LE COMITÉ PERMANENT DE LA RÉGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION
PROCÈS-VERBAL
OTTAWA, le jeudi 5 décembre 2024
(42)
[Français]
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration se réunit aujourd’hui à 9 h 01, dans la pièce C-128 de l’édifice du Sénat du Canada, sous la présidence de l’honorable Lucie Moncion (présidente).
Membres du comité présents : Les honorables sénateurs Audette, Boehm, Boyer, Carignan, c.p., Dalphond, Forest, LaBoucane-Benson, Loffreda, MacAdam, Moncion, Moodie, Plett, Saint-Germain, Seidman, et Smith (15).
Participent à la réunion : Pascale Legault, dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration; Gérald Lafrenière, sous-greffier, Services législatifs; Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire; hauts fonctionnaires du Sénat et autres employés de soutien.
Conformément au paragraphe 12-7(1) du Règlement du Sénat, le comité poursuit son étude des questions financières et administratives concernant l’administration interne du Sénat.
TÉMOINS :
L’honorable sénateur Éric Forest, président, Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités;
Nathalie Charpentier, Contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Louise Cowley, directrice, VPLT et locaux, Direction des biens et services;
Josée Labelle, directrice générale, Direction des biens et services;
Pierre Lanctôt, dirigeant principal des finances, Direction des finances et de l'approvisionnement;
Marie-Jules Morris Bourgouin, conseillère principale, Planification des activités des services d’information, Services d'information;
David Vatcher, Dirigeant principal de l’information Direction des services d'information.
La présidente fait une déclaration.
Les sénateurs se sont présentés.
CIBA/2024-12-05/437(P) — Agenda Consenti
La présidente fait une déclaration concernant l'agenda consenti.
Après débat, l'honorable sénatrice Saint-Germain propose que l'agenda consenti, qui comprend les points suivants, soit approuvé :
- Procès-verbal du 31 octobre 2024 (partie publique et partie à huis clos);
- Procès-verbal du 21 novembre 2024 (partie à huis clos);
- Contrat à fournisseur unique: serrures de haute sécurité.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-12-05/438(P) — Rapports du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat — Budget principal des dépenses du Sénat 2025-2026
L’honorable sénateur Forest, président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat, présente le trente-septième rapport du sous-comité du budget des dépenses relatif au budget principal des dépenses du Sénat 2025-2026.
L'honorable sénateur Forest fait une déclaration puis répond aux questions.
Après débat, l'honorable sénateur Forest propose que le trente-septième rapport soit adopté et que la présidente présente le rapport au Sénat.
La motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-12-05/439(P) — Rapports du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat — Demande de budget du Comité sénatorial permanent de la sécurité nationale, de la défense et des anciens combattants
L'honorable sénateur Forest, président du Sous-comité du budget des dépenses du Sénat et des budgets de comités, présente le trente-huitième rapport du sous-comité qui comprend une demande de budget pour une étude spéciale.
Il est convenu que la demande suivante de budget d’étude spéciale (Questions concernant la sécurité nationale et la défense en général), pour l’exercice se terminant le 31 mars 2025, soit approuvée et que le Comité permanent de la sécurité nationale, défense et anciens combattants soit informé de la décision du CIBA.
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Activité 1 : Mirabel, Québec |
6 730 $ |
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TOTAL |
6 730 $ |
(incluant des fonds pour une mission d’étude et pour les déplacements de 12 sénateurs)
Il est convenu que le point 3 sera discuté pendant la partie à huis clos de la réunion.
CIBA/2024-12-05/440(P) — Attribution de bureaux: résultat de la consultation avec les Whips et les Leaders
Josée Labelle fait une déclaration puis, avec Pascale Legault, répond aux questions concernant les changements proposés aux principes directeurs pour l'attribution des bureaux.
Après débat, l'honorable sénateur Carignan, c.p., propose :
Que les Principes directeurs concernant l’attribution des bureaux de sénateurs soient modifiés de manière à inclure les éléments suivants :
a) Que les sénateurs nouvellement nommés se voient attribuer à leur arrivée une unité de bureau générique (non personnalisable), pour une durée maximale de six (6) mois ;
b) Qu’au cours des six premiers mois, le sénateur choisisse une Unité de Bureau Parlementaire, étant entendu qu'un (1) seul déménagement de bureau sera autorisé au cours des deux (2) premières années de son mandat;
c) Que les sénateurs qui sont à moins de deux (2) ans de la date de leur départ à la retraite demeurent dans leur bureau jusqu’à leur retraite; et
d) Que les restrictions énumérées ci-hauts ne s’appliquent pas dans le cas de besoin en matière de santé et sécurité d’un sénateur qui change d’affiliation ou d’un sénateur qui est nommé à un poste de leader ou qui cesse d’occuper un tel poste.
Que la version finale des Principes directeurs concernant l’attribution des bureaux de sénateur soit publiée sur le Portail de bureau sur IntraSen.
Après débat, il a été convenu que les amendements proposés aux principes directeurs soient à nouveau modifiés pour supprimer les mots « d’un sénateur qui change d'affiliation ».
Après débat, la motion, mise aux voix, est adoptée.
CIBA/2024-12-05/441(P) — Feuille de route 2025-2029 pour la direction des services d'information
David Vatcher fait une déclaration puis répond aux questions concernant le plan de développement de la Gestion de l’Information/Technologie de l’Information. 2025-2029.
CIBA/2024-12-05/442(P) — Items à titre d'information envoyés par courriel
La présidente fait une déclaration concernant les items envoyés par courriel aux membres à titre d'information.
CIBA/2024-12-05/443(P) — Demande de voyage international
La présidente fait une déclaration concernant une demande de l’honorable sénatrice Duncan pour une exception à la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs pour autoriser un voyage international.
Pascale Legault répond aux questions.
L’honorable sénateur Smith propose que la demande de l’honorable sénatrice Duncan pour une exception à la section 7.6.1 de la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs afin d’autoriser un voyage à l’international soit approuvée.
Après débat, la motion, mise aux voix, est adoptée par le vote suivant :
POUR
Les honorables sénateurs
Moncion, Audette, Boehm, Boyer, Forest, LaBoucane-Benson, Loffreda, MacAdam, Moodie,
Smith — [10]
CONTRE
Les honorables sénateurs
Carignan, Plett, Seidman — [3]
ABSTENTIONS
L’honorable sénateur
Dalphond — [1]
CIBA/2024-12-05/444(P) — Autres Affaires
La présidente a rendu hommage à Philippe Hallée, légiste et conseiller parlementaire qui prend sa retraite du Sénat en avril 2025.
Les honorables sénateurs Forest, Loffreda et Seidman ont fait des commentaires sur la nécessité d'établir des principes directeurs en ce qui concerne les voyages internationaux des sénateurs.
À 10 h 48, la séance est suspendue.
À 10 h 49, conformément à l’article 12-16(1)d) du Règlement, le comité reprend ses travaux à huis clos.
À 10 h 59, la séance est levée jusqu’à nouvelle convocation de la présidence.
ATTESTÉ :
La dirigeante principale des services corporatifs et greffière du Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration,
Pascale Legault
La secrétaire de séance,
Keli Hogan