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Le Comité permanent de l’audit et de la surveillance (le comité AOVS) a été créé en octobre 2020 afin de superviser les audits internes et externes du Sénat dans un esprit d’intégrité, d’indépendance, de transparence et de responsabilisation. Le comité a été pleinement constitué en juin 2021, à la suite de la nomination par le Sénat de deux membres externes en plus des quatre membres sénateurs. Il est ainsi devenu le seul comité sénatorial comptant des membres non parlementaires qui offrent un point de vue indépendant (ou externe) d’experts. Cette participation externe au comité d’audit et de surveillance est un aspect important du modèle de gouvernance du Sénat.

La première tâche du comité AOVS a été d’établir la Charte d’audit et de surveillance du Sénat, que le Sénat a adoptée en juin 2022. L’établissement d’une telle charte constitue une pratique exemplaire et un travail que le comité considérait comme essentiel au fondement du nouveau modèle de gouvernance, qui sépare le rôle du comité responsable de la gestion des questions financières et administratives du Sénat – le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (le comité CIBA) – du rôle du comité responsable de la surveillance – le comité AOVS. Ces deux comités sont des piliers importants de la structure de gouvernance du Sénat, et leur soutien relève de l’Administration du Sénat, qui est responsable des fonctions de gestion et de soutien au quotidien.

Ensuite, le comité AOVS a examiné l’approche pour structurer la fonction d’audit interne du Sénat. Il a en conclu que: le Sénat tirerait parti d’un modèle flexible, reposant sur une expertise interne en matière d’audit et une expertise externe au besoin, et surtout, d’un plan d’audit interne pluriannuel axé sur les risques respectant les pratiques exemplaires et les normes professionnelles. Cette conclusion a donc mené à la création du poste interne permanent de dirigeant principal de l’audit, qui, tout en faisant partie de l'Administration du Sénat, rendrait des comptes directement au comité AOVS et disposerait de ressources internes et externes au besoin et en fonction de divers facteurs, comme la connaissance de l’institution et des opérations du Sénat, la pérennité du personnel et l’expertise technique nécessaire.

Pendant que le comité AOVS s’employait à recruter un dirigeant principal de l’audit pour diriger la nouvelle fonction d’audit interne, il a poursuivi son examen des pratiques et des leçons acquises au sein d’autres assemblées législatives. En juillet 2023, durant la relâche parlementaire, une délégation de membres du comité AOVS a entrepris une mission d’étude à Londres (Royaume‑Uni) afin d’y rencontrer leurs homologues de la Chambre des Lords et de la Chambre des communes du Parlement britannique. La mission d’étude au Royaume‑Uni a largement éclairé le comité AOVS quant à la façon d’améliorer sa surveillance des questions importantes et de faciliter la transition vers une nouvelle fonction d’audit interne, ce dont le comité a fait rapport au Sénat en septembre 2023.

En octobre 2023, le comité AOVS a conclu sa recherche et a embauché un dirigeant principal de l’audit. Après une intégration réussie, grâce aux orientations du comité AOVS et à la contribution de la direction de l’Administration du Sénat, le comité s’est concentré sur la gouvernance, la gestion du risque et les mesures de contrôle du Sénat. Les états financiers du Sénat font l’objet d’un audit annuel par un auditeur externe, mais d’autres secteurs tireraient parti d’évaluations, d’examens et d’audits indépendants. Le comité AOVS s’est particulièrement intéressé à mieux comprendre comment une fonction d’audit interne peut apporter une plus‑value pour le Sénat. Par conséquent, sous la direction du comité AOVS, le dirigeant principal de l’audit a élaboré le premier plan d’audit interne axé sur les risques du Sénat, que le comité prévoit présenter au Sénat en vue de son adoption à l’automne 2024. Les audits internes planifiés débuteront au cours de l’exercice 2024-2025.

En décembre 2023 et en mars 2024, le comité AOVS a également examiné le registre des risques institutionnels de l’Administration du Sénat, puis rencontré la direction de l’Administration du Sénat afin de discuter des principaux risques et des mesures connexes pour les atténuer ainsi que des questions relatives à la cybersécurité.

En décembre 2023, conformément à son mandat d’audit externe, le comité AOVS a rencontré l’auditeur externe dans le cadre de sa surveillance de l’audit des états financiers pour l’exercice se terminant le 31 mars 2023. Après la conclusion de l’audit, en février 2024, le comité AOVS a examiné les états financiers vérifiés et effectué son évaluation annuelle de l’auditeur externe en mars 2024. Il a aussi examiné les exigences que devra respecter le prochain auditeur externe puisque le contrat avec l’auditeur externe actuel prend fin avec l’audit des états financiers de l’exercice 2023‑2024.

Le présent rapport résume les travaux du comité AOVS au cours de l’exercice 2023‑2024. Il présente également les observations des membres du comité AOVS sur certaines des principales questions d’audit et de surveillance constatées jusqu’à maintenant.

Dans la poursuite de ses travaux, le comité AOVS veille à se placer dans une position pour assurer une surveillance indépendante, transparente et continue afin d’aider le Sénat à rendre des comptes. En particulier, le comité AOVS veillera à ce que la nouvelle fonction d’audit du Sénat transmette des conclusions et des recommandations qui contribuent à l’efficience et à l’efficacité des opérations. Par ailleurs, les observations et les recommandations que le comité fait au Sénat ainsi que la surveillance qu’il exerce pour assurer la mise en œuvre des plans d’action par la direction appuieront les efforts constants d’amélioration déployés par l’institution.

Autres membres du comité : Hélène F. Fortin, membre externe, Robert Plamondon, membre externe

Autres sénateurs ayant participé à l’étude : L’honorable Renée Dupuis (retraitée), L’honorable Percy E. Downe