LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 1 juin 2023
(24)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit à huis clos et a ensuite procédé en public, aujourd'hui dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada à 9 h 01, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Audette, Boehm, Boyer, Carignan, c.p., Dalphond, Forest, LaBoucane-Benson, Loffreda, Moncion, Moodie, Plett, Saint-Germain, Seidman, Smith et Tannas (15).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L'honorable sénateur Éric Forest, membre, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
Shaila Anwar, greffière principale, Direction des comités;
Maxime Fortin, greffière principale, Direction des comités;
Joëlle Nadeau, greffière principale, Direction des comités;
David Vatcher, directeur, Direction des services d'information.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
À 10 h 13, la séance est suspendue.
À 10 h 17, le comité reprend en séance publique.
La présidente fait une déclaration.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2023-06-01/263(P) — Adoption du Procès-verbal du 11 mai 2023 (public)
Le comité examine le procès-verbal du 11 mai 2023 (public).
L’honorable sénatrice Saint-Germain propose que le procès-verbal du jeudi 11 mai 2023 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-06-01/264(P) — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités - Rapport sur le budget des comités
L’honorable sénateur Forest, membre du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, présente le seizième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 1er juin 2023
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration a l'honneur de présenter son
SEIZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité s’est réuni le 16 mai 2023 pour étudier les deux demandes de budgets suivantes pour l’exercice 2023-2024 :
1. Agriculture et forêts (AGFO)
(Étude spéciale sur l’état de la santé des sols au Canada)
Activité 1 : Rome, Italie
134 764 $
TOTAL
134 764 $
(incluant des fonds pour une mission d’étude et pour les déplacements de 4 sénateurs, à condition que le comité prend des mesures pour assurer que les dépenses globales pour cette activité soient réduites de 35 %).
Votre sous-comité note que le comité a formellement retiré une demande de budget précédente d'un montant de 66 940 $, pour une activité similaire, qui est maintenant remplacé par la demande de budget révisée ci-dessus. Ces fonds pourront donc être retournés dans l’enveloppe des fonds disponibles pour les travaux des comités.
2. Affaires sociales, sciences et technologie (SOCI)
(Étude spéciale sur des questions relatives aux affaires sociales, la science et la technologie en général)
Activité 1 : Rome, Italie
110 450 $
TOTAL
110 450 $
(incluant des fonds pour une mission d’étude et les déplacements de 8 sénateurs)
Résumé
Pour votre information, le total des fonds dans l'enveloppe budgétaire disponible pour les budgets des comités du Sénat (sauf pour le Comité de l’audit et de la surveillance) pour 2023-2024 est de 2,2 millions de dollars, moins 320 820 $ pour les dépenses des témoins, ce qui laisse 1,882 million de dollars à accorder pour les budgets individuels des comités. La recommandation d’aujourd’hui de 245 214 $ fait en sorte qu’un montant de 737 345 $ aura été autorisé pour six activités de déplacement de comité, une conférence et un budget de dépenses générales, laissant ainsi 1 144 655 $ pour le reste de l’année financière.
Les budgets approuvés par le Sénat pour chaque activité de voyage sont le montant maximum qui peut être dépensé pour cette activité. Normalement, les dépenses réelles des comités sont généralement plus proches de 40 % de leur budget total demandé. Tous les fonds restants après un déplacement seront récupérés et peuvent être réattribués aux comités pour d’autres activités.
Des copies de la demande de budget de chaque comité sont annexées à ce rapport.
Respectueusement soumis,
La présidente,
LUCIE MONCION
L’honorable sénateur Forest fait une déclaration puis, avec Shaila Anwar, répond aux questions concernant le seizième rapport.
Après le débat, l’honorable sénateur Forest propose que le seizième rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée, avec dissidence.
CIBA/2023-06-01/265(P) — Rapport du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités — Politique financière pour les comités
L’honorable sénateur Forest, membre du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, présente le dix-septième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 1er juin 2023
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités (SEBS) du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration (CIBA) a l'honneur de présenter son
DIX-SEPTIÈME RAPPORT
Votre sous-comité s'est réuni le 16 mai 2023 pour examiner une proposition de la Direction des comités visant à adopter une Politique financière pour les comités sénatoriaux (la politique).
CONTEXTE
Dans le cadre du Projet de renouvellement des politiques du Sénat, la Direction des comités propose de consolider les décisions prises par CIBA, les règles, politiques, pratiques et lignes directrices de longue date qui s'appliquent aux comités du Sénat dans les domaines de la gestion financière et des budgets des comités en un seul document de politique complet. La politique cherche également à clarifier certaines ambiguïtés ou lacunes dans les politiques existantes et propose quelques changements aux règles et pratiques actuelles.
Votre sous-comité a examiné les changements proposés et le projet de politique et demande maintenant à CIBA d'approuver l'adoption de la politique, avec une date d'entrée en vigueur ciblée au 30 septembre 2023. Une copie du projet de politique et un document d'appui résumant les changements proposés aux politiques et pratiques actuelles sont annexés au présent rapport.
RECOMMANDATIONS
Votre sous-comité recommande l'adoption de la politique et formule les recommandations suivantes en conséquence :
- Que, conformément aux changements proposés dans la politique au processus d’adoption d’un budget de comité, les articles 1. (1) et (2) du chapitre 3:05 du Règlement administratif du Sénat soient abrogés et que l’article 2, du chapitre 3:05 du Règlement administratif du Sénat soit modifié en conséquence;
- Que, conformément aux changements proposés dans la politique pour se conformer aux exigences législatives du Sénat en matière de divulgation publique, les articles 10. (2) et (3) et l'article 11 du chapitre 3:05 du Règlement administratif du Sénat soient abrogés;
- Que CIBA recommande au Sénat d'abroger les articles 12-26(2), 12-26(3) et 12-26(4) du Règlement du Sénat, en ce qui concerne les rapports des comités sur les dépenses;
- Que toutes les décisions antérieures de CIBA relatives à la gestion financière des comités et aux budgets des comités soient abrogées, une fois que cette politique sera entrée en vigueur;
- Que la Direction des comités soit autorisée à communiquer la date d'entrée en vigueur, sa mise en œuvre et à publier la politique sur le site Web du Sénat du Canada dès son adoption par CIBA;
Que la politique entre en vigueur le 30 septembre 2023.
Respectueusement soumis,
La présidente
LUCIE MONCION
L’honorable sénateur Forest fait une déclaration puis, avec Shaila Anwar et Gérald Lafrenière, répond aux questions concernant le dix-septième rapport.
Après le débat, il est convenu d’apporter une modification rédactionnelle à la politique.
L’honorable sénateur Forest propose que le dix-septième rapport soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
Il a également été convenu que le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités continuerait à examiner les lignes directrices appropriées pour les voyages de comité.
Il est convenu de reporter les points 10 et 11 à la prochaine réunion du comité.
CIBA/2023-06-01/266(P) — Accord de niveau de service avec la Chambre des communes 2023-2024
David Vatcher fait une déclaration concernant les modifications à l’Entente de niveau de services avec la Chambre des communes pour l’exercice financier 2023-2024.
Après le débat, l’honorable sénateur Loffreda propose que l’annexe II (Sommaire des services et des coûts) de l’Entente de niveau de service principale entre le Sénat et la Chambre des communes, pour un montant total de 2 468 879 $ pour l’exercice 2023-2024 soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-06-01/267(P) — Membres du groupe de travail consultatif sur les œuvres d'art et le patrimoine
L’honorable sénatrice Audette propose que l'honorable sénateur Cardozo soit nommé comme membre du Groupe de travail consultatif sur les œuvres d’art et le patrimoine.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-06-01/268(P) — Autres affaires
L’honorable sénateur Forest a soulevé la question de l'agence de voyage utilisée pour les voyages internationaux.
L’honorable sénatrice Saint-Germain, coprésidente du Conseil interparlementaire mixte, s’est engagée à examiner la question.
À 10 h 59, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉS :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan