’autres points que vous souhaiteriez aborder dans les quatre dernières minutes qui restent?
[Français]
Le sénateur Forest : Pour la discussion importante que l’on tiendra sur les dépenses liées aux déplacements, ce serait intéressant d’avoir l’ensemble des règles. Par exemple, j’irai en mission la semaine prochaine. Notre agence de voyages qui, en passant, ne m’impressionne pas beaucoup m’a fait un plan de vol tout à fait irréaliste. De mon côté, j’ai vérifié avec ma propre agence de voyages, qui m’a proposé le même voyage à coût réduit avec un horaire intelligent.
C’est une possibilité; on a une proposition et si, de notre côté, on arrive avec un coût inférieur, s’il y a des façons d’épargner de l’argent parce qu’effectivement, les billets d’avion sont excessivement coûteux... Notre agence de voyages a le souci du prix, mais parfois on dépasse les coûts, parce qu’on passe deux jours, une journée au retour à l’aéroport et l’autre journée, et il faut prévoir de dormir à l’extérieur une journée de plus. Ce serait utile d’avoir l’ensemble des règles pour nos discussions pour améliorer certaines choses, parce qu’il y a des choses que nous contrôlons et que nous sommes capables de changer.
La présidente : Merci, sénateur Forest; c’est un excellent point.
La sénatrice Saint-Germain : La réponse relève du Conseil interparlementaire mixte, parce que nous nous fions à l’agence de voyages qui est recommandée par le conseil. Je m’engage à transmettre cette question au conseil.
La présidente : Merci beaucoup, sénatrice Saint-Germain. Il nous reste une minute. Je prends un moment pour remercier toutes les personnes qui font en sorte que notre réunion fonctionne bien. Merci aussi aux interprètes, à tous les membres du personnel et aux techniciens. Merci à tous les sénateurs et à toutes les sénatrices. Vous êtes toujours très accommodants et c’est toujours fort agréable de présider une réunion de ce comité. Je vous remercie et vous souhaite une bonne fin de journée.
(La séance est levée.)