LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 31 octobre 2024
(40)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 h 1, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Boehm, Boyer, Carignan, c.p., Dalphond, Forest, LaBoucane-Benson, Loffreda, MacAdam, MacDonald, Moncion, Plett, Quinn, Saint-Germain, Seidman, et Smith (15).
Autre sénateur présent : L’honorable sénateur Tannas (1).
Participent à la réunion : Shaila Anwar, greffière du Sénat et greffière des parlements; Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
TÉMOINS :
L’honorable sénateur Scott Tannas, président, Sous-comité sur la Vision et le Plan à long terme;
Annie Carpentier, directrice, Optimisation des talents et bien-être des employés, Direction des ressources humaines;
Louise Cowley, directrice, VPLT et locaux, Direction des biens et services;
Toni Francis, dirigeante principale des ressources humaines, Direction des ressources humaines;
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services;
Julie Lacroix, directrice, Direction de la sécurité institutionnelle;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Shankar Thaleshvar, conseiller principal, santé, sécurité et mieux-être au travail, Direction des ressources humaines.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2024-10-31/425(P) – Agenda Consenti
La présidente fait une déclaration concernant l'agenda consenti.
Après débat, l'honorable sénateur Loffreda propose que l'agenda consenti, qui comprend les points suivants, soit approuvé :
- Procès-verbal du 10 octobre 2024 (partie publique et à huis clos)
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-10-31/426(P) – Rapport du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme
Le président du Sous-comité sur la vision et le plan à long terme, l’honorable sénateur Tannas, présente le douzième rapport du sous-comité :
Le jeudi 31 octobre 2024
Le Sous-comité sur la vision et le plan à long terme du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration a l’honneur de présenter son
DOUZIÈME RAPPORT
Votre sous-comité, qui a été autorisé par le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l'administration (CIBA) à étudier et à faire rapport sur le programme de travail pour la vision et le plan à long terme de la Cité parlementaire, présente maintenant son douzième rapport avec les recommandations suivantes :
Mise à jour – Document de planification sur la VPLT 2024
Votre sous-comité a rencontré des représentants de l’Administration du Sénat ainsi que des représentants de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) le 23 octobre 2024, date à laquelle votre sous-comité a reçu une mise à jour du document de planification sur la VPLT 2024. Bien que ce document de planification 2024 n'est pas un plan directeur fixe, il présente une mise à jour importante depuis la version 2006 du document de planification sur la VPLT, et offre un cadre de nouveaux principes directeurs qui reflètent l’évolution des besoins des parlementaires, les progrès réalisés à ce jour, ainsi que les travaux futurs nécessaire pour préparer l’enceinte parlementaire pour les prochains 150 ans, tout en saisissant les opportunités de réduire les risques et les coûts en cours de route.
Suite à cette présentation, votre sous-comité a été informé par les représentants de l’administration que les éléments clés qui importent au Sénat, notamment la sécurité, le stationnement, l’accessibilité, et les locaux destinés aux bureaux parlementaires des sénateurs, ont été pris en compte dans la préparation du plan mis à jour et s’alignent avec les exigences déjà confirmées par le Sénat. Les questions et considérations plus détaillées liées au Sénat pour chaque projet sont traitées dans le cadre de chacun de ces projets avec les équipes de SPAC désignées, et elles sont coordonnées avec les partenaires parlementaires appropriés et les principales parties prenantes internes.
Votre sous-comité tient à souligner également que la mise à jour 2024 du document de planification sur la VPLT précise que les locaux pour les bureaux parlementaires des sénateurs seront prévus dans trois bâtiments principaux, l'édifice du Centre, l'édifice de l'Est et le Complexe des bureaux du Sénat (situé dans la partie Est du Bloc 2), et que la mise à jour 2024 du document de planification sur la VPLT vise à consolider davantage l'administration du Sénat dans un seul bâtiment dans l'état final.
Enfin, votre sous-comité a été avisé que SPAC, en plus de présenter au Sénat la mise à jour 2024 du document de planification sur la VPLT, vise à obtenir l’aval du Sénat pour demander les autorisations de financement nécessaires pour ce plan directeur actualisé afin de poursuivre la mise en œuvre des projets VPLT restants.
Recommandation 1:
En conséquence, votre sous-comité recommande que CIBA approuve la mise à jour 2024 du document de planification sur la VPLT en ce qui a trait aux principes directeurs et aux considérations de planification pour les espaces qui seront occupées par le Sénat.
Tunnels du campus parlementaire
Des représentants de l’Administration du Sénat ainsi que des représentants de SPAC ont également fourni au sous-comité une mise à jour quant aux considérations de planification future pour la conception du réseau des tunnels du campus parlementaire.
En 2022, le Sénat et la Chambre des communes ont approuvé la création d’un réseau souterrain qui reliera tous les édifices du Parlement au nord et au sud de la rue Wellington. Le ministère a fourni à votre sous-comité un ordre de grandeur approximatif des coûts bruts de construction préliminaire pour le réseau des tunnels, avec une série de considérations de planification concernant leur utilisation, le niveau de sécurité, l’accessibilité et les points de connexions aux bâtiments et leur construction.
L’information fournie à votre sous-comité en 2022 était que l’ordre de grandeur approximatif des coûts bruts de construction des deux tunnels nord-sud s'élevait à environ 180 M$. À la suite d’une étude de faisabilité, ces coûts sont actuellement estimés à environ 200 M$. Les coûts bruts de construction pour les segments additionnels du tunnel sous la rue Wellington, sont estimés à environ 240 M$. Bien que votre sous-comité soit préoccupé par cette augmentation des coûts, il a été informé que des gains d'efficacité dans la conception seront évalués au cours de la phase de conception schématique du projet des tunnels.
Recommandation 2:
Après avoir étudié le plan actuel, votre sous-comité recommande que CIBA approuve les hypothèses de planification de Services publics et Approvisionnement Canada pour la conception du réseau des tunnels du campus de l’enceinte parlementaire.
Finalement, votre sous-comité recommande aussi qu’il soit autorisé à communiquer ces recommandations à Services publics et Approvisionnement Canada, au nom de CIBA.
Le tout respectueusement soumis,
Le président du Sous-comité,
SCOTT TANNAS
L’honorable sénateur Tannas fait une déclaration et répond aux questions.
L’honorable sénateur Tannas propose que le douzième rapport du sous-comité soit adopté et que le président du sous-comité soit autorisé à communiquer les recommandations à Services publics et Approvisionnement Canada, au nom du CIBA.
La motion, mise aux voix, est adoptée, avec dissidence.
CIBA/2024-10-31/427(P) – Cadre et critères pour le Sénat afin de soutenir les événements internes de diversité et d’inclusion
Toni Francis fait une déclaration puis répond aux questions concernant la création d'un calendrier pour les futurs événements de diversité et d'inclusion ou les journées commémoratives à promouvoir institutionnellement.
Après débat, l'honorable sénatrice Saint-Germain propose que le statu quo soit maintenu, avec certaines commémorations à partager au niveau de l'administration.
La motion, mise aux voix, est adoptée, avec dissidence de la part du sénateur Plett
CIBA/2024-10-31/428(P) – Mise à jour de la Politique sur l’approvisionnement du Sénat
Pierre Lanctôt fait une déclaration puis répond aux questions concernant les modifications à la Politique sur l’approvisionnement du Sénat.
Après débat, l'honorable sénateur Forest propose :
Que les modifications à la Politique sur l’approvisionnement du Sénat soit approuvées et que la date prévue pour la mise en œuvre de la politique révisée soit le 1er novembre 2024.
La motion, mise aux voix, est adoptée, avec dissidence.
CIBA/2024-10-31/429(P) – Mise à jour de la Politique sur la délégation des pouvoirs financiers de l’Administration du Sénat et la matrice
Pierre Lanctôt fait une déclaration puis répond aux questions concernant les modifications à la Politique sur la délégation des pouvoirs financiers de l’Administration du Sénat.
Après débat, il a été convenu de reporter cet item à la prochaine réunion du comité.
Il a également été convenu que la date de mise en œuvre de la Politique sur l’approvisionnement du Sénat serait reportée jusqu'à l'approbation de la Politique sur la délégation des pouvoirs financiers de l’Administration du Sénat et de la matrice, afin que les révisions des deux politiques entrent en vigueur simultanément.
CIBA/2024-10-31/430(P) – Mise à jour sur le Programme de tests antigéniques rapides
Annie Carpentier fait une déclaration concernant le programme de tests antigéniques rapides.
Après débat, l'honorable sénateur Carignan, c.p., propose :
Que la Direction des ressources humaines collabore étroitement avec la Direction des finances et de l’approvisionnement afin de constituer un petit stock de trousses de tests rapides;
Que le programme soit réévalué à la fin de l’exercice 2025-2026.
La motion, mise aux voix, est adoptée, avec dissidence.
CIBA/2024-10-31/431(P) – Items à titre d’information envoyés par courriel
La présidente fait une déclaration concernant les items envoyés par courriel aux membres à titre d'information.
CIBA/2024-10-31/432(P) – Demande de voyage international par les sénateurs
L’honorable sénateur Plett a fait part de ses préoccupations concernant l'approbation par le sous-comité du programme et de la procédure, d'un voyage international de l’honorable sénatrice Pate à Oslo pour prendre la parole lors d'une conférence.
Après débat, l’honorable sénateur Tannas propose que toutes les futures demandes de voyages internationaux de sénateurs soient examinées par le CIBA, au cours de la partie publique de sa réunion.
CIBA/2024-10-31/433(P) – Autres affaires
La présidente informe les membres que lors de la dernière réunion du comité directeur, les membres ont demandé à la greffière du Sénat de mener un sondage de satisfaction sur les services aux sénateurs en juin 2025.
À 10 h 33, la séance est suspendue.
À 10 h 37, conformément à l’article 12-16(1) du Règlement, la séance se poursuit à huis clos.
À 11 h 2, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan