LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 26 octobre 2023
(27)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 heures, dans la pièce C128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Boehm, Boyer, Carignan, c.p., Dalphond, Forest, Loffreda, McDonald, Moncion, Moodie, Plett, Quinn, Saint-Germain, Seidman et Smith (14).
Autre sénateur présent : L’honorable sénateur Tannas (1).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, greffier du Sénat et greffier des Parlements par intérim et dirigeant principal des services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L'honorable sénateur Éric Forest, président, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2023-10-26/299(P) — Adoption du Procès-verbal du 28 septembre 2023 (public)
Le comité examine le procès-verbal du 28 septembre 2023 (public).
L’honorable sénatrice Moodie propose que le procès-verbal du jeudi 28 septembre 2023 (public) soit adopté.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-10-26/300(P) — Rapports du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités : rapport financier trimestriel (Q1)
L’honorable sénateur Forest, président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, dépose le vingtième rapport du sous-comité comme suit :
Le jeudi 26 octobre 2023
Le Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités du Comité permanent de la Régie interne, des budgets et de l’administration a l'honneur de déposer son
VINGTIÈME RAPPORT
Votre sous-comité a reçu le document sur les faits saillants financiers et les résultats du premier trimestre de l’exercice financier 2023-2024.
Après délibération, votre sous-comité a approuvé et dépose maintenant les rapports financiers trimestriels du Sénat du Canada pour le trimestre se terminant le 30 juin 2023.
Respectueusement soumis,
Le président,
ÉRIC FOREST
L’honorable sénateur Forest fait une déclaration puis, avec Pierre Lanctôt, répond aux questions concernant le vingtième rapport.
CIBA/2023-10-26/301(P) — Augmentation temporaire du financement des associations parlementaires
L'honorable sénatrice Saint-Germain fait une déclaration puis répond aux questions concernant la demande d'augmentation temporaire du financement des associations parlementaires.
Après débat, il est convenu que ce point soit reporté à une prochaine réunion du comité.
CIBA/2023-10-26/302(P) — Mise à jour sur la délégation financière
Pierre Lanctôt fait une déclaration puis répond aux questions concernant les modifications à la Politique sur la délégation des pouvoirs financiers de l’Administration du Sénat.
Après débat, l'honorable sénateur Quinn propose :
Que les modifications à la Politique sur la délégation des pouvoirs financiers de l’Administration du Sénat et à la matrice sur la délégation des pouvoirs financiers pour clarifier la délégation des pouvoirs soit approuvé;
Que la date prévue pour l’entrée en vigueur des pouvoirs financiers délégués mis à jour soit le 1er novembre 2023.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-10-26/303(P) — Lignes directrices relatives aux frais de transport des œuvres d'art personnelles
Pierre Lanctôt fait une déclaration puis répond aux questions concernant les lignes directrices relatives au remboursement des frais de transport des œuvres d'art personnelles dans le cadre de la Politique sur la gestion des bureaux des sénateurs.
Après débat, l'honorable sénateur Quinn propose que l’Administration soit autorisée à modifier la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs par l’ajour de l’article suivant :
5.11.2 Le sénateur peut, une fois au cours de son mandat, déplacer des œuvres d’art murales de sa collection personnelle de sa résidence provinciale ou territoriale à son bureau dans la Cité parlementaire. Les frais d’emballage, de transport et d’installation de ces œuvres, ne totalisant pas plus de 1 000 $, constituent des dépenses admissibles payées du budget de bureau du sénateur. De même, les frais, ne dépassant pas 1 000 $, pour retirer et retourner ces œuvres d'art à la résidence provincial ou territoriale du sénateur sont des dépenses admissibles. Le Sénat ne prend à sa charge aucuns frais d’assurance, de nettoyage, de conservation ou de restauration liés à l’œuvre d’art, et n’accepte aucune responsabilité en cas de dommage, de perte ou de vol de biens personnels. Le sénateur doit signer une exonération de responsabilité établie par le Bureau du légiste et conseiller parlementaire relativement aux œuvres d’art murales concernées avant d’engager toutes dépenses visées au présent paragraphe; et
Que ces changements entrent en vigueur immédiatement.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2023-10-26/304(P) — Mise à jour sur Canada Vie
Toni Francis fait une déclaration puis répond aux questions concernant les problèmes liés à Canada Vie.
CIBA/2023-10-26/305(P) — Autres affaires
La présidente informe les membres que la direction des ressources humaines surveille les tendances et les vagues de Covid et communiquera des informations aux sénateurs et au personnel lorsque cela sera jugé nécessaire.
À 9 h 49, la séance est suspendue.
À 9 h 52, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 10 h 43, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs
et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan